Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →
Bài kiểm tra phân định freelance và nhân viên
Bài kiểm tra phân định giữa người làm việc tự do (freelancer) và người lao động (nhân viên) tại Nhật Bản xác định bạn là một freelancer hay nhân viên dựa trên bản chất công việc thực tế chứ không căn cứ vào tiêu đề in trên hợp đồng.1 Xác định sai có thể khiến bên thuê phải truy thu tiền làm thêm giờ và truy đóng bảo hiểm xã hội, đồng thời khiến người lao động bị tước đi những quyền lợi bảo hộ mà họ vốn dĩ được hưởng theo luật định.21
Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn luật sư được cấp phép (bengoshi, 弁護士) hoặc chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội và lao động (shakai hoken rōmushi, 社会保険労務士) về các câu hỏi phân định tư cách, hoặc kế toán thuế được cấp phép (zeirishi, 税理士) về các câu hỏi phân loại thu nhập.
Tổng quan
Bài viết này dành cho những người lao động có tư cách làm việc chưa rõ ràng: những người đang làm công việc liên tục theo hợp đồng dạng ủy thác dịch vụ trong khi thực tế công việc lại giống như quan hệ tuyển dụng lao động.1 Nội dung áp dụng hoàn toàn như nhau đối với công dân Nhật Bản và người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản, bởi vì các đạo luật lao động không có sự phân biệt theo quốc tịch.23
Bản thân bài kiểm tra này được áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Không có sự khác biệt giữa các quận, thành phố hay tỉnh trong việc xác định ai được coi là người lao động.21 Giấy phép thị thực và việc phân loại thuế của bạn là hai vấn đề hoàn toàn độc lập do các cơ quan chức năng khác nhau xử lý, và bài viết này sẽ tách biệt rõ ba lĩnh vực đó.456
Hai loại hợp đồng: Ủy thác nghiệp vụ và Hợp đồng lao động
Hai loại hợp đồng này có vẻ tương tự nhau trên giấy tờ nhưng lại phân nhánh rất rõ ràng về mặt pháp lý. Một bên tạo ra mối quan hệ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). Bên còn lại kích hoạt toàn bộ hệ thống bảo hộ của luật lao động.
Bản chất của thỏa thuận ủy thác nghiệp vụ freelance
Một thỏa thuận freelance thực thụ là mối quan hệ hợp tác kinh doanh giữa các chủ thể độc lập, thường là dưới tư cách hộ kinh doanh cá thể.5 Các văn bản giấy tờ thường mang hình thức ủy thác nghiệp vụ thay vì hợp đồng lao động.
Tên gọi 業務委託 (gyōmu itaku, "ủy thác nghiệp vụ") bao quát nhóm các thỏa thuận này.7 Khi tính độc lập là có thật, các quy chế luật quan hệ lao động mặc định không áp dụng. Thay vào đó, Đạo luật Freelance (Đạo luật số 25 năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01-11-2024) quy định các quy tắc về giao dịch và môi trường làm việc giữa doanh nghiệp ủy thác và freelancer.7
Về phương diện thuế, thu nhập từ kinh doanh độc lập thuộc diện thu nhập kinh doanh. Cách tính là lấy tổng doanh thu trừ đi các chi phí cần thiết.5
Những gì hợp đồng lao động kích hoạt
Một 雇用契約 (koyō keiyaku, "hợp đồng lao động") xác lập việc người lao động sẽ làm việc theo sự sử dụng của người sử dụng lao động và người sử dụng lao động sẽ trả tiền lương cho công việc đó.3 Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động định nghĩa người lao động là người được thuê làm việc tại một cơ sở kinh doanh và được trả lương, không phân biệt nghề nghiệp.2
Một khi tư cách người lao động được xác lập, toàn bộ hệ thống bảo hộ sẽ có hiệu lực theo sau. Thời giờ làm việc theo luật định, tiền làm thêm giờ, ngày nghỉ phép năm có lương, quyền được bảo vệ chống sa thải bất công, bảo hiểm tai nạn lao động và việc tham gia bảo hiểm xã hội qua người sử dụng lao động đều được áp dụng.28
Một điều khoản hợp đồng đặt ra các điều kiện thấp hơn mức sàn theo luật định sẽ không có hiệu lực. Điều khoản đó bị vô hiệu và được thay thế bằng tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.2
Về phương diện thuế, tiền công cho công việc được tuyển dụng thuộc diện thu nhập từ tiền lương. Trường hợp thu nhập chỉ đến từ một nguồn duy nhất, thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm tại đơn vị sử dụng lao động nhìn chung sẽ hoàn tất việc khấu trừ thuế.4
Cách Nhật Bản phân định: Bản chất thực tế quan trọng hơn hình thức
Tòa án và Cục Lao động nhìn nhận vượt qua tiêu đề tài liệu để xem xét thực tế làm việc. Một thỏa thuận ủy thác nghiệp vụ đã ký mang danh nghĩa freelance vẫn có thể là quan hệ lao động theo pháp luật.1
Vì sao tiêu đề văn bản không quyết định kết quả
Tư cách người lao động được phán xét một cách toàn diện từ nội dung hợp đồng, hình thức cung cấp dịch vụ, phương thức thù lao và các yếu tố khác trong từng trường hợp cụ thể.1 Tên gọi ghi trên giấy tờ, dù là hợp đồng thầu phụ, ủy nhiệm hay thỏa thuận ủy thác nghiệp vụ, đều không mang tính quyết định kết quả.
