Chuyển tới nội dung chính

Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →

Certificate of Coverage tại Nhật Bản: Tránh đóng hai lần bảo hiểm

Certificate of Coverage (giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm xã hội) mà nhân sự biệt phái sang Nhật Bản mang theo là văn bản giúp việc biệt phái tạm thời chỉ duy trì trong một hệ thống hưu trí duy nhất thay vì hai.1 Cơ quan tại quốc gia cử đi sẽ cấp giấy, người sử dụng lao động phía Nhật Bản nộp hồ sơ, và cơ quan hưu trí ghi nhận diện miễn trừ nhằm ngừng việc khấu trừ lần thứ hai.12

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin cập nhật trên các trang tiếng Anh của Japan Pension Service. Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội và lao động có chứng chỉ (sharoushi, 社会保険労務士) trước khi kỳ tính lương được thiết lập.

Tổng quan​

Chứng nhận này chứng minh việc tiếp tục duy trì bảo hiểm tại quốc gia gốc trong thời gian chuyển công tác tạm thời đủ điều kiện.1 Khi có giấy tờ này trong hồ sơ, người lao động biệt phái chỉ đóng bảo hiểm tại quê nhà trong khi phía Nhật Bản miễn trừ cho cùng khoản tiền lương đó; nếu không có, cả hai hệ thống sẽ thu phí cho cùng những tháng làm việc.1

Quy trình này áp dụng cho các đợt biệt phái tạm thời theo hiệp định đang có hiệu lực, thông thường có thời hạn bảo hiểm ban đầu tối đa năm năm.3 Những lao động tuyển dụng thông thường tại địa phương không thuộc diện này và phải tham gia hệ thống của Nhật Bản ngay từ đầu.1

Cơ quan cấp giấy tại quốc gia gốc​

Bên cấp luôn là cơ quan bảo hiểm xã hội của quốc gia gốc, tuyệt đối không phải phía Nhật Bản.1 Tên biểu mẫu và kênh tiếp nhận khác nhau tùy theo từng hiệp định, do đó yêu cầu phải khớp với quốc gia mà người lao động đang tham gia bảo hiểm.1

Các trường hợp biệt phái từ Hoa Kỳ thực hiện qua quy trình yêu cầu của Social Security Administration (SSA) dành cho Nhật Bản.2 Các trường hợp biệt phái từ Vương quốc Anh thực hiện qua các kênh ở nước ngoài của HMRC.4 Các quốc gia có hiệp định khác sử dụng cơ quan lương hưu hoặc bảo hiểm xã hội của chính nước họ theo cùng một nguyên tắc: cơ quan quản lý bảo hiểm ở nước gốc của người lao động sẽ cấp giấy chứng nhận.1

Gửi yêu cầu đúng cơ quan quản lý bảo hiểm

Người lao động tham gia bảo hiểm tại Hoa Kỳ yêu cầu cấp từ SSA. Người lao động tham gia bảo hiểm tại Vương quốc Anh yêu cầu cấp từ HMRC. Việc gửi yêu cầu đến sai cơ quan sẽ khiến thời gian xử lý phải tính lại từ đầu.24

Thủ tục xử lý phía Nhật Bản​

Người được điều chuyển bàn giao giấy chứng nhận đã cấp cho người sử dụng lao động tại Nhật Bản.1 Người sử dụng lao động nộp giấy này cho cơ quan hưu trí địa phương và nhận văn bản miễn trừ tham gia bảo hiểm phía Nhật Bản cho khoảng thời gian biệt phái.1

Bảng lương phải phản ánh diện miễn trừ này ngay khi được ghi nhận. Việc đăng ký tham gia bảo hiểm được nhập trước khi văn bản miễn trừ hoàn tất sẽ làm phát sinh các khoản đóng bảo hiểm tại Nhật Bản trong giai đoạn chênh lệch đó, đó là lý do vì sao người sử dụng lao động yêu cầu nộp giấy chứng nhận trong giai đoạn chuẩn bị trước khi sang biệt phái thay vì đợi sau khi đã đến nơi.1

Sơ đồ không thể hiện các ký hiệu chứng nhận là do chủ ý thiết kế; trích dẫn về việc nộp hồ sơ được nêu trong đoạn giới thiệu.1

