Thủ tục trực tuyến qua ISA

Việc nộp hồ sơ xuất nhập cảnh trực tuyến tại Nhật Bản được thực hiện thông qua hệ thống nộp đơn xin cư trú trực tuyến của ISA, tiếp nhận các thủ tục gia hạn, chuyển đổi tư cách lưu trú, xin cấp COE và các thông báo mà không cần phải xếp hàng mất nửa ngày tại cục xuất nhập cảnh.¹ Lợi thế thực tế của hình thức này là rất rõ ràng, nhưng bạn phải hoàn tất khâu đăng ký trước và không phải loại hồ sơ nào cũng được tiếp nhận trực tuyến. Vì vậy, bài viết này trình bày chi tiết các lộ trình, quy trình làm việc và những giới hạn hiện tại.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại tài liệu hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của người đại diện làm thủ tục hành chính (gyoseishoshi, 行政書士) được cấp phép để đánh giá lộ trình nộp hồ sơ, hoặc luật sư (bengoshi, 弁護士) nếu hồ sơ trực tuyến liên quan đến lịch sử cư trú có vướng mắc.

Lần kiểm tra gần nhất: 09-2026.

Tổng quan

在留申請オンラインシステム (zairyū shinsei online system, "hệ thống nộp đơn xin cư trú trực tuyến") là cổng tiếp nhận hồ sơ điện tử cấp quốc gia của ISA đối với các loại giấy phép cư trú.¹ Các diện được áp dụng bao gồm gia hạn thời hạn lưu trú, chuyển đổi tư cách lưu trú, nộp đơn xin COE và các thủ tục thông báo, trong khi một số loại hồ sơ vẫn bắt buộc phải nộp trực tiếp tại quầy và ISA có công bố danh sách các diện được tiếp nhận trực tuyến.¹ Mọi giấy phép được cấp qua hệ thống trực tuyến đều có cùng giá trị pháp lý theo luật định như giấy phép được cấp tại quầy.²

Hệ thống này tách biệt hoàn toàn với Cổng thông tin My Number, nơi chuyên xử lý các thủ tục hành chính cấp thành phố/địa phương và bảo hiểm xã hội. Hai kênh tiếp nhận này không thể thay thế cho nhau.¹

Các phương thức đăng ký

Có ba phương thức thực tế để tiếp cận và sử dụng hệ thống. Đăng ký do cơ quan sử dụng lao động bảo lãnh cho phép công ty nộp thay nhân viên, nộp hồ sơ qua gyoseishoshi cho phép một chuyên gia được cấp phép đại diện hợp pháp trên hồ sơ, và đăng ký cá nhân tự nộp dành cho cư dân tự làm thủ tục cho chính mình.¹ Bước đăng ký luôn phải được thực hiện trước khi sử dụng lần đầu ở tất cả các phương thức; bạn không thể nộp bất kỳ hồ sơ nào nếu chưa hoàn tất đăng ký tài khoản người dùng.¹

Hãy bắt đầu đăng ký trước khi thời hạn nộp hồ sơ mở ra

Việc đăng ký lần đầu là cửa ngõ bắt buộc đối với mọi phương thức và khâu xác minh danh tính cần thời gian xử lý riêng. Hoàn tất việc này khi chưa đến hạn chót sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ thực tế diễn ra thuận lợi và không bị áp lực thời gian.¹

Quy trình nộp hồ sơ và tải tài liệu

Quy trình hoạt động bao gồm đăng ký tài khoản, lựa chọn thủ tục, tải lên các bản quét tài liệu chứng minh, nộp đơn, nhận kết quả thẩm định qua email, sau đó thanh toán lệ phí và đến nhận hoặc được gửi giấy phép lưu trú.¹³ Kết quả quyết định được chuyển phát qua phương thức điện tử: một email thông báo hoàn tất quá trình xét duyệt sẽ đến trước, tiếp theo là một email riêng chứa liên kết thanh toán ghi rõ số tiền phải nộp đối với các loại giấy phép có thu phí.³

Lệ phí và thanh toán trực tuyến

Mức lệ phí theo diện nộp trực tuyến luôn thấp hơn mức phí tại quầy ở từng khung thời hạn, một chính sách giảm giá có chủ đích nhằm khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến và giảm tải cho các quầy giao dịch tại cục xuất nhập cảnh.³⁴ Trước đợt sửa đổi biểu phí, các hồ sơ gia hạn và chuyển đổi nộp trực tuyến có mức phí 5.500 yên so với 6.000 yên tại quầy đối với các đơn nộp đến hết ngày 30-09-2026 (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với ISA).⁵ Sau đợt sửa đổi, lệ phí trực tuyến được giảm giá theo từng khung thời hạn được cấp, ví dụ 27.000 yên trực tuyến so với 33.000 yên tại quầy đối với thời hạn được cấp là 1 năm (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với ISA).⁵

