Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →
Yêu cầu visa Business Manager (Kinh doanh - Quản lý) cho nhà sáng lập
Các yêu cầu của visa Business Manager (Kinh doanh - Quản lý) dành cho người sáng lập tại Nhật Bản quy định rõ quy mô, văn phòng, hồ sơ giấy tờ và tiêu chuẩn cá nhân mà một người nước ngoài thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng trước khi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (ISA) cấp tư cách lưu trú.12 Tiêu chuẩn hiện tại phản ánh đợt cải cách có hiệu lực từ tháng 10 năm 2025, với giai đoạn chuyển tiếp ba năm dành cho những người đã cư trú theo tư cách này trước đó.
Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (ISA). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay di trú; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của luật sư di trú (bengoshi, 弁護士) hoặc chuyên viên thủ tục hành chính (gyōseishoshi, 行政書士).
Tổng quan
Bài viết này dành cho các nhà sáng lập nước ngoài đang thành lập công ty tại Nhật Bản, dù đang ở nước ngoài hay đã ở Nhật Bản với tư cách lưu trú khác.1 Nội dung bao gồm tiêu chuẩn quy mô, quy định về văn phòng, hồ sơ kế hoạch kinh doanh, lý lịch và năng lực tiếng Nhật của nhà sáng lập, lộ trình 4 tháng trước khi thành lập công ty, cùng trình tự nộp hồ sơ xin cấp mới và gia hạn.
Bản thân tiêu chuẩn visa là quy định cấp quốc gia. ISA quyết định tiêu chuẩn áp dụng thống nhất cho toàn Nhật Bản, vì vậy không có sự khác biệt giữa các quận hoặc thành phố trong các điều kiện pháp lý.12 Tuy nhiên, hai điểm sau vẫn phụ thuộc vào quốc tịch và tư cách lưu trú: ai được tính vào tiêu chuẩn nhân viên toàn thời gian, và loại bằng cấp, kinh nghiệm nghề nghiệp hoặc chứng chỉ năng lực tiếng Nhật nào phù hợp với nhà sáng lập. Các lưu ý cụ thể này sẽ được nêu chi tiết ở phần nội dung tương ứng bên dưới.
Tư cách lưu trú này dành cho ai
Tư cách lưu trú 経営・管理 (keiei kanri, "Kinh doanh - Quản lý") bao gồm việc quản lý một doanh nghiệp thương mại hoặc hoạt động kinh doanh khác tại Nhật Bản, hoặc đảm nhiệm công tác quản lý trong doanh nghiệp đó.1 ISA đưa ra ví dụ điển hình là các giám đốc, cán bộ điều hành công ty (役員) và nhà quản lý.
Các nhà sáng lập nộp hồ sơ với tư cách là cán bộ điều hành trong chính công ty của mình. Những nhà quản lý được thuê ngoài sử dụng cùng danh mục hồ sơ của ISA, nhưng bộ hồ sơ của nhà sáng lập cần bổ sung thêm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ hợp đồng thuê văn phòng và bản kế hoạch kinh doanh đã được chuyên gia thẩm định.12 Độc giả đang cân nhắc làm việc tự do (freelance) nên đọc trước bài viết Bạn có thể làm việc tự do (freelance) theo visa của mình không?, vì hoạt động làm việc tự do và quản lý công ty tuân theo logic tư cách lưu trú hoàn toàn khác nhau.
