Quy trình thành lập doanh nghiệp

Thành lập một công ty tại Nhật Bản đồng nghĩa với việc đăng ký công ty cổ phần (KK) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (GK) tại Pháp vụ cục (Homukyoku - Legal Affairs Bureau) và sau đó đưa pháp nhân mới đi vào hoạt động với đầy đủ giấy chứng nhận, tài khoản ngân hàng và các thông báo thuế.¹² Việc nộp hồ sơ tại Homukyoku chính là thời điểm pháp lý công ty ra đời, nhưng quá trình thẩm định của ngân hàng và các thủ tục sau đăng ký thường quyết định việc bạn có thể thực sự bắt đầu kinh doanh sớm hay muộn.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết mới nhất tại trang web của Pháp vụ cục thuộc Bộ Tư pháp (MOJ) và các trang Thiết lập Doanh nghiệp (Setting Up Business) của JETRO. Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải là lời khuyên pháp lý, thuế hoặc xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của tư pháp thư sĩ (shiho-shoshi, 司法書士, judicial scrivener) được cấp phép để nộp hồ sơ đăng ký hoặc lý thuế sĩ (zeirishi, 税理士, tax accountant) cho các thủ tục khai báo thuế sau đăng ký.

Tổng quan

Bài viết này bao gồm toàn bộ trình tự dành cho một người sáng lập đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp: chuẩn bị tên và con dấu, soạn thảo điều lệ và công chứng, ký gửi vốn góp, đăng ký tại Homukyoku, lấy giấy chứng nhận, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và nộp các thông báo thành lập.¹²³ Nội dung áp dụng cho cả nhà sáng lập trong nước lẫn người nước ngoài khi thành lập công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn, bao gồm cả các công ty 100% vốn nước ngoài không có giám đốc thường trú kể từ thông báo tháng 3 năm 2015.⁴

Một 株式会社 (kabushiki kaisha, KK, "công ty cổ phần") được thành lập bằng cách đăng ký thành lập tại địa điểm đặt trụ sở chính, và ngày nộp hồ sơ được tính là ngày thành lập.¹ Một 合同会社 (gōdō kaisha, GK, "công ty trách nhiệm hữu hạn") cũng tuân theo cùng quy tắc thành lập qua đăng ký tại địa điểm đặt trụ sở chính.² Bạn nộp hồ sơ tại văn phòng đăng ký (Homukyoku) có thẩm quyền đối với địa chỉ đó, bằng văn bản giấy hoặc trực tuyến.¹²

Công dân nước ngoài có thể cần thực hiện một số bước chuẩn bị trước ngoài quy trình tại Homukyoku, chẳng hạn như xin tư cách lưu trú và báo cáo theo Đạo luật Ngoại hối và Ngoại thương (FEFTA), những thủ tục mà Bộ Tư pháp khuyến nghị nên thông qua chuyên gia.¹² JETRO ước tính mất khoảng hai tháng từ khi quyết định hồ sơ công ty đến khi nhận được giấy chứng nhận đối với KK và khoảng một tháng đối với GK (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận tiến độ hiện tại với JETRO).³

Trước khi nộp hồ sơ: quyết định tên, con dấu và vốn điều lệ

Hãy hoàn tất việc chốt tên công ty, con dấu và số vốn điều lệ trước khi soạn thảo điều lệ, vì cả ba thông tin này đều xuất hiện xuyên suốt trong bộ hồ sơ nộp đăng ký.

