Bản đồ tờ khai thuế theo từng đối tượng: Ai phải nộp loại nào

Sáu nhóm đối tượng độc giả bao quát gần như mọi người cư trú nước ngoài phải đối mặt với các thủ tục giấy tờ thuế tại Nhật Bản. Hãy tìm trường hợp của bạn trong lưu đồ, đọc phần hướng dẫn tương ứng và bạn sẽ biết rõ mẫu tờ khai nào, thời hạn nào cũng như các khoản giảm trừ nào được áp dụng cho mình.¹²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết mới nhất tại trang web của National Tax Agency (Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản - NTA). Bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên về thuế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của zeirishi (chuyên gia tư vấn thuế, 税理士).

Tổng quan

Bản đồ này trải dài từ mức độ nhẹ nhàng nhất (hoàn toàn không cần kê khai) đến phức tạp nhất (nộp đồng thời hai tờ khai riêng biệt). Lựa chọn giữa tờ khai xanh và tờ khai trắng cũng như thời điểm rời Nhật Bản là hai quyết định có thời hạn nghiêm ngặt, vì vậy hãy kiểm tra những điểm này trước tiên ngay cả khi các phần còn lại trong hồ sơ của bạn trông có vẻ đơn giản.

Lưu đồ: Xác định trường hợp của bạn

Bắt đầu từ trên cùng và đi theo nhánh phù hợp với tình huống của bạn. Mỗi nút kết thúc sẽ chỉ ra lộ trình nộp tờ khai của bạn; các phần chi tiết theo từng đối tượng bên dưới sẽ bổ sung thời hạn và giấy tờ cần thiết.¹²³

Chi tiết theo từng đối tượng

Nhân viên làm công ăn lương, không có thu nhập phụ, không có giảm trừ đặc biệt

Không cần nộp bất kỳ tờ khai nào. Một đơn vị chi trả duy nhất đã khấu trừ thuế tại nguồn trong suốt cả năm và thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm (nencho) vào tháng 12 sẽ hoàn tất việc quyết toán.⁴ Nhiệm vụ duy nhất của bạn là nộp tờ khai người phụ thuộc và các khoản giảm trừ cho người sử dụng lao động đúng hạn, đồng thời lưu trữ phiếu khấu trừ thuế (gensen choshuhyo).

Nhân viên làm công ăn lương có thu nhập phụ, hai người sử dụng lao động hoặc có giảm trừ đặc biệt

Nộp 確定申告 (kakutei shinkoku, "tờ khai quyết toán thuế cuối cùng") từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3. Các điều kiện bắt buộc nộp bao gồm: tổng thu nhập từ lương trên 20.000.000 yên, nhận lương từ một nguồn duy nhất nhưng có thu nhập khác trên 200.000 yên, hoặc nhận lương từ nhiều nguồn mà phần lương phụ cộng với các khoản thu nhập khác vượt quá 200.000 yên.¹²

Những người vay mua nhà năm đầu tiên và người yêu cầu giảm trừ chi phí y tế cũng thuộc nhóm này ngay cả khi chỉ có thu nhập lương từ một nguồn duy nhất, vì các khoản giảm trừ đó chỉ có thể thực hiện thông qua tờ khai quyết toán thuế.¹ Tải các mẫu đơn từ cổng thông tin NTA; góc tạo tờ khai (kakutei shinkoku sakusei corner) sẽ tự động tổng hợp tờ khai từ dữ liệu bạn nhập vào.

