Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA): Cơ quan quyết định những gì

出入国在留管理庁 (shutsunyūkoku zairyū kanri chō, "Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản", gọi tắt là ISA) là cơ quan có thẩm quyền cấp, gia hạn, chuyển đổi hoặc từ chối tư cách lưu trú của bạn.¹ Mọi thủ tục lưu trú mà bạn thực hiện tại Nhật Bản đều phải gửi đến ISA, vì vậy việc nắm rõ cơ cấu tổ chức và các phương thức nộp hồ sơ của cơ quan này sẽ mang lại lợi ích thiết thực trước khi bạn nộp bộ hồ sơ đầu tiên.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của người đại diện làm thủ tục hành chính (gyoseishoshi, 行政書士) được cấp phép trước khi nộp hồ sơ, hoặc luật sư (bengoshi, 弁護士) trong trường hợp bị từ chối hoặc cần khiếu nại.

Lần kiểm tra gần nhất: 09-2026.

Tổng quan

ISA quyết định việc cấp mới, gia hạn, chuyển đổi, từ chối, hủy bỏ tư cách lưu trú và trục xuất, trong khi các cục khu vực đảm nhiệm công tác thẩm định trực tiếp và các đại sứ quán chỉ phụ trách khâu cấp visa trước khi nhập cảnh.¹² ISA là một cơ quan trực thuộc (外局 - ngoại cục) của Bộ Tư pháp Nhật Bản, và cư dân thường gọi các văn phòng này theo tên gọi vắn tắt quen thuộc từ trước là 入管 (nyūkan, "cục xuất nhập cảnh").¹

Các quy định pháp luật được áp dụng thống nhất trên toàn quốc, nhưng thực tế xử lý tại quầy lại có sự khác biệt: tình trạng quá tải và việc tiếp nhận theo lịch hẹn so với tiếp nhận trực tiếp không hẹn trước giữa Tokyo hoặc Osaka với các văn phòng nhỏ hơn là rất khác nhau. Vì vậy, những lưu ý riêng theo từng cục được nêu dưới đây cũng quan trọng không kém gì các quy định chung của quốc gia.

Những việc ISA quyết định

Các cục quản lý khu vực trực tiếp thẩm định và quyết định việc cấp tư cách lưu trú thông qua quy trình cho phép nhập cảnh gắn liền với Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), gia hạn thời hạn lưu trú, chuyển đổi tư cách lưu trú, cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú và giấy phép tái nhập cảnh.¹²³ ISA cũng quản lý việc hủy bỏ tư cách lưu trú, tạm giữ và trục xuất, cùng thủ tục công nhận người tị nạn.¹

Thị thực (visa) do cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài cấp chỉ phục vụ cho khâu nhập cảnh; mọi giấy phép phát sinh sau khi bạn đã đặt chân đến Nhật Bản hoàn toàn thuộc thẩm quyền duy nhất của ISA.² Sự phân định này là lý do vì sao các thắc mắc về gia hạn hay chuyển đổi visa đều phải nộp lên cục quản lý có thẩm quyền theo địa chỉ cư trú của bạn, chứ không bao giờ nộp tại đại sứ quán.

Từ cục lên cơ quan cấp tổng cục: bước nâng cấp năm 2019

Vào ngày 1 tháng 4 năm 2019, Cục Quản lý Nhập cảnh thuộc Bộ Tư pháp đã được nâng cấp thành Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (Immigration Services Agency), một cơ quan trực thuộc cấp tổng cục của Bộ Tư pháp.¹ Việc nâng cấp này đã bổ sung nhiệm vụ điều phối toàn diện môi trường sống cho người nước ngoài bên cạnh các nhiệm vụ quản lý, kiểm soát truyền thống.¹

Từ xưng hô quen thuộc "nyūkan" đã có từ trước đợt nâng cấp này và trong giao tiếp hàng ngày vẫn được dùng để chỉ các văn phòng của ISA. Các tài liệu hướng dẫn cũ ghi "Cục Quản lý Nhập cảnh" và tài liệu mới hơn ghi "Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú" thực chất đều chỉ cùng một cơ quan qua các giai đoạn đổi tên.

