Visa Chuyển công tác nội bộ (Intra-Company Transferee)

Visa Chuyển công tác nội bộ điều chuyển nhân viên của một tập đoàn đa quốc gia sang văn phòng tại Nhật Bản mà không cần phải chứng minh bằng cấp đại học hay số năm kinh nghiệm như các tư cách lao động thông thường; thời gian một năm làm việc liên tục đủ điều kiện ở nước ngoài sẽ thay thế cho tất cả những điều đó.¹ Việc tính sai tính liên tục liền kề của một năm này hoặc đánh giá sai phạm vi nhiệm vụ công việc là nguyên nhân phổ biến khiến việc điều chuyển thất bại, do đó cả hai quy tắc dưới đây cần được xem xét cẩn trọng trước khi bộ phận nhân sự ấn định ngày chuyển công tác.

Bài viết này dành cho hai nhóm đối tượng: nhân viên chuẩn bị nhận nhiệm kỳ công tác tại Nhật Bản, và các chuyên viên nhân sự đang lên kế hoạch chuẩn bị hồ sơ điều chuyển.

Xác nhận thông tin hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết cập nhật tại các trang tư cách lưu trú của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản và trang thông tin chuyển công tác của Bộ Ngoại giao. Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay nhập cư; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn ý kiến của một người đại diện hành chính (gyoseishoshi, 行政書士) có chứng chỉ để đánh giá điều kiện hồ sơ, hoặc luật sư nhập cư (bengoshi, 弁護士) trong trường hợp bị từ chối gia hạn hoặc kháng cáo.

Xác minh lần cuối: tháng 10 năm 2026.

Tổng quan

Tư cách Chuyển công tác nội bộ, hay 企業内転勤 (kigyō-nai tenkin, "chuyển công tác trong nội bộ doanh nghiệp"), áp dụng cho nhân sự được chuyển công tác có thời hạn từ một trụ sở kinh doanh ở nước ngoài sang văn phòng tại Nhật Bản để thực hiện công việc chuyên môn.² Phạm vi chuyển công tác diễn ra theo ba hướng: từ trụ sở chính ở nước ngoài sang công ty con hoặc chi nhánh tại Nhật Bản, từ công ty con ở nước ngoài về trụ sở chính tại Nhật Bản, và từ công ty liên kết ở nước ngoài sang công ty liên kết tại Nhật Bản có quan hệ vốn liên kết giữa các công ty.²

Việc chuyển công tác này về mặt pháp lý là tạm thời, vì vậy thời hạn làm việc tại Nhật Bản phải được xác định rõ ràng trong hồ sơ giấy tờ.³ Tính chất có thời hạn này chi phối mọi vấn đề tiếp theo, bao gồm cả quyết định chuyển sang sinh sống lâu dài theo một tư cách lưu trú khác sau này.

Điều kiện đáp ứng được quy định theo pháp lệnh áp dụng trên toàn quốc. Không một cơ quan xuất nhập cảnh nào tự ý thay đổi quy tắc 1 năm; các phương thức chi trả lương như nhận lương từ công ty mẹ ở nước ngoài hay công ty tiếp nhận tại Nhật có thể khác nhau tùy theo bên sử dụng lao động nhưng không làm thay đổi tiêu chí xét duyệt nhập cảnh.¹

Khác với tư cách Kỹ sư/Nhân văn/Dịch vụ quốc tế, tư cách này không yêu cầu bằng đại học và không yêu cầu 10 năm kinh nghiệm làm việc. Một năm công tác tại cơ sở ở nước ngoài chính là yếu tố thay thế.²

Quy định 1 năm làm việc tại nước ngoài

Ngay trước thời điểm chuyển công tác, người nộp đơn phải làm việc liên tục từ 1 năm trở lên tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng khác ở nước ngoài, đảm nhiệm các nhiệm vụ thuộc danh mục nghiệp vụ ESHI.¹² Ba yếu tố cốt lõi trong quy định này là: liên tục, ngay trước thời điểm chuyển, và công việc đủ điều kiện.