Xác nhận tên công ty

Tên thương mại là hạng mục bắt buộc phải đăng ký đối với cả hồ sơ KK và GK.¹² Quy trình thành lập KK, GK và chi nhánh theo hướng dẫn của JETRO đều bao gồm bước tra cứu tên công ty trùng lặp tại Homukyoku trước khi nộp hồ sơ.³

Điều lệ của cả hai loại hình pháp nhân đều phải nêu rõ 商号 (shōgō, "tên thương mại") và địa điểm đặt trụ sở chính dưới dạng các hạng mục ghi nhận tuyệt đối bắt buộc.¹² Hướng dẫn từ các chuyên gia thực tế cho biết thêm rằng tên đăng ký phải đi kèm hậu tố loại hình pháp nhân, 株式会社 đối với KK hoặc 合同会社 đối với GK (hạn chế: nguồn từ chuyên gia thực hành; Bộ Tư pháp nêu rõ yêu cầu về tên thương mại nhưng không diễn đạt quy tắc hậu tố trong văn bản tra cứu).⁵

Hãy yêu cầu văn phòng Homukyoku có thẩm quyền tại địa chỉ trụ sở chính kiểm tra tính khả dụng thay vì cho rằng chỉ cần tìm kiếm tên duy nhất trên phạm vi toàn quốc là đủ. Việc kiểm tra diễn ra nhanh chóng, và việc bị từ chối tên công ty sẽ làm mất nhiều thời gian hơn so với một câu hỏi thăm dò trước.

Chuẩn bị con dấu công ty

Hệ thống đăng ký của Nhật Bản vẫn vận hành dựa trên con dấu. Con dấu công ty được đăng ký tại Homukyoku cùng với đơn xin thành lập thông qua tờ khai đăng ký con dấu, có đóng dấu ấn của công ty và dấu ấn cá nhân của người đại diện.¹²

Đối với hồ sơ nộp bằng văn bản giấy, hãy đính kèm giấy chứng nhận đăng ký con dấu cá nhân của người đại diện do thị trưởng/chủ tịch quận cấp, có hiệu lực trong vòng ba tháng.¹² Người nước ngoài chưa đăng ký con dấu tại chính quyền địa phương có thể đính kèm giấy chứng nhận chữ ký do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp, bao gồm cơ quan lãnh sự.⁴

Sau khi thành lập, hãy xin cấp thẻ đăng ký con dấu và các bản giấy chứng nhận con dấu (inkan shomeisho), cùng với chứng thư điện tử nếu bạn dự định nộp hồ sơ trực tuyến.¹² Chi phí khắc một con dấu công ty thường dao động từ 5.000 đến 15.000 JPY (tính đến tháng 03/2026; hãy xác nhận giá hiện tại với đơn vị làm con dấu).⁶

Đặt làm con dấu sớm để không bị chậm trễ khi nộp hồ sơ

Việc khắc con dấu mất vài ngày và thủ tục nộp hồ sơ không thể tiến hành nếu thiếu tờ khai đăng ký con dấu. Hãy đặt làm con dấu trong khi điều lệ đang được soạn thảo.

Thuật ngữ

• 印鑑証明書 (inkan shōmeisho, "giấy chứng nhận đăng ký con dấu"): bằng chứng do Homukyoku cấp mà các đối tác thường yêu cầu trên các hợp đồng và biểu mẫu ngân hàng.³

Quyết định số vốn điều lệ

Số vốn điều lệ là hạng mục đăng ký bắt buộc đối với cả hai loại hình công ty.¹² Mức tối thiểu theo luật định là 1 JPY cho cả KK và GK (hạn chế: nguồn từ chuyên gia thực hành, nhất quán trên tất cả các nguồn thứ cấp được rà soát).⁶⁷

Trên thực tế, các chuyên gia khuyến nghị mức vốn tối thiểu 1.000.000 JPY để các thủ tục ngân hàng và visa diễn ra suôn sẻ hơn (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận thông lệ hiện hành với tư pháp thư sĩ hoặc ngân hàng của bạn).⁷ Con số 資本金 (shihonkin, "vốn điều lệ") cũng là căn cứ tính thuế trước bạ đăng ký, do đó tăng vốn sẽ làm tăng lệ phí nộp hồ sơ.