Các tiêu chí cụ thể bắt nguồn từ báo cáo của nhóm nghiên cứu về Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động ngày 19 tháng 12 năm 1985. Báo cáo đó vẫn là tiêu chuẩn áp dụng trong thực tiễn cho đến ngày nay.1
Cơ quan nào áp dụng bài kiểm tra này
Tòa án áp dụng bài kiểm tra khi tranh chấp dẫn đến kiện tụng. Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động áp dụng trong quá trình thực thi pháp luật khi người lao động nộp đơn khiếu nại hoặc tìm kiếm tư vấn.1
Những người lao động nghi ngờ về tư cách của mình có thể sử dụng quầy tư vấn chuyên trách về nghi vấn vi phạm Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động tại bất kỳ Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động nào. MHLW cũng phát hành tờ rơi bảng kiểm tự đánh giá để các freelancer có thể tự đối chiếu mô hình của mình trước khi đến tư vấn.1
Các chỉ số mà tòa án và thanh tra xem xét
Không có một yếu tố đơn lẻ nào quyết định vụ việc. Các bên có thẩm quyền đưa ra quyết định sẽ cân nhắc đồng thời một tập hợp các chỉ số và xem xét bức tranh tổng thể nghiêng về bên nào.1 Các tiêu chí năm 1985 được chia thành các chỉ số về tính lệ thuộc, thù lao mang tính chất trả công cho công việc chịu sự giám sát, và các yếu tố bổ trợ xác định tư cách người lao động.1
| Nhóm chỉ số | Câu hỏi đặt ra | Dấu hiệu nghiêng về quan hệ lao động |
|---|---|---|
| Quyền tự do nhận việc | Người lao động có thể tự do từ chối yêu cầu không | Không có quyền từ chối thực tế |
| Chỉ đạo trong khi làm việc | Phương pháp làm việc có bị giám sát và ra lệnh không | Bị chỉ đạo chi tiết, liên tục |
| Ràng buộc về thời gian và địa điểm | Giờ làm việc và nơi làm việc có cố định không | Lịch trình và điểm danh cố định |
| Tính có thể thay thế | Người lao động có thể cử người khác thay thế không | Không được phép cử người thay thế |
| Hoạt động kinh doanh | Ai cung cấp công cụ và chịu chi phí | Bên thuê cung cấp toàn bộ |
| Tính độc quyền | Người lao động có thể làm việc cho khách hàng khác không | Thực tế bị trói buộc vào một khách hàng duy nhất |
| Cơ cấu thù lao | Thù lao có tính theo thời gian chịu sự giám sát không | Trả lương cố định hàng tháng theo điểm danh |
Quyền chỉ đạo và kiểm soát cách thức thực hiện công việc
Câu hỏi cốt lõi là công việc có diễn ra dưới sự chỉ đạo và giám sát của bên khác hay không. Hai dấu hiệu mang sức nặng lớn nhất: người lao động có thể tự do chấp nhận hoặc từ chối một yêu cầu công việc hay không, và sự chỉ đạo, giám sát có được áp dụng trong quá trình thực hiện công việc hay không.1
Các mệnh lệnh chi tiết, liên tục về phương pháp, trình tự hoặc nhịp độ công việc là dấu hiệu rõ ràng của quan hệ lao động. Một thỏa thuận ủy thác thực sự chỉ quy định kết quả bàn giao và để người làm tự quyết định phương pháp thực hiện.