Mạng lưới các cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực

Mạng lưới gồm có tám cục khu vực: Sapporo, Sendai, Tokyo, Nagoya, Osaka, Hiroshima, Takamatsu và Fukuoka, cùng với phân cục Naha, các chi nhánh tại các sân bay Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Kobe và các trung tâm tạm giữ xuất nhập cảnh.⁴ Mỗi cục khu vực quản lý các chi nhánh (branch) và văn phòng đại diện (sub-branch) trải rộng khắp các tỉnh thuộc thẩm quyền.

Các thủ tục cư trú phải được nộp tại cục hoặc chi nhánh có thẩm quyền quản lý địa chỉ thường trú đã đăng ký của bạn, chứ không căn cứ theo địa chỉ của công ty hay trường học.²³ Các chi nhánh tại sân bay chỉ xử lý việc kiểm soát xuất nhập cảnh, không tiếp nhận hồ sơ thủ tục cư trú.⁴

Nộp hồ sơ nơi bạn cư trú, không phải nơi bạn làm việc

Một nhân viên làm việc tại Tokyo nhưng sinh sống tại Kanagawa phải nộp hồ sơ tại cục quản lý có thẩm quyền đối với tỉnh Kanagawa.²³ Nộp nhầm cục sẽ làm bạn tốn công đi lại vô ích, bởi thẩm quyền giải quyết tuân thủ theo địa chỉ đăng ký cư trú.

Các phương thức nộp hồ sơ: trực tiếp, trực tuyến hoặc thông qua người đại diện

Hình thức tiêu chuẩn là nộp trực tiếp tại quầy của cục quản lý có thẩm quyền, vào các ngày trong tuần: buổi sáng từ 9:00 đến 12:00 và buổi chiều từ 13:00 đến 16:00.²³ Một số thủ tục có thể quy định ngày hoặc khung giờ cụ thể, vì vậy hãy kiểm tra trước với cục xuất nhập cảnh hoặc trung tâm thông tin trước khi khởi hành.²

Việc nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống ISA đã được áp dụng cho các thủ tục chính, nhưng một số thủ tục chỉ có thể nộp trực tuyến khi đi kèm với đơn xin chuyển đổi, gia hạn hoặc xin cấp tư cách lưu trú mới.²³ Nộp hồ sơ thông qua người đại diện được pháp luật cho phép: người nộp đơn, người đại diện theo pháp luật, người đại diện làm thủ tục được phê duyệt như nhân sự công ty hoặc cán bộ trường học, hoặc luật sư hay gyoseishoshi đã đăng ký hành nghề theo yêu cầu; trẻ vị thành niên hoặc người không thể trực tiếp đến quầy có thể ủy quyền cho người thân hoặc người sống cùng hợp lệ.²

Quy định về lệ phí đã có sự thay đổi gần đây: từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, các hồ sơ nộp trực tuyến thanh toán lệ phí qua cửa hàng tiện lợi hoặc chuyển khoản ngân hàng thay vì dùng tem doanh thu, và lệ phí chuyển đổi cũng như gia hạn được tính theo khung thời hạn được cấp (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với ISA).⁵ Các trường hợp khó khăn đặc biệt có thể được xem xét giảm hoặc miễn lệ phí theo hướng dẫn đã công bố.⁵

Những điều cần lưu ý sau khi nộp hồ sơ

Mỗi thủ tục đều có thời gian xử lý tiêu chuẩn được công bố: cấp trong ngày đối với giấy phép tái nhập cảnh, 2 tuần đến 2 tháng đối với giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, và các thủ tục khác có thời hạn riêng trên trang thông tin tương ứng.²³ Đây là các mục tiêu thời gian dự kiến chứ không phải cam kết tuyệt đối, và những hồ sơ phức tạp hơn thường sẽ phát sinh yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Mọi câu hỏi liên quan đến biểu mẫu và giấy tờ cần được liên hệ tới 外国人在留総合インフォメーションセンター (gaikokujin zairyū sōgō infomēshon sentā, "Trung tâm Thông tin Tổng hợp về Cư trú cho Người nước ngoài") qua số điện thoại 0570-013904, chứ không hỏi trực tiếp tại quầy thẩm định hồ sơ.²³ Kết quả được gửi về theo phương thức do cục chỉ định: giấy báo bằng bưu thiếp đối với hồ sơ nộp tại quầy, hoặc email hoàn tất đối với hồ sơ nộp trực tuyến.⁵

