Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi thay đổi công ty làm việc

Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi thay đổi công ty làm việc là thủ tục khai báo trong vòng 14 ngày mà người nắm giữ tư cách lưu trú lao động có nghĩa vụ thực hiện với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA) mỗi khi thay đổi người sử dụng lao động.¹² Nếu bỏ lỡ thủ tục này, thiếu sót đó sẽ nằm lại trong hồ sơ lưu trú của bạn cho đến lần gia hạn tiếp theo, nơi cán bộ xét duyệt sẽ chất vấn về điều đó.³⁴

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý hay nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn người đại diện làm thủ tục hành chính có chứng chỉ (gyoseishoshi, 行政書士) chuyên về xuất nhập cảnh hoặc luật sư (bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Bài viết này dành cho người lưu trú trung và dài hạn đang giữ tư cách lưu trú lao động gắn với cơ quan tiếp nhận mà chuẩn bị nghỉ việc, bắt đầu công việc mới hoặc cả hai.¹ Nội dung bao gồm hai thủ tục thông báo (nghỉ việc và vào làm công ty mới), ba phương thức nộp với phương thức trực tuyến ưu tiên hàng đầu, các trường hợp chuyển công tác nội bộ tập đoàn tinh giản hơn, và cách kiểm tra xem vai trò công việc mới có còn phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại hay không.¹³

Quy định này áp dụng trên toàn quốc. Nghĩa vụ thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh áp dụng đồng nhất ở mọi tỉnh thành; chỉ có quầy tiếp nhận là thay đổi tùy theo địa chỉ đăng ký cư trú của bạn.¹ Mỗi sự kiện đều có thời hạn 14 ngày riêng tính từ ngày sự kiện đó thực tế xảy ra.¹³

Ai phải nộp thông báo và những trường hợp nào được tính là thay đổi

Nghĩa vụ này thuộc về chính bản thân người lưu trú, chứ không phải người sử dụng lao động.¹ Quy định áp dụng cho người mang tư cách lưu trú Nhân lực chất lượng cao 1(a) hoặc 1(b), Nhân lực chất lượng cao 2(a) hoặc 2(b), Nghiên cứu, Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế (Engineer/Specialist in Humanities/International Services), Điều dưỡng, Giải trí (chỉ áp dụng với người làm việc theo hợp đồng với một tổ chức), Kỹ năng (Lao động tay nghề cao) và Kỹ năng đặc định (Specified Skilled Worker).¹

Các nội dung phải thông báo bao gồm thay đổi tên hoặc địa chỉ của cơ quan ký kết hợp đồng, cơ quan bị giải thể, chấm dứt hợp đồng và ký kết hợp đồng mới.¹ Một trường hợp chuyển việc thông thường theo tư cách Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế được quản lý theo thủ tục thông báo liên quan đến cơ quan ký kết hợp đồng này.¹³

Nghỉ việc tại công ty cũ tính là một lần thông báo riêng

Chấm dứt hợp đồng với cơ quan ký kết hợp đồng thông qua thôi việc (từ chức), nghỉ hưu, hết hạn hợp đồng hoặc bị sa thải phải được thông báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.¹³ Mục hỏi đáp của ISA nêu rõ sự kiện kích hoạt đơn giản là việc rời khỏi công ty, với thời hạn được tính từ ngày xảy ra sự kiện.³

Một người nghỉ việc mà chưa có công việc tiếp theo vẫn phải nộp thông báo nghỉ việc trong vòng 14 ngày.³⁴ Thông báo vào làm công ty mới sẽ được nộp sau, chỉ khi hợp đồng mới thực tế được ký kết.³⁴

Ngay cả khi được cấp phép gia hạn tư cách lưu trú cùng thời điểm chuyển việc, nghĩa vụ này cũng không mất đi; thông báo thay đổi nơi làm việc vẫn bắt buộc phải thực hiện.³ Ngược lại, trường hợp bạn được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú cùng với việc chuyển việc, thì không bắt buộc phải nộp thông báo thay đổi nơi làm việc.³"