Người sáng lập KK phải thanh toán toàn bộ số tiền đã đăng ký mua cổ phần, hoặc chuyển giao đầy đủ tài sản góp vốn không phải tiền mặt, không chậm trễ sau khi đăng ký mua, với số tiền mặt được chuyển vào ngân hàng do người sáng lập chỉ định.¹ Các thành viên GK phải nộp đủ phần vốn góp hoặc bàn giao tài sản góp vốn phi tiền mặt trước khi đăng ký thành lập, sau khi đã lập điều lệ.² Các tổ chức thanh toán hợp lệ bao gồm văn phòng ngân hàng nội địa tại Nhật Bản, chi nhánh nội địa của ngân hàng nước ngoài và chi nhánh nước ngoài của ngân hàng nội địa Nhật Bản.¹

Một bên thứ ba, kể cả pháp nhân, dù không phải là người sáng lập hay giám đốc tại thời điểm thành lập vẫn có thể đứng tên tài khoản sổ ngân hàng nhận tiền gửi, với điều kiện có thêm giấy ủy quyền giao quyền đó.⁴

Điều lệ công ty (teikan) và công chứng

定款 (teikan, "điều lệ công ty") là hiến chương của công ty và là tài liệu đính kèm cốt lõi trong hồ sơ nộp đăng ký. Các sáng lập viên KK phải chuẩn bị điều lệ có chữ ký hoặc đóng dấu của tất cả các sáng lập viên.¹ Năm hạng mục ghi nhận tuyệt đối bắt buộc bao gồm mục đích kinh doanh, tên thương mại, địa điểm đặt trụ sở chính, giá trị tài sản góp vốn (hoặc giới hạn dưới của nó), và tên cùng địa chỉ của các sáng lập viên.¹

Điều lệ của KK sau đó phải được chứng thực bởi công chứng viên (notary public) thuộc Homukyoku có thẩm quyền đối với địa điểm đặt trụ sở chính, thực hiện tại văn phòng công chứng của khu vực đó.¹ Hãy liên hệ trước với văn phòng công chứng, vì lịch hẹn công chứng quyết định tiến độ của toàn bộ các bước tiếp theo.

Các thành viên GK chuẩn bị điều lệ có chữ ký hoặc đóng dấu của tất cả các thành viên, với sáu hạng mục ghi nhận tuyệt đối bắt buộc: mục đích, tên thương mại, địa điểm trụ sở chính, tên và địa chỉ của các thành viên, tuyên bố rằng tất cả các thành viên là thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn, cùng với mục đích và giá trị hoặc tiêu chuẩn định giá của từng phần vốn góp.² Điều lệ của GK không cần công chứng viên chứng thực.²

Cả hai loại hình pháp nhân đều phân biệt giữa các hạng mục tuyệt đối, tương đối và tùy chọn. Các hạng mục tương đối như hạn chế chuyển nhượng cổ phần chỉ có hiệu lực nếu được ghi nhận trong điều lệ.¹² Điều lệ phải được viết bằng tiếng Nhật, và việc sao chép một bản mẫu mà không điều chỉnh cho phù hợp sẽ có nguy cơ dẫn đến việc sửa đổi tốn kém sau này (hạn chế: nguồn từ chuyên gia thực hành đối với ngôn ngữ và cảnh báo về mẫu điều lệ).⁵

Chi phí công chứng từ 30.000 đến 50.000 JPY tùy theo quy mô vốn, cộng với thuế tem 40.000 JPY đối với điều lệ bằng văn bản giấy, trong khi điều lệ điện tử hoàn toàn không phải chịu thuế tem (tính đến tháng 03/2026; hãy xác nhận lệ phí hiện hành với văn phòng công chứng).⁶ Bảng dưới đây thể hiện đơn vị tiền tệ cho từng mục.

