Chuyển tới nội dung chính

Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →

Khấu trừ thuế tại nguồn từ phía khách hàng (Gensen Choshu)

Khấu trừ thuế tại nguồn từ phía khách hàng (Gensen Choshu) là chế độ mà khách hàng tại Nhật Bản khấu trừ thuế thu nhập trực tiếp từ khoản thù lao làm việc tự do (freelance) trước khi thanh toán cho bạn và thay mặt bạn nộp số tiền đó cho cơ quan thuế.1 Số tiền thực tế chuyển vào tài khoản của bạn sẽ nhỏ hơn số tiền ghi trên hóa đơn, và phần chênh lệch này chính là khoản nộp trước cho thuế thu nhập của bạn, chứ không phải là khoản chiết khấu cho khách hàng hay phí nền tảng.12

Xác nhận thông tin mới nhất từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay di trú; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế được cấp phép (zeirishi, 税理士).

Tổng quan​

Bài viết này dành cho người làm việc tự do (freelancer) nhận thanh toán từ các khách hàng tại Nhật Bản, muốn hiểu rõ lý do tại sao một phần giá trị hóa đơn không bao giờ được chuyển đến và số tiền đó sẽ đi về đâu.31 Nội dung tập trung vào các cá nhân cư trú cung cấp dịch vụ thuộc diện chịu thuế khấu trừ tại nguồn trong phạm vi Nhật Bản, vốn là trường hợp phổ biến của người làm việc tự do.3

Cơ chế này được quy định bởi Luật Thuế thu nhập cấp quốc gia, do đó không có sự khác biệt giữa các quận hoặc thành phố về mức thuế suất hay nghĩa vụ của bên thanh toán.31 Tuy nhiên, một ranh giới vẫn khác nhau tùy theo từng cá nhân: tình trạng cư trú thuế phụ thuộc vào nơi cư trú và thời gian lưu trú, chứ không chỉ dựa vào tên visa hay quốc tịch, và các khoản thanh toán phát sinh từ nguồn Nhật Bản cho đối tượng không cư trú tuân theo khuôn khổ khấu trừ riêng biệt với khả năng được miễn giảm theo hiệp định thuế mà bài viết này không đề cập.4

Các khoản thanh toán nào thuộc diện khấu trừ​

Chỉ một số loại thanh toán nhất định mới phát sinh nghĩa vụ khấu trừ tại nguồn. Vấn đề không bao giờ nằm ở việc bạn có xuất hóa đơn hay không, mà là bản chất công việc thực tế có thuộc danh mục luật định hay không.35

Các loại khoản thanh toán trong danh mục quy định​

Đối với cá nhân cư trú nhận thù lao, danh mục theo luật bao gồm thù lao viết bản thảo và giảng dạy, thù lao chi trả cho người có chứng chỉ chuyên môn cụ thể như luật sư (bengoshi), kế toán viên công chứng (CPA), chuyên gia tư vấn thuế (zeirishi) và chuyên viên tư pháp (shihō shoshi), thù lao biểu diễn nghệ thuật và giải trí, cùng các danh mục khác trên trang phạm vi áp dụng của cơ quan thuế.3 Các công việc dịch thuật, viết lách, thuyết trình và thiết kế thuộc nhóm thù lao bản thảo và thù lao thiết kế mà các hướng dẫn dành cho người làm việc tự do coi là các danh mục chịu khấu trừ chủ yếu.362

Tên gọi không quyết định bản chất nghĩa vụ thuế. Các khoản tiền được chi trả dưới tên gọi như thù lao tượng trưng (tiền cảm ơn), tiền nghiên cứu, tiền phỏng vấn hoặc tiền hỗ trợ đi lại vẫn phải chịu thuế khi bản chất của chúng tương đương với thù lao dịch vụ, và việc thanh toán bằng hiện vật hoặc lợi ích kinh tế khác cũng được tính tương đương tiền mặt.3 Có hai trường hợp ngoại lệ quan trọng trong thực tế. Tiền ra đề thi và chấm thi được loại trừ khỏi phạm vi thù lao bản thảo.6 Tiền thưởng cho người đoạt giải cuộc thi và bài viết đóng góp cho chuyên mục độc giả về nguyên tắc được tính là thù lao bản thảo, nhưng một lần chi trả từ 50.000 yên trở xuống cho một người có thể không phải khấu trừ thuế tại nguồn (tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia).36