Một điều khoản ghi rằng bạn có quyền từ chối nhiệm vụ chỉ có giá trị nếu việc từ chối thực sự diễn ra mà không kèm theo chế tài hay bất lợi. Nếu việc từ chối đồng nghĩa với việc chấm dứt mối quan hệ hợp tác, bên giải quyết tranh chấp sẽ coi quyền tự do đó chỉ là trên danh nghĩa.1
Ràng buộc về thời gian và địa điểm
Giờ làm việc cố định, nơi làm việc được chỉ định và việc quản lý điểm danh là dấu hiệu nghiêng về quan hệ lao động. Chỉ số này được gọi là tính ràng buộc, bao gồm cả sự kiểm soát về lịch trình cũng như kiểm soát về địa điểm.1
Khung pháp lý được ấn định cụ thể theo luật. Thời giờ làm việc là 40 giờ mỗi tuần và 8 giờ mỗi ngày không tính giờ nghỉ, và việc làm thêm giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ đòi hỏi phải có thỏa ước lao động Điều 36 nộp lên cơ quan chức năng.2
Công cụ, chi phí và bên gánh chịu rủi ro
Các yếu tố bổ trợ xem xét liệu người làm việc có đang vận hành như một doanh nghiệp độc lập hay không. Ai cung cấp công cụ và vật liệu, ai chịu các chi phí phát sinh, và thù lao có phản ánh rủi ro kinh doanh hay không đều là những điểm quan trọng.1
Thù lao được cơ cấu theo hình thức trả công cho thời gian chịu sự giám sát sẽ nghiêng về quan hệ lao động. Trường hợp người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ngày nghỉ hoặc làm việc ban đêm, tiền lương làm thêm giờ theo tỷ lệ gia tăng bắt buộc phải được chi trả theo Điều 37.2
Tính độc quyền và tính có thể thay thế
Việc người làm việc có được cử người thay thế hay không là một chỉ số củng cố rõ ràng. Nếu chỉ đích danh người đó mới được phép thực hiện nhiệm vụ, kết luận về sự giám sát sẽ càng trở nên vững chắc hơn.1
Mức độ độc quyền đối với một bên thuê sẽ bổ trợ thêm cho phân tích. Một người làm việc bị trói buộc vào một khách hàng duy nhất mà không có khả năng thực tế để nhận công việc khác sẽ mang nhiều đặc điểm của một nhân viên hơn.1
Thuật ngữ chuyên môn
- 使用従属性 (shiyō jūzokusei, "tính lệ thuộc vào sự chỉ đạo và giám sát"): thuật ngữ bao quát cho hai tiêu chí xác định tư cách người lao động.1
- 指揮監督 (shiki kantoku, "chỉ đạo và giám sát"): yếu tố giám sát của bài kiểm tra.1
Ngụy tạo hợp đồng thầu (Gisou Ukeoi)
Ngụy tạo hợp đồng thầu là tình trạng giấy tờ ghi là ủy thác hoặc nhận thầu nhưng về bản chất lại đặt người làm việc dưới sự chỉ đạo của bên thuê như một người lao động. Thuật ngữ tiếng Nhật cho hành vi này là 偽装請負 (gisō ukeoi, "ngụy tạo hợp đồng thầu" hay "ủy thác trá hình").7
MHLW nêu rõ hậu quả một cách dứt khoát: một người làm việc theo hợp đồng ủy thác về mặt hình thức nhưng về bản chất là người lao động theo luật lao động sẽ chịu sự điều chỉnh của các quy chế pháp luật về quan hệ lao động, và Đạo luật Freelance không được áp dụng.7
Một bên thuê ký hợp đồng ủy thác nhưng lại giám sát công việc, quản lý lịch trình và yêu cầu làm việc độc quyền cho một khách hàng duy nhất sẽ không thể mua được quyền đối xử với người đó như một freelancer. Thay vào đó, hành vi này tạo ra một vụ việc quan hệ lao động với trách nhiệm pháp lý hồi tố.17