Cách bài viết này xử lý đợt cải cách tháng 10 năm 2025
Pháp lệnh bộ và quy tắc thi hành đối với tư cách lưu trú này đã được sửa đổi và có hiệu lực thi hành từ ngày 16 tháng 10 năm 2025.2 Các điểm sửa đổi bao gồm quy định bắt buộc về nhân viên toàn thời gian, mức quy mô vốn 30 triệu yên, năng lực tiếng Nhật, bằng cấp hoặc kinh nghiệm làm việc, và kế hoạch kinh doanh được chuyên gia thẩm định (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2
Những người đã cư trú với tư cách Business Manager tại thời điểm luật sửa đổi có hiệu lực được áp dụng giai đoạn chuyển tiếp ba năm kéo dài đến ngày 16 tháng 10 năm 2028 (tính đến tháng 6 năm 2026).2 Trong khoảng thời gian đó, việc chỉ chưa đáp ứng tiêu chuẩn mới sẽ không mặc nhiên dẫn đến việc bị từ chối gia hạn; ISA sẽ cân nhắc tình hình quản lý thực tế, việc tuân thủ nghĩa vụ thuế và triển vọng đáp ứng tiêu chuẩn mới trong tương lai. Các hồ sơ đã được tiếp nhận và đang chờ xử lý trước ngày luật có hiệu lực được xét duyệt theo tiêu chuẩn trước sửa đổi.2
Tiêu chí quy mô: vốn và nhân viên toàn thời gian
Tiêu chí quy mô là điều kiện xét duyệt cốt lõi. Kể từ đợt cải cách, điều kiện này bao gồm hai nhánh bắt buộc song song: quy mô vốn và nhân viên toàn thời gian, chứ không còn là lựa chọn một trong hai như trước đây (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2
Mức vốn quy định
Đối với pháp nhân, tiêu chí này xem xét vốn điều lệ đã góp đối với công ty cổ phần (KK) hoặc tổng phần vốn góp đối với công ty hợp danh vô hạn (gomei), công ty hợp danh hữu hạn (goshi) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (GK), đạt tổng cộng từ 30 triệu yên trở lên (tính đến tháng 10 năm 2025).2 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (tōki jikō shōmeisho) là tài liệu xác nhận chính thức.
Quỹ dự trữ vốn, thặng dư vốn và lợi nhuận giữ lại không được tính vào tổng số vốn đó.2 Tiền lương nhân viên và chi phí duy trì văn phòng cũng không được cộng dồn vào số vốn để đạt ngưỡng; tiêu chuẩn xét duyệt pháp nhân chỉ căn cứ duy nhất vào vốn điều lệ hoặc phần vốn góp.2
| Hình thức doanh nghiệp | Tiêu chí quy mô | Tính đến | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Pháp nhân (KK, GK, gomei, goshi) | Vốn điều lệ hoặc vốn góp từ 30 triệu yên trở lên2 | 10/2025 | Thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; không tính quỹ dự trữ |
| Hộ kinh doanh cá thể | Tổng vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh từ 30 triệu yên trở lên2 | 10/2025 | Văn phòng, một năm lương nhân viên, trang thiết bị và các khoản chi tương tự |
Bảng trên phản ánh toàn diện tiêu chuẩn đã sửa đổi (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2 Đối với hộ kinh doanh cá thể, ISA xác nhận tổng mức đầu tư qua hồ sơ quyết toán và các hóa đơn, chứng từ chi tiêu cho hoạt động kinh doanh khi cần thiết (tính đến tháng 10 năm 2025).2
Trường hợp một nhà sáng lập quản lý nhiều công ty, ít nhất một công ty phải tự mình đạt quy mô 30 triệu yên; không được cộng dồn số liệu giữa các công ty với nhau.2 Đối với trường hợp nhà quản lý được thuê ngoài thay vì giữ chức vụ thành viên góp vốn/cán bộ điều hành, công ty vẫn phải đáp ứng tiêu chí quy mô này.2
Quy định về nhân viên toàn thời gian
Tiêu chuẩn sửa đổi yêu cầu phải tuyển dụng từ một 常勤職員 (jōkin shokuin, "nhân viên toàn thời gian") trở lên làm việc tại công ty hoặc tổ chức được điều hành (tính đến tháng 10 năm 2025).2 Chỉ có công dân Nhật Bản, người vĩnh trú đặc biệt và người có tư cách lưu trú thuộc Bảng 2 (vĩnh trú, vợ/chồng của công dân Nhật Bản, vợ/chồng của người vĩnh trú và người định trú) mới được tính vào tiêu chí này. Người có tư cách lao động thuộc Bảng 1 không được tính.2