Hạng mục	Số tiền	Thời điểm	Ghi chú
Chứng nhận công chứng điều lệ KK	30.000–50.000 JPY	2026-036	Tùy theo khung vốn
Thuế tem, điều lệ KK bằng giấy	40.000 JPY	2026-036	Điều lệ điện tử: 0 JPY
Khắc con dấu công ty	5.000–15.000 JPY	2026-036	Trước khi nộp hồ sơ

Các sáng lập viên KK bầu các giám đốc tại thời điểm thành lập ngay sau khi việc góp vốn được thực hiện, và các giám đốc này sẽ điều tra các thủ tục thành lập trước khi nộp hồ sơ.¹ Việc điều tra nhằm xác nhận các khoản góp vốn đã được thực hiện đầy đủ, định giá góp vốn bằng hiện vật là hợp lý, và không có điều gì vi phạm pháp luật hoặc điều lệ.¹

Thiếu công chứng KK sẽ khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức

Điều lệ GK được nộp chính xác như khi soạn thảo, nhưng điều lệ KK nếu không có chứng thực của công chứng viên thì không hợp lệ. Hãy kiểm tra dấu công chứng trước khi hoàn thiện bộ hồ sơ gửi Homukyoku.¹²

Thuật ngữ

• 公証人 (kōshōnin, "công chứng viên"): chứng thực điều lệ KK theo thẩm quyền khu vực của trụ sở chính.¹
• 発起人 (hokkinin, "sáng lập viên / người khởi xướng"): người sáng lập KK tham gia đăng ký mua cổ phần tại thời điểm thành lập.¹

Ký gửi vốn góp và nộp hồ sơ đăng ký

Trình tự nộp hồ sơ dưới đây là phần cốt lõi mang tính pháp lý của quy trình. Sơ đồ sau đây minh họa mối liên kết giữa việc nộp vốn, bổ nhiệm nội bộ và nộp hồ sơ tại Homukyoku.

Gửi vốn điều lệ

Đối với KK, tiền mặt được chuyển vào ngân hàng do sáng lập viên chỉ định, và bằng chứng nộp tiền là giấy chứng nhận thanh toán do giám đốc đại diện tại thời điểm thành lập lập cùng với bản sao sổ ngân hàng hoặc sao kê giao dịch.¹ Đối với GK, biên lai góp vốn do thành viên đại diện lập có thể đóng vai trò làm bằng chứng, không bị giới hạn thanh toán qua ngân hàng như quy định của KK.²

Việc gửi vốn được thực hiện sau khi điều lệ hoàn tất và trước khi nộp hồ sơ đăng ký (hạn chế: tóm tắt trình tự từ chuyên gia thực hành nhất quán với thứ tự của Bộ Tư pháp).⁶ Vốn góp trước khi thành lập nằm trong tài khoản cá nhân của nhà sáng lập hoặc giám đốc, không phải tài khoản doanh nghiệp, vì tài khoản doanh nghiệp chỉ có thể mở sau khi đăng ký thành công.³⁷

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Một công ty KK đăng ký trong vòng hai tuần kể từ thời điểm nào đến sau: ngày hoàn thành cuộc điều tra của các giám đốc hoặc ngày do sáng lập viên ấn định.¹ Người nộp đơn cho cả hai loại hình là người đại diện cho công ty, hoặc người đại diện theo ủy quyền của công ty.¹²

Các tài liệu đính kèm chính của KK bao gồm điều lệ đã công chứng, văn bản đồng thuận của các sáng lập viên, thư chấp thuận của các giám đốc, bằng chứng thanh toán vốn góp, giấy chứng nhận con dấu đã đăng ký, giấy tờ xác minh danh tính và báo cáo phân bổ vốn, trong đó hồ sơ chỉ góp vốn bằng tiền mặt sẽ bỏ qua mục cuối cùng này.¹ Các tài liệu đính kèm chính của GK bao gồm điều lệ không cần công chứng, văn bản đồng thuận thực hiện nghiệp vụ, bằng chứng thanh toán phần vốn góp, tờ khai đăng ký con dấu kèm giấy chứng nhận con dấu, và tài liệu ủy quyền nếu có.²