Mô hình có rủi ro cao điển hình trong thực tế là thỏa thuận dài hạn, làm cho một khách hàng duy nhất, làm việc tại trụ sở của bên thuê và bị quản lý lịch trình nhưng lại được lập thành văn bản dưới dạng ủy thác nghiệp vụ. Đây là cách mà tập hợp các chỉ số kết hợp lại trong thực tiễn, chứ không phải là một danh mục pháp lý riêng biệt.1
Những chi phí bên thuê phải gánh chịu khi phân loại sai
Khi tư cách người lao động được xác lập, bên thuê với tư cách là người sử dụng lao động sẽ nợ toàn bộ các nghĩa vụ theo luật lao động cho khoảng thời gian đối xử với người đó như người lao động. Các giới hạn giờ làm việc luật định, tiền làm thêm giờ theo tỷ lệ gia tăng, nghỉ phép năm có lương, quyền bảo vệ chống sa thải và bảo hiểm tai nạn lao động đều được áp dụng hồi tố.23
Quyền bảo vệ chống sa thải là điểm đặc biệt đáng nhấn mạnh vì những người lao động bị phân loại sai thường bị cho thôi việc đơn giản bằng cách chấm dứt "hợp đồng". Việc sa thải thiếu lý do khách quan hợp lý và không phù hợp với chuẩn mực xã hội thông thường sẽ bị coi là lạm dụng quyền và bị vô hiệu theo Điều 16 của Đạo luật Hợp đồng Lao động.3
Bảo hiểm y tế và lương hưu theo chế độ người sử dụng lao động được đăng ký thông qua cơ sở áp dụng của người sử dụng lao động. Người lao động được phân loại lại sẽ thuộc về bên chế độ của người sử dụng lao động thay vì bên chế độ Lương hưu Quốc dân và Bảo hiểm Y tế Quốc dân của hộ kinh doanh cá thể.8
Việc truy đóng bảo hiểm xã hội cũng tuân theo cùng nguyên tắc xác định tư cách người lao động. Về nguyên tắc thì đã rõ ràng; các cơ chế truy thu chi tiết sẽ được cơ quan hành chính đánh giá theo từng trường hợp cụ thể.8
Những việc bạn có thể làm nếu bị phân loại sai
Người lao động bị đối xử như một freelancer có thể yêu cầu công nhận tư cách nhân viên có hiệu lực hồi tố khi bản chất công việc thể hiện rõ tính chất làm việc chịu sự giám sát. Nơi giải quyết là quầy tư vấn của Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động hoặc khởi kiện tại tòa án, chứ không thể đơn phương tự đổi tên gọi.1
MHLW vận hành quầy tư vấn về các nghi vấn vi phạm và phát hành tờ rơi bảng kiểm tự đánh giá dành cho freelancer. Việc rà soát kỹ bảng kiểm trước khi đến tư vấn sẽ giúp cuộc trao đổi đi thẳng vào trọng tâm và rõ ràng hơn.1
Ngoài ra còn có kênh tư vấn luật sư miễn phí dành cho các freelancer và hộ kinh doanh cá thể gặp rắc rối về hợp đồng hoặc công việc. Kênh này hỗ trợ cả trường hợp freelancer thực thụ cũng như các trường hợp ranh giới chưa rõ ràng.7
Chứng cứ có giá trị sẽ bám sát trực tiếp vào tập hợp các chỉ số nêu trên. Lịch làm việc, bản ghi điểm danh, tin nhắn giao việc và chỉ đạo, việc cung cấp công cụ, điều khoản độc quyền và bảng kê thanh toán thù lao đều tương ứng với một trong các tiêu chí kể trên.1
Mối liên hệ giữa thị thực và thuế
Tư cách lao động, tư cách xuất nhập cảnh và phân loại thuế là ba vấn đề riêng biệt được điều chỉnh bởi các đạo luật khác nhau. Việc được công nhận hay bị bác bỏ ở một phương diện không tự động định đoạt các phương diện còn lại.2456
Tư cách lao động được quyết định theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động, quyền làm việc theo luật xuất nhập cảnh, và xử lý thu nhập theo luật thuế. Không có phương diện nào trong số này thay đổi tùy theo từng địa phương, nhưng mỗi bên đều có cơ quan có thẩm quyền riêng và yêu cầu chứng cứ riêng biệt.2456