Vào làm tại công ty mới tính là lần thông báo thứ hai

Ký kết hợp đồng với cơ quan ký kết mới phải được thông báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày hợp đồng mới được ký kết.¹³ Một sự kiện trong tương lai không thể thông báo trước, vì vậy thủ tục phải chờ cho đến khi sự thay đổi thực tế đã diễn ra.³

Khi hoạt động công việc mới vẫn nằm trong phạm vi của tư cách lưu trú hiện tại, người lưu trú tiếp tục cư trú theo tư cách đó sau khi nộp thông báo; không cần xin giấy phép riêng biệt cho bản thân việc chuyển việc.³ Mẫu tham chiếu kết hợp cả nghỉ việc và vào làm mới có sẵn để nộp chung cả hai sự kiện cùng lúc nếu thời gian cho phép.¹

Thuật ngữ

• 所属（契約）機関に関する届出 (shozoku (keiyaku) kikan ni kansuru todokede, "thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (ký kết hợp đồng)")¹
• 契約機関 (keiyaku kikan, "cơ quan ký kết hợp đồng", tức người sử dụng lao động hoặc tổ chức là bên còn lại trong hợp đồng)¹³
• 出入国在留管理庁 (shutsunyūkoku zairyū kanri chō, "Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, ISA")¹
• 在留カード (zairyū kādo, "thẻ cư trú, Zairyu card")¹

Cách nộp thông báo

ISA đưa ra ba phương thức, và phương thức trực tuyến là tiện lợi nhất (tính đến 09/2026; hãy xác nhận chi tiết hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹ Dù bạn sử dụng phương thức nào, hãy giữ các thông tin và ngày tháng nhất quán giữa cả hai lần thông báo, và chuẩn bị sẵn giấy chứng nhận thôi việc (separation certificate), hợp đồng lao động và thông báo điều kiện lao động.⁴

Nộp trực tuyến qua Hệ thống Thông tin Cư dân Nước ngoài

Hệ thống thông báo điện tử tiếp nhận hồ sơ 24 giờ một ngày, 365 ngày một năm, và cho phép người nộp kiểm tra lịch sử nộp cũng như trạng thái xử lý (tính đến 09/2026).¹ Người dùng lần đầu thực hiện đăng ký tài khoản và đơn đăng ký sử dụng cho người mới, làm theo sổ tay hướng dẫn vận hành của ISA được công bố bằng tiếng Nhật và tiếng Anh (tính đến 09/2026).¹

Không cần nộp tài liệu chứng minh kèm theo cho các nội dung đã khai báo khi nộp qua hệ thống điện tử.¹³ Khi sử dụng hệ thống điện tử, các mẫu đơn giấy tham chiếu cũng không cần dùng tới.¹

Phiên bản mới của hệ thống thông báo điện tử đã được đưa vào sử dụng từ ngày 05/01/2026, và các nguồn thực hành lưu ý rằng việc nộp trực tuyến giúp lưu giữ lịch sử hữu ích nhất cho thời điểm gia hạn sau này (tính đến 08/2026).⁴

Nộp trực tiếp tại quầy của cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực

Tại cục xuất nhập cảnh khu vực gần nhất, hãy xuất trình thẻ cư trú (Zairyu card) và nộp mẫu đơn thông báo.¹³ Ngày và giờ tiếp nhận có thể khác nhau tùy theo thủ tục, vì vậy hãy xác nhận với cục khu vực hoặc Trung tâm Thông tin Tổng hợp Cư dân Nước ngoài qua số điện thoại 0570-013904 trước khi đến (tính đến 09/2026).¹

Gửi qua đường bưu điện đến bộ phận tiếp nhận thông báo của Cục Tokyo

Hồ sơ gửi qua bưu điện bao gồm mẫu đơn thông báo cùng một bản sao thẻ cư trú, đặt trong phong bì có ghi dòng chữ màu đỏ "届出書在中" hoặc "NOTIFICATION ENCLOSED" (tính đến 09/2026).¹³ Địa chỉ tiếp nhận duy nhất trên toàn quốc là: Tokyo Regional Immigration Services Bureau, Residence Inspection Division, Notification Desk, Yotsuya Tower 14F, Yotsuya 1-6-1, Shinjuku-ku, Tokyo 160-0004 (tính đến 09/2026).¹³