Thuế đăng ký và cấp phép (thuế trước bạ) đối với KK bằng số vốn điều lệ nhân với 7/1.000, với mức tối thiểu là 150.000 JPY cho mỗi hồ sơ, được nộp bằng tem doanh thu (tem thuế) dán trên đơn (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với Homukyoku).¹ Mức thuế tương đương của GK là vốn điều lệ nhân với 7/1.000, với mức tối thiểu là 60.000 JPY (tính đến tháng 09/2026).² Bản thân việc đăng ký diễn ra nhanh chóng sau khi nộp, khoảng ba ngày làm việc ngoài các giai đoạn cao điểm, trong đó các hồ sơ nộp trực tuyến hoàn toàn đủ điều kiện được xử lý trong vòng 24 giờ (tính đến tháng 03/2026).⁶

Hạng mục	Số tiền	Thời điểm	Ghi chú
Thuế đăng ký và cấp phép KK	0,7% vốn điều lệ, tối thiểu 150.000 JPY	2026-091	Tem doanh thu dán trên đơn
Thuế đăng ký và cấp phép GK	0,7% vốn điều lệ, tối thiểu 60.000 JPY	2026-092	Tem doanh thu dán trên đơn

Thuật ngữ

• 登録免許税 (tōroku menkyozei, "thuế đăng ký và cấp phép"): khoản thuế nộp hồ sơ được thanh toán bằng tem doanh thu.¹
• 収入印紙 (shūnyū inshi, "tem doanh thu / tem lệ phí"): mua tại các bưu điện và dán vào đơn đăng ký.¹

Sau khi đăng ký: giấy chứng nhận, tài khoản ngân hàng và các thông báo

Đăng ký giúp công ty tồn tại về mặt pháp lý, nhưng giấy chứng nhận, ngân hàng và các thông báo mới giúp công ty thực sự vận hành.

Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và chứng nhận con dấu

Sau khi đăng ký, hãy nhận giấy chứng nhận thông tin đăng ký (toki jiko shomeisho) và giấy chứng nhận đăng ký con dấu công ty, trong khoảng hai tuần tính từ bốn ngày sau khi nộp đơn (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận thời gian xử lý hiện tại với Homukyoku).³ Hồ sơ chi nhánh mất nhiều thời gian hơn, khoảng ba đến bốn tuần theo quy trình chi nhánh của JETRO.³

Công ty chính thức tồn tại kể từ ngày nộp hồ sơ, không phải ngày cấp giấy chứng nhận (hạn chế: nguồn từ chuyên gia thực hành; nhất quán với quy tắc thành lập qua đăng ký).⁷ Các tùy chọn sau khi thành lập bao gồm cấp thẻ đăng ký con dấu, chứng thư điện tử, và đối với KK, nộp hoặc xin bản sao danh sách người hưởng lợi thực tế.¹

Thuật ngữ

• 登記事項証明書 (tōki jikō shōmeisho, "giấy chứng nhận thông tin đăng ký"): bản trích lục từ Homukyoku chứng minh các nội dung đã đăng ký của công ty.³

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp chính thức

Tài khoản doanh nghiệp đứng tên công ty được mở sau khi hoàn tất đăng ký và nhận được giấy chứng nhận trong cả quy trình KK và GK của JETRO.³ Trong quy trình chính thức không có tài khoản doanh nghiệp trước đăng ký; vốn góp nằm trong tài khoản cá nhân chỉ định cho đến thời điểm này.³⁷

Các ngân hàng sẽ thẩm định thực chất hoạt động kinh doanh bằng các tài liệu tiếng Nhật và yêu cầu có người đại diện tại địa phương, và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài thường phải trải qua từ hai đến bốn tuần xét duyệt (tính đến tháng 03/2026; hãy xác nhận quy trình thẩm định hiện tại với ngân hàng của bạn).⁷ JETRO cho biết thêm rằng mỗi ngân hàng áp dụng quy trình thẩm định toàn diện nội bộ riêng không công khai và có thể từ chối đơn, do đó hồ sơ nộp không đầy đủ hoặc phản hồi chậm sẽ là điểm bất lợi cho bạn.⁸

