Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →
Đăng ký kinh doanh cá thể (Kojin Jigyounushi)
Đăng ký làm chủ kinh doanh cá thể (個人事業主, kojin jigyōnushi, "hộ kinh doanh cá thể / người kinh doanh cá nhân") cho các mục đích thuế đồng nghĩa với việc nộp bản thông báo mở kinh doanh một trang lên sở thuế tại địa phương của bạn.1 Nếu bỏ lỡ khung thời gian nộp đơn đăng ký khai thuế tờ xanh đi kèm, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội nhận mức giảm trừ thuế lên tới 650.000 JPY cho năm tài chính đó.23
Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin cập nhật tại trang web của Quốc thuế Cục (NTA). Bài viết này mang tính chất thông tin tổng quát, không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hay xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn chuyên viên đại lý thuế có chứng chỉ (zeirishi, 税理士) về các vị thế kê khai thuế, hoặc luật sư di trú (bengoshi, 弁護士) hay chuyên viên hành chính tư pháp (gyoseishoshi, 行政書士) về việc liệu tư cách lưu trú của bạn có cho phép làm việc tự do hay không.
Tổng quan
Bài viết này dành cho những người làm việc tự do (freelancer) đang chuẩn bị tuân thủ các quy định về thuế: những cư dân mới đến bắt đầu nhận công việc từ khách hàng, những nhân viên chuyển đổi sang làm việc độc lập, và bất kỳ ai có thu nhập kinh doanh (事業所得, jigyō shotoku, "thu nhập kinh doanh") cần được ghi nhận vào hồ sơ thuế.1 Bài viết đề cập đến thông báo mở kinh doanh, đơn xin phê duyệt khai thuế tờ xanh, cùng các bước chuẩn bị về tên thương mại, tài khoản ngân hàng và hệ thống hóa đơn xoay quanh những thủ tục nộp hồ sơ này.
Các thủ tục nộp thuế quốc gia dưới đây được áp dụng đồng nhất trên toàn quốc; nơi tiếp nhận hồ sơ căn cứ theo địa điểm nộp thuế của bạn (納税地, nōzeichi, "địa điểm nộp thuế"), không phải theo thủ tục riêng của từng quận.12 Yếu tố có sự khác biệt giữa các địa phương là cách thức gửi thông báo thuế cư trú sau khi bạn kê khai, và các sở thuế cấp tỉnh có thể có các bước thủ tục riêng, vì vậy hãy xác nhận cả hai vấn đề này với chính quyền thành phố/quận và tỉnh của bạn.1 Việc đăng ký thuế đơn thuần không tự động cho phép bạn làm việc tự do trên mọi diện visa, đây là ranh giới sẽ được thảo luận trong phần visa bên dưới.
Tác dụng và giới hạn của thông báo mở kinh doanh
Thông báo mở kinh doanh (個人事業の開業・廃業等届出書, kojin jigyō no kaigyō haigyō tō todokedesho, "thông báo mở hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh cá thể") thông báo cho hệ thống thuế biết rằng hoạt động kinh doanh của bạn đã được thiết lập.1 Việc nộp văn bản này sẽ mở hồ sơ thuế của bạn; cơ quan thuế không cấp thư phê duyệt, và bạn cũng không cần văn bản phê duyệt nào trước khi bắt đầu công việc.
Văn bản mở hồ sơ thuế, không phải giấy phép kinh doanh
Không có giấy phép hay chứng nhận hành nghề nào được cấp khi bạn nộp mẫu đơn này. Biểu mẫu chỉ ghi nhận việc bắt đầu hoạt động kinh doanh, địa điểm của bất kỳ văn phòng kinh doanh nào, và các thay đổi sau này chẳng hạn như bổ sung, di dời hoặc đóng cửa văn phòng, hoặc chấm dứt hoàn toàn hoạt động kinh doanh.1 Hãy giữ lại một bản sao của biểu mẫu đã nộp có đóng dấu tiếp nhận; đây là bằng chứng nộp hồ sơ của bạn nếu khách hàng hoặc cơ quan chức năng yêu cầu chứng minh thời điểm bạn bắt đầu hoạt động.