Liên tục có nghĩa là thời gian làm việc không bị gián đoạn trong cùng tập đoàn. Ngay trước thời điểm chuyển có nghĩa là một năm làm việc này phải dẫn thẳng tới quyết định điều chuyển; việc từng làm việc đủ một năm từ nhiều năm trước rồi mới được tuyển dụng lại gần đây có thể không thỏa mãn quy định của pháp lệnh.¹ Thời gian đã từng lưu trú tại Nhật Bản theo đúng tư cách này cũng được cộng dồn vào thời gian 1 năm theo quy định của thông tư bộ, điều này bảo đảm quyền lợi cho những người được điều chuyển nhiều lần liên tiếp.²

Nhiệm vụ công việc trước khi chuyển không nhất thiết phải trùng khớp hoàn toàn với nhiệm vụ sẽ làm tại Nhật Bản. Bất kỳ công việc nào thuộc danh mục cột bên phải của tư cách ESHI đều hợp lệ, do đó một kỹ sư chuyển sang đảm nhiệm vị trí theo lộ trình quản lý vẫn vượt qua được bước xét duyệt quá trình công tác.² Các công việc bán thời gian hoặc lao động phổ thông trong năm đó nhìn chung sẽ không được tính.¹³

Không ấn định ngày chuyển công tác trước khi tròn 1 năm làm việc

Lịch làm việc của bộ phận nhân sự thường dựa trên đầu các quý và đôi khi lên lịch điều chuyển sớm hơn vài ngày trước khi đủ 12 tháng liên tục. Pháp lệnh quy định tính đủ từ 1 năm trở lên, do đó ngày chuyển công tác ấn định quá sớm sẽ làm hồ sơ bị từ chối hoàn toàn; hãy kiểm tra kỹ ngày đủ điều kiện dựa trên hồ sơ lao động trước tiên.

Nhiệm vụ công việc đủ điều kiện: kiểm tra phạm vi ESHI

Nhiệm vụ công việc tại Nhật Bản phải thuộc bản chất của tư cách ESHI: công việc chuyên môn kỹ thuật hoặc nhân văn, hoặc công việc dịch vụ quốc tế đòi hỏi nền tảng văn hóa nước ngoài.¹² Các công việc như biên phiên dịch, thương mại, kỹ thuật phần mềm, và các chức năng văn phòng chuyên môn đều đạt yêu cầu; các công việc lao động phổ thông thuần túy như công nhân dây chuyền nhà máy, lao động xây dựng hoặc vệ sinh sẽ không được chấp thuận.³

Lao động phổ thông không đủ điều kiện ngay cả khi là chuyển công tác thực sự

Một đợt điều chuyển nội bộ tập đoàn hoàn toàn có thật nhưng công việc chủ yếu là lao động chân tay thì vẫn không đủ điều kiện. Trừ khi yếu tố lao động chân tay chỉ là một phần nhỏ, tạm thời trong một chương trình đào tạo chính thức, hồ sơ sẽ được xét duyệt dựa trên bản chất nhiệm vụ công việc chứ không dựa trên mối quan hệ giữa các công ty.

Những điều kiện tư cách này không yêu cầu

Không yêu cầu bằng đại học. Không yêu cầu 10 năm kinh nghiệm làm việc. Các rào cản về tiêu chuẩn nhập cảnh của tư cách ESHI hoàn toàn không áp dụng đối với nhân sự chuyển công tác nội bộ, đó là lý do tư cách này là công cụ hữu hiệu dành cho các nhân sự giàu kinh nghiệm nhưng không có bằng cấp học thuật chính quy.²

Tuy nhiên, có một yêu cầu bắt buộc được giữ nguyên vẹn: mức thù lao phải bằng hoặc cao hơn mức thù lao mà một công dân Nhật Bản nhận được cho cùng vị trí công việc.¹³ Cán bộ xét duyệt sẽ đối chiếu với các trường hợp so sánh thực tế, do đó một gói đãi ngộ điều chuyển thấp hơn tiêu chuẩn sẽ bị đặt nghi vấn.

Hồ sơ giấy tờ cần thiết

Bộ hồ sơ cần chứng minh ba điều: việc chuyển công tác, thời gian 1 năm làm việc, và mối liên kết doanh nghiệp giữa hai bên. Hồ sơ gồm có quyết định chuyển công tác hoặc thỏa thuận biệt phái, bằng chứng làm việc chứng minh thời gian 1 năm ở nước ngoài trong các nhiệm vụ đủ điều kiện, tài liệu chứng minh quan hệ vốn hoặc quan hệ liên kết giữa các văn phòng, bản mô tả nhiệm vụ công việc tại Nhật thuộc phạm vi ESHI, và bộ hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) tiêu chuẩn do người đại diện tại Nhật nộp.¹²⁴

