Biến thể visa Quản lý kinh doanh 4 tháng: Thành lập công ty từ bên trong Nhật Bản

Biến thể visa Quản lý kinh doanh (Keiei Kanri / Business Manager) thời hạn 4 tháng cho phép nhà sáng lập ở nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản trước khi công ty được thành lập trên thực tế. Việc chuyển vốn, thuê văn phòng và đăng ký thành lập công ty đều được chuyển sang thực hiện sau khi nhập cảnh, giúp phá vỡ bài toán "con gà và quả trứng" khi thành lập doanh nghiệp từ nước ngoài.¹ Bốn tháng là khoảng thời gian rất ngắn, các tiêu chí hiện hành vẫn được áp dụng tại thời điểm chuyển đổi tư cách, và khoảng thời gian này không chấp nhận bất kỳ sự chậm trễ hay chệch hướng nào.²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA). Bài viết này cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay di trú; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn ý kiến của người viết đơn hành chính có giấy phép (gyoseishoshi, 行政書士) trước khi nộp hồ sơ, do thời hạn chuyển đổi rất gấp rút.

Xác minh lần cuối: Tháng 09/2026 theo Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cùng các nguồn tài liệu chuyên môn.

Tổng quan

Biến thể visa này xuất hiện từ tháng 04/2015. Mục đích của nó rất rõ ràng: các nhà sáng lập ở nước ngoài không thể đăng ký cư trú theo diện lưu trú ngắn hạn (visitor stay), và nếu không có địa chỉ đăng ký thì họ không thể mở tài khoản ngân hàng hoặc ký hợp đồng thuê văn phòng, dẫn đến việc thành lập công ty từ nước ngoài bắt buộc phải có một người cộng tác tại Nhật Bản.¹³

Thời hạn lưu trú 4 tháng vẫn được duy trì sau đợt sửa đổi tháng 10/2025. ISA vẫn liệt kê 4 tháng trong danh sách các thời hạn lưu trú của tư cách Quản lý kinh doanh: 5 năm, 3 năm, 1 năm, 6 tháng, 4 tháng hoặc 3 tháng.⁴² Không giống như diện lưu trú ngắn hạn 90 ngày, tư cách này cấp thẻ lưu trú (Zairyu card) và cho phép đăng ký cư dân (Juminhyo).¹³

Những vấn đề mà thời hạn 4 tháng giải quyết

Sau khi nhập cảnh, nhà sáng lập đăng ký cư trú, xin giấy chứng nhận con dấu (Inkan shomeisho), mở tài khoản ngân hàng cá nhân, chuyển vốn vào tài khoản đó, ký hợp đồng thuê văn phòng và đăng ký thành lập công ty.¹ Không một bước nào trong số này đòi hỏi tài khoản hoặc chữ ký của người cộng tác tại Nhật Bản nữa, giúp loại bỏ rủi ro lớn nhất trước khi có visa: gửi một khoản tiền lớn vào tài khoản của người lạ trước khi được phê duyệt.¹

Tuy nhiên, lợi ích này đi kèm với một cảnh báo quan trọng. Thẻ lưu trú không đồng nghĩa với quyền mặc nhiên được mở tài khoản ngân hàng. Mỗi ngân hàng đều áp dụng quy trình thẩm định riêng về địa chỉ, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú còn lại, mục đích và thực chất hoạt động kinh doanh.² Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản (Japan Post Bank / Yucho Bank) hướng dẫn người nộp đơn có thời hạn lưu trú còn lại từ ba tháng trở xuống nên nộp đơn sau khi đã gia hạn, điều này thu hẹp khoảng thời gian khả thi trên thực tế xuống chỉ còn những tuần đầu tiên sau khi nhập cảnh (tính đến tháng 07/2026).²

Điều kiện hợp lệ theo quy định hiện hành

Các tiêu chí sửa đổi được áp dụng cho hồ sơ xin visa 4 tháng mới. Hồ sơ phải chứng minh quy mô 30 triệu yên, có một nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện, trình độ tiếng Nhật tương đương B2, lý lịch chuyên môn đáp ứng yêu cầu, kế hoạch kinh doanh được chuyên gia xác nhận và địa điểm kinh doanh phù hợp (tính đến tháng 10/2025).²³

Điểm thay đổi nằm ở thời điểm thực hiện chứ không phải thực chất yêu cầu. Khi nộp hồ sơ, nhà sáng lập xuất trình dự thảo 定款 (teikan, "điều lệ công ty") thể hiện rõ số vốn, kế hoạch tài chính kèm lộ trình chuyển tiền, các phương án văn phòng dự kiến kèm bằng chứng về địa điểm và ngân sách, kế hoạch nhân sự, tiến độ xin giấy phép kinh doanh (nếu có), cùng lịch trình từng tuần sau khi nhập cảnh (tính đến tháng 07/2026).²