Các khoản tiền mà bên thanh toán trả trực tiếp cho đơn vị vận chuyển hoặc khách sạn cho chi phí đi lại và ăn ở trong mức thông thường nằm ngoài phạm vi thù lao dịch vụ, và quy định loại trừ tương tự cũng áp dụng cho các khoản thù lao chuyên môn khi chi phí đi lại và ăn ở thông thường được thanh toán thẳng cho nhà cung cấp dịch vụ.37

Thuật ngữ​

  • 源泉徴収 (gensen chōshū, "khấu trừ tại nguồn; thu thuế tại nguồn")1
  • 報酬・料金等 (hōshū ryōkin-tō, "thù lao, phí dịch vụ và các khoản tương đương")3
  • 源泉徴収義務者 (gensen chōshū gimusha, "người có nghĩa vụ khấu trừ tại nguồn")1

Ai có nghĩa vụ khấu trừ và trường hợp nào không áp dụng​

Bất kỳ bên chi trả nào thanh toán các khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế khấu trừ, bao gồm công ty, hợp tác xã, hiệp hội không có tư cách pháp nhân và cá nhân, đều là người có nghĩa vụ khấu trừ thuế tại nguồn.1 Trong thực tế, khách hàng của bạn thường là các công ty, vì vậy nghĩa vụ này áp dụng rõ ràng.

Một cá nhân chi trả không phải là người trả lương, hoặc chỉ trả lương cho tối đa hai người giúp việc gia đình ở cùng, thì không phải khấu trừ thuế đối với thù lao chuyên môn, trừ các khoản thanh toán kiểu tiếp viên quán bar.8 Ví dụ điển hình là một nhân viên làm công ăn lương trả tiền cho kế toán thuế để làm tờ khai thuế cá nhân: trường hợp này không yêu cầu khấu trừ tại nguồn.1 Do đó, cùng một dịch vụ nhưng có thể bị khấu trừ thuế khi làm cho khách hàng doanh nghiệp và hoàn toàn không bị khấu trừ khi làm cho khách hàng cá nhân, và sự bất đối xứng này là hoàn toàn bình thường.81

Các khoản thanh toán phí dịch vụ cho một pháp nhân trong nước nằm ngoài phạm vi áp dụng cho cá nhân cư trú này; trường hợp người nhận là pháp nhân duy nhất thuộc danh mục khấu trừ là tiền thưởng đua ngựa trả cho chủ sở hữu ngựa là pháp nhân.3

Cách thức áp dụng mức thuế suất 10,21%​

Mức thuế suất 10,21% kết hợp giữa 10% thuế thu nhập thông thường với 2,1% thuế thu nhập đặc biệt phục vụ tái thiết (tính trên số thuế thu nhập, tương đương 0,21% trên tổng số tiền), và mức 20,42% kết hợp giữa 20% thuế thu nhập với mức phụ thu tái thiết tương tự (tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia).1 Khoản phụ thu tái thiết áp dụng đối với các khoản thu nhập phát sinh từ ngày 1 tháng 1 năm 2013 đến ngày 31 tháng 12 năm 2037 và được thu đồng thời cùng với thuế thu nhập.1

Ngưỡng 1 triệu yên và phần áp dụng thuế suất 20,42%​

Ngưỡng này áp dụng cho từng lần thanh toán đơn lẻ, được ghi là 支払金額 (=A) trong biểu thuế suất (tính đến tháng 4 năm 2025).6 Một chuỗi các hóa đơn trị giá 500.000 yên đều áp dụng mức thuế suất 10,21% ngay cả khi tổng giá trị trong năm vượt quá 1 triệu yên, bởi vì mỗi lần thanh toán được tính toán độc lập.6

Số tiền thanh toán A (một lần thanh toán)Thuế khấu trừTính đếnGhi chú
Từ 1 triệu yên trở xuốngA x 10,21%04/20256Trường hợp làm việc tự do thông thường
Trên 1 triệu yên(A trừ 1 triệu yên) x 20,42% + 102.100 yên04/20256Phần vượt ngưỡng áp dụng thuế suất cao hơn
Ví dụ: Thù lao viết bài 1,5 triệu yên204.200 yên04/20256(1,5 triệu trừ 1 triệu) x 20,42% + 102.100 yên

