My Number và hệ thống ngân hàng: Các yêu cầu và quy định

Các ngân hàng Nhật Bản thu thập mã số My Number của bạn vì các quy định pháp luật về thuế và quản lý tài khoản yêu cầu họ làm như vậy, chứ không phải do từng chi nhánh tự đặt ra quy định riêng.¹² Bài viết này đề cập đến phương diện yêu cầu bắt buộc: nghĩa vụ thu thập, các tài khoản mở từ trước, cơ chế trao đổi thông tin FATCA và CRS đằng sau, hệ quả của việc từ chối và các giới hạn về mục đích sử dụng.¹³

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại trang web của Cơ quan Thuế Quốc gia (NTA), Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency) hoặc ngân hàng của bạn. Bài viết này mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với các thắc mắc về tình trạng cư trú xuyên biên giới, hãy tham vấn ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế được cấp phép (zeirishi, 税理士).

Tổng quan

Việc sử dụng My Number tại các ngân hàng bắt đầu từ tháng 1 năm 2016 nhằm liên kết thông tin cá nhân được lưu trữ ở các cơ quan khác nhau về cùng một thể nhân.¹ Cùng một mã số này phục vụ cho ba tầng mục đích thường bị nhầm lẫn: các báo cáo thuế theo luật định, việc tự nguyện gán mã số cho tài khoản tiền gửi, và hệ thống đăng ký tài khoản nhận trợ cấp công.⁴²⁵

Đối với các chi tiết thao tác thực tế tại quầy về giấy tờ cần mang theo khi mở tài khoản, bài viết hướng dẫn ngân hàng kèm theo sẽ hướng dẫn từng bước về giấy tờ, xác thực trực tuyến và các mẫu đơn FATCA và CRS. Hãy đọc bài viết đó trước khi đến chi nhánh ngân hàng; và đọc bài viết này để hiểu rõ lý do tại sao ngân hàng lại yêu cầu cung cấp mã số ngay từ đầu.

Nghĩa vụ thu thập mã số từ năm 2018

Từ tháng 1 năm 2018, các ngân hàng yêu cầu những người mở mới tài khoản tiết kiệm đồng yên và các tài khoản tiền gửi tương tự thông báo My Number của họ.¹⁶ Các biểu mẫu ngân hàng trích dẫn trực tiếp các đạo luật cơ sở: Khoản 1 Điều 224 của Đạo luật Thuế thu nhập và Lệnh thi hành đối với tài khoản quỹ đầu tư tín thác, cùng các quy định về tờ khai chuyển tiền đối với các giao dịch chuyển tiền ra nước ngoài.⁷

Tài khoản quỹ đầu tư thông thường và đặc định, các thay đổi đối với chế độ Maruyu (miễn thuế tiền gửi quy mô nhỏ), và chuyển tiền điện tử ra nước ngoài đều kích hoạt nghĩa vụ báo cáo theo luật định gửi tới sở thuế theo từng công cụ tài chính cụ thể.⁷¹ Việc báo cáo diễn ra theo từng sự kiện giao dịch hoặc tài khoản thay vì dồn vào một ngày cố định duy nhất trong năm.⁸

Các tài khoản mới từ năm 2018 trở đi

SMBC Trust Bank nêu rõ yêu cầu này dựa trên hai cơ sở pháp lý khi mở tài khoản: Đạo luật Sử dụng mã số sửa đổi và Đạo luật Quản lý tài khoản đối với việc gán mã số theo nguyện vọng của người gửi tiền.⁶ Các ngân hàng khác có thể dùng từ ngữ ngắn gọn hơn, nhưng cấu trúc pháp lý nền tảng là hoàn toàn giống nhau trên toàn quốc.

