Hệ thống hóa đơn đủ điều kiện cho freelancer: Đăng ký hay tự gánh chịu

Câu hỏi về Hệ thống hóa đơn đủ điều kiện tại Nhật Bản đối với freelancer chỉ có hai lựa chọn rõ ràng: kể từ tháng 10 năm 2023, một khách hàng doanh nghiệp thuộc diện chịu thuế chỉ có thể khấu trừ thuế đầu vào trên hóa đơn của bạn nếu bạn là đơn vị phát hành hóa đơn đủ điều kiện đã đăng ký.¹² Cơ cấu tệp khách hàng, chứ không chỉ riêng doanh thu, sẽ quyết định liệu việc đăng ký có mang lại lợi ích tài chính hay không.

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận chi tiết hiện hành tại trang web về hệ thống hóa đơn của Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn chuyên viên tư vấn thuế (zeirishi, 税理士) có chứng chỉ hành nghề.

Tổng quan

適格請求書 (tekikaku seikyūsho, "hóa đơn đủ điều kiện"), thường được gọi tắt là インボイス (inboisu, "hóa đơn" hay "invoice"), là chứng từ mà bên mua thuộc diện chịu thuế phải nắm giữ để khấu trừ thuế đầu vào khỏi thuế đầu ra.¹² Chỉ có 適格請求書発行事業者 (tekikaku seikyūsho hakkō jigyōsha, "đơn vị phát hành hóa đơn đủ điều kiện") đã đăng ký mới có thể xuất loại hóa đơn này.¹

Chế độ này được áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Thuế tiêu thụ là luật quốc gia do NTA quản lý, do đó không có ủy ban quận hay thành phố nào áp dụng biến thể địa phương; điều khác biệt giữa các khách hàng là quá trình đàm phán thương mại, chứ không phải quy định pháp lý.¹² Bài viết này tập trung vào khung ra quyết định dành cho freelancer. Cơ chế phát hành cũng như góc nhìn từ phía người sử dụng lao động/bảng lương được trình bày trong cẩm nang về hóa đơn đi kèm, bài viết này sẽ liên kết đến đó thay vì lặp lại.

Những thay đổi từ tháng 10 năm 2023

Số thuế phải nộp vẫn bằng thuế đầu ra thu được từ doanh số bán hàng trừ đi phần khấu trừ thuế đầu vào trên các giao dịch mua hàng và chi phí.¹ Hệ thống hóa đơn chỉ thay đổi bằng chứng cần thiết cho việc khấu trừ này chứ không thay đổi bản thân phép tính khấu trừ: việc khấu trừ thuế của bên mua về nguyên tắc đòi hỏi phải lưu giữ hóa đơn đủ điều kiện cùng với sổ sách kế toán theo quy định.¹²

Các giao dịch mua từ bên không phát hành hóa đơn đủ điều kiện, bao gồm các đơn vị được miễn thuế, doanh nghiệp chưa đăng ký và người tiêu dùng thông thường, nhìn chung sẽ không đem lại quyền khấu trừ cho bên mua ngoài các biện pháp giảm nhẹ chuyển tiếp nêu dưới đây.² Những người mua tính thuế theo phương pháp tính thuế giản lược hoặc biện pháp đặc biệt 20% sẽ tính toán trực tiếp từ doanh số bán hàng, do đó việc lưu giữ hóa đơn nhận được không bắt buộc đối với chính việc tính toán của họ.³

Hóa đơn của bạn nay gắn liền với tình trạng đăng ký

Mức thù lao ghi trên giấy có thể hoàn toàn giống nhau nhưng lại khiến khách hàng phải chịu chi phí thực tế khác nhau sau khi tính phần khấu trừ thuế. Tình trạng đăng ký, chứ không phải cách dùng từ, là điều mà bộ phận kế toán công nợ sẽ kiểm tra.

Mã số đăng ký tiền tố T

Chỉ những doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được chi cục thuế địa phương chấp thuận đăng ký mới được phép phát hành hóa đơn đủ điều kiện.⁴ Sau khi xét duyệt, chi cục thuế sẽ thông báo 登録番号 (tōroku bangō, "mã số đăng ký") của bạn và công khai mã số này cùng với tên của bạn trên trang tra cứu công khai của NTA để khách hàng đối soát.⁴

Mã số này có hai dạng: chữ T cộng với mã số doanh nghiệp đối với các pháp nhân đã có mã số này, và chữ T cộng với 13 chữ số đối với các trường hợp còn lại, bao gồm cả chủ hộ kinh doanh cá thể (chuỗi 13 số này không phải là số My Number cá nhân của bạn) (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận thông tin hiện hành với NTA).⁴ Việc đăng ký là hoàn toàn tự nguyện ngay cả đối với các doanh nghiệp thuộc diện chịu thuế; không ai bị tự động đăng ký.⁴

Gửi mã số T cùng hóa đơn đầu tiên cho từng khách hàng

Một phút tra cứu nhanh trên trang công khai của NTA khi bắt đầu hợp tác sẽ ngăn chặn sự cố thường gặp ở hóa đơn đầu tiên: thanh toán bị giữ lại vì mã số chưa thể tra cứu được. Hãy chủ động đề nghị khách hàng kiểm tra trước khi đến hạn thanh toán.

