Thẻ My Number và thẻ thông báo Notification Card

Thẻ My Number là thẻ căn cước bằng nhựa có ảnh và gắn chip IC, có chức năng chứng minh cả mã số cá nhân và danh tính của bạn.¹ Thẻ thông báo (notification card) là phiếu giấy được gửi qua đường bưu điện vào năm 2015 chỉ ghi mã số, và loại thẻ này đã bị bãi bỏ vào năm 2020.²³

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại trang web của Cơ quan Kỹ thuật số và cổng thông tin thẻ của J-LIS. Bài viết này mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế được cấp phép (zeirishi, 税理士).

Tổng quan

Mọi cư dân đều được cấp mã số tự động, nhưng thẻ nhựa là thứ bạn phải chủ động nộp đơn đăng ký.¹ Những người mới đến Nhật thường tiếp cận tờ thông báo bằng giấy trước tiên và băn khoăn liệu tờ giấy đó có đủ hay không; đối với bất kỳ thủ tục nào đòi hỏi xác minh danh tính, câu trả lời là không.¹

Chiếc thẻ nhựa này mang lại ba thay đổi cùng lúc: nó có giá trị như một giấy tờ tùy thân có ảnh khi làm việc tại quầy, chip IC trên thẻ giúp bạn đăng nhập vào Cổng thông tin My Number (MynaPortal), và các chứng thư điện tử trong chip dùng để ký xác thực các hồ sơ điện tử như kê khai thuế e-Tax.¹

Thời kỳ giấy tờ: Thẻ thông báo và giấy thông báo mã số

Vào năm 2015, mọi cư dân đều nhận được một tờ giấy 通知カード (tsūchi kādo, "thẻ thông báo") ghi mã số gồm 12 chữ số mới.³ Tờ giấy này không có ảnh và không có chip, do đó bản thân nó không bao giờ có thể tự dùng để xác minh danh tính.¹

Thẻ đó đã chính thức bị bãi bỏ vào ngày 25 tháng 5 năm 2020 và không còn được cấp lại nữa.² Nếu bạn vẫn còn giữ thẻ này, nó chỉ có giá trị chứng minh mã số nếu họ tên và địa chỉ in trên thẻ vẫn hoàn toàn trùng khớp với hồ sơ cư trú của bạn.³

Những cư dân mới đến kể từ thời điểm đó sẽ nhận được Giấy thông báo Mã số cá nhân (個人番号通知書, kojin bangō tsūchisho, "Individual Number Notice") qua đường thư tín thay thế.² Thư này chỉ đơn thuần thông báo cho bạn biết mã số của mình. Nó không thể được dùng để chứng minh mã số hay làm giấy tờ tùy thân, vì vậy bạn cần đăng ký làm thẻ nhựa hoặc dùng bản Juminhyo để thay thế.²

Những gì thẻ thông báo cũ có thể và không thể làm

Khi kết hợp với một giấy tờ tùy thân có ảnh, thẻ thông báo cũ trùng khớp địa chỉ có thể đáp ứng yêu cầu xác nhận mã số khi làm thủ tục thuế hoặc việc làm.³ Nhưng nếu chỉ xuất trình một mình tại quầy, nó hoàn toàn không chứng minh được ai là người đang cầm thẻ.¹

Sau bất kỳ lần chuyển nhà hoặc đổi tên nào, thẻ cũ sẽ hết hiệu lực chứng minh. Phương án thay thế khi đó là dùng thẻ My Number, bản sao Juminhyo có hiển thị My Number, hoặc Giấy chứng nhận các mục ghi trong sổ cư trú (Certificate of Items Stated in the Resident Register).³

Thẻ nhựa: Những điểm khác biệt

Mặt trước của thẻ hiển thị họ tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính và ảnh chụp; mặt sau ghi mã số My Number.⁴ Chip IC chứa các chứng thư điện tử và dữ liệu định danh tối thiểu cần thiết phục vụ việc xác thực trực tuyến.⁴

Các thông tin mang tính riêng tư cao như lịch sử thuế, lương hưu và hồ sơ y tế không được ghi trên chip.⁴ Những hồ sơ đó vẫn do các cơ quan chủ quản lưu giữ và chỉ được truy xuất sau khi chip đã xác thực cho các thủ tục có sự đồng ý của bạn.⁴

Lần cấp thẻ đầu tiên là hoàn toàn miễn phí (tính đến tháng 5-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cơ quan Kỹ thuật số).⁴ Thực tế duy nhất này cho thấy việc trì hoãn nộp đơn chỉ đơn thuần là trì hoãn sự tiện lợi, chứ không giúp bạn tiết kiệm được chi phí nào.