Quy trình nộp đơn

Lộ trình tiêu chuẩn là xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) do người đại diện tại Nhật Bản nộp: không mất phí nộp đơn, và đã có thể nhận bản điện tử kể từ tháng 3 năm 2023.⁴ Nhân sự chuyển công tác tại các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán hoặc các doanh nghiệp có uy tín cao có thể được cấp thị thực tương đối nhanh tại đại sứ quán ngay cả khi không có COE, nhưng điều này thuộc quyền quyết định của cơ quan lãnh sự, do đó hãy xác nhận với cơ quan đại diện ngoại giao thay vì mặc định áp dụng phương án này.⁵

Các kênh truyền thông ghi nhận việc kiểm tra trước khi nhập cảnh đối với diện chuyển công tác nội bộ được siết chặt hơn từ tháng 4 (tính đến tháng 09 năm 2026).⁶ Hãy coi đây là một cảnh báo về thời gian chuẩn bị: xác nhận các yêu cầu giấy tờ hiện hành với ISA và nộp hồ sơ sớm hơn so với lịch trình dự kiến của doanh nghiệp.

Chi phí và thời gian xử lý

Mức phí và thời gian xử lý dưới đây phản ánh số liệu do ISA công bố. Hãy xác nhận mức phí và thời gian hiện hành với Cục Xuất nhập cảnh trước khi nộp, vì cả hai đều có thể thay đổi (tính đến tháng 09 năm 2026; hãy xác nhận số liệu cập nhật với Cục Xuất nhập cảnh).

Biểu phí

Hạng mục	Số tiền	Thời điểm áp dụng	Nguồn
Nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)	Miễn phí	Tháng 09-2026	4
Đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú (1 năm)	33.000 ¥ (27.000 ¥ trực tuyến)	01-10-2026	7
Đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú (3 năm)	64.000 ¥ (56.000 ¥ trực tuyến)	01-10-2026	7
Đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú (5 năm)	75.000 ¥ (65.000 ¥ trực tuyến)	01-10-2026	7
Mức phí cũ áp dụng chuyển tiếp (hồ sơ nộp trước hoặc trong ngày 30-09-2026)	6.000 ¥ (5.500 ¥ trực tuyến)	Hạn chót 30-09-2026	7

Mức phí áp dụng theo biểu phí phân tầng có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, dao động từ 10.000 ¥ cho 3 tháng đến 75.000 ¥ cho 5 năm khi làm tại quầy, với các mức giảm giá khi nộp trực tuyến.⁷ Lệ phí tại quầy được thanh toán bằng tem trước bạ (収入印紙, shunyu inshi); hồ sơ trực tuyến nộp điện tử qua cửa hàng tiện lợi hoặc chuyển khoản ngân hàng.⁷

Thời gian xử lý

Loại thủ tục	Khoảng thời gian công bố tiêu chuẩn
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)	1 đến 3 tháng
Chuyển đổi tư cách lưu trú	1 đến 2 tháng
Gia hạn thời hạn lưu trú	2 tuần đến 1 tháng

Đây là các khoảng thời gian tiêu chuẩn được ISA công bố, không phải cam kết tuyệt đối (tính đến tháng 09 năm 2026).⁴⁸⁹ Các chuyên gia trong ngành ghi nhận toàn bộ quá trình mất từ 2 đến 6 tháng từ đầu đến cuối khi tính cả thời gian chuẩn bị phía doanh nghiệp, vì vậy khung thời gian của Cục Xuất nhập cảnh chỉ là một phần của lịch trình tổng thể.¹

Thời hạn lưu trú và thủ tục gia hạn

Thời hạn lưu trú được cấp gồm các mức 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 3 tháng, tùy thuộc vào thời gian làm việc dự kiến và lịch sử được cấp visa ICT trước đó.⁵¹ Các nhiệm kỳ công tác dài hơn với lịch sử đủ điều kiện sẽ được cấp thời hạn dài hơn; các đợt biệt phái ngắn ngày sẽ nhận thời hạn ngắn.

Hãy nộp hồ sơ gia hạn trước khi hết hạn, thường là trước khoảng 3 tháng theo hướng dẫn chung của ISA đối với thời gian lưu trú dài.⁹ Một nhiệm kỳ công tác được gia hạn thêm giữa chừng vẫn cần phải hoàn tất thủ tục giấy tờ theo đúng thời hạn đó.