Không có giấy xác nhận đã nhận được gửi lại cho các thông báo qua bưu điện, vì vậy ISA khuyến nghị sử dụng phương thức chuyển phát có theo dõi để lưu lại bằng chứng phát hàng.¹ Hãy giữ lại bản sao của mẫu đơn đã điền và biên lai gửi bưu điện; cả hai đều giúp giải trình lịch sử khi gia hạn lưu trú sau này.⁴

Các mẫu đơn tham chiếu dưới đây áp dụng chung cho hình thức nộp trực tiếp tại quầy và gửi bưu điện (tính đến 09/2026; hãy xác nhận các mẫu đơn hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹

Mẫu đơn	Mục đích sử dụng
参考様式1の4	Chấm dứt hợp đồng (tính đến 09/2026)1
参考様式1の5	Ký kết hợp đồng mới (tính đến 09/2026)1
参考様式1の7	Kết hợp vừa chấm dứt hợp đồng vừa ký hợp đồng mới (tính đến 09/2026)1
参考様式1の1	Đổi tên cơ quan, đổi địa chỉ hoặc cơ quan giải thể (tính đến 09/2026)1

Chuyển công tác trong cùng tập đoàn so với chuyển sang công ty khác

Việc chuyển việc thông thường sang công ty khác đồng nghĩa với việc hoàn tất cả cặp thông báo: thông báo chấm dứt hợp đồng và thông báo hợp đồng mới.¹³ Các trường hợp luân chuyển nội bộ tập đoàn tuân theo ranh giới tinh tế hơn, và việc có được tinh giản thủ tục hay không phụ thuộc vào việc pháp nhân ký hợp đồng có thực sự thay đổi hay không.³

Chuyển sang một chi nhánh văn phòng khác của cùng một công ty thì không phải nộp thông báo, vì bên còn lại trong hợp đồng lao động không thay đổi.³ Việc chỉ thay đổi điều khoản hợp đồng trong khi cơ quan tiếp nhận giữ nguyên cũng không phải nộp thông báo.³

Thủ tục sáp nhập căn cứ theo hợp đồng, không phải tên công ty

Khi công ty hiện tại sáp nhập vào một công ty khác dưới tên mới, hãy kiểm tra xem hợp đồng lao động của bạn có được kế thừa hay không. Nếu có, hãy nộp thông báo cơ quan giải thể kèm thay đổi tên và địa chỉ; nếu không được kế thừa, hãy nộp cặp thông báo chấm dứt hợp đồng và ký hợp đồng mới.³ Logic kế thừa tương tự cũng áp dụng khi chỉ có một bộ phận được tách ra hoặc sáp nhập: không cần nộp thông báo chấm dứt và mới nếu pháp nhân của bạn không đổi, và phải nộp thông báo chấm dứt kèm mới nếu chuyển sang công ty khác.³

Biệt phái (secondment) sang một tổ chức khác phải nộp thông báo ký hợp đồng mới với nơi tiếp nhận biệt phái, vì quan hệ hợp đồng lao động phát sinh tại đó; đối với hình thức biệt phái chuyển dịch quan hệ lao động (transfer-type secondment), thông báo chấm dứt hợp đồng với nơi cũ cũng bắt buộc.³ Trường hợp công ty phái cử không đổi và chỉ thay đổi địa điểm phái cử đến của khách hàng, thì không cần nộp thông báo, vì đối tượng phải thông báo là công ty phái cử đã ký hợp đồng.³

Làm hai công việc dài hạn hoặc thành lập công ty khác, dẫn đến có từ hai tổ chức trực thuộc trở lên, phải nộp thông báo ký kết hợp đồng mới với công ty bổ sung, trong đó ghi chú công ty hiện tại là cơ quan trước đó kèm chữ "(二重契約)" sau tên công ty; công việc kiêm nhiệm ngắn hạn khoảng ba ngày thì không cần nộp thông báo.³

Thuật ngữ

• 出向 (shukkō, "biệt phái", phân công công tác tạm thời sang một tổ chức khác)³
• 二重契約 (nijū keiyaku, "hợp đồng kép", ghi chú sau tên tổ chức hiện tại khi có thêm cơ quan trực thuộc thứ hai)³

