Hiệp định cộng gộp thời gian đóng bảo hiểm với Nhật Bản: Cách thức hoạt động

Hiệp định cộng gộp thời gian đóng bảo hiểm (Totalization agreement) mà những người mới đến Nhật Bản thường gặp trong quá trình tiếp nhận công việc là hiệp ước quy định hệ thống lương hưu nào sẽ áp dụng cho lao động được biệt phái và liệu số tháng làm việc ở các quốc gia khác nhau có thể cộng gộp để đủ điều kiện hưởng lương hưu hay không.¹ Hiệp định này ngăn chặn việc cùng một mức lương phải đóng vào hai quỹ hưu trí cùng lúc, đồng thời duy trì lộ trình để nhận lương hưu một phần ở mỗi quốc gia khi về hưu.¹²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại các trang tiếng Anh của Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (Japan Pension Service). Bài viết này chỉ mang tính thông tin chung, không phải là tư vấn pháp lý, thuế hoặc di trú; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội và lao động có chứng chỉ (sharoushi, 社会保険労務士) hoặc chuyên gia tư vấn thuế có chứng chỉ (zeirishi, 税理士).

Tổng quan

Một hiệp định an sinh xã hội (社会保障協定, shakai hoshō kyōtei, "hiệp định an sinh xã hội") là một hiệp ước song phương giữa Nhật Bản và một quốc gia đối tác về phạm vi áp dụng lương hưu.¹ Hiệp định này thực hiện hai nhiệm vụ duy nhất: miễn trừ cho người lao động được biệt phái tạm thời khỏi hệ thống của nước tiếp nhận, và cho phép cộng gộp các tháng đóng bảo hiểm ở cả hai hệ thống để tính vào thời gian tối thiểu đủ điều kiện hưởng lương hưu của mỗi quốc gia.¹²

Bài viết này chỉ đề cập đến cơ chế hoạt động của hiệp định. Nội dung áp dụng cho những cư dân có quốc gia quê hương đã ký hiệp định với Nhật Bản; cư dân từ các quốc gia chưa ký hiệp định sẽ tham gia vào hệ thống của Nhật Bản mà không được hưởng chế độ miễn giảm khi biệt phái.¹ Mỗi hiệp định song phương là độc lập, vì vậy không có phần nào trong bài viết này quy nạp phạm vi của một quốc gia này sang quốc gia khác.³

Hai chức năng: miễn trừ và cộng gộp

Miễn trừ giải quyết câu hỏi bạn phải đóng bảo hiểm ở đâu trong thời gian biệt phái. Cộng gộp giải quyết câu hỏi liệu số tháng phân tán ở hai quốc gia có thể giúp bạn đủ điều kiện nhận lương hưu khi về hưu hay không.¹² Người đọc phân biệt rõ hai nhiệm vụ này sẽ tránh được những hiểu lầm khi điền các mẫu đơn hành chính.

Miễn đóng bảo hiểm trùng lặp trong thời gian biệt phái

Trong thời gian chuyển công tác tạm thời thuộc diện áp dụng, người lao động tiếp tục chỉ đóng vào hệ thống của quốc gia quê hương, trong khi quốc gia tiếp nhận sẽ miễn trừ cho cùng khoản lương đó.¹² Kết quả thực tế là chỉ có một khoản khấu trừ trên phiếu lương thay vì hai khoản cho cùng các tháng biệt phái.²

Việc miễn trừ cần có giấy tờ chứng minh trong hồ sơ. Cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia quê hương sẽ cấp Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm (Certificate of Coverage), người lao động chuyển công tác nộp giấy này cho bên sử dụng lao động tại Nhật Bản, và bên sử dụng lao động sẽ nộp lên văn phòng lương hưu địa phương để xin miễn trừ tại phía Nhật Bản.¹⁴ Nếu bộ phận tính lương không có giấy chứng nhận này trong hồ sơ, họ sẽ tự động đăng ký cho người lao động vào hệ thống của Nhật Bản trước và xử lý thủ tục giấy tờ sau.¹

Nộp giấy chứng nhận trước khi chạy bảng lương tại Nhật Bản

Việc đăng ký tham gia bảo hiểm diễn ra mặc định khi thiết lập bảng lương. Một giấy chứng nhận nộp sau chu kỳ trả lương đầu tiên sẽ khiến các khoản đóng bảo hiểm trùng lặp bị ghi nhận cho đến khi thủ tục miễn trừ được xử lý xong.¹⁴