Bắt đầu trao đổi với ngân hàng trước khi hoàn tất đăng ký

Quy trình thẩm định của ngân hàng thường kéo dài hơn bản thân thủ tục nộp hồ sơ tại Homukyoku. Hãy chuẩn bị kế hoạch kinh doanh, hợp đồng thuê địa điểm, các chứng nhận và giấy tờ con dấu song song để có thể nộp đơn mở tài khoản ngay khi có giấy chứng nhận.³⁷

Nộp các thông báo thành lập

Nộp thông báo thành lập doanh nghiệp với cơ quan thuế trong vòng hai tháng kể từ ngày thành lập.⁹ Nộp thông báo về văn phòng chi trả lương trong vòng một tháng kể từ ngày thành lập.⁹ Nộp đơn xin chấp thuận kê khai thuế mẫu xanh (aoiro shinkoku) trước thời điểm nào đến sớm hơn: ba tháng sau ngày thành lập hoặc ngày cuối cùng của năm tài chính đầu tiên.⁹

Ngoài ra, cần nộp thông báo thành lập công ty hoặc chi nhánh với từng cơ quan thuế của tỉnh và thành phố/quận hạt; trụ sở chính tại Tokyo phải thông báo trong vòng 15 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.⁹ Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA) có xuất bản tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Anh tóm tắt các thủ tục thông báo thành lập pháp nhân, dựa trên các thông báo tính đến ngày 30/11/2020.¹⁰

Việc tuyển dụng nhân viên kích hoạt các thời hạn riêng. Nộp thông báo thiết lập quan hệ bảo hiểm lao động và tờ khai mức đóng ước tính trong vòng 10 ngày kể từ ngày tuyển dụng, thông báo tham gia bảo hiểm việc làm trong vòng 10 ngày kể từ lần tuyển dụng đầu tiên, và thông báo tham gia lần đầu bảo hiểm y tế cùng bảo hiểm hưu trí nhân viên (nenkin) kèm thông báo xác lập tư cách người được bảo hiểm trong vòng năm ngày.⁹ JETRO lưu ý rằng người đại diện công ty, bao gồm cả giám đốc đại diện, cũng được tính là nhân viên cho các mục đích này.⁹

Thông báo	Thời hạn	Cơ quan tiếp nhận
Thông báo thành lập doanh nghiệp	Trong vòng 2 tháng kể từ ngày thành lập	Cơ quan thuế (Zeimusho)9
Thông báo văn phòng chi trả lương	Trong vòng 1 tháng	Cơ quan thuế (Zeimusho)9
Đơn xin chấp thuận kê khai thuế mẫu xanh	Trước 3 tháng sau thành lập hoặc trước kết thúc năm tài chính đầu	Cơ quan thuế (Zeimusho)9
Thông báo cấp tỉnh và thành phố/quận	15 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh tại Tokyo	Cơ quan thuế tỉnh và chính quyền địa phương9
Bảo hiểm lao động và việc làm	Trong vòng 10 ngày kể từ khi tuyển dụng	Văn phòng thanh tra tiêu chuẩn lao động và Hello Work9
Tham gia bảo hiểm y tế và hưu trí	Trong vòng 5 ngày kể từ khi tuyển dụng	Văn phòng niên kim (Nenkin Jimusho)9

Thuật ngữ

• 法人設立届出書 (hōjin setsuritsu todokedesho, "thông báo thành lập pháp nhân"): văn bản thông báo thành lập nộp cho cơ quan thuế.⁹
• 青色申告 (aoiro shinkoku, "kê khai thuế mẫu xanh"): hệ thống kê khai thuế được chấp thuận với các khoản khấu trừ đặc biệt.⁹