Đăng ký thuế đơn thuần không tự động cho phép làm việc tự do trên mọi diện visa
Nộp hồ sơ với cơ quan thuế và việc có giấy phép cư trú cho phép làm việc tự do là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau. Bài viết này chỉ giải quyết phần thủ tục khai thuế và không khẳng định bất kỳ quy định nào về visa. Bạn đọc thuộc diện tư cách Kỹ sư, Chuyên gia nhân văn hoặc Dịch vụ quốc tế nên xác nhận tình trạng của mình dựa trên bài viết Visa Kỹ sư/Chuyên gia nhân văn/Dịch vụ quốc tế hoặc tham vấn luật sư di trú hay chuyên viên hành chính tư pháp (gyoseishoshi) trước khi nhận việc từ khách hàng.
Nộp thông báo mở kinh doanh
Hãy nộp thông báo mở kinh doanh trước tiên; mọi thủ tục khác trong bài viết này đều căn cứ vào ngày nộp văn bản đó. Trình tự dưới đây thể hiện mối liên hệ giữa hai thủ tục nộp hồ sơ và các bước chuẩn bị liên quan.12
Địa điểm và phương thức nộp
Hãy nộp hồ sơ tại sở thuế (税務署, zeimusho, "sở thuế") có thẩm quyền đối với địa điểm nộp thuế của bạn, bằng hình thức nộp trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, hoặc thông qua hệ thống e-Tax.14 Đối với phần lớn cư dân, địa điểm nộp thuế chính là địa chỉ ghi trên phiếu cư trú (Juminhyo).1 Trang hướng dẫn thủ tục của Quốc thuế Cục (NTA) cung cấp biểu mẫu chính thức dưới dạng tệp PDF có thể tải xuống, đồng thời hỗ trợ tạo và nộp hồ sơ thông qua phần mềm e-Tax.4
| Mục | Chi tiết | Nguồn |
|---|---|---|
| Biểu mẫu thông báo mở kinh doanh | 個人事業の開業・廃業等届出書, có thể tải xuống từ trang thủ tục của NTA | 4 |
| Xác minh danh tính khi nộp trên giấy | Điền mã số cá nhân (My Number) vào biểu mẫu và xuất trình hoặc đính kèm giấy tờ xác minh danh tính | 4 |
| Xác minh danh tính khi nộp qua e-Tax | Xác thực điện tử; không cần xuất trình giấy tờ riêng hay gửi bản sao | 4 |
Hãy mang theo Thẻ My Number nếu bạn nộp trực tiếp hoặc nộp bản giấy; thẻ này đáp ứng cả việc cung cấp mã số và thủ tục xác minh danh tính.4 Đối với việc nộp qua e-Tax, hãy chuẩn bị sẵn thẻ để xác thực danh tính điện tử.4
Thời hạn nộp hồ sơ
Mục Tax Answer số 2090 của NTA hiện quy định thời hạn nộp là thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế (確定申告期限, kakutei shinkoku kigen, "thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế") của năm có ngày bạn bắt đầu kinh doanh.1 Các tài liệu hướng dẫn cũ hơn nêu thời hạn là 1 tháng, và mốc thời gian ngắn hơn đó vẫn đang lưu hành rộng rãi.
Hãy căn cứ theo trang web của Quốc thuế Cục làm quy định áp dụng thực tế và xem mốc thời hạn 1 tháng là hướng dẫn cũ vẫn còn lưu hành.1 Dù theo cách nào, bạn cũng nên nộp hồ sơ trong vòng tháng đầu tiên: nộp sớm sẽ thiết lập hồ sơ giấy tờ ngay lập tức và tránh để thời hạn 2 tháng của tờ xanh trở thành rào cản ràng buộc.