Cộng gộp thời gian đóng bảo hiểm để đủ điều kiện hưởng lương hưu

Cộng gộp là việc tính tổng các tháng đóng bảo hiểm ở cả hai hệ thống để đạt mức thời gian tích lũy tối thiểu của từng quốc gia.¹² Một cư dân khi về hưu có thể nhận lương hưu một phần từ mỗi quốc gia thay vì không nhận được gì từ cả hai nơi chỉ vì không đủ điều kiện tối thiểu ở từng nơi riêng lẻ.²

Sơ đồ sau đây minh họa trình tự hoạt động của hai chức năng này trong suốt sự nghiệp.

Mỗi bên chỉ chi trả phần quyền lợi của riêng mình theo công thức tính riêng sau khi đã đáp ứng đủ điều kiện.² Không có một khoản lương hưu gộp duy nhất do một quốc gia chi trả cho toàn bộ thời gian làm việc ở cả hai nơi.²

Đối tượng áp dụng và đối tượng không áp dụng

Lao động biệt phái do bên sử dụng lao động ở quốc gia quê nhà cử đi tạm thời sẽ được áp dụng chế độ miễn trừ biệt phái trong thời hạn chuyển công tác được quy định.¹² Lao động tuyển dụng trực tiếp tại Nhật Bản, bao gồm cả người nước ngoài được tuyển dụng trực tiếp vào bảng lương của doanh nghiệp Nhật Bản, sẽ tham gia vào hệ thống của Nhật Bản bất kể quốc tịch và không thể áp dụng chế độ miễn trừ biệt phái cho công việc tuyển dụng thông thường.¹

Chế độ cộng gộp hỗ trợ một nhóm đối tượng khác: những người lao động đã đóng vào hai hệ thống trong suốt sự nghiệp và nếu không có cộng gộp thì sẽ không đạt mức tối thiểu ở một hoặc cả hai bên.¹² Các đợt biệt phái ngắn hạn sử dụng chức năng miễn trừ nhiều nhất; những người làm việc chia theo từng giai đoạn ở các nước khác nhau sử dụng chức năng cộng gộp nhiều nhất; một số cư dân sử dụng cả hai chức năng theo trình tự thời gian.¹

Phạm vi áp dụng của hiệp ước phụ thuộc vào quốc tịch và hình thức biệt phái

Một hiệp định không bao giờ áp dụng cho công dân của quốc gia không ký kết, và chế độ miễn trừ biệt phái không bao giờ áp dụng cho lao động tuyển dụng tại chỗ. Hãy xác nhận cả hai yếu tố này trước khi nhận định xem chức năng nào được áp dụng.¹³

Cơ chế cộng gộp tác động đến thời gian tối thiểu hưởng lương hưu

Kể từ cuộc cải cách vào tháng 8 năm 2017, Nhật Bản yêu cầu 10 năm (120 tháng) tham gia bảo hiểm hợp lệ (giảm từ 25 năm), trong đó số tháng đóng bảo hiểm ở nước ngoài theo hiệp định cộng gộp được tính vào mốc tối thiểu này.⁵ Sau đó, Nhật Bản chỉ tính toán mức hưởng dựa trên số tháng đã đóng tại Nhật Bản, vì vậy số tháng ở nước ngoài chỉ giúp mở khóa điều kiện hưởng chứ không làm tăng số tiền lương hưu phía Nhật Bản chi trả.²⁵

Phía đối tác cũng áp dụng nguyên tắc tương tự theo ngưỡng quy định riêng của họ. Đối với Hoa Kỳ, mức tối thiểu tương đương là 40 quý tín chỉ của Hoa Kỳ, và các tháng đóng bảo hiểm tại Nhật Bản được cộng gộp sẽ giúp đạt tư cách bảo hiểm để nhận một phần quyền lợi từ Hoa Kỳ.² Các con số cụ thể khác nhau tùy theo từng hiệp định song phương, nhưng nguyên lý cốt lõi luôn nhất quán: số tháng ở nước ngoài giúp đạt điều kiện, số tháng trong nước quyết định số tiền chi trả.¹²

Rút tiền trợ cấp một lần so với bảo lưu số tháng

Một cư dân nước ngoài sắp rời Nhật Bản đứng trước hai lựa chọn có tính chất trung lập đối với số tháng đã đóng tại Nhật Bản. Nhận tiền trợ cấp rút một lần (脱退一時金, dattai ichijikin, "tiền trợ cấp rút một lần") sẽ hoàn lại một phần số tiền đã đóng nhưng sẽ xóa bỏ các tháng đã rút khỏi việc tính toán quyền lợi sau này.⁶ Khoản hoàn trả này là tiền mặt ngay bây giờ nhưng phải đánh đổi bằng lương hưu sau này.