Tư cách toàn thời gian được đánh giá dựa trên bản chất thực tế. Công việc phải theo lịch trình cố định vào tất cả các ngày quy định với số giờ làm việc theo quy chuẩn và mức lương tương xứng với vị trí đảm nhiệm.2 So với nhân viên bán thời gian, phần Hỏi & Đáp (Q&A) của ISA hướng dẫn các tiêu chí tham khảo: làm việc từ 5 ngày trở lên với tối thiểu 217 ngày mỗi năm và từ 30 giờ trở lên mỗi tuần, có từ 10 ngày nghỉ phép năm hưởng lương sau 6 tháng với tỷ lệ chuyên cần đạt 80%, và thuộc diện tham gia bảo hiểm việc làm (koyō hoken) với số giờ làm việc quy định từ 30 giờ trở lên mỗi tuần.2
Nhân viên biệt phái, nhân viên phái cử và lao động nhận khoán làm việc tại cơ sở không được tính là nhân viên toàn thời gian của cơ sở đó.2 Trường hợp có nhiều nhân viên toàn thời gian, ISA không yêu cầu nộp hồ sơ của tất cả nhân viên; chỉ cần giấy tờ xác nhận của ít nhất một nhân sự đủ điều kiện là đạt.2
Văn phòng thực tế tại Nhật Bản
ISA yêu cầu các giấy tờ chứng minh sự hiện diện của cơ sở vật chất văn phòng, bao gồm trích lục đăng ký bất động sản, hợp đồng thuê nhà và các tài liệu khác.1 Sau cải cách, văn phòng phải đáp ứng đủ điều kiện cho các hoạt động quản lý ở quy mô theo quy định mới (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2
Tiêu chuẩn được công nhận là văn phòng
Hợp đồng thuê phải đứng tên công ty, đi kèm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và hợp đồng thuê để chứng minh. ISA không công bố diện tích sàn tối thiểu đồng nhất; mức độ đầy đủ được đánh giá tương ứng với quy mô hoạt động kinh doanh.2
Việc sử dụng nhà ở kết hợp làm văn phòng nhìn chung không còn được chấp nhận sau đợt cải cách.2 Lý do là cơ quan xét duyệt đòi hỏi văn phòng phải phục vụ cho hoạt động thực tế ở quy mô mới, chứ không chỉ là một địa chỉ trên giấy tờ.
Văn phòng kết hợp nhà ở nhìn chung không được chấp nhận theo tiêu chuẩn sửa đổi, ngay cả khi có bố trí một phòng riêng biệt.2 Hãy ký kết một hợp đồng thuê mặt bằng thương mại riêng biệt đứng tên công ty trước khi nộp hồ sơ, nếu không ISA sẽ nghi ngờ tính xác thực của cơ sở văn phòng.
Văn phòng chia sẻ (coworking) và văn phòng ảo
Một chỗ ngồi linh hoạt (hot desk) tại không gian làm việc chung (coworking space) mà không có hợp đồng thuê đứng tên công ty và không gian làm việc thực chất sẽ có nguy cơ bị từ chối rất cao. ISA yêu cầu chứng minh sự tồn tại của văn phòng bằng giấy đăng ký và hợp đồng thuê, đồng thời quá trình xét duyệt sau cải cách tập trung xem xét hoạt động quản lý có thực sự diễn ra hay không thay vì chỉ dựa vào hình thức trên giấy tờ.12
Các chuyên gia thực hành cho biết văn phòng ảo đôi khi chỉ được chấp nhận trong phạm vi rất hẹp ở một số trường hợp cụ thể nhưng rủi ro rất lớn. Các trang thông tin chính thức của ISA không có văn bản nào chấp thuận văn phòng ảo, do đó hãy coi bất kỳ phương án văn phòng ảo nào là có rủi ro cao và xác nhận kỹ quy định hiện hành với ISA hoặc chuyên viên gyōseishoshi trước khi thực hiện (lưu ý ghi nhận trong nghiên cứu; phạm vi chuyên gia, số liệu báo cáo không đồng nhất).12
Hồ sơ kế hoạch kinh doanh
Khi xét duyệt tư cách lưu trú, bản kế hoạch kinh doanh được nộp phải chứng minh được tính cụ thể, tính hợp lý và tính khả thi.2 ISA hiện yêu cầu bản đánh giá này phải được xác nhận bởi một chuyên gia độc lập bên ngoài, được trình bày chi tiết dưới đây.