Nộp đơn xin phê duyệt khai thuế tờ xanh
Khai thuế tờ xanh (青色申告, aoiro shinkoku, "khai thuế tờ xanh") là chế độ ưu đãi: người nộp thuế được phê duyệt và ghi chép sổ sách kế toán đúng chuẩn sẽ nhận được mức khấu trừ đặc biệt (青色申告特別控除, aoiro shinkoku tokubetsu kōjo, "mức khấu trừ đặc biệt cho khai thuế tờ xanh") được mô tả dưới đây.23 Để được phê duyệt, bạn phải nộp đơn xin phê duyệt trước (青色申告承認申請書, aoiro shinkoku shōnin shinseisho, "đơn xin phê duyệt khai thuế tờ xanh") tại cùng sở thuế nơi tiếp nhận thông báo mở kinh doanh.2
Thời hạn nộp đơn
Thời hạn tiêu chuẩn là ngày 15 tháng 3 của năm bạn muốn áp dụng chế độ khai thuế tờ xanh.2 Những hoạt động kinh doanh mới bắt đầu từ ngày 16 tháng 1 trở đi của năm đó sẽ nộp trong vòng 2 tháng kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.2
| Tình huống | Thời hạn | Nguồn |
|---|---|---|
| Kinh doanh liên tục từ trước | Ngày 15 tháng 3 của năm tính thuế | 2 |
| Hoạt động kinh doanh mới bắt đầu từ ngày 16 tháng 1 trở đi | Trong vòng 2 tháng kể từ ngày bắt đầu | 2 |
| Thừa kế kinh doanh từ người không khai thuế tờ xanh, tiếp quản từ ngày 16 tháng 1 trở đi | Trong vòng 2 tháng kể từ ngày thừa kế | 2 |
Các mức giảm trừ thuế 650.000, 550.000 và 100.000 JPY
Mức giảm trừ này là sự ghi nhận cho nỗ lực ghi chép sổ sách theo ba bậc.3 Cả ba bậc đều đòi hỏi tư cách khai thuế tờ xanh đã được phê duyệt; các bậc dưới đây giả định rằng bản thân tờ khai thuế được nộp trước thời hạn ngày 15 tháng 3 đi kèm các báo cáo tài chính theo quy định, kể cả đối với người nộp thuế chỉ nộp để nhận hoàn thuế.23
| Bậc giảm trừ | Mức tối đa | Điều kiện cốt lõi | Nguồn |
|---|---|---|---|
| Sổ sách kế toán kép đầy đủ kèm nộp qua mạng e-Tax hoặc sổ sách điện tử đủ chuẩn | 650.000 JPY | Sổ sách kế toán kép với bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kèm nộp qua e-Tax hoặc lưu trữ sổ nhật ký và sổ cái điện tử đủ tiêu chuẩn | 3 |
| Sổ sách kế toán kép đầy đủ, nộp trên giấy | 550.000 JPY | Sổ sách kế toán kép có đính kèm các báo cáo tài chính, nộp đúng thời hạn | 3 |
| Các trường hợp người khai thuế tờ xanh được phê duyệt khác | 100.000 JPY | Đã được phê duyệt tờ xanh nhưng không đáp ứng các bậc sổ sách nêu trên | 3 |
Trường hợp tổng thu nhập đủ điều kiện thấp hơn mức trần, mức khấu trừ sẽ giới hạn bằng đúng tổng thu nhập đó, được tính toán trước khi bù trừ bất kỳ khoản lỗ nào.3 Kể từ năm 2024, lộ trình sổ sách điện tử yêu cầu thêm rằng sổ nhật ký và sổ cái phải đáp ứng tiêu chuẩn sổ sách điện tử chất lượng cao đi kèm thông báo xác nhận điều này; những người đã đủ điều kiện từ trước không cần nộp lại thông báo này.3 Hãy bắt đầu ghi chép sổ sách kế toán kép ngay từ ngày đầu tiên kể cả trước khi nhận được phê duyệt; việc phải hồi cứu và tái tạo lại sổ sách của cả năm vào thời điểm nộp tờ khai là nguyên nhân phổ biến nhất khiến những người nộp thuế năm đầu tiên bị mất mức giảm trừ cao nhất.