Khung ra quyết định cho freelancer: đăng ký hay tự gánh chịu

Sơ đồ rẽ nhánh dưới đây tóm gọn toàn bộ bài viết trong một bức tranh. Hãy xem lại sổ sách khách hàng của bạn, chọn nhánh phù hợp, sau đó định giá chính xác cho nhánh đó.

Sơ đồ thể hiện khung phân tích chuẩn mực cho freelancer: áp lực đăng ký từ khách hàng B2B đối lập với sự thờ ơ của khách hàng B2C, cùng các biện pháp giảm nhẹ theo từng giai đoạn giúp giảm bớt gánh nặng.²

Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp chịu thuế (B2B)

Một hóa đơn chưa đăng ký sẽ khiến khách hàng chịu thuế bị mất quyền khấu trừ thuế đầu vào, điều này sẽ dội ngược lại bạn dưới dạng áp lực ép giá thù lao, yêu cầu bạn phải đăng ký, hoặc mất cơ hội gia hạn hợp đồng.² Việc đăng ký sẽ giải quyết quyền khấu trừ cho khách hàng nhưng sẽ biến bạn thành đối tượng chịu thuế kể từ ngày đăng ký bất kể mức doanh số đạt bao nhiêu.¹

Vấn đề thương mại ở đây là ai sẽ gánh chịu khoảng chênh lệch trong thời gian áp dụng biện pháp giảm nhẹ. Một số freelancer chọn đăng ký và tăng mức thù lao để bù đắp chi phí kê khai thuế mới phát sinh; những người khác vẫn không đăng ký và chấp nhận giảm giá tương đương với khoản khấu trừ bị mất của khách hàng. Hãy thẳng thắn đề cập sự đánh đổi này trong quá trình đàm phán thay vì để khách hàng phát hiện ra vào lúc quyết toán thanh toán.

Nếu người mua của bạn là người tiêu dùng cá nhân (B2C)

Người tiêu dùng cá nhân không có quyền khấu trừ thuế đầu vào để mà bị mất, do đó tình trạng đăng ký của bạn không ảnh hưởng gì đến họ.² Một tệp khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng, chẳng hạn như dạy học, dịch vụ cá nhân hoặc bán lẻ trực tiếp, thường có thể duy trì diện miễn thuế mà không chịu tổn thất thương mại nào. Việc đăng ký trong hoàn cảnh đó chỉ mang lại nghĩa vụ kê khai thuế mà không đổi lại được thiện chí nào từ khách hàng.

Giai đoạn giảm nhẹ chuyển tiếp (80% rồi đến 50%)

Các giao dịch mua từ bên không phát hành hóa đơn đủ điều kiện vẫn được giữ lại 80% mức khấu trừ thuế đầu vào suy định từ ngày 01/10/2023 đến ngày 30/09/2026, sau đó là 50% từ ngày 01/10/2026 đến ngày 30/09/2029, với điều kiện bên mua phải lưu giữ sổ sách và chứng từ tương tự hóa đơn hợp lệ (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với NTA).²³ Kể từ ngày 01/10/2029, biện pháp giảm nhẹ sẽ kết thúc và các giao dịch mua từ bên không phát hành sẽ không còn được hưởng bất kỳ khoản khấu trừ nào.²

Thời gian bên mua thực hiện giao dịch (tính đến 09/2026)	Phần khấu trừ suy định được giữ lại	Hóa đơn chưa đăng ký của bạn làm phát sinh chi phí cho khách hàng
01/10/2023 đến 30/09/2026	80%	Khoảng chênh lệch 20%2
01/10/2026 đến 30/09/2029	50%	Một nửa số thuế ẩn trong hóa đơn3
Từ 01/10/2029 trở đi	0%	Toàn bộ số thuế ẩn trong hóa đơn2

Toàn bộ bảng này phản ánh các hướng dẫn hóa đơn bằng tiếng Anh của NTA có hiệu lực tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với NTA trước khi báo giá cho khách hàng.²³

Chi phí bạn phải chịu khi đăng ký

Một đơn vị phát hành đã đăng ký sẽ phải nộp thuế tiêu thụ bất kể doanh số kỳ tính thuế cơ sở nhỏ đến mức nào.¹ Thuế khi đó sẽ được áp dụng theo thuế suất chuẩn 10% và thuế suất giảm 8%.⁵ Những người chuyển từ diện miễn thuế sang đăng ký phát hành hóa đơn không thể quay trở lại diện miễn thuế trong suốt kỳ tính thuế bao gồm hai năm sau ngày đăng ký, vì vậy lựa chọn này sẽ bị khóa lại trong một khoảng thời gian.³