Nội dung kế hoạch kinh doanh cần thể hiện
Kế hoạch cần chi tiết hóa doanh thu, khách hàng và chi phí với độ cụ thể vừa đủ để ISA có thể đánh giá tính khả thi. Giới chuyên gia thường xây dựng kế hoạch này theo khung dự phóng ba năm, tuy nhiên các tài liệu của ISA chỉ nêu rõ tiêu chuẩn về tính cụ thể, tính hợp lý và tính khả thi; do đó các nhà sáng lập nên lập kế hoạch bám sát tiêu chí này và đối chiếu các mục dự toán với hướng dẫn hiện hành trước khi nộp (các nguồn chuyên gia thường mô tả khung ba năm, nhưng số liệu có thể không đồng nhất).2
Bước đánh giá của chuyên gia
Kế hoạch kinh doanh phải có xác nhận của người có kiến thức chuyên môn về quản trị kinh doanh (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2 Tại thời điểm thi hành, những đối tượng chuyên gia đủ điều kiện bao gồm 中小企業診断士 (chūshō kigyō shindanshi, "chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ"), 公認会計士 (kōnin kaikeishi, "kế toán viên công chứng / CPA"), và 税理士 (zeirishi, "chuyên gia tư vấn thuế / kế toán thuế").2
Người chỉ có chứng chỉ tương đương của nước ngoài mà không có chứng chỉ hành nghề của Nhật Bản sẽ không đủ điều kiện.2 Thành viên điều hành hoặc nhân viên của chính công ty nộp đơn cũng không đủ điều kiện do yêu cầu về tính khách quan. Tuy nhiên, việc thuê CPA hoặc chuyên gia tư vấn thuế độc lập bên ngoài đảm nhiệm việc này là hoàn toàn hợp lệ.2
Thành viên điều hành hoặc nhân viên của chính công ty người sáng lập không được đóng vai trò là chuyên gia đánh giá kế hoạch.2 Hãy thuê một chuyên gia chūshō kigyō shindanshi, CPA hoặc zeirishi bên ngoài, không có mối liên hệ quản lý hay quan hệ lao động với công ty.
Lý lịch nhà sáng lập và năng lực tiếng Nhật
Đợt cải cách đã bổ sung thêm các tiêu chuẩn cá nhân đối với nhà sáng lập và đội ngũ nhân sự. Các tiêu chuẩn này áp dụng đồng thời cùng với tiêu chuẩn về quy mô, văn phòng và kế hoạch kinh doanh, chứ không thay thế cho các tiêu chuẩn đó (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2
Bằng cấp hoặc kinh nghiệm quản lý
Nhà sáng lập phải có bằng tiến sĩ, thạc sĩ hoặc bằng chuyên môn trong lĩnh vực quản lý hoặc lĩnh vực kỹ thuật, chuyên môn cần thiết cho hoạt động kinh doanh, hoặc có từ ba năm kinh nghiệm trở lên trong việc quản lý hoặc điều hành doanh nghiệp (tính đến tháng 10 năm 2025).2 Các văn bằng nước ngoài có giá trị tương đương cũng được chấp nhận.
Thời gian ba năm kinh nghiệm có thể bao gồm thời gian hoạt động chuẩn bị theo tư cách Hoạt động đặc định (Tokutei Katsudo) phục vụ khởi nghiệp.2 Những nhà sáng lập dựa vào kinh nghiệm làm việc cần cung cấp đầy đủ thông tin về tổ chức, nội dung vai trò đảm nhiệm và thời gian làm việc thông qua sơ yếu lý lịch kèm theo giấy xác nhận công tác.
Năng lực tiếng Nhật
Nhà sáng lập hoặc một nhân viên toàn thời gian phải có năng lực tiếng Nhật thương mại từ trình độ B2 trở lên theo khung tham chiếu CEFR (tính đến tháng 10 năm 2025).2 Đối với người không mang quốc tịch Nhật Bản và không phải người vĩnh trú đặc biệt, việc chứng minh năng lực được thực hiện qua một trong năm phương thức.