Vai trò công việc mới có còn phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại hay không

Chỉ riêng việc nộp thông báo không bao giờ có tác dụng hợp pháp hóa công việc nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú.³⁴ Việc nhiệm vụ mới có nằm trong các hoạt động được phép của tư cách lưu trú hiện tại hay không là một phép kiểm tra hoàn toàn độc lập với việc bạn đã nộp thông báo hay chưa.³⁴

Người mang tư cách Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế chuyển từ một công ty công nghệ này sang một công ty công nghệ khác trong cùng lĩnh vực chuyên môn thường chỉ cần nộp thông báo mà không cần đổi tư cách lưu trú, với điều kiện các nhiệm vụ vẫn nằm trong phạm vi tư cách đó.³⁴

Nộp thông báo không thể khắc phục sự không phù hợp về tư cách lưu trú

Người mang visa Kỹ sư chuyển sang công việc chỉ phục vụ khách hàng bao gồm chủ yếu là lao động chân tay giản đơn nhiều khả năng sẽ nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú và có thể cần xin phép thay đổi tư cách lưu trú trước khi bắt đầu công việc mới.⁴ Việc nộp thông báo không làm cho công việc đó trở thành hợp pháp. Khi sự phù hợp về tư cách chưa thực sự rõ ràng, hãy coi sự nghi ngờ đó là dấu hiệu để tìm kiếm tư vấn chuyên môn, chứ không phải một chi tiết để mặc kệ giải quyết ở lần gia hạn tiếp theo.

Khi chưa rõ về sự phù hợp, người lưu trú có thể nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lao động hợp pháp (Certificate of Authorized Employment), trong đó xác nhận các hoạt động có thu nhập mà người đó có thể thực hiện hợp pháp và giúp cả người lao động lẫn người sử dụng lao động mới xác nhận phạm vi trước kỳ gia hạn tiếp theo; đây là thủ tục tùy chọn, không bắt buộc (tính đến 08/2026; hãy xác nhận chi tiết hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).⁴

Người mang visa Nhân lực chất lượng cao 1 có tổ chức làm việc được Bộ trưởng Tư pháp chỉ định cụ thể nhìn chung cần nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú khi chuyển việc làm thay đổi tổ chức được chỉ định, bên cạnh bất kỳ thông báo nào.³ Việc điều hành một doanh nghiệp phụ tận dụng kết quả nghiên cứu hoặc chuyên môn trong khi vẫn tiếp tục hoạt động chính thì không cần thông báo.³

Người mang visa Kỹ năng đặc định khi thay đổi cơ quan tiếp nhận thông thường cần nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú, vì kế hoạch hỗ trợ, các điều kiện tuyển dụng và yêu cầu ngành nghề không thể giải quyết chỉ bằng việc nộp thông báo.³⁴"

Thuật ngữ

• 就労資格証明書 (shūrō shikaku shōmeisho, "Giấy chứng nhận tư cách lao động hợp pháp", xác nhận các hoạt động có thù lao mà người lưu trú được phép thực hiện)⁴
• 在留資格変更許可申請 (zairyū shikaku henkō kyoka shinsei, "đơn xin cấp phép thay đổi tư cách lưu trú")³

Việc nộp thông báo có tác dụng gì và không có tác dụng gì cho lần gia hạn tiếp theo

Việc nộp thông báo giúp duy trì tính nhất quán của hồ sơ lưu trú nhưng không thay thế cho các giấy tờ chứng minh khi gia hạn.⁴ Ở kỳ gia hạn tiếp theo, cán bộ xét duyệt có thể xem xét lịch sử làm việc, thời hạn hợp đồng, bảo hiểm xã hội, thuế và tính nhất quán của hồ sơ thông báo.⁴

Hãy giữ lại bản xác nhận hoàn tất trực tuyến, bản sao mẫu đơn đã nộp hoặc biên lai gửi bưu điện cho lần gia hạn tiếp theo.⁴ Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn sử dụng tài liệu của người sử dụng lao động mới, và bản mô tả công việc chi tiết chứng minh tính phù hợp của hoạt động sẽ rất hữu ích nếu nhiệm vụ công việc có thay đổi.⁴

Quy trình chi tiết của ISA được trình bày đầy đủ trong bài viết về thủ tục thị thực và nhập cảnh, bài viết này liên kết chéo theo quy tắc liên kết danh mục. Phiên bản chuyên sâu đó chứa toàn bộ hướng dẫn thủ tục; bài viết này tập trung vào trình tự thông báo khi chuyển việc.