Những điều cần biết

Nộp hồ sơ tại cục quản lý nơi bạn đăng ký địa chỉ cư trú, không phải nơi làm việc

Thẩm quyền giải quyết căn cứ theo địa chỉ cư trú đã đăng ký, và các chi nhánh còn phân chia phạm vi quản lý theo từng quận/huyện trong tỉnh, vì vậy hãy xác minh chính xác quầy tiếp nhận trước khi đến lần đầu.²³ Bài viết Gyoseishoshi trong thủ tục visa và xuất nhập cảnh trình bày chi tiết về những người đại diện có thể giúp nộp hồ sơ chuẩn xác ngay từ lần đầu tiên.

Các quầy giao dịch đóng cửa vào cuối tuần và dịp nghỉ lễ cuối năm

Thời gian làm việc đã công bố chỉ áp dụng cho các ngày trong tuần, và lịch nghỉ cuối năm kéo dài từ ngày 29 tháng 12 đến hết ngày 3 tháng 1.²⁶ Những hồ sơ có ngày hết hạn cận kề bắt buộc phải tính toán trừ đi các ngày nghỉ này, vì không có quầy giao dịch nào tiếp nhận hồ sơ đúng hạn chót nếu ngày đó rơi vào ngày nghỉ đóng cửa.

Các mùa cao điểm kéo dài mọi thời gian ước tính

Thời gian xử lý tiêu chuẩn công bố dựa trên giả định một bộ hồ sơ đầy đủ, trong khi các đợt tiếp nhận du học sinh nhập học và chuyển giao năm tài chính thường khiến các hàng chờ quá tải, đặc biệt là tại Tokyo và Osaka.²³ Nộp hồ sơ sớm ngay khi thời hạn cho phép mở ra là biện pháp phòng ngừa tin cậy duy nhất trước tình trạng ùn tắc theo mùa.

Xem thêm

• Gyoseishoshi trong thủ tục visa và xuất nhập cảnh
• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
• Gia hạn thời hạn lưu trú
• Chuyển đổi tư cách lưu trú
• Các quầy dịch vụ hỗ trợ cư dân nước ngoài

References

Footnotes

1. 法務省 / 出入国在留管理庁 (via Nagoya bureau recruitment material, 人事院). "On April 1, 2019 the Immigration Bureau became the Immigration Services Agency, an external bureau of the Ministry of Justice, adding comprehensive coordination of the residence environment for foreign nationals; eight regional bureaus established." https://www.jinji.go.jp/content/900006232.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

2. 出入国在留管理庁. 「再入国許可申請」 (file at the regional bureau with jurisdiction over the holder's residence; weekday counter hours 9:00-12:00 and 13:00-16:00; Foreign Resident Information Center 0570-013904; standard processing same-day for this procedure; online filing available). https://www.moj.go.jp/isa/immigration/procedures/16-5.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

3. 出入国在留管理庁. 「資格外活動許可申請」 (same venue/hours/info-center pattern; standard processing 2 weeks to 2 months for this procedure; online filing only alongside a change/extension/acquisition application). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-8.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

4. 出入国在留管理庁. 「地方出入国在留管理官署」 (eight regional bureaus: Sapporo, Sendai, Tokyo, Nagoya, Osaka, Hiroshima, Takamatsu, Fukuoka; Naha branch; airport branches; detention centers). https://www.moj.go.jp/isa/about/region/index.html ↩ ↩²

5. 出入国在留管理庁. 「令和8年10月1日付け在留許可手数料の額の改定等について」 (from October 1, 2026, change/extension fees scale with the granted period; online filings pay by convenience-store or bank transfer instead of revenue stamps; reduction/exemption guideline for hardship cases). https://www.moj.go.jp/isa/01_00644.html ↩ ↩² ↩³

6. 出入国在留管理庁. 「出入国審査・在留審査Q&A（Q20: bureaus closed weekends and December 29 to January 3）」. https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