Điều gì xảy ra nếu bạn bỏ lỡ khung thời gian
Nếu không có đơn xin được phê duyệt hợp lệ, bạn sẽ phải khai thuế trong năm đó theo chế độ tờ trắng mà không được hưởng bất kỳ mức giảm trừ đặc biệt nào.2 Trên các trang thông tin của NTA không có quy định về việc phê duyệt hồi tố. Hãy nộp đơn xin áp dụng cho năm tiếp theo trước hạn chót ngày 15 tháng 3 năm sau và duy trì việc ghi chép sổ sách trong thời gian đó để năm thứ hai đủ điều kiện.2
Chuẩn bị tên thương mại, tài khoản ngân hàng và hệ thống hóa đơn
Hai thủ tục nộp thuế chỉ mất một lần đến cơ quan thuế; các khâu chuẩn bị dưới đây sẽ giúp lần nộp hồ sơ đó đạt hiệu quả tối ưu. Không có bước nào trong số này đòi hỏi phải nộp đơn riêng lên cơ quan chính quyền.
Điền tên thương mại trên biểu mẫu
Bạn có thể điền tên thương mại (屋号, yagō, "tên hiệu / tên giao dịch") trên thông báo mở kinh doanh.4 Mục này là tùy chọn: để trống vẫn được chấp nhận, và việc điền tên không đồng nghĩa với việc đăng ký thành lập công ty hay giữ độc quyền tên gọi đó trước những người dùng khác. Hãy chọn một cái tên mà bạn có thể in trên hóa đơn và nhận chuyển khoản ngân hàng, sau đó sử dụng nhất quán.
Chuẩn bị tài khoản ngân hàng và Thẻ My Number
Hãy chuẩn bị một tài khoản đồng yên để nhận thanh toán từ khách hàng trước khi gửi hóa đơn đầu tiên, nhằm tránh việc nhận tiền bị chậm trễ do các bước xác minh ban đầu. Các quy định về mở tài khoản ngân hàng không thuộc phạm vi bài viết này; bài viết Mở tài khoản ngân hàng tại Nhật cho người nước ngoài: Quy tắc sáu tháng và Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản cho người nước ngoài: Mở tài khoản Yucho đã đề cập đầy đủ. Luôn chuẩn bị sẵn Thẻ My Number bên mình: thẻ này dùng để xác thực danh tính qua e-Tax và ghi mã số cá nhân trên các biểu mẫu giấy.4
Đăng ký hóa đơn là một thủ tục riêng biệt
Đăng ký làm doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ (適格請求書発行事業者, tekikaku seikyūsho hakkō jigyōsha, "doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ") là một thủ tục nộp đơn hoàn toàn tách biệt với thông báo mở kinh doanh.1 Việc có nên đăng ký hay không, và quyết định đó tương tác như thế nào với quy chế miễn thuế tiêu thụ đối với doanh nghiệp nhỏ, là một bài toán riêng không được giải quyết trong bài viết này.
Sau khi nộp hồ sơ: Thuế cư trú và kỳ quyết toán thuế đầu tiên
Nộp hồ sơ tại sở thuế giúp hoàn tất hồ sơ thuế cấp quốc gia của bạn. Sau đó sẽ có hai quy trình tiếp diễn: các khoản thuế cấp quận/thành phố và tỉnh, cùng kỳ quyết toán thuế hàng năm đầu tiên của bạn.
Thuế cư trú được xác định từ tờ khai quyết toán thuế của bạn
Hồ sơ nộp tại sở thuế không tự động đáp ứng mọi bước thủ tục ở cấp địa phương. Quốc thuế Cục lưu ý rằng các sở thuế cấp tỉnh, cơ quan hưu trí và văn phòng thanh tra tiêu chuẩn lao động có thể yêu cầu các thủ tục khai báo riêng, do đó hãy xác nhận riêng rẽ từng cơ quan thay vì cho rằng một lần nộp hồ sơ là bao quát tất cả.1 Cụ thể, hãy hỏi sở thuế cấp tỉnh xem ngành nghề của bạn có phải làm thủ tục thuế doanh nghiệp cá nhân (kojin jigyozei) hay không, và xác nhận với chính quyền địa phương về cách thức gửi thông báo thuế cư trú.