Không rút tiền sẽ bảo lưu số tháng. Các tháng được bảo lưu tiếp tục được tính vào ngưỡng 120 tháng thông qua cơ chế cộng gộp và có thể làm cơ sở để nhận lương hưu một phần từ Nhật Bản khi đến tuổi nghỉ hưu.¹⁶ Nhìn chung, không có con đường nào vượt trội hoàn toàn; việc từ bỏ lương hưu tương lai so với việc bảo lưu số tháng phụ thuộc vào thời gian lưu trú, tình trạng hiệp định và liệu bạn có thể đạt được ngưỡng thời gian tối thiểu hay không.¹⁶ Chi tiết về thủ tục rút tiền một lần nằm trong hướng dẫn rút tiền trợ cấp một lần; bài viết này chỉ trình bày khía cạnh hiệp định.⁶

Những điều cần lưu ý

Hiệp định không bao giờ tạo ra lương hưu trọn vẹn từ các tháng không đóng

Cộng gộp giúp đạt các mức tối thiểu bằng các tháng thực tế đã đóng ở một nơi nào đó. Hiệp định không ghi nhận cho những tháng chưa từng đóng vào bất kỳ hệ thống nào, do đó hồ sơ đóng ít tháng vẫn sẽ nhận mức lương hưu thấp sau khi cộng gộp.¹²

Miễn trừ đối với lao động biệt phái chấm dứt khi vượt quá thời hạn tối đa

Chế độ miễn trừ bị giới hạn thời gian theo từng hiệp định, phổ biến nhất là 5 năm cho giai đoạn bảo hiểm ban đầu. Thời gian lưu trú dài hơn hoặc không xác định thời hạn sẽ chuyển đổi sang hệ thống của Nhật Bản kể từ ngày hết hạn tối đa, và bảng lương phải chuyển đổi theo.²

Lao động tuyển dụng tại chỗ không thể áp dụng miễn trừ biệt phái cho việc làm thông thường

Người được tuyển dụng trực tiếp vào bảng lương của Nhật Bản sẽ tham gia vào Nenkin Phúc lợi (厚生年金, kōsei nenkin, "Lương hưu Phúc lợi Nhân viên") hoặc Nenkin Quốc dân (国民年金, kokumin nenkin, "Lương hưu Quốc dân") ngay từ đầu. Thủ tục xin giấy chứng nhận chỉ dành cho các đợt chuyển công tác tạm thời đủ điều kiện, không dành cho việc làm tại chỗ thông thường.¹

Xem thêm

• Thuê chuyên gia tư vấn thuế xuyên biên giới
• Chuyển số dư lương hưu và đầu tư về nước khi rời Nhật Bản
• Danh sách việc cần làm trước khi rời Nhật Bản: Chuẩn bị trong 90 ngày
• Bảo hiểm y tế và lương hưu cho người làm nghề tự do
• Rút một lần hay cộng gộp: Bảo toàn giá trị lương hưu khi rời Nhật Bản
• Hệ thống lương hưu Nhật Bản: Tổng quan về Nenkin

References

Footnotes

1. Japan Pension Service (Nihon Nenkin Kiko). Social Security Agreements (English hub, agreement texts and country scope). https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹

2. US Social Security Administration. Agreement Between the United States and Japan (treaty text, 2005, in force 2005-10-01). https://www.ssa.gov/international/Agreement_Texts/japan.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

3. Ministry of Health, Labour and Welfare (MHLW). Social security agreements pages (treaty partner scope). https://www.mhlw.go.jp/english/policy/social-security/ ↩ ↩²

4. US Social Security Administration. Status of totalization agreements and Certificates of Coverage issue notes. https://www.ssa.gov/international/status.html ↩ ↩²

5. Japan Pension Service. Pension vesting rule (10-year qualifying period since 2017-08-01 reform) and claim guidance. https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩²

6. Japan Pension Service. Lump-sum withdrawal (dattai ichijikin) eligibility notes (withdrawn months excluded from later benefit calculation). https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