| Phương thức chứng minh | Giấy tờ cần nộp | Ghi chú |
|---|---|---|
| JLPT N2 trở lên | Chứng chỉ và bảng điểm | Qua kỳ thi của Hiệp hội Hỗ trợ Giáo dục Quốc tế Nhật Bản (JEES) và Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản (Japan Foundation) |
| BJT Business Japanese từ 400 điểm trở lên | Bảng điểm | Qua kỳ thi của Hiệp hội Kiểm định Năng lực Hán tự Nhật Bản |
| Cư trú từ 20 năm trở lên với tư cách cư trú trung và dài hạn | Hồ sơ lịch sử cư trú | Cư trú hợp lệ liên tục |
| Tốt nghiệp đại học hoặc cơ sở giáo dục đại học tại Nhật Bản | Bằng tốt nghiệp và hồ sơ cư trú | Bao gồm trường cao đẳng kỹ thuật (kosen) và trường chuyên môn (senmon gakko) đủ điều kiện; không bao gồm các chương trình giảng dạy hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài hoặc đào tạo từ xa |
| Hoàn thành chương trình giáo dục bắt buộc tại Nhật Bản và tốt nghiệp trung học phổ thông | Học bạ/bằng tốt nghiệp và hồ sơ cư trú | Bắt buộc phải đáp ứng cả hai điều kiện |
Bảng trên phản ánh toàn diện tiêu chuẩn đã sửa đổi (tính đến tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).2 Đơn xin cấp tư cách lưu trú yêu cầu ghi rõ ai là người đáp ứng tiêu chuẩn ngôn ngữ và thông qua hình thức nào, ví dụ như tuyển dụng nhân viên mang quốc tịch Nhật Bản hoặc có chứng chỉ N2.2
Nhân viên đáp ứng yêu cầu tiếng Nhật có thể bao gồm cả những người có tư cách lưu trú thuộc Bảng 1, khác với việc tính số lượng nhân viên cho tiêu chí quy mô.2 Một nhân viên giữ visa Bảng 1 có bằng N2 có thể thỏa mãn tiêu chuẩn ngôn ngữ nhưng một mình người đó không thể thỏa mãn tiêu chí quy mô một nhân viên; ngược lại, một nhân sự thuộc Bảng 2 không có chứng chỉ tiếng Nhật thỏa mãn tiêu chí quy mô nhưng không thỏa mãn tiêu chí ngôn ngữ nếu không có người thứ hai.
Lộ trình 4 tháng trước khi thành lập công ty
Thời hạn lưu trú đối với tư cách này bao gồm năm năm, ba năm, một năm, sáu tháng, bốn tháng và ba tháng (tính đến tháng 9 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).1 Thời hạn lưu trú 4 tháng đóng vai trò là cầu nối cho các nhà sáng lập cần nhập cảnh Nhật Bản trước để hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp.
Trường hợp phù hợp với thời hạn lưu trú 4 tháng
Trường hợp việc đăng ký doanh nghiệp chưa hoàn tất tại thời điểm nộp đơn, ISA chấp nhận điều lệ công ty hoặc các tài liệu chứng minh doanh nghiệp chuẩn bị bắt đầu hoạt động, thay thế cho giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.1 定款 (teikan, "điều lệ công ty") cùng với hồ sơ văn phòng và nguồn vốn sẽ là các tài liệu then chốt cho hồ sơ trong giai đoạn này.
Trang thông tin khởi nghiệp của ISA định vị Visa khởi nghiệp (Startup visa) (Hoạt động đặc định số 44, tối đa hai năm dưới sự quản lý của chính quyền địa phương hoặc đơn vị vận hành tư nhân được chỉ định) và chương trình J-Find (tối đa hai năm để tìm việc hoặc chuẩn bị khởi nghiệp) là các lộ trình chuẩn bị dài hơn dẫn tới visa Business Manager.3 Tài liệu hướng dẫn thiết lập doanh nghiệp của JETRO cũng vạch ra quy trình tương tự từ bước thành lập đến xin visa cho các doanh nghiệp nước ngoài tiến vào thị trường Nhật Bản.4
Hạn chế của thời hạn lưu trú 4 tháng
Thời hạn bốn tháng vốn rất ngắn. Các nhà sáng lập cần lên kế hoạch hoàn tất đăng ký kinh doanh, thuê văn phòng chính thức và thực hiện thủ tục gia hạn hoặc chuyển đổi sang tư cách dài hạn ngay trong khoảng thời gian này, bởi các hồ sơ tiếp nối sẽ được thẩm định kỹ lưỡng về bản chất hoạt động, việc tuân thủ nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và hoạt động quản lý thực tế.2
Cách nộp hồ sơ xin cấp mới và gia hạn
Trường hợp nhập cảnh lần đầu sử dụng đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (COE) với bộ hồ sơ phân loại theo nhóm (từ Nhóm 1 đến Nhóm 4 tùy thuộc vào quy mô tổ chức và lịch sử khấu trừ thuế tại nguồn).1 Bộ hồ sơ COE của nhà sáng lập bao gồm tài liệu mô tả nội dung hoạt động, bản sao kế hoạch kinh doanh có thẩm định của chuyên gia, tài liệu chứng minh nội dung kinh doanh, báo cáo quyết toán gần nhất, hồ sơ văn phòng, tài liệu chứng minh quy mô, chứng chỉ tiếng Nhật và giấy tờ chứng minh lý lịch bản thân.1