Chi phí và thời gian thực hiện

Chi phí nộp hồ sơ cho chính phủ đối với một công ty KK tổng cộng khoảng 200.000 đến 250.000 JPY: mức tối thiểu 150.000 JPY phí đăng ký cộng với 30.000 đến 50.000 JPY phí công chứng, cộng với 40.000 JPY thuế tem giấy, hoặc 0 JPY nếu dùng điều lệ điện tử (tính đến tháng 03/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với Homukyoku và văn phòng công chứng).¹⁶ Chi phí chính phủ của GK tổng cộng khoảng 60.000 đến 100.000 JPY: mức tối thiểu 60.000 JPY phí đăng ký cộng với chi phí con dấu, không mất phí công chứng hay thuế tem (tính đến tháng 03/2026).²⁶

Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, bạn sẽ trả thêm phí dịch vụ: sự hỗ trợ của tư pháp thư sĩ (shiho-shoshi) thường có giá 60.000 đến 100.000 JPY cho KK hoặc 50.000 đến 80.000 JPY cho GK, cộng thêm phí duy trì hàng tháng cho dịch vụ sổ sách kế toán và kê khai của lý thuế sĩ (zeirishi) (tính đến tháng 03/2026).⁷ Việc nộp đơn đăng ký thương mại với tư cách là người đại diện theo ủy quyền là đặc quyền riêng của các tư pháp thư sĩ và luật sư.⁸

Tổng thời gian thực tế thường từ ba đến sáu tuần kể từ khi giấy tờ sẵn sàng cho đến khi đăng ký hoàn tất, với việc mở tài khoản ngân hàng mất thêm vài tuần nữa (tính đến tháng 09/2026).³ Ước tính của JETRO từ lúc quyết định hồ sơ công ty đến khi có giấy chứng nhận là khoảng hai tháng đối với KK và khoảng một tháng đối với GK (tính đến tháng 09/2026).³

Hạng mục	Số tiền	Thời điểm	Ghi chú
Mức đăng ký tối thiểu KK	150.000 JPY	2026-091	Cộng thêm phí công chứng và thuế tem
Công chứng KK	30.000–50.000 JPY	2026-036	Tùy theo khung vốn
Thuế tem giấy KK	40.000 JPY	2026-036	Điều lệ điện tử: 0 JPY
Mức đăng ký tối thiểu GK	60.000 JPY	2026-092	Không cần công chứng
Khắc con dấu	5.000–15.000 JPY	2026-036	Trước khi nộp hồ sơ
Dịch vụ chuyên nghiệp (tư pháp thư sĩ)	50.000–100.000 JPY	2026-037	50.000–80.000 GK; 60.000–100.000 KK

Những điều cần lưu ý

Tài khoản ngân hàng thường là bước chậm nhất, không phải thủ tục tại Homukyoku

Việc đăng ký hoàn tất trong vài ngày đến hai tuần sau khi nộp hồ sơ, trong khi thẩm định tài khoản ngân hàng doanh nghiệp thường kéo dài thêm từ hai đến bốn tuần tùy thuộc vào ngân hàng (tính đến tháng 03/2026).³⁷ Hãy lên kế hoạch cho dòng tiền hoạt động và thời điểm ký kết hợp đồng xoay quanh tiến độ mở tài khoản, thay vì căn cứ theo ngày đăng ký thành lập.

Điều lệ điện tử giúp tiết kiệm thuế tem đối với KK

Điều lệ KK bằng văn bản giấy phải chịu thêm khoản thuế tem 40.000 JPY mà điều lệ điện tử hoàn toàn tránh được (tính đến tháng 03/2026).⁶ Phí công chứng từ 30.000 đến 50.000 JPY vẫn áp dụng cho cả hai hình thức, do đó việc đi theo lộ trình điện tử giúp tiết kiệm chính xác khoản thuế tem này.⁶

Thiếu công chứng sẽ khiến hồ sơ KK bị từ chối, nhưng GK không bao giờ cần công chứng