Kỳ quyết toán thuế đầu tiên của bạn
Bạn sẽ quyết toán thu nhập kinh doanh thông qua kỳ quyết toán thuế hàng năm (確定申告, kakutei shinkoku, "khai quyết toán thuế thu nhập"); bản thân thông báo mở kinh doanh không tính toán hay nộp bất kỳ khoản thuế nào.12 Cơ chế nộp tờ khai, bao gồm lựa chọn khai thuế tờ xanh hay tờ trắng mà giấy phê duyệt của bạn mang lại, thuộc về hướng dẫn nộp tờ khai thuế và lương hưu và không được diễn giải lại tại đây.
Thông tin cần biết
Nộp hồ sơ trong tháng đầu tiên dù Quốc thuế Cục nêu thời hạn muộn hơn
Trang web của Quốc thuế Cục cho phép bạn thời hạn đến kỳ quyết toán thuế của năm bắt đầu kinh doanh, nhưng việc chờ đợi không mang lại lợi ích gì mà lại gây rủi ro cho khung thời gian nộp đơn tờ xanh.12 Nộp hồ sơ ngay trong tháng đầu tiên sẽ giúp đồng bộ hóa cả hai mốc thời gian cùng lúc.
Bỏ lỡ thời hạn khai thuế tờ xanh sẽ mất trọn một năm được hưởng mức giảm trừ
Việc phê duyệt chỉ có hiệu lực cho tương lai: thời hạn ngày 15 tháng 3 và thời hạn 2 tháng không cho phép nộp bổ sung muộn cho năm hiện tại.2 Hãy đánh dấu lịch thời hạn cho năm thứ hai ngay vào ngày bạn nhận ra mình đã bỏ lỡ năm thứ nhất.
Nộp hồ sơ trên giấy mà không qua e-Tax chỉ nhận mức giảm trừ tối đa 550.000 JPY
Mức giảm trừ 650.000 JPY yêu cầu phải nộp qua e-Tax hoặc sử dụng sổ sách điện tử đạt chuẩn bên cạnh việc ghi chép sổ sách kế toán kép.3 Người nộp hồ sơ trên giấy dù có hệ thống sổ sách hoàn hảo vẫn bị chặn ở mức 550.000 JPY, vì vậy hãy thiết lập e-Tax trước kỳ quyết toán thuế đầu tiên chứ không phải sau đó.
Đóng cửa hoạt động kinh doanh cần có thông báo riêng
Cùng một biểu mẫu này được dùng cho cả việc chấm dứt hoạt động (廃止, haiji, "chấm dứt hoạt động") cũng như mở kinh doanh.1 Dừng công việc mà không nộp thông báo sẽ khiến hồ sơ thuế vẫn mở và các thông báo thuế vẫn tiếp tục được gửi về. Hãy nộp thông báo chấm dứt hoạt động khi việc kinh doanh kết thúc, đừng để trễ hàng tháng trời.
Thuế tỉnh và bảo hiểm xã hội nằm ngoài thủ tục nộp hồ sơ này
Lần đến sở thuế không giúp bạn tham gia vào hệ thống lương hưu hoặc bảo hiểm y tế và không giải quyết nghĩa vụ thuế doanh nghiệp cấp tỉnh.1 Mỗi thủ tục đó vận hành trên một lộ trình riêng với cơ quan phụ trách riêng; hãy chủ động sắp xếp thời gian đến làm việc hoặc nộp đơn riêng cho từng cơ quan.
Xem thêm
- Khai thuế tờ xanh và khai thuế tờ trắng
- Bạn có thể làm việc tự do (Freelance) với visa của mình không?
- Bảo hiểm y tế và lương hưu cho người làm nghề tự do
- Khấu trừ tại nguồn từ phía khách hàng (Gensen Choshu)
- Xuất hóa đơn và hệ thống hóa đơn hợp lệ (Inbosu)
- Tiêu chí phân biệt người làm việc tự do và nhân viên