Thủ tục nộp	Tại quầy	Trực tuyến	Thời điểm áp dụng
Gia hạn hoặc chuyển đổi trước sửa đổi (nộp trước hoặc vào 30-09-2026)	6.000 yên	5.500 yên	09-20265
Sau sửa đổi, cấp thời hạn 1 năm	33.000 yên	27.000 yên	01-10-20265
Sau sửa đổi, cấp thời hạn 3 năm	64.000 yên	56.000 yên	01-10-20265
Sau sửa đổi, cấp thời hạn 5 năm	75.000 yên	65.000 yên	01-10-20265

Từ tháng 10 năm 2026, các khoản thanh toán cho hồ sơ nộp trực tuyến chỉ sử dụng hình thức thanh toán tại cửa hàng tiện lợi (combini) hoặc chuyển khoản ngân hàng; tem doanh thu (revenue stamps) không được chấp nhận khi thanh toán trực tuyến, và người nộp phải trả một khoản phí thanh toán riêng biệt ngoài lệ phí cấp phép.³ Dịch vụ ngân hàng điện tử (internet banking) giúp công đoạn thanh toán qua ngân hàng hoàn toàn không cần dùng tiền mặt.³

Những hạn chế

Một số loại đơn vẫn bắt buộc phải nộp trực tiếp tại quầy, vì vậy hãy kiểm tra kỹ danh sách các diện được tiếp nhận trực tuyến của ISA trước khi mặc định rằng hồ sơ của bạn đủ điều kiện.¹ Bản quét giấy tờ được tải lên thay cho bản giấy tại thời điểm nộp, nhưng cục xuất nhập cảnh vẫn có quyền yêu cầu xuất trình bản gốc trong quá trình thẩm định, đó là lý do bạn luôn phải giữ toàn bộ hồ sơ giấy trong tầm tay.¹

Những điều cần biết

Đăng ký tài khoản là bước then chốt, không phải bước tải hồ sơ

Việc tải tài liệu chỉ mất vài phút; quá trình tạo tài khoản và xác minh danh tính mới là khâu tốn thời gian. Bắt đầu đăng ký tài khoản vào đúng tuần cận kề hạn chót là nguyên nhân khiến hồ sơ trực tuyến bị lỡ thời hạn, trong khi nếu nộp tại quầy thì vẫn kịp nộp trong ngày.¹

Ưu đãi giảm phí trực tuyến là có thật nhưng nhỏ hơn mức tăng phí sửa đổi

Mức giảm giá theo khung giúp tiết kiệm vài nghìn yên, trong khi biểu phí mới sau sửa đổi tăng thêm hàng chục nghìn yên. Hãy lập ngân sách dựa trên khung thời hạn được cấp trước tiên và xem mức giảm giá trực tuyến như một khoản tiết kiệm cộng thêm.⁵

Giữ lại bản gốc giấy ngay cả khi nộp hồ sơ trực tuyến

Nộp hồ sơ điện tử không có nghĩa là bạn được bỏ đi các giấy tờ bản cứng. Hãy lưu giữ cẩn thận từng tài liệu chứng minh bản gốc cho đến khi giấy phép được cấp, đề phòng trường hợp cán bộ thẩm định yêu cầu kiểm tra đối chiếu.¹

Kiểm tra thông báo kết quả như cách bạn kiểm tra thư từ

Các email thông báo hoàn tất xét duyệt và liên kết thanh toán quyết định toàn bộ các bước nhận kết quả và thanh toán tiếp theo. Một email bị rơi vào hòm thư rác hoặc bị bỏ qua sẽ khiến một hồ sơ vốn đã được phê duyệt rơi vào tình trạng đình trệ.³

Xem thêm

• Cổng thông tin My Number: Thủ tục trực tuyến
• Gia hạn thời hạn lưu trú
• Chuyển đổi tư cách lưu trú
• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
• Thông báo thay đổi cơ quan công tác với cục xuất nhập cảnh
• Gyoseishoshi trong thủ tục visa và xuất nhập cảnh

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁. 「在留申請オンラインシステム」利用案内. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹²

2. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩

3. 出入国在留管理庁. 「令和8年10月1日付け在留許可手数料の額の改定等について」. https://www.moj.go.jp/isa/01_00644.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

4. 出入国在留管理庁. 「令和8年10月1日付け在留許可手数料の額の改定等に関するQ&A」. https://www.moj.go.jp/isa/applications/faq/01_00650.html ↩

5. 出入国在留管理庁. 「外国人の在留手続に関する手数料」リーフレット. https://www.moj.go.jp/isa/content/001469200.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