Cơ quan thuế (Zeimusho) và cổng thông tin điện tử e-Tax

Mọi thủ tục nộp tờ khai thuế tại Nhật Bản đều được thực hiện qua một trong hai kênh: nộp trực tiếp tại quầy của cơ quan thuế địa phương, hoặc nộp tại nhà thông qua cổng thông tin quốc gia e-Tax. Nghĩa vụ thuế là như nhau trong cả hai trường hợp; nhưng trải nghiệm thực tế, cách thức xác thực danh tính và quyền lợi khấu trừ tờ khai mẫu xanh sẽ có sự khác biệt.¹²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật trên trang web của Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA). Bài viết này mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn ý kiến của chuyên viên tư vấn thuế (zeirishi, 税理士).

Tổng quan

税務署 (zeimusho, "cơ quan thuế") là chi nhánh khu vực của NTA: quầy làm việc thực tế, xếp hàng chờ đợi thực tế và tiếp nhận hồ sơ giấy tờ. 国税電子申告・納税システム (kokuzei denshi shinkoku nōzei shisutemu, "e-Tax", Hệ thống kê khai và nộp thuế điện tử quốc gia) là giải pháp thay thế trực tuyến: tiếp nhận tờ khai 24/7 ngoại trừ các khung giờ bảo trì hệ thống (tính đến ngày 10-10-2026).¹² Hãy chọn một kênh phù hợp, thiết lập phương thức xác thực danh tính từ sớm, và mùa quyết toán thuế sẽ trở nên nhẹ nhàng như một thủ tục định kỳ.

Zeimusho: cơ quan thuế có thẩm quyền của bạn

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân phải nộp về cơ quan thuế có thẩm quyền quản lý theo địa chỉ cư trú của bạn, gọi là 所轄税務署 (shokatsu zeimusho).² Hãy tra cứu cơ quan thuế của bạn trên trang web của NTA trước tháng 2, vì nộp sai cơ quan thuế sẽ khiến bạn phải mất công đi lại lần thứ hai.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại quầy phù hợp với những người lần đầu khai thuế có hoàn cảnh đặc biệt, những ai muốn có cán bộ thuế kiểm tra sơ bộ biểu mẫu, và những người chưa có thẻ My Number Card. Hãy mang theo phiếu thu thuế khấu trừ tại nguồn (Gensen Chōshūhyō), các giấy chứng nhận khấu trừ, giấy tờ cư trú, cùng con dấu cá nhân hoặc chữ ký nếu biểu mẫu yêu cầu. Hãy chuẩn bị tâm lý rằng các hàng chờ dài nhất sẽ rơi vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3.

Cổng thông tin e-Tax: nộp tờ khai tại nhà

e-Tax tiếp nhận tờ khai suốt ngày đêm ngoại trừ các khung thời gian bảo trì (tính đến ngày 10-10-2026).¹ Công cụ đi kèm là 確定申告書等作成コーナー (kakutei shinkokusho-tō sakusei kōnā, "Góc tạo lập tờ khai quyết toán thuế"): bạn chỉ cần trả lời các câu hỏi hướng dẫn trên màn hình, nhập các số tiền, và hệ thống sẽ tự động tổng hợp thành tờ khai hoàn chỉnh cùng các phụ lục và bảng kê đi kèm (tính đến tháng 04-2026).²

Cổng thông tin duy trì một trang lối vào dành riêng cho cá nhân tự kê khai (個人でご利用の方), trang này sẽ điều hướng người dùng tới góc tạo lập tờ khai, vì vậy hãy bắt đầu từ đó và tránh nhầm lẫn đi theo hướng dẫn dành cho doanh nghiệp (tính đến ngày 10-10-2026).³

Xác thực danh tính: hai phương thức xác thực

Xác thực danh tính là bước gây trở ngại nhiều nhất cho những người nộp lần đầu. e-Tax hướng dẫn hai phương thức, và một trong số đó đang dần bị bãi bỏ.⁴

Phương thức sử dụng thẻ My Number Card

Đăng nhập qua Cổng thông tin My Number Portal (Mynaportal) hoặc trang web e-Tax bằng thẻ My Number Card mà không cần phải thực hiện bước đăng ký chứng thư số riêng biệt trước đó.⁴ Việc đọc thẻ yêu cầu một đầu đọc thẻ IC gắn vào máy tính hoặc một điện thoại thông minh có hỗ trợ NFC cài ứng dụng Mynaportal để thay thế đầu đọc thẻ.⁵

Đây là phương thức dài hạn và ổn định. Những người khai thuế mới nên mặc định chọn phương thức này: làm thẻ My Number Card, thiết lập mã PIN, đăng nhập thử một lần trước mùa khai thuế, và việc nộp tờ khai hàng năm sẽ chỉ còn là một công việc ngắn gọn trong một buổi tối.