Bảng trên trình bày bức tranh thuế suất đầy đủ tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận các số liệu hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia trước khi lập một hóa đơn lớn. Phần lẻ dưới một yên trong số thuế tính toán luôn được làm tròn xuống, tuyệt đối không làm tròn lên (tính đến tháng 4 năm 2025).67

Một khoản thanh toán lớn làm mức khấu trừ tăng nhảy vọt

Khi một lần thanh toán vượt qua mức 1 triệu yên, mỗi yên vượt trên ngưỡng đó sẽ bị khấu trừ theo mức 20,42% (tính đến tháng 4 năm 2025).6 Việc chia nhỏ các đợt thanh toán theo giai đoạn (milestone) là quyết định thương mại chứ không phải là quyền chọn khai thuế, vì vậy hãy định giá cho hóa đơn đơn lẻ trị giá 1,2 triệu yên với lưu ý về phần khấu trừ cao hơn này.

Xử lý thuế tiêu thụ trên căn cứ tính thuế khấu trừ​

Khi số tiền thù lao đã bao gồm thuế tiêu thụ và thuế tiêu thụ địa phương, về nguyên tắc số tiền đã bao gồm thuế sẽ là căn cứ tính thuế khấu trừ.367 Tuy nhiên, khi hóa đơn ghi tách biệt rõ ràng giữa tiền thù lao và số tiền thuế tiêu thụ, thì riêng phần thù lao có thể được dùng làm căn cứ tính khấu trừ.367 Quy định tách biệt này không thay đổi sau khi triển khai hệ thống hóa đơn hợp lệ (Qualified Invoice system).36

Hệ thống hóa đơn hợp lệ điều chỉnh khấu trừ thuế tiêu thụ đầu vào, không điều chỉnh khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn, do đó việc đăng ký hóa đơn không tạo ra cũng không xóa bỏ nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập.5

Hóa đơn không tách riêng thuế tiêu thụ làm tăng số tiền khấu trừ

Hai hóa đơn cho cùng một công việc sẽ đem lại số tiền thực nhận khác nhau nếu một hóa đơn tách riêng thuế tiêu thụ còn hóa đơn kia thì không, vì hóa đơn không tách riêng sẽ bị tính thuế khấu trừ trên tổng số tiền đã bao gồm thuế (tính đến tháng 4 năm 2025).36 Luôn luôn tách riêng thù lao và thuế tiêu thụ thành các dòng khác nhau.

Những việc khách hàng thực hiện sau khi khấu trừ​

Khách hàng của bạn sẽ tính toán số thuế tại thời điểm thanh toán, trừ số tiền đó khỏi thù lao của bạn và nộp cho cơ quan thuế thay cho bạn.1 Quy trình phía người chi trả khép lại bằng một chứng từ khấu trừ thuế được gửi cho người nhận và nộp lên cơ quan thuế.4

Thời hạn nộp thuế và chứng từ bạn nhận được​

Khách hàng nộp số thuế thu nhập và thuế phục vụ tái thiết đã khấu trừ chậm nhất vào ngày 10 của tháng tiếp theo sau tháng thanh toán, thông qua e-Tax hoặc nộp bằng giấy nộp tiền chuyên dụng tại các tổ chức tài chính hoặc cơ quan thuế (tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia).61 Thuế khấu trừ từ thù lao viết bản thảo và thù lao thuyết trình không được áp dụng thời hạn nộp đặc biệt nửa năm một lần (nōki no tokurei).6

Thuế khấu trừ từ thù lao luật sư và các dịch vụ chuyên môn về nguyên tắc cũng tuân theo quy tắc ngày 10 của tháng tiếp theo (tính đến tháng 4 năm 2025).7 Những bên chi trả đã được phê duyệt áp dụng thời hạn nộp đặc biệt sẽ nộp các khoản khấu trừ từ tháng 1 đến tháng 6 trước ngày 10 tháng 7, và từ tháng 7 đến tháng 12 trước ngày 20 tháng 1 của năm sau (tính đến tháng 4 năm 2025).7

Chứng từ hàng năm quan trọng đối với bạn là chứng từ thanh toán (支払調書, shiharai chōshū), tài liệu mà khách hàng nộp cho cơ quan thuế (zeimusho) và thường sẽ chia sẻ bản sao khi bạn yêu cầu để phục vụ cho việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế.2 Bạn vẫn hoàn toàn có thể tự kê khai quyết toán dựa trên hồ sơ hóa đơn và sao kê thanh toán của chính mình ngay cả khi không có chứng từ này.2

Yêu cầu chứng từ thanh toán hàng năm trước mùa kê khai thuế

Khách hàng có nghĩa vụ nộp chứng từ thanh toán cho cơ quan thuế nhưng không bắt buộc phải chủ động gửi bản sao cho bạn.2 Hãy chủ động yêu cầu sớm và đối chiếu tổng số tiền đã khấu trừ trên chứng từ này với các hóa đơn của bạn trước khi nộp hồ sơ kê khai.