Các giấy tờ cấp tại Nhật Bản phải còn hiệu lực trong vòng ba tháng kể từ ngày cấp. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Nhật, ngoại trừ một số trường hợp hẹp đối với văn bằng và chứng chỉ quá trình làm việc bằng tiếng Anh.1 Các tài liệu đã nộp nhìn chung sẽ không được trả lại, và ISA có thể yêu cầu nộp thêm tài liệu ngoài danh mục quy định trong quá trình thụ lý.1
Nhập cảnh lần đầu từ nước ngoài
Nộp hồ sơ xin cấp 在留資格認定証明書 (zairyū shikaku nintei shōmeisho, "Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú" - COE) cho nhà sáng lập. Trường hợp là thành viên điều hành (役員) cần chứng minh thù lao qua điều lệ công ty hoặc biên bản họp đại hội đồng cổ đông; trường hợp chuyển công tác nội bộ chi nhánh cần có quyết định bổ nhiệm; trường hợp quản lý được thuê cần có văn bản thông báo điều kiện làm việc theo luật định.1
Những người nhập cảnh theo diện Kỹ sư, Nhân văn hoặc vị trí tương đương trước khi thành lập công ty nên so sánh với Visa Kỹ sư / Nhân văn / Dịch vụ quốc tế, vì tiêu chí xét duyệt hoạt động có sự khác biệt ngay cả khi hồ sơ giấy tờ thoạt nhìn tương tự nhau.
Chuyển đổi từ tư cách lưu trú khác tại Nhật Bản
Những người đang ở Nhật Bản với tư cách lưu trú khác và chuẩn bị bắt đầu hoạt động Business Manager cần nhanh chóng nộp đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú; việc hoạt động vượt quá phạm vi tư cách lưu trú hiện tại có thể dẫn đến việc bị hủy bỏ visa.1 Hồ sơ chuyển đổi tư cách lưu trú tương tự như bộ hồ sơ COE, kèm theo việc xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú (Zairyu card).1
Người giữ Visa khởi nghiệp (Hoạt động đặc định số 44) có xác nhận trước ngày 15 tháng 10 năm 2025 (ngày sửa đổi thông tư METI) sẽ chuyển đổi sang Business Manager theo tiêu chuẩn cũ trước sửa đổi; các xác nhận từ ngày thông tư sửa đổi có hiệu lực trở đi sẽ chuyển đổi theo tiêu chuẩn mới.2 Người giữ visa J-Find và chuẩn bị khởi nghiệp (Hoạt động đặc định số 51) cũng tuân theo mốc thời gian này: hồ sơ nộp hoặc thời gian lưu trú diễn ra trước ngày luật có hiệu lực áp dụng tiêu chuẩn cũ, nộp sau ngày có hiệu lực áp dụng tiêu chuẩn mới.2
Gia hạn và tuân thủ liên tục
Thủ tục gia hạn sẽ xem xét các tài liệu quyết toán gần nhất, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với pháp nhân, tình trạng giấy phép kinh doanh theo ngành nghề, giấy tờ chứng minh lương và cư trú của ít nhất một nhân viên toàn thời gian, tài liệu chứng minh năng lực tiếng Nhật, báo cáo hoạt động cụ thể trong kỳ vừa qua kèm lý do thay đổi nếu có, giấy chứng nhận thuế cư trú, và việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính công ở cấp độ doanh nghiệp (tính đến tháng 9 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).1
Nghĩa vụ tài chính công bao gồm bảo hiểm lao động (bảo hiểm việc làm và bảo hiểm tai nạn lao động), việc tham gia và đóng bảo hiểm y tế và lương hưu (Shaho), cùng các loại thuế quốc gia và địa phương: đối với pháp nhân là thuế khấu trừ tại nguồn, thuế pháp nhân, thuế tiêu thụ, thuế cư trú pháp nhân và thuế kinh doanh; đối với hộ kinh doanh cá thể là bộ thuế thu nhập cá nhân tương ứng.2 Việc vi phạm luật lao động, chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm, hay các vấn đề về giấy phép kinh doanh đều có thể bị đánh giá tiêu cực ngay cả khi doanh thu và kê khai thuế trông có vẻ tốt.2
Doanh thu tốt không thể đảm bảo việc gia hạn visa nếu có thiếu sót trong bảo hiểm lao động, việc tham gia bảo hiểm y tế và lương hưu, nộp thuế hoặc các giấy phép kinh doanh bắt buộc.2 Hãy đảm bảo việc khấu trừ tại nguồn, nộp thuế pháp nhân, thuế cư trú và kê khai bảo hiểm luôn đầy đủ ngay từ năm đầu tiên.