Lưu trú dài hạn: lộ trình chuyển đổi khỏi tư cách này

Những nhân sự chuyển công tác muốn tiếp tục ở lại làm việc lâu dài thường chuyển sang tư cách Kỹ sư/Nhân văn/Dịch vụ quốc tế. Việc chuyển đổi này là một kỳ xét duyệt mới hoàn toàn chứ không phải chuyển đổi mặc nhiên: các tiêu chí về bằng cấp chuyên ngành phù hợp, kinh nghiệm làm việc hoặc vai trò ngôn ngữ bắt buộc phải được đáp ứng tại thời điểm đó, và thủ tục thực hiện là nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú tiêu chuẩn.¹²⁸

Đối với các hồ sơ xin cấp vĩnh trú (Permanent Residency - PR) nộp từ ngày 01-04-2027 trở đi, các năm lưu trú theo tư cách Chuyển công tác nội bộ sẽ không được tính vào số năm yêu cầu 5 năm làm việc theo tư cách lao động trong lộ trình tiêu chuẩn 10 năm sinh sống tại Nhật Bản, bởi vì định nghĩa về tư cách lao động trong Hướng dẫn cấp phép vĩnh trú sửa đổi (Phần 2, Khoản 4 (2), Ghi chú 2) loại trừ tư cách 「企業内転勤」 (Chuyển công tác nội bộ) và Phần Hoạt động chỉ định (Phần 5) áp dụng định nghĩa đó cho việc tính thời gian 5 năm (tính đến ngày 10-10-2026; hãy xác nhận thông tin cập nhật với Cục Xuất nhập cảnh).¹⁰

Bắt đầu hồ sơ chuyển đổi tư cách trước khi nhiệm kỳ điều động kết thúc

Giấy phép chuyển công tác nội bộ dựa trên quyết định điều động công tác của tập đoàn. Nếu nhiệm kỳ điều động kết thúc trong khi hồ sơ xin tư cách Kỹ sư vẫn đang chờ duyệt, cơ sở lưu trú sẽ trở nên mơ hồ; hãy nộp đơn xin đổi tư cách khi nhiệm kỳ điều động và các giấy tờ liên quan vẫn còn hiệu lực.

Thông tin hữu ích cần biết

Những điểm dưới đây là các yếu tố dễ khiến hồ sơ gia hạn bị từ chối, làm lỡ ngày điều chuyển, hoặc làm đình trệ một nhiệm kỳ công tác.

Nợ thuế và tiền lương hưu nenkin khiến hồ sơ gia hạn bị từ chối

Quá trình xét duyệt gia hạn xem xét lịch sử nộp thuế và bảo hiểm xã hội tương tự như mọi tư cách lao động khác. Hãy hoàn thành đầy đủ thuế quốc gia, thuế cư trú cùng với các khoản đóng góp lương hưu (nenkin) và bảo hiểm y tế trước khi nộp đơn. Bài viết Cú sốc thuế cư trú năm thứ hai giải thích chi tiết về hóa đơn thuế năm thứ hai; bài viết Tổng quan về Shakai Hoken hướng dẫn quy trình tham gia bảo hiểm trong thời gian công tác.

Thông báo thay đổi điều chuyển trong vòng 14 ngày

Theo Điều 19-16 Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh, mọi thay đổi liên quan đến tổ chức trực thuộc phải được thông báo lên Cục Xuất nhập cảnh địa phương trong vòng 14 ngày: thay đổi tên hoặc địa chỉ, chấm dứt hoạt động, hoặc khi mối quan hệ hợp tác bắt đầu hay kết thúc.¹¹ Thực hiện nộp qua các kênh được hướng dẫn tại Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi chuyển việc; việc tái cấu trúc thỏa thuận biệt phái giữa chừng nhiệm kỳ cũng làm phát sinh nghĩa vụ khai báo này.

Khoảng trống nhiệm kỳ điều động và quy định 3 tháng không hoạt động

Theo Điều 22-4, ISA có thể thu hồi tư cách lưu trú nếu người nắm giữ liên tục không thực hiện hoạt động lưu trú được cấp phép từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng.¹² Một nhiệm kỳ công tác kết thúc sớm mà không có nhiệm vụ điều chuyển tiếp theo sẽ kích hoạt thời hạn này, và bài viết Nguy cơ gia hạn khi thất nghiệp 3 tháng phân tích chi tiết cách cán bộ xét duyệt đánh giá các khoảng trống này. Hãy luôn lưu giữ bằng chứng về nhiệm kỳ đang tiếp diễn hoặc nhiệm kỳ tiếp theo.

