Phiếu thông báo Nenkin Teikibin và sao kê Nenkin Net

Hồ sơ lương hưu của bạn được thông báo qua hai kênh: một bản thông báo dạng giấy gửi vào mỗi tháng sinh và một cổng thông tin trực tuyến hoạt động liên tục.¹ Những cư dân nước ngoài biết cách theo dõi cả hai kênh này sẽ phát hiện sớm các tháng làm việc bị thiếu nhiều năm trước khi việc thiếu sót đó gây thiệt hại về tiền bạc hoặc kéo theo các thủ tục giấy tờ phức tạp.

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Dịch vụ Hưu trí Nhật Bản (JPS). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế, pháp lý hay nhập cảnh; đối với trường hợp bị thiếu tháng đóng hoặc tranh chấp hồ sơ, hãy tham vấn chuyên gia tư vấn bảo hiểm xã hội và lao động (sharoshi, 社会保険労務士) được cấp phép trước giai đoạn nộp đơn yêu cầu.

Tổng quan

Dịch vụ Hưu trí Nhật Bản thông báo hồ sơ của từng người tham gia bảo hiểm qua ấn phẩm hàng năm ねんきん定期便 (nenkin teikibin, "Thông báo định kỳ về tình trạng tham gia lương hưu") và cổng thông tin hoạt động 24/7 年金ネット (nenkin netto, "Nenkin Net"), đây là hai phương thức báo cáo của hệ thống bảo hiểm xã hội.¹ Cả hai đều trích xuất từ cùng một nguồn dữ liệu cơ sở: thời gian tham gia bảo hiểm, mức quyền lợi dự kiến và các khoản phí đã đóng.¹ Bạn có thể sử dụng bất kỳ kênh nào để đối soát chéo; kết hợp cả hai sẽ giúp các tháng bị thiếu hiển thị rõ ràng.

Phiếu thông báo dạng giấy: Nenkin Teikibin

Bản Teikibin được gửi đến hòm thư vào tháng sinh hàng năm kèm theo một tập tài liệu giải thích (được gửi sớm hơn một tháng đối với những người sinh vào ngày 1).² Nội dung hiển thị thay đổi theo độ tuổi. Người tham gia dưới 50 tuổi — ngoại trừ các mốc tuổi đặc biệt — sẽ thấy số tháng tham gia, mức lương hưu ước tính dựa trên hồ sơ hiện tại, số tiền phí bảo hiểm đã đóng và thông tin chi tiết của 13 tháng gần nhất.² Thư gửi ở các mốc tuổi 35 và 45 sẽ bổ sung toàn bộ lịch sử tham gia, tình trạng tiền lương hàng tháng đối với Lương hưu Phúc lợi và tình trạng đóng Lương hưu Quốc dân.²

Từ tuổi 50 trở đi, mức ước tính được tính toán trên giả định bạn tiếp tục tham gia cho đến tuổi 60 theo các điều kiện hiện tại, và bổ sung thêm con số ước tính chi trả một lần.² Thư gửi ở mốc tuổi 59 là bộ hồ sơ tiền nghỉ hưu đầy đủ dựa trên cùng giả định đó.² Hãy lưu giữ các phong bì ở những mốc tuổi quan trọng này; chúng là bằng chứng ghi nhận tại thời điểm đó để đối chiếu nếu có tranh chấp phát sinh trong tương lai.

Báo cáo tình trạng của người thụ hưởng lương hưu trong tháng sinh là một biểu mẫu khác

Những người đang nhận lương hưu chưa đăng ký My Number phải nộp một bản báo cáo tình trạng hàng năm riêng biệt vào tháng sinh của mình, và việc quên nộp sẽ khiến khoản chi trả bị tạm dừng cho đến khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ.³ Nghĩa vụ đó thuộc về người đang thụ hưởng lương hưu, không phải người đang đóng bảo hiểm đọc bản Teikibin.

Cổng thông tin trực tuyến: Nenkin Net

Nenkin Net bắt đầu vận hành từ tháng 2 năm 2011, đóng vai trò là cửa sổ tra cứu 24/7 vào cùng một nguồn dữ liệu: lịch sử tham gia, số tháng đóng bảo hiểm, mức thu nhập căn cứ tính lương hưu, các khoản phí đã đóng và lịch sử thanh toán.⁴ Các bản nâng cấp sau đó đã bổ sung tính năng ước tính quyền lợi tương lai theo các kịch bản khác nhau (chẳng hạn như vừa làm việc vừa nhận lương hưu hoặc hoãn thời điểm bắt đầu nhận), xem trực tuyến các thư từ và thông báo gửi qua bưu điện ngay trong cổng thông tin, và cấp lại chứng từ khấu trừ thuế.¹⁴

Quy trình truy cập thông qua các cơ chế định danh tiêu chuẩn, với liên kết My Number cho phép Dịch vụ Hưu trí xác nhận dữ liệu đăng ký cư trú để duy trì điều kiện hợp lệ.³ Những người không có mạng internet tại nhà có thể kiểm tra hồ sơ tại các văn phòng chi nhánh của JPS và tại một số cơ quan hành chính địa phương hoặc bưu điện.¹ Có một đường dây điện thoại chuyên biệt hỗ trợ riêng cho các thắc mắc về Teikibin và Nenkin Net.¹