Bộ Tư pháp yêu cầu chứng nhận của công chứng viên đối với điều lệ KK và quy định rõ ràng rằng điều lệ GK không cần bước này.¹² Hãy xác nhận con dấu của công chứng viên đã có trên bộ hồ sơ KK trước khi đến nộp tại Homukyoku, vì đây là lỗi nộp hồ sơ phổ biến nhất được ghi nhận trong các tài liệu hướng dẫn thực tế.⁵

Phí đăng ký chỉ là một phần của chi phí ban đầu

Mức phí đăng ký tối thiểu chỉ là con số sàn, không phải tổng chi phí. Người nộp hồ sơ KK phải trả thêm chi phí khắc dấu, phí công chứng và thuế tem trên mức tối thiểu 150.000 JPY, trong khi người nộp hồ sơ GK phải trả thêm chi phí con dấu trên mức tối thiểu 60.000 JPY, và nếu có người hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ cần thêm phí tư pháp thư sĩ từ 50.000 đến 100.000 JPY (tính đến tháng 03/2026).¹²⁷

Địa chỉ văn phòng ảo có thể không qua được vòng thẩm định của ngân hàng và visa

Địa chỉ văn phòng ảo có thể đủ điều kiện để đăng ký tại Homukyoku nhưng có thể không vượt qua được các đợt kiểm tra thực chất của ngân hàng hoặc Cục Xuất nhập cảnh (hạn chế: thực tiễn của ngân hàng và xuất nhập cảnh, không phải quy tắc nộp hồ sơ của Luật Công ty).⁷ Hãy đảm bảo một địa chỉ thực tế đáp ứng được cả hai đợt thẩm định trước khi nộp hồ sơ nếu bạn cần visa hoặc muốn mở tài khoản nhanh chóng.

Xem thêm

• Đăng ký kinh doanh cá thể (Kojin Jigyounushi)
• Làm thêm nghề tay trái khi đang đi làm: những điều được phép
• Hóa đơn và hệ thống hóa đơn hợp lệ (Inbosu)
• Bạn có thể làm việc tự do (freelance) với visa hiện tại không?
• Yêu cầu visa kinh doanh - quản lý (Business Manager) cho người sáng lập
• Kế toán doanh nghiệp và kê khai thuế

References

Footnotes

1. Ministry of Justice. "Procedures for Establishment of Stock Companies (establishment by initiative)". https://www.moj.go.jp/EN/MINJI/m_minji06_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷ ↩²⁸ ↩²⁹ ↩³⁰ ↩³¹ ↩³² ↩³³ ↩³⁴ ↩³⁵

2. Ministry of Justice. "Procedures for Establishment of Limited Liability Companies". https://www.moj.go.jp/EN/MINJI/m_minji06_00003.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵

3. JETRO. "1.3 Procedures for registering establishment, Section 1. Incorporating Your Business". https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/section1/page3.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

4. Ministry of Justice. "Procedures of commercial and corporation registration for foreign nationals and expatriates". https://www.moj.go.jp/ENGLISH/m_minji06_00004.html ↩ ↩² ↩³

5. weConnect. "Articles of Incorporation in Japan: Requirements and Timelines". https://weconnect.co/japan/articles-of-incorporation-requirements/ ↩ ↩² ↩³

6. AQ Partners. "What Documents Do I Need to Incorporate a Foreign Company in Japan" (2026-03-11). https://www.aqpartners.jp/blog/documents-needed-incorporate-foreign-company-japan ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

7. e-zeirishi / TaxMatch Japan. "KK vs GK: Starting a Company in Japan as a Foreigner" (updated 2026-03-25). https://e-zeirishi.com/en/kk-vs-gk-starting-company-japan-foreigners ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹²

8. JETRO. "Reference: Consultation with specialists on business establishment, Section 1". https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/section1/reference.html ↩ ↩²

9. JETRO. "1.6 Notifications required after registration, Section 1. Incorporating Your Business". https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/section1/page6.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

10. National Tax Agency. "Guidelines for Notification of Corporation Establishment, etc." (notifications as of 2020-11-30). https://www.nta.go.jp/english/Guidelines.htm ↩