Đối với tài khoản tiết kiệm đồng yên thông thường, ngân hàng diễn đạt yêu cầu này dưới hình thức hợp tác: khách hàng "có thể được yêu cầu" thông báo mã số.¹ Việc gán mã số chỉ diễn ra dựa trên thông báo của chủ tài khoản, do đó một tài khoản tiền gửi không bao giờ bị âm thầm gán mã số mà chủ tài khoản không biết.²

Ba nhóm bắt buộc áp dụng hồi tố

Có ba trường hợp cụ thể được quy định là phải thông báo theo luật định: các tài khoản tiền gửi mở trước cuối tháng 12 năm 2015 mà chủ tài khoản thực hiện hoặc nhận chuyển tiền ra nước ngoài sau tháng 1 năm 2022, tài khoản quỹ đầu tư mở trước cuối tháng 12 năm 2015, và tài khoản pháp nhân mở trước cuối tháng 12 năm 2015.¹

Tài khoản tiết kiệm đồng yên thông thường và các tài khoản tiền gửi tương tự nằm ngoài nhóm bắt buộc nói trên. Các tài khoản này thuộc tầng yêu cầu hợp tác tự nguyện đã mô tả ở trên.¹²

Đợt rà soát các tài khoản cũ

Chủ các tài khoản mở từ trước có thể sau này sẽ nhận được yêu cầu thông báo My Number qua đường bưu điện, email hoặc thông báo trong ứng dụng ngân hàng.¹ Đợt nhắc nhở theo dõi này là hoàn toàn bình thường vì việc gán mã số cần có sự đăng ký của chủ tài khoản, do đó các ngân hàng sẽ hỏi lại những chủ tài khoản chưa từng nộp thông báo.²

Xác minh yêu cầu cung cấp mã số qua thư hoặc ứng dụng thông qua kênh chính thức

Một yêu cầu gửi đến sau này đối với tài khoản đã mở lâu năm là thủ tục theo dõi định kỳ chứ bản thân nó không phải là bằng chứng lừa đảo. Hãy liên hệ với ngân hàng qua trang web chính thức hoặc thông tin chi nhánh trước khi nhấn vào bất kỳ liên kết nào trong tin nhắn.²¹

Từ tháng 4 năm 2025, các thủ tục theo cả Đạo luật Quản lý tài khoản và Đạo luật Đăng ký tài khoản cũng có thể được chủ thẻ thực hiện qua MynaPortal (tính đến năm 2025; hãy xác nhận tình trạng khả dụng hiện hành với Cơ quan Kỹ thuật số).⁵

My Number với vai trò là mã khóa FATCA/CRS

Nhật Bản đã cam kết tự động trao đổi thông tin tài khoản tài chính với các đối tác hiệp định và sử dụng My Number làm mã khóa liên kết. Theo Tiêu chuẩn Báo cáo Chung (CRS), các tổ chức tài chính thuộc diện báo cáo sẽ gửi thông tin tài khoản liên quan cho Cục trưởng Cục Thuế khu vực hàng năm, và Cơ quan Thuế Quốc gia sẽ trao đổi thông tin đó theo các điều khoản của hiệp định thuế.⁹³

CRS có hiệu lực tại Nhật Bản từ ngày 1 tháng 1 năm 2017, và đợt trao đổi tự động đầu tiên diễn ra vào tháng 9 năm 2018 giữa 102 khu vực tài phán đã cam kết (số liệu tính đến tháng 4-2018; hãy xác nhận tình hình tham gia hiện hành với Cơ quan Thuế Quốc gia).¹⁰³ Tập dữ liệu bao gồm họ tên, địa chỉ, khu vực tài phán cư trú, Mã số định danh người nộp thuế (TIN) nước ngoài, số dư tài khoản và tổng số tiền lãi cùng cổ tức hàng năm.³

Tự chứng nhận CRS khi mở tài khoản

Đối với các tài khoản mới mở từ ngày 1 tháng 1 năm 2017 trở đi, chủ tài khoản phải nộp bản tự chứng nhận (自己証明, jiko shōmei) nêu rõ họ tên, địa chỉ, khu vực tài phán cư trú và mã số TIN nước ngoài.⁹ Chủ tài khoản mở trước năm 2017 có thể tự nguyện nộp bản tự chứng nhận cho các tài khoản hiện có.⁹