Đối soát hồ sơ lương hưu của bạn

Quy trình thực hiện rất đơn giản và rất đáng làm hàng năm. Hãy mở Teikibin hoặc Nenkin Net, rà soát từng giai đoạn làm việc kể từ khi đến Nhật Bản và đối chiếu từng tháng với hồ sơ của người sử dụng lao động tương ứng.¹ Những người chuyển việc giữa chừng có thời gian làm việc trước khi đến Nhật cần lưu ý rằng những năm ở nước ngoài đó sẽ không xuất hiện; chỉ có thời gian tham gia bảo hiểm tại Nhật, cộng với các tháng được tính theo hiệp định cộng gộp, mới được đưa vào hồ sơ tại Nhật Bản.⁵⁶

Cần lưu ý một điểm mù mang tính cấu trúc: Thời gian tham gia hội tương tế không hiển thị trong hồ sơ Nenkin Net hay Teikibin, do đó công chức và nhân viên các trường tư thục phải theo dõi những năm đó thông qua kênh của hội tương tế tương ứng.¹ Ngoài trường hợp đó, việc điều chỉnh thông tin đều dựa vào hồ sơ từ phía người sử dụng lao động, đó là lý do vì sao việc khắc phục một tháng bị thiếu càng để lâu sau khi doanh nghiệp giải thể sẽ càng trở nên khó khăn.

Bản sao kê được sử dụng làm bằng chứng nộp cơ quan xuất nhập cảnh

Các bản in này cũng đồng thời là giấy tờ chứng minh khi làm thủ tục lưu trú. Bản in tình trạng thanh toán hàng tháng trên Nenkin Net, cộng với biên lai nộp phí bảo hiểm cho bất kỳ tháng tham gia Lương hưu Quốc dân nào, là bộ hồ sơ chứng minh lương hưu tiêu chuẩn cho các đơn xin cấp phép vĩnh trú trong khung thời gian xét duyệt.⁷ Hãy chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ này trước khi chuyên viên gyoseishoshi yêu cầu, đối soát từng tháng và đính kèm văn bản giải trình cho bất kỳ khoản nào không thể xuất trình biên lai.⁷

Hồ sơ không được kiểm tra có thể đánh trượt tư cách vĩnh trú

Cán bộ xét duyệt sẽ xem cùng một bảng dữ liệu hàng tháng mà bạn có thể in tại nhà, và những khoảng trống mà bạn không để ý sẽ bị họ coi là nợ đọng. Hãy đối soát kỹ khung thời gian xem xét hai năm trước khi nộp bất kỳ giấy tờ nào cho cơ quan xuất nhập cảnh, nơi mà sự tuân thủ về lương hưu và thuế quyết định kết quả xét duyệt, và tham khảo bài viết về tuân thủ nghĩa vụ để nắm rõ trình tự chuẩn bị hồ sơ chứng minh.

Những điều cần biết

Thời gian tham gia hội tương tế không hiển thị trong các hồ sơ này

Nenkin Net và Teikibin được thiết kế không bao gồm thời gian tham gia hội tương tế.¹ Các thành viên của hội tương tế nếu chủ quan cho rằng một cổng thông tin hiển thị tất cả sẽ bị tính thiếu thời gian tham gia của mình khi làm thủ tục nhận lương hưu.

Các đợt gửi thư ở mốc 35, 45 và 59 tuổi chứa thông tin chi tiết hơn

Các mốc tuổi quan trọng sẽ kích hoạt các bản thông báo toàn bộ lịch sử và dự tính trước nghỉ hưu.² Ngay cả những người thường có thói quen hủy bỏ thư từ định kỳ cũng nên lưu lại ba bức thư này; chúng cô đọng giá trị xác thực cao nhất trong mỗi phong bì.

Xử lý các tháng bị thiếu khi người sử dụng lao động vẫn còn hoạt động

Việc đính chính hồ sơ dựa vào chứng từ từ phía người sử dụng lao động, và các công ty đã giải thể sẽ khiến việc chứng minh trở nên khó khăn hơn rất nhiều.¹ Dành ra mười phút kiểm tra vào mỗi tháng sinh tốt hơn nhiều so với việc phải làm một dự án khôi phục hồ sơ phức tạp ở tuổi 64.

Xem thêm

• Cổng thông tin My Number: Thủ tục trực tuyến
• Tổng quan về Shakai Hoken
• Tiêu chuẩn tài chính và thuế khi xin cấp phép vĩnh trú
• Các nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ xin vĩnh trú bị từ chối
• Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép vĩnh trú
• Tuân thủ đóng lương hưu và gia hạn visa

References

Footnotes

1. Japan Pension Service. "For Everybody's Future" (English information booklet). https://www.nenkin.go.jp/files/13nenkinD_synthesis.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

2. Promotion and Mutual Aid Corporation for Private Schools of Japan. "Delivery of Nenkin Teikibin (Pension Service Letters)." https://www.pmac.shigaku.go.jp/en/pension/pension_19/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. Japan Pension Service. "Annual Reporting in Your Birth Month." https://www.nenkin.go.jp/international/english/japanese-system/benefit/report_annual.html (last updated 2026-04-01) ↩ ↩²

4. International Social Security Association. "Nenkin Net (Pension Net), Japan." https://www.issa.int/gp/162186 ↩ ↩²

5. Japan Pension Service. "Old-age Basic Pension." https://www.nenkin.go.jp/international/english/japanese-system/benefit/oldage_basic.html (last updated 2026-04-01) ↩

6. Japan Pension Service. "Apply for Pension Benefits." https://www.nenkin.go.jp/international/english/purpose/claimbenefit/index.html ↩

7. IMS Legal Professional Corporation (gyoseishoshi). "PR application pension documents." https://imsvisa.support/en/2021/12/22/post-3759 (2021-12-22) ↩ ↩²