Trường hợp nhà sáng lập thuê ngoài hầu hết các công việc và không trực tiếp thực hiện công việc quản lý hàng ngày, hoặc không nắm bắt được nội dung kinh doanh và tình hình tài chính như một nhà quản trị cần có, ISA sẽ coi hoạt động đó là không đủ điều kiện.2 Việc vắng mặt kéo dài khỏi Nhật Bản mà không có lý do chính đáng trong thời hạn lưu trú bị coi là thiếu hoạt động thực tế tại Nhật Bản; theo hướng dẫn chung, tổng thời gian vắng mặt khi tái nhập cảnh vượt quá một nửa thời hạn được cấp sẽ bị coi là yếu tố tiêu cực nếu không có lý do chính đáng.2
Những điều cần lưu ý
Bàn làm việc linh hoạt (hot desk) không đáp ứng yêu cầu văn phòng
Việc sử dụng địa chỉ bàn làm việc linh hoạt (hot desk) tại không gian làm việc chung mà không có hợp đồng thuê mang tên công ty và không có không gian làm việc thực chất sẽ có nguy cơ bị từ chối cao. ISA yêu cầu chứng minh sự tồn tại của văn phòng bằng giấy đăng ký và hợp đồng thuê, và sau cải cách, văn phòng phải đáp ứng đủ điều kiện cho hoạt động kinh doanh ở quy mô mới.12
Mức 5 triệu yên cũ vẫn xuất hiện trong các tài liệu hướng dẫn bên thứ ba
Các tài liệu hướng dẫn trước đợt cải cách thường viện dẫn mức vốn 5 triệu yên hoặc 2 nhân viên. Các trang thông tin hiện tại của ISA yêu cầu quy mô 30 triệu yên cộng với từ 1 nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện trở lên, kèm giai đoạn chuyển tiếp ba năm cho những người đang giữ visa kéo dài đến ngày 16 tháng 10 năm 2028 (tính đến tháng 10 năm 2025).2 Hãy kiểm tra ngày xuất bản của bất kỳ tài liệu hướng dẫn nào trước khi tin tưởng vào số liệu trong đó.
Văn phòng kết hợp nhà ở thường không được chấp nhận sau cải cách
ISA quy định rằng việc sử dụng nhà ở kết hợp làm văn phòng nhìn chung không còn được chấp nhận do yêu cầu văn phòng phải tương xứng với hoạt động ở quy mô mới.2 Cơ quan này không công bố diện tích tối thiểu cụ thể. Hãy dự trù ngân sách cho một hợp đồng thuê mặt bằng thương mại riêng biệt ngay từ đầu.
Thủ tục gia hạn kiểm tra thuế và bảo hiểm chứ không chỉ doanh thu
Thủ tục gia hạn kiểm tra việc tham gia và đóng bảo hiểm lao động, bảo hiểm y tế và lương hưu, cùng toàn bộ các nghĩa vụ thuế doanh nghiệp.12 Mọi thiếu sót đều có thể dẫn đến kết quả tiêu cực ngay cả khi doanh thu cao. Các nhà sáng lập tự làm thủ tục thành lập công ty thường dự trù quá thấp chi phí bảo hiểm xã hội hàng tháng và phí thuê kế toán thuế trong năm đầu tiên.
Vắng mặt kéo dài khỏi Nhật Bản là điểm bất lợi khi gia hạn
Tổng thời gian vắng mặt khi tái nhập cảnh vượt quá khoảng một nửa thời hạn lưu trú được cấp mà không có lý do chính đáng là căn cứ đánh giá bất lợi trong hồ sơ gia hạn.2 Những nhà sáng lập phân chia thời gian làm việc ở nhiều quốc gia cần lưu giữ bằng chứng quản lý thực tế tại Nhật Bản và lý do rõ ràng cho các chuyến công tác.
Xem thêm
- Tuyển dụng nhân viên đầu tiên
- Đăng ký hộ kinh doanh cá thể (Kojin Jigyounushi)
- Tiêu chí phân biệt làm việc tự do (freelance) và nhân viên
- So sánh KK và GK: Lựa chọn loại hình pháp nhân
- Quy trình thành lập công ty
- Khi nào cần bản dịch công chứng tại Nhật Bản