Phương thức ID và mật khẩu cùng thời hạn chấm dứt

Phương thức ID và mật khẩu chỉ hoạt động bên trong góc tạo lập tờ khai và không yêu cầu thẻ hay đầu đọc thẻ.⁴ Việc cấp ID trước đây đòi hỏi phải xác minh danh tính trực tiếp, hiện việc cấp mới đã dừng lại, và phương thức này sẽ không còn sử dụng được kể từ kỳ khai thuế năm 2027 (năm Reiwa thứ 9) trở đi (tính đến tháng 07-2026).⁶

Hình thức nộp thuế không cần thẻ đã có ngày hết hạn

Nếu bạn vẫn đang nộp thuế bằng ID và mật khẩu đã được cấp trước đây, hãy chuyển sang dùng thẻ My Number Card trong chu kỳ này. Phương thức cũ sẽ chấm dứt với kỳ khai thuế năm 2027, và mùa khai thuế là thời điểm tồi tệ nhất để phát hiện ra tài khoản đăng nhập của mình không còn hiệu lực.⁶

Trải nghiệm kê khai thực tế

Giao diện e-Tax hoạt động tốt nhưng chỉ hỗ trợ tiếng Nhật. Những người nộp thuế sử dụng tiếng Anh thường giải quyết rào cản này bằng các phần mềm kế toán đám mây thương mại có khả năng xuất dữ liệu tương thích với e-Tax, sau đó nộp qua cổng thông tin (các trang tính năng của nhà cung cấp: freee.co.jp và biz.moneyforward.com). Hãy xác nhận tính tương thích xuất dữ liệu hiện hành trước khi quyết định giao toàn bộ sổ sách kế toán cả năm cho bất kỳ phần mềm nào.

Tại quầy cơ quan thuế, bạn không cần đặt lịch hẹn trước đối với một tờ khai tiêu chuẩn trong mùa khai thuế, nhưng bạn cần sự kiên nhẫn. Hãy mang theo bản gốc cùng với các bản sao của riêng bạn: cơ quan thuế sẽ giữ lại những gì bạn nộp.

Liên kết cổng thông tin với các chứng nhận khấu trừ của bạn

Mynaportal có thể tự động truyền dữ liệu bảo hiểm và chứng nhận khấu trừ trực tiếp vào tờ khai thuế, giúp cắt giảm công đoạn nhập liệu tẻ nhạt nhất trong năm. Bạn chỉ cần thiết lập liên kết này một lần và sẽ được hưởng lợi vào mỗi tháng 2 hàng năm.

Lợi ích kinh tế từ e-Tax: mức ưu đãi bổ sung cho tờ khai mẫu xanh

Các mức khấu trừ tờ khai mẫu xanh (blue return) trực tiếp tưởng thưởng cho việc nộp hồ sơ điện tử. Sổ sách kế toán kép đạt chuẩn được nộp đúng hạn sẽ nhận được mức khấu trừ đặc biệt lên đến 650.000 yên nếu nộp qua e-Tax hoặc sử dụng sổ sách điện tử đủ điều kiện, so với mức tối đa 550.000 yên nếu nộp cùng bộ sổ sách đó trên bản giấy (tính đến tháng 04-2026).⁷

Khoản chênh lệch 100.000 yên đó lặp lại qua từng năm. Đối với các freelancer đã có sẵn hệ thống sổ sách bài bản, đây là khoản lợi ích dễ đạt được nhất trong hệ thống thuế: chỉ cần thiết lập thẻ một lần và nhận lại lợi ích hàng năm.

Lưu trữ hồ sơ nộp thuế và gia hạn tư cách lưu trú

Dù bạn chọn kênh nào, hãy luôn lưu trữ các bằng chứng xác nhận nộp thuế. Thẩm duyệt vĩnh trú (PR) yêu cầu người nộp đơn phải thực hiện đúng đắn các nghĩa vụ công dân bao gồm cả nghĩa vụ thuế, trong đó về nguyên tắc ngay cả các khoản nộp chậm cũng bị đánh giá tiêu cực (tính đến tháng 02-2026).⁸ Hãy giữ lại các bản sao của tờ khai thuế đã nộp: danh mục hồ sơ xin PR của Cục Xuất nhập cảnh (ISA) dành cho người có tư cách lưu trú lao động chấp nhận bản sao tờ khai quyết toán thuế đã nộp như một trong những cách để chứng minh nghề nghiệp, bên cạnh các giấy chứng nhận nộp thuế bắt buộc (tính đến ngày 10-10-2026).⁹