Trường hợp khu vực tài phán được khai báo là Nhật Bản, chủ tài khoản ghi "Japan" và không cần điền My Number vào chính mẫu đơn CRS.⁹ Trường hợp là khu vực tài phán nước ngoài, bắt buộc phải ghi rõ mã số TIN nước ngoài.⁹

FATCA và đối tượng chịu thuế của Hoa Kỳ (US persons)

Đạo luật Tuân thủ Thuế đối với Chủ tài khoản Nước ngoài (FATCA) nhắm đến các cá nhân/tổ chức chịu thuế của Hoa Kỳ (US persons) trên toàn cầu: các tổ chức tài chính nước ngoài phải báo cáo tài sản do chủ tài khoản là người Mỹ nắm giữ, nếu không sẽ phải chịu khấu trừ thuế đối với các khoản thanh toán thuộc diện khấu trừ.¹¹ Do đó, các ngân hàng Nhật Bản sẽ xác định đối tượng là Người Mỹ cụ thể (Specified US Persons) khi mở tài khoản và hướng dẫn họ điền mẫu W-9 thay thế chuyên dụng thay vì trực tiếp dùng biểu mẫu của IRS.¹¹

Khuôn khổ liên chính phủ giữa Hoa Kỳ và Nhật Bản chuyển các báo cáo này thông qua các cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản và hiệp định thuế, do đó các tổ chức tuân thủ không bắt buộc phải đóng các tài khoản không hợp tác hay áp dụng khấu trừ thuế chuyển tiếp.⁸

Hệ quả của việc từ chối

Việc từ chối thông báo gán mã số tài khoản tiền gửi tự nguyện không kéo theo bất kỳ khoản phạt tiền cá nhân nào trong bất kỳ thông báo ngân hàng nào được tham khảo cho bài viết này; cách diễn đạt tiêu chuẩn thường là cảm ơn sự thấu hiểu và hợp tác của quý khách (kết luận về việc không có hình phạt được suy ra từ việc không xuất hiện điều khoản xử phạt trong các thông báo của ngân hàng và Cơ quan Kỹ thuật số, chứ không phải từ bảng biểu chế tài).¹² Sẽ không có việc gán mã số nào diễn ra nếu không có thông báo từ chủ tài khoản.²

Các tầng thủ tục bắt buộc lại có cơ chế khác. Việc tự chứng nhận CRS khi mở tài khoản mới là một bước biểu mẫu bắt buộc, tách biệt hoàn toàn với việc gán mã số tự nguyện.¹⁰⁹ Trường hợp việc xác minh danh tính hoặc thủ tục cư trú thuế bắt buộc chưa hoàn tất, các ngân hàng có thể hạn chế dịch vụ theo nghĩa vụ phòng chống rửa tiền và báo cáo thuế.¹⁰

Bỏ qua biểu mẫu cư trú thuế mới là hành vi từ chối gây hậu quả

Thông báo gán mã số tự nguyện và bản tự chứng nhận CRS có thể được gửi trong cùng một phong bì nhưng có tính pháp lý hoàn toàn khác nhau. Hãy hoàn thành từng biểu mẫu mà ngân hàng yêu cầu thay vì cho rằng biểu mẫu này có thể thay thế cho biểu mẫu kia.⁹¹⁰

Giới hạn mục đích sử dụng và quyền riêng tư

Chỉ riêng việc gán mã số không làm lộ hay gửi số dư tài khoản về cho nhà nước.² Chính phủ chỉ có thể xác nhận thông tin tài khoản của người gửi tiền khi tiến hành các cuộc điều tra tài chính hoặc thuế cần thiết phục vụ mục đích an sinh xã hội theo đúng quy định của pháp luật.²