Thuật ngữ​

  • 支払調書 (shiharai chōshū, "chứng từ thanh toán; bảng kê các khoản thanh toán và thuế đã khấu trừ")2
  • 復興特別所得税 (fukkō tokubetsu shotokuzei, "thuế thu nhập đặc biệt phục vụ tái thiết")1

Cách lập định dạng hóa đơn​

Khách hàng thường kỳ vọng thứ tự các mục cố định trên hóa đơn: thù lao dịch vụ trước thuế, thuế tiêu thụ ghi riêng, tổng phụ, dòng trừ thuế khấu trừ tại nguồn và số tiền thanh toán thực nhận cuối cùng.2 Bố cục này là một thông lệ thực tế chứ không phải mẫu biểu bắt buộc của Cơ quan Thuế Quốc gia, nhưng nó giúp việc khấu trừ trở nên rõ ràng và minh bạch cho cả hai bên.2 Không có luật nào bắt buộc bạn phải in dòng thuế khấu trừ lên hóa đơn, tuy nhiên việc ghi rõ ràng sẽ giúp tránh chậm trễ thanh toán và thuận tiện cho việc đối chiếu với bảng kê thanh toán của khách hàng vào mùa quyết toán.5

DòngSố tiền ví dụTính đếnGhi chú
Thù lao dịch vụ500.000 yên04/20252Căn cứ tính thuế khấu trừ khi được tách riêng
Thuế tiêu thụ (10%)50.000 yên04/20252Ghi tách riêng, loại khỏi căn cứ tính khấu trừ
Tổng phụ550.000 yên04/20252Tổng giá trị thương mại
Thuế khấu trừ (10,21% thù lao)trừ 51.050 yên04/202562Thuế suất theo bảng của Cơ quan Thuế Quốc gia
Số tiền thực nhận498.950 yên04/20252Số tiền khách hàng thực tế chuyển khoản

Bảng minh họa trên phản ánh mức thuế suất tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận các số liệu hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia khi bạn lập hóa đơn thực tế. Việc bỏ qua dòng thuế tiêu thụ riêng biệt sẽ buộc cơ sở tính thuế phải lấy trên tổng số tiền đã bao gồm thuế, làm tăng số tiền khấu trừ cho cùng một giao dịch thương mại (tính đến tháng 4 năm 2025).36

Quyết toán cuối năm qua kê khai kakutei shinkoku​

Thuế khấu trừ tại nguồn chỉ là khoản tạm nộp trước, không phải là số thuế cuối cùng. Kê khai quyết toán thuế hàng năm bao gồm toàn bộ thu nhập từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 để tính ra nghĩa vụ thuế chính thức cuối cùng, và số thuế đã khấu trừ cùng với các khoản thuế ước tính đã nộp trước (nếu có) sẽ được quyết toán bù trừ phần nộp thừa hoặc thiếu thông qua tờ khai này.9 Trường hợp số thuế đã khấu trừ lớn hơn nghĩa vụ thuế thực tế của cả năm, việc nộp tờ khai sẽ đem lại khoản hoàn thuế cho phần nộp thừa thông qua cơ chế tờ khai hoàn thuế (kanpu shinkoku).10

Thời gian nộp tờ khai quyết toán thuế thông thường diễn ra từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 của năm tiếp theo, với ngày 15 tháng 3 là hạn chót (tính đến tháng 4 năm 2025; hãy xác nhận ngày cụ thể hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia).9 Tờ khai chỉ nhằm mục đích hoàn thuế có thể được nộp từ ngày 1 tháng 1 của năm sau và có thời hạn lên tới 5 năm, ngoại trừ các trường hợp áp dụng điều khoản gắn liền với thời hạn chót theo luật định như khấu trừ đặc biệt của tờ khai mẫu xanh (tính đến tháng 4 năm 2025).10