Những điều cần biết

Nộp muộn còn hơn không nộp, và tuyệt đối không khai lùi ngày

ISA hướng dẫn những người đã bỏ lỡ thời hạn hãy nhanh chóng nộp thông báo với thông tin và ngày tháng thực tế chính xác.³ Việc nộp trước ghi ngày tương lai sẽ không được tiếp nhận, và khi phát hiện nộp muộn bạn vẫn nên khai báo ngay lập tức thay vì giữ im lặng.³

Báo cáo của công ty lên Hello Work không thay thế cho nghĩa vụ của bạn

Báo cáo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài lên Hello Work do phía công ty thực hiện và thông báo cơ quan trực thuộc lên cục xuất nhập cảnh do chính bạn thực hiện là hai nghĩa vụ riêng biệt của hai chủ thể khác nhau.⁴ Hãy xác nhận thủ tục của công ty với bộ phận nhân sự trong khi vẫn tự lưu giữ riêng hồ sơ nộp thông báo xuất nhập cảnh của mình.⁴

Thăng chức trong cùng công ty với nhiệm vụ không đổi thì không cần nộp thông báo

Khi cả tổ chức hoạt động lẫn cơ quan ký hợp đồng đều không đổi, bao gồm cả trường hợp chỉ thay đổi điều khoản hợp đồng đơn thuần, bạn không có nghĩa vụ nộp thông báo.³ Hãy dành thời gian giấy tờ cho những sự kiện thực sự làm thay đổi pháp nhân ký kết hợp đồng.³

Không nộp hoặc khai báo gian dối sẽ bị xử phạt và ảnh hưởng đến việc gia hạn

Mục hỏi đáp của ISA nêu rõ các mức phạt được quy định đối với hành vi không nộp thông báo hoặc khai báo gian dối, và các đơn xin lưu trú sau này có thể gặp bất lợi.³ Lưu giữ hồ sơ nộp thông báo là biện pháp bảo hiểm ít tốn kém nhất để phòng ngừa hậu quả đó.³⁴

Xem thêm

• Thị thực Kỹ sư / Nhân văn / Dịch vụ quốc tế
• Nghỉ việc tại Nhật Bản: Nghĩa vụ thông báo từ phía nhân viên và các hình thức cản trở
• Quyết toán lương và giấy tờ khi thôi việc tại Nhật Bản
• Thư mời nhận việc và nội quy lao động (Shugyo Kisoku) tại Nhật Bản
• Quy trình Tenshoku: Các bước chuyển việc
• Rủi ro gia hạn khi thất nghiệp quá 3 tháng

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "所属（契約）機関に関する届出（高度専門職1号イ又はロ、高度専門職2号（イ又はロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能）" (Notification concerning a contracting organization). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00015.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³²

2. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Immigration Control and Refugee Recognition Act," Cabinet Order No. 319 of 1951, Act No. 63 of 2019 version, Article 19-16 (Notification Relating to the Organization of Affiliation). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3624/en ↩

3. Immigration Services Agency. "所属機関等に関する届出・所属機関による届出Q&A" (Q&A on notifications regarding affiliated organizations and notifications by organizations). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/shozokunikansuru_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³² ↩³³ ↩³⁴ ↩³⁵ ↩³⁶ ↩³⁷ ↩³⁸ ↩³⁹ ↩⁴⁰ ↩⁴¹ ↩⁴²

4. Yixin International Legal Affairs Gyoseishoshi Lawyer Office. "Changed or Left a Job in Japan? The 14-Day Immigration Notification and What to Check." Reviewed 2026-08-27. https://yx-law.com/en/column/job-change-immigration-notification ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