Thay vào đó, việc gán mã số phục vụ cho việc tra cứu sau này. Những người thừa kế có thể tra cứu các tài khoản đã gán mã số của người quá cố tại một tổ chức tài chính trong quá trình phân chia thừa kế, và chủ tài khoản có thể tra cứu sau thảm họa thiên tai, với điều kiện tiên quyết là mã số đã được đăng ký trên các tài khoản đó.⁵²

Những điều cần biết

Gán mã số cho tài khoản không phải là đăng ký tài khoản nhận trợ cấp

Hệ thống đăng ký tài khoản nhận tiền công hoạt động theo một đạo luật khác và đăng ký duy nhất một tài khoản cho mỗi cá nhân với nhà nước để nhận lương hưu, trợ cấp nuôi con và hoàn thuế.²⁵ Bản thân việc đăng ký tài khoản nhận trợ cấp không làm cho tài khoản tiền gửi được gán mã số, và việc gán mã số cũng không đồng nghĩa với việc đăng ký tài khoản nhận trợ cấp.²

Thông báo mã số không làm chuyển dữ liệu số dư tài khoản

Các tập dữ liệu báo cáo thuế theo quy định được chuyển giao theo lịch trình cố định, nhưng bản thân việc thông báo gán mã số không hề truyền bất kỳ dữ liệu số dư nào.²³ Nếu bạn lo ngại về quyền riêng tư, hãy tập trung vào đúng tầng quy định: các báo cáo theo luật định, chứ không phải yêu cầu gán mã số tài khoản.²

Xem thêm

• Báo cáo My Number đối với tài khoản ngân hàng
• Báo cáo CRS tại Nhật Bản cho đối tượng cư trú thuế nước ngoài không phải công dân Mỹ
• Báo cáo FBAR và FATCA
• Cổng thông tin My Number: Thủ tục trực tuyến
• Giấy tờ mở tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản
• Thuê cố vấn thuế xuyên biên giới

References

Footnotes

1. SMBC Trust Bank PRESTIA. FAQ No. 211 "For which transactions is My Number required?", updated 2026-01-23. https://faq.smbctb.co.jp/faq/show/211?site_domain=smbctben ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. Digital Agency, Government of Japan. "FAQ: Deposit Account Numbering System," last updated 2026-03-31. https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber_faq_09 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

3. National Tax Agency (NTA). "Proper and Fair Taxation and Collection" (2018 annual report excerpt; CRS exchange, wire records). https://www.nta.go.jp/english/Report_pdf/2018e_06.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. Digital Agency, Government of Japan. "Deposit account numbering system" (overview), last updated 2025-03-31. https://www.digital.go.jp/en/policies/numbering-on-accounts ↩

5. SMBC Trust Bank PRESTIA. "New Act Regarding the My Number System (2)" (Account Management Act and Account Registration Act procedures from April 2025). https://www.smbctb.co.jp/en/news/2025/news_071425_01.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

6. SMBC Trust Bank PRESTIA. "Open an Account: Requirements / Request for Notification of your Individual Number." https://www.smbctb.co.jp/en/openaccount/application.html ↩ ↩²

7. SMBC Trust Bank PRESTIA. "Notification of Individual/Corporate Number" request form and ID guide (statutory bases and accepted documents). https://www.smbctb.co.jp/en/support/updatingprofile/pdf/mynumber.pdf ↩ ↩²

8. National Tax Agency. Joint Statement US-Japan FATCA framework press release. https://www.nta.go.jp/english/release/10.htm ↩ ↩²

9. National Tax Agency (NTA). Leaflet "To persons who will open financial accounts etc." (CRS self-certification outline), PDF. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/kokusai/crs/pdf/0021012-107_02.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

10. Mizuho Bank. "Common Reporting Standard (CRS)" notice and instructions (CRS effective 1 January 2017 in Japan). https://www.mizuhogroup.com/bank/crs ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

11. U.S. Internal Revenue Service. "Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)." https://www.irs.gov/businesses/corporations/foreign-account-tax-compliance-act-fatca ↩ ↩²