Hai mã PIN được thiết lập khi nhận thẻ

Khi nhận thẻ, bạn sẽ thiết lập hai mã với hai chức năng khác nhau. Mã số gồm 4 chữ số dùng để xác thực cho các lần đăng nhập như trên cổng thông tin, trong khi mật khẩu chữ và số dài từ 6 đến 16 ký tự dùng để ký xác thực hồ sơ nộp trực tuyến.¹

Hãy ghi nhớ riêng từng mã và tuyệt đối không viết chúng lên thẻ. Nhập sai nhiều lần liên tiếp sẽ khóa chứng thư điện tử, và việc mở khóa chỉ có thể thực hiện trực tiếp tại quầy của chính quyền địa phương.¹

Hãy chọn mã PIN mà bạn có thể nhớ rõ trong mọi tình huống

Bạn sẽ phải nhập mã PIN 4 chữ số tại các máy đọc ở phòng khám, máy kiosk tại cửa hàng tiện lợi (konbini) và khi đăng nhập cổng thông tin. Quên mã PIN đồng nghĩa với việc bạn phải đến văn phòng quận/huyện để xử lý trước khi có thể tiếp tục công việc của mình.¹

Cách thức đăng ký

Bạn có thể nộp đơn bằng mã QR trên điện thoại thông minh, máy tính, qua đường bưu điện, tại bốt chụp ảnh thẻ, hoặc trực tiếp tại quầy hành chính địa phương.¹⁵ Cư dân dưới 15 tuổi và người được giám hộ thành niên nộp đơn thông qua người đại diện hợp pháp.¹

Ảnh thẻ phải là ảnh chụp gần đây trong vòng sáu tháng, chụp chính diện, không đội mũ và phông nền trơn.¹ Các bốt chụp ảnh tự động ở một số thành phố có tính năng chụp ảnh và gửi dữ liệu đăng ký trực tiếp trong cùng một bước.⁵

Trẻ em dưới một tuổi hiện nay hoàn toàn không cần ảnh thẻ (áp dụng từ ngày 2 tháng 12 năm 2024).¹ Thay đổi này giúp loại bỏ khâu đăng ký khó khăn nhất trong gia đình.

Các kênh trực tuyến, bưu điện, bốt chụp ảnh và tại quầy

Quy trình đăng ký qua điện thoại thông minh bắt đầu từ mã QR trên đơn đăng ký đính kèm trong thông báo mã số của bạn. Bạn đăng ký địa chỉ email, tải ảnh thẻ lên và xác nhận trên trang web chuyên dụng.¹

J-LIS sẽ sản xuất thẻ và chuyển thẻ về cho chính quyền địa phương của bạn sau khi tiếp nhận đơn.⁶ Nếu bạn không còn giữ đơn có mã QR, quầy hành chính quận/huyện có thể cấp một đơn mới kèm mã mới.⁵

Nhận thẻ tại ủy ban quận/huyện

Khi thẻ đã sẵn sàng, chính quyền địa phương sẽ gửi một bưu thiếp thông báo cấp thẻ đến địa chỉ cư trú đã đăng ký của bạn.⁷ Hãy mang bưu thiếp này cùng các giấy tờ tùy thân đến quầy, xác minh danh tính và thiết lập các mã PIN ngay tại chỗ.⁷⁵

Các văn phòng ủy ban thường đông đúc nhất vào các buổi sáng thứ Hai. Việc đặt trước lịch hẹn nhận thẻ theo hướng dẫn trong thông báo sẽ giúp bạn tránh phải đi lại lần thứ hai.⁷

Chi phí và thời gian xử lý

Quy trình thông thường mất khoảng một tháng kể từ khi nộp đơn cho đến khi nhận được giấy thông báo cấp thẻ (tính đến năm 2026; hãy xác nhận thời gian xử lý hiện hành với J-LIS).⁸⁷ Sau khi thẻ được chuyển đến chính quyền địa phương, có thể mất thêm vài tuần nữa trước khi giấy thông báo được gửi đến bạn do khâu xử lý nội bộ tại địa phương.⁷

