My Number: Bản chất và mục đích sử dụng

My Number là Mã số Cá nhân (Individual Number) gồm 12 chữ số được cấp cho mọi cá nhân có phiếu cư dân (Juminhyo) tại Nhật Bản, bao gồm cả cư dân nước ngoài.¹² Mã số này liên kết các hồ sơ thuế, lương hưu, bảo hiểm y tế và các khoản trợ cấp phúc lợi của bạn vào một mã định danh duy nhất xuyên suốt các cơ quan hành chính.

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận chi tiết cập nhật tại trang web của Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên viên thuế có giấy phép (zeirishi, 税理士).

Tổng quan

Hệ thống 社会保障・税番号制度 (shakai hoshō zei bangō seido, "Hệ thống Mã số Thuế và An sinh Xã hội") cấp cho mỗi cư dân một mã số duy nhất gắn liền suốt đời để thực hiện các thủ tục hành chính được quy định bởi luật pháp hoặc pháp lệnh.¹ Ba lĩnh vực theo luật định bao gồm an sinh xã hội, thuế và ứng phó thiên tai.²

Việc đưa mã số vào sử dụng thực tế bắt đầu từ tháng 1 năm 2016.³ Kể từ đó, đây đã trở thành thông tin cốt lõi mà người sử dụng lao động, cơ quan thuế, cơ quan lương hưu và các đơn vị bảo hiểm y tế yêu cầu xuất trình mỗi khi thực hiện thủ tục cần đối chiếu danh tính.¹

Ai được cấp My Number

Tất cả những ai có phiếu cư dân tại Nhật Bản đều được cấp mã số. Quy định này áp dụng cho cả công dân Nhật Bản lẫn cư dân nước ngoài cư trú trung và dài hạn, bởi việc cấp mã số căn cứ theo phiếu cư dân chứ không dựa trên quốc tịch.⁴

Khách lưu trú ngắn hạn không có phiếu cư dân và hoàn toàn nằm ngoài hệ thống này. Nếu bạn chuyển đến Nhật Bản theo tư cách lưu trú lao động, du học sinh hoặc vợ/chồng và đăng ký địa chỉ cư trú, mã số sẽ tự động được cấp.⁴

Trẻ sơ sinh và người mới đến Nhật Bản

Mã số lần đầu tiên được chỉ định cho các cư dân có tên trong sổ bộ cư dân tính đến ngày 5 tháng 10 năm 2015 và được từng chính quyền địa phương gửi qua đường bưu điện.⁴ Kể từ thời điểm đó, bất kỳ ai mới đăng ký cư trú, dù thông qua khai sinh hay chuyển từ nước ngoài vào, đều được cấp mã số khi phiếu cư dân được khởi tạo.⁴

Không có thủ tục nộp đơn xin cấp mã số riêng biệt. Việc nộp giấy khai sinh hoặc giấy thông báo chuyển đến (nhập cư) sẽ kích hoạt quy trình này, và chính quyền địa phương sẽ gửi thông báo mã số cho bạn qua đường bưu điện.⁴

Mục đích sử dụng của My Number

Các cơ quan hành chính và người sử dụng lao động chỉ thu thập mã số của bạn cho các thủ tục được luật pháp hoặc pháp lệnh quy định cụ thể.¹ Ba nhóm mục đích sử dụng sau đây bao quát gần như toàn bộ các trường hợp bạn sẽ gặp phải:

Thủ tục thuế

Người sử dụng lao động sẽ yêu cầu cung cấp mã số để làm điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei) và lập hồ sơ khấu trừ thuế tại nguồn. Khi bạn tự nộp tờ khai thuế thu nhập (Kakutei Shinkoku), bạn cần điền mã số vào mẫu khai thuế và xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc đính kèm bản sao.⁵

Chỉ riêng thẻ My Number Card đã đủ để đáp ứng yêu cầu kiểm tra này. Nếu không có thẻ cứng, giải pháp thay thế là sử dụng giấy thông báo mã số kèm theo một giấy tờ tùy thân có ảnh như hộ chiếu.⁵

Bảo hiểm xã hội và lương hưu

Các cơ quan lương hưu sử dụng mã số này để đối chiếu hồ sơ đóng phí bảo hiểm với từng cá nhân. Các đơn vị bảo hiểm y tế và văn phòng chi trả trợ cấp cũng sử dụng mã số tương tự khi bạn tham gia, nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường hoặc thông báo thay đổi thông tin.¹

Trợ cấp nuôi con, trợ cấp chăm sóc trẻ và các khoản thanh toán khác của chính quyền địa phương cũng được xử lý thông qua các hồ sơ đối chiếu bằng mã số. Việc đăng ký tài khoản nhận tiền công quỹ giúp các khoản tiền này đến tay bạn mà không cần thêm thủ tục giấy tờ phức tạp.¹