Giới hạn thời gian, gia hạn và chuyển đổi​

Thời hạn bảo hiểm ban đầu điển hình kéo dài tối đa năm năm, bao gồm cả theo hiệp định giữa Hoa Kỳ và Nhật Bản.3 Việc gia hạn vượt quá khung thời gian ban đầu có thể thực hiện được trong một số trường hợp hiệp định nếu có đơn yêu cầu trước khi hết hạn, nhưng thực tế áp dụng tùy thuộc vào từng hiệp định song phương và không bao giờ diễn ra tự động.5

Một đợt điều chuyển vượt quá giới hạn thời gian hoặc mang tính không xác định thời hạn ngay từ đầu sẽ chuyển đổi sang hệ thống của Nhật Bản tính từ ngày chạm mốc giới hạn.5 Khi đó, người lao động sẽ tham gia 厚生年金 (kōsei nenkin, "lương hưu phúc lợi") qua bảng lương như bất kỳ nhân viên nào tham gia bảo hiểm tại địa phương, và chế độ miễn trừ biệt phái chấm dứt.15

Lên lịch theo dõi ngày hết hạn cùng hạn nộp yêu cầu gia hạn

Một giấy chứng nhận đã hết hạn mà không có quyết định gia hạn được phê duyệt sẽ kích hoạt lại việc tham gia bảo hiểm tại Nhật Bản. Hãy ghi chú cả hai ngày này ngay từ đầu đợt công tác thay vì phát hiện ra khoảng trống thiếu sót khi quyết toán cuối năm.5

Khi giấy chứng nhận bị thiếu hoặc hết hạn​

Nếu không có giấy chứng nhận hợp lệ, người lao động sẽ đóng vào cả hai hệ thống trong những tháng không được miễn trừ.1 Các khoản đóng phía Nhật Bản không bị mất đi ngay lập tức, nhưng chúng cũng không được tự động hoàn lại trên bảng lương.

Phương án còn lại là thủ tục rút tiền một lần khi kết thúc thời gian lưu trú, qua đó có thể hoàn lại một phần tiền đóng tại Nhật Bản tùy thuộc vào giới hạn số tháng tối đa và thời hạn nộp hồ sơ hai năm.6 Hướng xử lý thu hồi đó thuộc về các hướng dẫn rút tiền lương hưu một lần; bài viết này chỉ ghi nhận điều đó để nhân sự biệt phái hiểu rõ cái giá phải trả của việc thiếu giấy chứng nhận.6

Những điều cần biết​

Yêu cầu cấp giấy chứng nhận trước kỳ tính lương đầu tiên tại Nhật Bản​

Việc điều chỉnh hồi tố đăng ký bảo hiểm trên bảng lương là rất khó khăn. Việc yêu cầu cấp sớm sẽ ngăn ngừa giai đoạn phải đóng hai lần phát sinh do thủ tục giấy tờ bị trễ.12

Giấy chứng nhận hết hạn không tự động gia hạn​

Hết hạn mà không có quyết định gia hạn được phê duyệt sẽ chấm dứt hiệu lực miễn trừ vào đúng ngày đó. Việc tiếp tục được miễn trừ sau khi hết hạn đòi hỏi một phê duyệt mới, chứ không phải việc tiếp tục giữ tờ giấy cũ.5

Các đợt điều chuyển không xác định thời hạn sẽ không còn phù hợp với diện miễn trừ biệt phái​

Chế độ miễn trừ phù hợp cho các đợt biệt phái tạm thời có nơi làm việc ở quê nhà để quay về. Một đợt công tác vô thời hạn phải thuộc về hệ thống của Nhật Bản sau khi chạm mốc giới hạn thời gian, và việc lập kế hoạch nên tính đến việc chuyển đổi thay vì gia hạn vĩnh viễn.5

Xem thêm​

References​

Footnotes​

  1. Japan Pension Service. Posting relief and Japan-side waiver after presentation of the Certificate of Coverage. https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15

  2. US Social Security Administration. Certificate of Coverage request flow for Japan (Form SSA-2490 route and online request). https://www.ssa.gov/international/status.html ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  3. US Social Security Administration. US-Japan posting relief up to 5 years (treaty text). https://www.ssa.gov/international/Agreement_Texts/japan.html ↩ ↩2

  4. UK Government. HMRC issue of posting documents for Japan assignments. https://www.gov.uk/national-insurance-if-you-go-abroad ↩ ↩2

  5. Japan Pension Service. Duration cap, extension in some treaty cases, and conversion to the Japanese system when the transfer exceeds the cap or is open-ended. https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  6. Japan Pension Service. Lump-sum withdrawal as the prospect when double contributions accrued without a certificate. https://www.nenkin.go.jp/international/english/ ↩ ↩2