Hộ kinh doanh cá thể và người làm tự do: Tờ khai xanh và tờ khai trắng

Thu nhập cá nhân từ kinh doanh, bất động sản hoặc lâm nghiệp có hai lộ trình. 白色申告 (shiroiro shinkoku, "tờ khai trắng") không cần phê duyệt trước và không có ưu đãi đặc biệt nào. 青色申告 (aoiro shinkoku, "tờ khai xanh") đòi hỏi sổ sách kế toán chuẩn mực và phải được chấp thuận trước, bù lại công sức bỏ ra bằng các khoản giảm trừ và cơ chế bù trừ lỗ.³

Thời điểm nộp đơn xin phê duyệt là cửa ải quyết định. Nộp đơn trước ngày 15 tháng 3 của năm bạn muốn áp dụng chế độ tờ khai xanh; đối với cơ sở kinh doanh mở vào hoặc sau ngày 16 tháng 1 của năm đó, thời hạn là trong vòng hai tháng kể từ ngày mở.³ Nếu bỏ lỡ thời hạn này, năm đó sẽ mặc định áp dụng tờ khai trắng và không thể khiếu nại.

Các mức giảm trừ ưu tiên cho việc nộp hồ sơ trực tuyến (tính đến tháng 4 năm 2026). Kế toán ghi sổ kép đính kèm bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nộp đúng hạn được giảm trừ tối đa 650.000 yên nếu nộp qua e-Tax hoặc sử dụng sổ sách điện tử đủ điều kiện, tối đa 550.000 yên nếu nộp trên giấy, và tối đa 100.000 yên đối với sổ sách kế toán đơn giản áp dụng cho cả ba loại thu nhập.³ Sổ sách kế toán về nguyên tắc phải lưu giữ trong 7 năm, còn hóa đơn và báo giá phải lưu giữ trong 5 năm.³

Người nộp tờ khai xanh còn được chuyển lỗ thuần sang 3 năm tiếp theo (5 năm đối với tổn thất do thiên tai quy định) hoặc chuyển lỗ ngược về năm trước đó nếu năm trước cũng áp dụng tờ khai xanh.³ Người nộp tờ khai trắng không được hưởng bất kỳ quyền lợi nào trong số này, đó là lý do vì sao thời hạn phê duyệt lại quan trọng hơn bất kỳ mốc thời gian nào khác trên trang này.

Người làm tự do: Nộp đơn xin áp dụng tờ khai xanh trước năm có lãi

Hãy nộp đơn xin áp dụng chế độ tờ khai xanh ngay trong năm hoạt động đầu tiên dù doanh thu còn nhỏ. Khi đó, quyền lợi giảm trừ và chuyển lỗ sẽ sẵn sàng khi thu nhập tăng trưởng.

Chủ doanh nghiệp: Hai tờ khai riêng biệt thay vì một

Việc thành lập pháp nhân sẽ phân chia các thủ tục giấy tờ. Công ty phải nộp tờ khai theo chế độ thuế doanh nghiệp cho thu nhập của chính công ty, còn bạn nộp tờ khai thuế cá nhân cho thù lao ban điều hành và bất kỳ thu nhập cá nhân nào khác.⁵ Hai tờ khai này không thể thay thế cho nhau, và sổ sách công ty được khóa theo niên độ tài chính của doanh nghiệp trong khi tờ khai của bạn tuân theo năm dương lịch.

Các chủ doanh nghiệp trong trường hợp này hầu như luôn cần sổ sách kế toán chuyên nghiệp và một zeirishi ngay từ năm đầu tiên. Hãy coi chi phí thuê dịch vụ này là một phần của chi phí thành lập doanh nghiệp.

Người cư trú chuẩn bị rời Nhật Bản: Kê khai trước khi đi hoặc chỉ định người đại diện

Việc rời Nhật Bản giữa chừng không làm mất đi nghĩa vụ nộp tờ khai thuế cho năm rời đi. Bạn phải nộp tờ khai cho phần thu nhập từ đầu năm đến thời điểm rời đi trước khi xuất cảnh, hoặc chỉ định một 納税管理人 (nozei kanrinin, "người đại diện nộp thuế") để nhận giấy tờ và nộp tờ khai sau khi bạn đã đi. Bài viết chuyên sâu về thuế trong năm cuối rời Nhật Bản sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình, bao gồm cả khoản thuế cư trú còn lại và thủ tục xin nhận lại tiền lương hưu Nenkin sau khi nộp tờ khai thuế thu nhập.