Bằng chứng về khoản tiền 30 triệu yên khi nộp hồ sơ được thể hiện qua dự thảo điều lệ kết hợp với kế hoạch kinh doanh đã được chuyên gia thẩm định; việc chuyển tiền thực tế vào tài khoản tại Nhật Bản sẽ diễn ra sau khi nhập cảnh (tính đến tháng 09/2024).⁵ Tương tự, hợp đồng thuê văn phòng chưa cần phải ký kết ngay khi nộp hồ sơ. Các tài liệu về phương án văn phòng dự kiến sẽ thay thế cho hợp đồng chính thức.⁵

Lộ trình nộp hồ sơ

Một người đại diện đủ điều kiện tại Nhật Bản sẽ nộp đơn xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Khi COE được cấp, nhà sáng lập sẽ xin visa tại cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản ở nước ngoài rồi nhập cảnh.²⁶ Mọi thủ tục cho đến giai đoạn cấp COE đều có thể được xử lý từ xa.⁶

Dự thảo điều lệ công ty cần xác định rõ tên công ty, mục đích kinh doanh, vốn điều lệ, địa điểm trụ sở chính, năm tài chính, các nhà đầu tư và thành viên ban giám đốc. Điều lệ của công ty cổ phần (Kabushiki Kaisha - KK) cần được công chứng, kèm theo bản tuyên thệ thay thế trong trường hợp nhà sáng lập chưa có đăng ký con dấu tại Nhật Bản.¹⁵ Quá trình xét duyệt COE mất khoảng hai đến ba tháng, và toàn bộ thời gian từ lúc tư vấn đến khi nhập cảnh kéo dài khoảng bốn đến sáu tháng (tính đến tháng 07/2026).¹⁶

Chi phí hỗ trợ nộp hồ sơ cần được tính đến. Biểu phí của các văn phòng luật/hành chính bắt đầu từ khoảng 1.900 USD cho việc nộp hồ sơ COE bao gồm soạn thảo kế hoạch, cộng thêm 300 đến 700 USD cho việc chứng nhận kế hoạch độc lập từ bên thứ ba, chưa bao gồm các chi phí thành lập và đăng ký doanh nghiệp riêng biệt (tính đến tháng 07/2026).⁶

Kế hoạch công việc trong 4 tháng

Trình tự công việc sau khi đến Nhật Bản là cố định: đăng ký địa chỉ cư trú, đăng ký con dấu, mở tài khoản ngân hàng cá nhân, chuyển vốn, ký hợp đồng thuê văn phòng, khắc con dấu công ty, đăng ký thành lập doanh nghiệp, nộp thông báo thuế, xin giấy phép kinh doanh (nếu ngành nghề yêu cầu), mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và đăng ký bảo hiểm.¹⁵

Hãy lập kế hoạch chi tiết từng tuần trước khi nộp hồ sơ. Việc chờ đến khi nhập cảnh mới bắt đầu lên kế hoạch sẽ lãng phí khoảng thời gian lưu trú vốn đã bị rút ngắn do thời gian chờ đợi ngân hàng và đàm phán hợp đồng thuê nhà.² Hãy lưu giữ mọi biên lai, hợp đồng và hồ sơ trả lương ngay từ ngày đầu tiên: tất cả sẽ trở thành bằng chứng khi xin gia hạn.²

Ưu tiên hàng đầu cho ngân hàng và thuê văn phòng

Mở tài khoản ngân hàng và ký hợp đồng văn phòng là nguyên nhân của hầu hết các trường hợp thất bại trong diện visa 4 tháng. Hãy bắt đầu cả hai việc này ngay trong tuần đầu tiên, tiến hành song song, đồng thời chuẩn bị sẵn các ngân hàng và mặt bằng dự phòng.

Chuyển đổi sang thời hạn một năm và các nguyên nhân dẫn đến thất bại

Nộp đơn xin gia hạn trước khi hết hạn không tự động mang lại thời hạn lưu trú một năm. Nhà sáng lập phải chứng minh bằng tài liệu rằng việc thiết lập công ty đã thực sự hoàn tất cùng với các hoạt động quản lý kinh doanh thực tế trong công ty hiện hữu.² Thủ tục gia hạn áp dụng các tiêu chí hiện hành: nhân sự, vốn, văn phòng, năng lực ngôn ngữ, lý lịch chuyên môn và kế hoạch kinh doanh đã được thẩm định.³