Về phương diện xuất nhập cảnh, quyền làm việc phụ thuộc vào tư cách lưu trú. Kỹ sư / Nhân văn / Nghiệp vụ Quốc tế áp dụng cho các hoạt động được thực hiện theo hợp đồng với một tổ chức công hoặc tư nhân tại Nhật Bản, và hồ sơ gia hạn bao gồm các giấy chứng nhận thuế và thuế cư trú.6
Về phương diện thuế, thu nhập từ tiền lương và thu nhập kinh doanh tuân theo các quy tắc tính toán khác nhau. Thu nhập từ tiền lương áp dụng khoản khấu trừ thu nhập tiền lương; thu nhập kinh doanh khấu trừ các chi phí cần thiết khỏi tổng doanh thu.45
Một số khoản thù lao dạng freelance trả cho cư dân thuộc phạm vi khấu trừ thuế tại nguồn. Nhuận bút bài viết, thù lao thuyết trình, phí dịch vụ chuyên môn cho các chứng chỉ hành nghề được chỉ định và cát-sê biểu diễn nghệ thuật là những ví dụ tiêu biểu.9 Một khoản thù lao dù được dán nhãn là tiền cảm ơn hay tiền báo cáo vẫn phải chịu khấu trừ thuế tại nguồn nếu bản chất của nó thuộc danh mục phải khấu trừ.9
Do đó, việc tái phân loại tư cách có thể làm thay đổi cả phương diện lao động lẫn phương diện thuế cùng lúc, tại các cơ quan khác nhau. Một người làm việc được phân loại lại thành nhân viên có thể chuyển từ kê khai thu nhập kinh doanh sang chế độ thu nhập từ tiền lương cho cùng kỳ tính thuế đó.245
Thông tin hữu ích
Hợp đồng ủy thác đã ký không làm mất đi quyền bảo hộ lao động
Một thỏa thuận ủy thác nghiệp vụ đã ký không làm mất đi các quyền bảo hộ lao động nếu bản chất thực tế thể hiện tư cách người lao động. Các điều khoản dưới mức sàn pháp định sẽ bị vô hiệu và được thay thế bằng tiêu chuẩn theo luật định, bất kể giấy tờ ghi những gì.21
Tính độc quyền kết hợp với giờ làm cố định là mô hình có rủi ro cao nhất
Lịch làm việc cố định cộng với tính độc quyền phục vụ một khách hàng duy nhất mà không có quyền từ chối hay cử người thay thế là sự tập hợp của những chỉ số mạnh nhất trong một mối quan hệ công việc. Sự ràng buộc, tính độc quyền và tính không thể thay thế bổ trợ và củng cố lẫn nhau.1
Việc tái phân loại có thể hồi tố tiền làm thêm giờ chưa trả và bảo hiểm chưa đóng
Rủi ro chi phí thuộc về bên thuê dưới hình thức truy thu tiền làm thêm giờ và truy đóng bảo hiểm. Vị thế kê khai thuế của người lao động cũng có thể dịch chuyển giữa chế độ thu nhập từ tiền lương và thu nhập kinh doanh cho cùng một khoảng thời gian.2458
Nhiệm vụ công việc và cơ cấu thu nhập ảnh hưởng độc lập đến việc gia hạn thị thực và kê khai thuế
Hồ sơ gia hạn thị thực và cách tính thuế vận hành trên các lộ trình độc lập với bài kiểm tra phân định quan hệ lao động. Hãy xác nhận từng nội dung với cơ quan có thẩm quyền tương ứng thay vì mặc định rằng một phán quyết sẽ bao hàm cả ba phương diện.456
Xem thêm
- Đọc hiểu hợp đồng lao động tại Nhật Bản
- Seishain, Keiyaku, Haken và Arubaito: Các hình thức việc làm tại Nhật Bản
- Thư mời nhận việc và nội quy lao động (Shugyo Kisoku) tại Nhật Bản
- Thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh khi thay đổi đơn vị sử dụng lao động
- Xuất hóa đơn và hệ thống hóa đơn đủ điều kiện (Inbosu)
- Hồ sơ ghi nhận giờ làm việc và nghĩa vụ chứng minh