Hãy quyết định việc này trước khi đặt vé máy bay một chiều. Thủ tục chỉ định người đại diện thuộc danh sách việc cần làm trước khi rời đi, chứ không phải để đến tuần chia tay tại sân bay mới xử lý.

Người về hưu chỉ có thu nhập lương hưu: Thường không cần nộp tờ khai

Người về hưu sống bằng lương hưu công tại Nhật Bản không cần nộp tờ khai khi thỏa mãn cả ba điều kiện: tổng số tiền lương hưu nhận được hàng năm từ 4.000.000 yên trở xuống, toàn bộ số tiền đó thuộc diện bị khấu trừ thuế tại nguồn, và thu nhập ngoài lương hưu từ 200.000 yên trở xuống.¹ Nếu vượt quá bất kỳ điều kiện nào trong số này, nghĩa vụ nộp tờ khai thông thường sẽ quay trở lại.

Những điều cần lưu ý

Đơn xin áp dụng tờ khai xanh có thời hạn nghiêm ngặt; bỏ lỡ sẽ mặc định chuyển sang tờ khai trắng

Ngày 15 tháng 3 của năm dự định áp dụng, hoặc trong vòng hai tháng kể từ ngày khai trương đối với cơ sở kinh doanh mới.³ Không có gia hạn, không áp dụng hồi tố. Hãy đưa việc nộp đơn này vào lịch trình cùng với thủ tục đăng ký kinh doanh.

Thói quen sử dụng e-Tax có giá trị tương đương khoản giảm trừ 100.000 yên

Chênh lệch giữa mức 650.000 yên và 550.000 yên phụ thuộc vào việc nộp qua e-Tax hoặc sử dụng sổ sách điện tử đủ điều kiện (tính đến tháng 4 năm 2026).³ Đối với phần lớn người làm tự do, khoản chênh lệch này giá trị hơn nhiều so với thời gian bỏ ra để tìm hiểu cách sử dụng cổng thông tin.

Thu nhập chịu thuế tách biệt cần nộp thêm tờ khai mẫu số 3

Lợi nhuận từ đất đai, nhà cửa và cổ phiếu niêm yết phải đính kèm tờ khai mẫu số 3 về thuế tính riêng (tách biệt) vào hồ sơ quyết toán.⁶ Quên đính kèm mẫu này khi kê khai lợi nhuận là một sai sót kinh điển của những người lần đầu nộp tờ khai.

Các khoản lỗ muốn chuyển sang năm sau cần nộp thêm tờ khai mẫu số 4

Tờ khai mẫu số 4 về chuyển lỗ sẽ chuyển số tiền lỗ sang các năm tiếp theo.⁶ Một khoản lỗ được báo cáo mà không có mẫu này sẽ không giúp giảm trừ được đồng thuế nào trong tương lai.

Xem thêm

• So sánh tờ khai thuế xanh và tờ khai thuế trắng (Blue-Form vs. White-Form)
• Đăng ký hộ kinh doanh cá thể (Kojin Jigyounushi)
• Kế toán doanh nghiệp và quyết toán thuế
• Quyết toán thuế trong năm cuối rời Nhật Bản và Nozei Kanrinin
• Thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh cá thể: Cách tính toán

References

Footnotes

1. National Tax Agency. No.12011, Final tax return (English). https://www.nta.go.jp/english/taxes/individual/12011.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. National Tax Agency. No.12018, Wage earners who must file a final tax return. https://www.nta.go.jp/english/taxes/individual/12018.htm ↩ ↩² ↩³

3. National Tax Agency. No.2070, Blue return system (青色申告制度). [令和8年4月1日現在法令等]. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2070.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

4. National Tax Agency. Outline of Japan's withholding tax system related to salary (English, Oct 2025). 2025. https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/gaikokugo/pdf/06_en.pdf ↩

5. National Tax Agency. Corporation income tax (English index). https://www.nta.go.jp/english/taxes/corporation/index.htm ↩

6. National Tax Agency. No.2020, Kakutei shinkoku (final return). [令和8年4月1日現在法令等]. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2020.htm ↩ ↩²