Những người làm việc tự do quyết toán số dư thuế thông qua tờ khai này, chứ không phải qua điều chỉnh thuế cuối năm của doanh nghiệp.94 Nếu không nộp tờ khai quyết toán thuế, bạn sẽ không có cơ chế nào để nhận lại số thuế đã bị khấu trừ thừa.910

Thuật ngữ​

  • 確定申告 (kakutei shinkoku, "quyết toán thuế thu nhập hàng năm")9
  • 還付申告 (kanpu shinkoku, "tờ khai hoàn thuế nộp để nhận lại số thuế nộp thừa")10

Những điều cần lưu ý​

Số tiền bị khấu trừ không phải là số thuế cuối cùng phải nộp​

Nhiều người thường lầm tưởng khoản khấu trừ 10,21% là số thuế cố định cuối cùng (tính đến tháng 4 năm 2025).6 Thực tế, số tiền này sẽ được quyết toán đối trừ với tổng nghĩa vụ thuế cả năm được tính toán lại, và bạn sẽ được hoàn tiền nếu số thuế đã bị khấu trừ nhiều hơn số thuế phải nộp.910 Hãy quản lý ngân sách dựa trên số tiền thực nhận trong năm và để tờ khai quyết toán thuế xác định con số nghĩa vụ tài chính cuối cùng.

Công việc gắn nhãn thiết kế vẫn có thể phát sinh khấu trừ trên một phần thù lao​

Một hợp đồng ghi tên phát triển hệ thống hoặc tư vấn vẫn có thể chứa đựng phần công việc thuộc diện chịu khấu trừ thuế tại nguồn như viết bản thảo, thiết kế hoặc hướng dẫn kỹ thuật.3 Quy tắc phạm vi áp dụng coi trọng bản chất công việc hơn tên gọi trên hợp đồng, vì vậy phần công việc lập kế hoạch hoặc xây dựng cấu trúc có thể kéo phần thù lao đó vào diện bị khấu trừ ngay cả khi tên gọi chung của sản phẩm bàn giao không thuộc diện chịu thuế.32

Khoản thanh toán từ khách hàng cá nhân có thể hoàn toàn không bị khấu trừ​

Một bên chi trả cá nhân không phải là người trả lương sẽ không có nghĩa vụ khấu trừ thuế tại nguồn đối với thù lao dịch vụ chuyên môn.81 Đừng vội coi việc khách hàng cá nhân không khấu trừ thuế là một sai sót, và cũng đừng yêu cầu khấu trừ khi họ không thuộc diện có nghĩa vụ phải làm điều đó.

Yêu cầu cấp chứng từ thanh toán trước mùa quyết toán thuế​

Chứng từ thanh toán tồn tại để giúp bạn đối chiếu chéo các khoản tiền đã bị khấu trừ khi kê khai thuế.2 Hãy yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ này trước đợt cao điểm tháng 2, đối chiếu với các hóa đơn của bạn, và tự nộp hồ sơ dựa trên sổ sách chứng từ của chính mình nếu phía khách hàng chậm trễ gửi giấy tờ.2

Xem thêm​

References​

Footnotes​

  1. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2110 事業主がしなければならない源泉徴収. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2110.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15

  2. PASELLY Tax and Accounting. Withholding Tax in Japan (源泉徴収): Why Your Client Took 10.21 Percent Off Your Invoice. https://guide.paselly.com/47/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15 ↩16

  3. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2792.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15 ↩16 ↩17 ↩18

  4. 国税庁 (National Tax Agency). Withholding Tax Guide (2026 edition translation of Gensen Choshu no Shikata). https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/shikata_r08/pdf/15.pdf ↩ ↩2 ↩3

  5. Stripe. Is withholding tax required on invoices in Japan? https://stripe.com/en-ca/resources/more/withholding-tax-on-invoices-japan ↩ ↩2 ↩3

  6. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2795 原稿料や講演料等を支払ったとき. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2795.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15 ↩16 ↩17 ↩18 ↩19

  7. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2798 弁護士や税理士等に支払う報酬・料金. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2798.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  8. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2793 報酬・料金等の源泉徴収義務者. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2793.htm ↩ ↩2 ↩3

  9. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2020 確定申告. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2020.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  10. 国税庁 (National Tax Agency). No. 2030 還付申告. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2030.htm ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5