Tiền án tiền sự chấm dứt tư cách lưu trú nhanh chóng

Các bản án hình sự dẫn đến căn cứ trục xuất sẽ chấm dứt quyền cư trú mà không có bất kỳ sự châm chước nào dù làm việc cho tập đoàn đa quốc gia. Bất kỳ ai bị truy cứu trách nhiệm hình sự nên tham vấn luật sư nhập cư trước khi làm việc với cán bộ xét duyệt; bài hướng dẫn Bengoshi, Gyoseishoshi, Shiho-shoshi và Zeirishi: Ai làm việc gì phân loại rõ chuyên gia nào xử lý vấn đề nào.

Báo cáo về việc siết chặt xét duyệt trước khi nhập cảnh

Các nguồn tin báo chí ghi nhận việc siết chặt xét duyệt trước khi nhập cảnh đối với tư cách này bắt đầu từ tháng 4.⁶ Các chi tiết cụ thể ngoài tiêu đề báo chí vẫn chưa được xác minh đầy đủ tại thời điểm viết bài, do đó hãy coi đây là một yếu tố rủi ro về mặt thời gian chứ không hẳn là sự thay đổi quy tắc: hãy xác nhận trực tiếp các yêu cầu giấy tờ với ISA và dự trù thêm thời gian đệm cho ngày điều chuyển (tính đến tháng 09 năm 2026).

Xem thêm

• Visa Kỹ sư/Nhân văn/Dịch vụ quốc tế
• Tổng quan về Vĩnh trú tại Nhật Bản
• Chuyển dịch giữa các nhà tuyển dụng: Cùng ngành, trái ngành, đổi tư cách
• Quy trình Tenshoku: Trình tự các bước chuyển việc
• Gyoseishoshi trong thủ tục visa và nhập cảnh

References

Footnotes

1. Japan Immigration Support for HR (visajapan.jp), 2025-09-04. "Intra-Company Transferee Visa Guide for Employers". https://hr.visajapan.jp/tenkin.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. Dai-Ichi Sogo Gyoseishoshi Corporation, 2024-11-27. "What is an intra-company transferee visa?" https://dsg.or.jp/column/working/4796 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. RSM Shiodome (Shunsuke Kagei), 2026-06-11. "Requirements for the Intra-Company Transferee Visa: Work History, Job Duties, and Compensation". https://www.rsm.global/japan/shiodome/en/insights/category/immigration/requirements-intra-company-transferee-visa-japan-work-history-job-duties-and-compensation ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Immigration Services Agency of Japan. "在留資格認定証明書交付申請" (Certificate of Eligibility application procedure). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. Ministry of Foreign Affairs of Japan. "Working visa: Intra-company transferee" (periods 5/3/1 years or 3 months; COE; documents). https://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/long/visa2.html ↩ ↩²

6. Japan Today. "Intra-company transfers to Japan tightened for foreigners from April" (headline-level report of tighter pre-arrival screening). https://japantoday.com/category/national/intra-company-transfers-to-japan-tightened-for-foreigners-from-april (limitation: headline only at research time; article hedges and advises confirming documentary requirements with ISA) ↩ ↩²

7. Immigration Services Agency of Japan. "在留手続等に関する手数料の改定" (Revision of fees for residence procedures, effective October 1, 2026). https://www.moj.go.jp/isa/01_00644.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

8. Immigration Services Agency of Japan. "在留資格変更許可申請" (Application for Permission to Change Status of Residence). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html ↩ ↩²

9. Immigration Services Agency of Japan. "在留期間更新許可申請" (Application for Extension of Period of Stay). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html ↩ ↩²

10. Immigration Services Agency of Japan. "永住許可に関するガイドライン（令和８年１０月１日改定）" (Guidelines on Permission for Permanent Residence, revised 2026-10-01; applies to applications filed from 2027-04-01), 第２の４（２） 注２ and 第５. https://www.moj.go.jp/isa/10_00279.html ↩

11. Immigration Services Agency of Japan. "所属機関に関する届出（入管法第19条の16第1号及び第2号）について" (Notification regarding one's affiliated organization, Immigration Control Act Art. 19-16). https://www.moj.go.jp/isa/content/001398559.pdf ↩

12. Immigration Services Agency of Japan. "在留資格の取消し（入管法第22条の4）" (Revocation of status of residence, Immigration Control Act Art. 22-4). https://www.moj.go.jp/isa/applications/guide/torikeshi.html ↩