Các yếu tố dẫn đến thất bại đều rất quen thuộc. Một công ty ma trên giấy tờ đã đăng ký nhưng không hoạt động thực tế, kết luận không có hoạt động kinh doanh thực chất khi việc tuyển dụng hoặc doanh thu không hề phát sinh, hoặc vi phạm về văn phòng khi hợp đồng thuê hết hạn hoặc văn phòng không có thật, đều sẽ chấm dứt lộ trình này.²³ Việc tuân thủ quy định thuế, lao động và bảo hiểm xã hội ngay từ đầu sẽ được kiểm tra khi chuyển đổi, do đó hãy đăng ký đúng hạn thay vì chờ đến phút chót mới giải quyết dồn dập.³

Biến thể 4 tháng so với visa khởi nghiệp (Startup visa)

Hai lộ trình chuẩn bị này phục vụ các đối tượng sáng lập viên khác nhau. Biến thể 4 tháng là tư cách Quản lý kinh doanh (Keiei Kanri) dành cho các nhà sáng lập đã gần như sẵn sàng và có thể hoàn tất việc thành lập chỉ trong vài tuần. Trong khi đó, visa khởi nghiệp (Startup visa) thuộc diện Hoạt động được chỉ định (Designated Activities / Tokutei Katsudo) cho phép thời gian chuẩn bị lên đến hai năm.²⁷

Những nhà sáng lập còn cách xa ngưỡng vốn hoặc nhân sự phù hợp hơn với lộ trình chuẩn bị dài hơn này (tính đến tháng 04/2026).⁷ Những nhà sáng lập đã chuẩn bị sẵn vốn, xác định được ứng viên nhân sự và có trong tay bản kế hoạch đã được thẩm định nên ưu tiên lựa chọn lộ trình 4 tháng để chuyển đổi nhanh chóng.

Thông tin hữu ích

Bốn tháng trôi qua nhanh hơn bạn nghĩ

Thời gian xét duyệt COE cộng với những trở ngại khi mở tài khoản ngân hàng và ký hợp đồng thuê văn phòng sẽ tiêu tốn thời gian rất nhanh. Bất kỳ nhà sáng lập nào cần nhiều tháng để gọi vốn hoặc tuyển dụng sau khi nhập cảnh đều đã chọn sai lộ trình.²⁶

Tài khoản ngân hàng phụ thuộc vào thực tế xét duyệt, không phải quyền hiển nhiên

Các ngân hàng đưa ra quyết định độc lập, và thời hạn lưu trú ngắn thường bị từ chối trừ một số quầy giao dịch cởi mở hơn. Kinh nghiệm thực tế từ các chuyên gia chỉ ra rằng Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản (Japan Post Bank) là nơi dễ tiếp cận nhất, nhưng hãy xác nhận chính sách hiện hành với chính chi nhánh giao dịch.²¹

Nộp đơn xin gia hạn trước khi hết hạn lưu trú

Hết hạn lưu trú mà không có đơn xin gia hạn đang chờ xử lý sẽ chấm dứt mọi lựa chọn hợp pháp ngoại trừ việc chuẩn bị xuất cảnh. Hãy đánh dấu lịch nộp hồ sơ từ trước tháng thứ tư, khi bộ hồ sơ chứng cứ đã được chuẩn bị đầy đủ.²

Xem thêm

• Điều kiện visa Quản lý kinh doanh cho nhà sáng lập
• Quy trình thành lập doanh nghiệp
• KK và GK: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
• Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản
• Visa Quản lý kinh doanh: Tư cách nhà sáng lập tại Nhật Bản
• Visa khởi nghiệp: Bệ phóng địa phương cho nhà sáng lập

References

Footnotes

1. Touch (Japan Business Manager Visa Support Center). What is a 4-month Business Management Visa? https://touch.or.jp/keiei/en/4-month-business-management-visa/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

2. Daisuike Tominaga (TommysLegal). Japan Business Manager Visa: What Is the Four-Month Period? 2026-07-26. https://tommyslegal.com/business-manager-visa-4-month-japan-en/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

3. VisaJapan. 4-Month Business Manager Visa (Japan): Amendment-Ready Guide. 2025-10-12. https://english.visajapan.jp/bm_4month.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

4. 出入国在留管理庁. 在留資格「経営・管理」. https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html ↩

5. S-LegalEstate. Japan's 4-Month Business Manager Visa (2025 Amendment). 2024-09-06. https://s-legalestate.com/kaigai/en/visas/4-month-business-management-visa/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

6. Trust Administrative Scrivener Office. How to Apply for a Business Manager Visa (4-month route). https://www.trust-gyosei.com/en-apply-business-manager-visa-four-month/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. JapanLifeStart. Business Manager Visa Japan: 30M Capital, Office and Renewal (2026). 2026-06-24. https://japanlifestart.com/en/work-study/business-manager-visa-japan-guide ↩ ↩²