Ngân hàng và báo cáo giao dịch xuyên biên giới

Các ngân hàng ghi nhận mã số để lập báo cáo thuế theo quy định của pháp luật và sao kê chuyển tiền ra nước ngoài. Cơ chế vận hành, bao gồm nghĩa vụ thu thập thông tin từ năm 2018 cùng với cơ chế trao đổi thông tin FATCA và CRS đằng sau, được giải thích chi tiết trong bài viết về ngân hàng; điểm quan trọng ở đây là yêu cầu tại quầy giao dịch đều có căn cứ luật định.⁶

Một mã số dùng chung giữa các cơ quan, không phải là một kho dữ liệu tập trung duy nhất

Mã số này giúp các cơ quan đối chiếu các hồ sơ thuộc về cùng một cá nhân. Hệ thống không gộp tất cả các cơ sở dữ liệu thành một tệp duy nhất, và mỗi lần thu thập thông tin vẫn bắt buộc phải có căn cứ pháp lý riêng.¹

Những điều My Number không phải là

My Number không phải là giấy tờ tùy thân đa dụng dùng cho các hoạt động thương mại, phương tiện giao thông công cộng hay đăng ký thành viên. Các doanh nghiệp tư nhân chỉ được phép xử lý mã số khi luật pháp hoặc pháp lệnh yêu cầu, chẳng hạn như nghiệp vụ tính lương và báo cáo thuế.¹

Mã số đơn thuần cũng không phải là giấy tờ tùy thân có ảnh. Một dãy số 12 chữ số in trên giấy không chứng minh được ai là người đang cầm tờ giấy đó; chỉ có thẻ My Number Card bằng nhựa, với ảnh chân dung và chip điện tử, mới có giá trị như một giấy tờ tùy thân.⁷

Mối quan hệ giữa mã số và thẻ My Number Card

Mã số và thẻ là hai khái niệm khác nhau. Mã số được tự động cấp khi đăng ký cư trú và gắn bó với bạn suốt đời.⁴

Thẻ nhựa là tùy chọn và cần phải nộp đơn xin cấp riêng. Việc làm mất thẻ không bao giờ làm mất mã số; bạn chỉ làm lại thẻ vật lý mới trong khi các chữ số vẫn giữ nguyên.⁴

Điều cần biết

Mã số gắn liền vĩnh viễn; chỉ có thẻ mới cần làm lại

Cùng một mã số sẽ theo bạn qua các lần chuyển nhà, đổi công việc và gia hạn thẻ trong suốt cuộc đời.⁴ Mã số chỉ thay đổi khi có nguy cơ bị rò rỉ và lạm dụng, chẳng hạn như trong các vụ lừa đảo đã có bằng chứng hoặc trường hợp nạn nhân bị bám đuôi theo dõi.⁴

Văn phòng quận là nơi tiếp nhận thủ tục, không phải là cơ quan phát hành mã số

Chính quyền địa phương thông báo mã số và trao thẻ do Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương Nhật Bản (J-LIS) sản xuất.⁴ Bộ phận quầy nào xử lý trường hợp của bạn và bạn có cần đặt lịch hẹn hay không sẽ khác nhau tùy theo từng thành phố, vì vậy hãy kiểm tra trang thông tin văn phòng quận/huyện sở tại trước khi đến trực tiếp.⁴

Xem thêm

• Mối liên kết giữa My Number, Koseki và Juminhyo
• Jūminhyō: Giải thích về phiếu cư dân của Nhật Bản
• Khai báo My Number cho tài khoản ngân hàng
• Zeirishi: Chuyên viên tư vấn thuế tại Nhật Bản
• Kê khai thuế theo mẫu xanh so với mẫu trắng
• Thẻ My Number Card so với giấy thông báo

References

Footnotes

1. Digital Agency. "About My Number System" (English explanation). https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/explanation ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

2. Digital Agency. "FAQ: About My Number System". Last updated 2026-03-25. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_01 ↩ ↩²

3. Personal Information Protection Commission. Commissioner profile note: use of My Number started 2016-01-01 (historical anchor). https://www.ppc.go.jp/en/aboutus/commission/commissioner1 ↩

4. Digital Agency. "FAQ: My Number (Individual Number)". Last updated 2026-03-25. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_02 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

5. National Tax Agency. 2018 Income Tax Guide (final return Form B; My Number entry and ID documents). https://www.nta.go.jp/english/taxes/individual/pdf/incometax_2018/01.pdf ↩ ↩²

6. National Tax Agency. "Proper and Fair Taxation and Collection" (2018 annual report excerpt; CRS exchange, wire records). https://www.nta.go.jp/english/Report_pdf/2018e_06.pdf ↩

7. Digital Agency. "About My Number Card". Last updated 2026-05-26. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/pros-and-safety ↩