Khoảng thời gian chờ đợi hai giai đoạn này là lý do vì sao các văn phòng quận/huyện khuyên bạn nên đăng ký từ sớm trước khi thực sự cần dùng thẻ. Nếu bạn sắp đến lịch đăng ký bảo hiểm y tế hoặc kê khai thuế, hãy tính lùi lại ít nhất tròn hai tháng.⁸⁷

Một quy trình cấp thẻ nhanh (express) đã được áp dụng cho các trường hợp được chỉ định từ ngày 2 tháng 12 năm 2024. Thẻ sẽ được chuyển phát tới địa chỉ đã đăng ký trong vòng khoảng một tuần, với mức phí thu tại quầy là 2.000 yên, hoặc 1.800 yên nếu không tích hợp chứng thư điện tử (tính đến năm 2026).⁹

Hạng mục	Số tiền	Tính đến	Ghi chú
Cấp thẻ lần đầu	Miễn phí	05-20264	Nộp đơn qua bất kỳ kênh nào
Cấp thẻ nhanh tại quầy	2.000 yên (1.800 yên nếu không có chứng thư điện tử)	20269	Các trường hợp được chỉ định, khoảng một tuần

Bảng trên tổng hợp toàn bộ chi phí cấp thẻ (thông tin hiện hành theo các nguồn dẫn từ Cơ quan Kỹ thuật số và J-LIS tương ứng từng dòng).

Những điều cần biết

Thẻ và chứng thư điện tử hết hạn vào các ngày sinh nhật khác nhau

Phần phôi thẻ và chứng thư điện tử có thời hạn hết hạn riêng biệt, và chỉ có chứng thư điện tử mới quyết định khả năng đăng nhập và sử dụng máy kiosk.⁴ Hãy theo dõi cả hai ngày hết hạn này và làm thủ tục gia hạn tại quầy hành chính địa phương trước khi một trong hai hết hiệu lực.⁴

Cập nhật thông tin thẻ khi chuyển nhà

Các thay đổi về địa chỉ và họ tên sẽ được cập nhật trực tiếp lên thẻ tại quầy hành chính địa phương trong quá trình bạn làm thủ tục chuyển nơi cư trú.⁵⁶ Quầy cụ thể và việc có cần đặt lịch hẹn trước hay không tùy thuộc vào từng địa phương, vì vậy hãy kiểm tra thông tin trên trang web của thành phố nơi bạn sinh sống.⁵

Xem thêm

• Mối liên kết giữa My Number, Koseki và Juminhyo
• Cổng thông tin My Number: Thủ tục trực tuyến
• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Thay đổi địa chỉ tại Nhật Bản: Tenshutsu, Tennyu, Tenkyo
• Yakusho: Văn phòng quận/huyện tại Nhật Bản như một cổng giao tiếp toàn năng
• Thẻ My Number bị mất hoặc bị đánh cắp

References

Footnotes

1. Digital Agency. "FAQ: About My Number Card". Last updated 2024-12-04. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_03 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

2. J-LIS. "Individual Number Notice and Notification Card" (abolition 2020-05-25, notice letter role). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-tsuchicard/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Digital Agency. "FAQ: My Number (Individual Number)". Last updated 2026-03-25. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_02 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. Digital Agency. "About My Number Card". Last updated 2026-05-26. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/pros-and-safety ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. City of Yokohama. "How to apply for and collect an Individual Number Card" (counter pickup flow). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/mynumber_e.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. City of Shinjuku. "The My Number System" pamphlet (photo rules, J-LIS production, pickup). https://www.city.shinjuku.lg.jp/content/000303151.pdf ↩ ↩²

7. J-LIS. "Receiving the Individual Number Card" (notice postcard, pickup, status inquiry). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-uketori ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

8. J-LIS. "Application for issuance of the Individual Number Card" (about one month to issuance notice). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-kofushinse ↩ ↩²

9. J-LIS. "How to Apply for the Express Issuance and Delivery System" (from 2024-12-02, about one week, fees). https://www.kojinbango-card.go.jp/en-express-apply ↩ ↩²