Biện pháp đặc biệt 20% giúp giảm bớt gánh nặng ban đầu: các đơn vị phát hành mới đủ điều kiện sau khi triển khai hệ thống hóa đơn chỉ cần nộp 20% thuế đầu ra cho các kỳ tính thuế rơi vào khoảng thời gian từ ngày 01/10/2023 đến ngày 30/09/2028 (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với NTA).¹ Phương pháp tính thuế giản lược áp dụng cho doanh số kỳ cơ sở từ 50 triệu yên trở xuống mang lại giải pháp tính toán nhanh dài hạn cho những người tiếp tục thuộc diện chịu thuế.¹

Thông tin hữu ích cần biết

Đăng ký giữa kỳ tính thuế có hiệu lực ngay lập tức

Đăng ký chuyển tiếp có hiệu lực ngay từ chính ngày đăng ký cho đến hết kỳ tính thuế, không giống như việc tự nguyện chọn trở thành doanh nghiệp chịu thuế thông thường vốn phải đợi đến kỳ tính thuế tiếp theo.¹ Hãy tính toán thời điểm nộp đơn xoay quanh các đợt cao điểm xuất hóa đơn, vì nghĩa vụ kê khai thuế sẽ bắt đầu cùng với ngày cấp mã số chứ không đợi sang năm sau.

Đồng hồ đếm ngược giảm nhẹ đang chạy đối với khách hàng của bạn, không phải bạn

Mỗi bước chuyển tiếp của biện pháp giảm nhẹ (từ 80% xuống 50% rồi về 0%) đều làm tăng chi phí mà khách hàng phải gánh khi nhận hóa đơn chưa đăng ký của bạn, trong khi phía bạn không có gì thay đổi.² Một khách hàng có thể chấp nhận khoản chênh lệch vào năm 2024 nhưng có thể sẽ đàm phán lại mức thù lao vào năm 2026 và một lần nữa vào năm 2029; hãy lên lịch cho những cuộc thảo luận đó trước khi khách hàng chủ động đề cập.

Tệp khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng thì không cần đăng ký

Khi không có quyền khấu trừ của bên mua cần bảo vệ, việc đăng ký sẽ biến một vị thế không tốn chi phí thành nghĩa vụ kê khai và nộp thuế.² Bạn chỉ nên xem xét lại nếu cơ cấu khách hàng dịch chuyển sang các khách hàng doanh nghiệp; quyết định này dựa trên tệp khách hàng thực tế chứ không căn cứ theo ngày tháng trên lịch.

Xem thêm

• Bài kiểm tra phân biệt giữa Freelancer và Nhân viên
• Bạn có thể làm Freelance với visa hiện tại không?
• Khấu trừ thuế tại nguồn từ phía khách hàng (Gensen Choshu)
• Bảo hiểm y tế và lương hưu cho người làm nghề tự do
• Thuế suất thuế tiêu thụ Nhật Bản: Mức chuẩn 10% và mức giảm 8%
• Chế độ miễn thuế tiêu thụ dưới 10 triệu yên

References

Footnotes

1. National Tax Agency. No.6101 消費税の基本的なしくみ (basic mechanism). [令和7年4月1日現在法令等]. Invoice system from Oct 1, 2023; credit needs qualified invoice plus books; 10M exemption; registration defeats exemption; 2-wari tokurei Oct 1, 2023 to Sep 30, 2028 window. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6101.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. National Tax Agency. General Guide: About the qualified invoice-based method (English, 2023 PDF). Oct 1, 2023 start; buyer credit requires registered-issuer invoice; transitional 80% (Oct 1, 2023 to Sep 30, 2026) and 50% (Oct 1, 2026 to Sep 30, 2029). https://www.nta.go.jp/english/taxes/consumption_tax/pdf/2023/general_04.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

3. National Tax Agency. Consumption/Local taxes simplified guide (English, 2025 PDF). Exempt-to-issuer registrants locked taxable through the period containing two years after registration; transitional book/invoice retention; small-amount standing relief through Sep 30, 2031. https://www.nta.go.jp/english/taxes/consumption_tax/pdf/2025/simplified_02.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. National Tax Agency. Outline of the invoice system / registration procedures (English, 2022 PDFs). Registration via district tax office; T plus corporate number or T plus 13 digits; published on disclosure site; registration is voluntary. https://www.nta.go.jp/english/taxes/consumption_tax/pdf/2022/general_16.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. National Tax Agency. Basic knowledge | Consumption Tax (English). Rate table standard 10% / reduced 8% from Oct 1, 2019. https://www.nta.go.jp/english/taxes/consumption_tax/01.htm ↩