Điều cần biết

Quầy giao dịch tháng 2 và tháng 3 thường ùn tắc; hãy đi sớm hoặc nộp trực tuyến

Tình trạng quá tải trong mùa khai thuế xảy ra tại mọi zeimusho. Đến nộp vào đầu tháng 2 sẽ được giải quyết nhanh chóng; nhưng vào tháng 3 thì không. e-Tax giúp bạn hoàn toàn tránh khỏi việc phải xếp hàng chờ đợi.¹

Việc bãi bỏ ID và mật khẩu khiến người trì hoãn gặp rắc rối

Việc cấp mới đã dừng lại và phương thức này sẽ chấm dứt sau kỳ khai thuế năm 2027.⁶ Những người nộp thuế không dùng thẻ mà cứ chần chừ đến mùa nộp thuế cuối cùng sẽ phải đối mặt với hàng chờ làm thẻ My Number Card vào thời điểm tồi tệ nhất.

Người nộp hồ sơ giấy cần giữ bản sao; cơ quan thuế giữ bản gốc

Hồ sơ giấy sau khi nộp sẽ được cơ quan thuế lưu giữ. Hãy luôn giữ lại bản sao có đóng dấu xác nhận của tất cả tài liệu, bởi các thủ tục gia hạn visa và hồ sơ vay vốn thường yêu cầu bằng chứng mà bạn chỉ có thể xuất trình từ kho lưu trữ cá nhân của mình.

Biên lai e-Tax là bằng chứng cho việc gia hạn tư cách lưu trú

Biên lai tiếp nhận điện tử chứng minh rằng bạn đã nộp tờ khai đúng hạn và tuân thủ pháp luật. Hãy lưu trữ chúng cẩn thận như đối với phiếu thu thuế khấu trừ tại nguồn (Gensen Chōshūhyō). Danh mục hồ sơ xin PR của ISA dành cho người có tư cách lưu trú lao động không nêu đích danh biên lai e-Tax: cơ quan này yêu cầu giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia và thuế thị dân, đồng thời chấp nhận bản sao tờ khai quyết toán thuế đã nộp như một trong bốn cách để chứng minh nghề nghiệp (tính đến ngày 10-10-2026).⁹

Xem thêm

• Cổng thông tin My Number Portal: Thủ tục trực tuyến
• Tờ khai thuế mẫu xanh so với mẫu trắng
• Zeirishi: Chuyên viên tư vấn thuế tại Nhật Bản
• Tiêu chí tài chính và thuế để xin vĩnh trú
• Bản đồ các biểu mẫu: Ai cần nộp mẫu nào
• Đăng ký tài khoản trên My Number Portal

References

Footnotes

1. e-Tax (National Tax Agency). e-Taxの利用可能時間 (e-Tax available hours: 24 hours except maintenance, with availability calendar). https://www.e-tax.nta.go.jp/info_center/index.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. National Tax Agency. No.2020, Kakutei shinkoku (final return). [令和8年4月1日現在法令等]. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2020.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. e-Tax (National Tax Agency). 個人でご利用の方 (entry page for individual users; directs income-tax filers to the 確定申告書等作成コーナー). https://www.e-tax.nta.go.jp/kojin.html ↩

4. e-Tax. Usage simplification Q&A (updated 2026-07-23). https://www.e-tax.nta.go.jp/toiawase/qa/kanbenka/01.htm ↩ ↩² ↩³

5. e-Tax. Smartphone-as-reader Q&A (updated 2025-01-04). https://www.e-tax.nta.go.jp/toiawase/qa/yokuaru02/32.htm ↩

6. e-Tax. ID/password method page. https://www.e-tax.nta.go.jp/kojin/idpw.htm ↩ ↩² ↩³

7. National Tax Agency. No.2070, Blue return system (青色申告制度). [令和8年4月1日現在法令等]. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2070.htm ↩

8. Immigration Services Agency. Guidelines concerning permission for permanent residence (revised 2026-02-24). 2026. https://www.moj.go.jp/isa/applications/resources/nyukan_nyukan50.html ↩

9. Immigration Services Agency. 永住許可申請にかかる提出書類一覧表（概要版（就労資格）） (PR application document list, summary, work statuses; PDF linked from the 永住許可申請 procedure page, https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-4.html), items 6, 8 and 10. https://www.moj.go.jp/isa/content/001436512.pdf ↩ ↩²