Yakusho: Cơ quan hành chính địa phương tại Nhật Bản như một đầu mối toàn diện

Ủy ban quận hoặc thành phố là cánh cửa đầu tiên mở ra bộ máy hành chính Nhật Bản đối với cư dân. Hầu như mọi sự kiện trong đời sống, từ chuyển nhà, sinh con cho đến tham gia bảo hiểm y tế, đều phải qua các quầy thủ tục tại đây vào một thời điểm nào đó.¹

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại ủy ban quận, thành phố nơi bạn sinh sống, hoặc tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh đối với các thủ tục khai báo của cư dân nước ngoài.

Tổng quan

役所 (yakusho, "cơ quan hành chính địa phương") là cơ quan chính quyền địa phương quản lý đời sống cư dân nơi bạn sinh sống. Tại 23 quận của Tokyo và các thành phố được chỉ định khác, cơ quan này được gọi là 区役所 (kuyakusho, "ủy ban quận"); tại các thành phố nhỏ hơn, cơ quan này là 市役所 (shiyakusho, "tòa thị chính").¹² Về mặt chức năng, cả hai đều tương tự nhau.

Cư dân nước ngoài sẽ làm quen với yakusho chỉ vài ngày sau khi đến Nhật. Người cư trú trung và dài hạn đến đây để đăng ký địa chỉ cư trú, và cơ quan này sẽ lập phiếu cư trú (Juminhyo) làm cơ sở cho mọi thủ tục hành chính sau này.¹³ Hãy hình dung tòa nhà này không chỉ là một cơ quan đơn lẻ, mà giống như một trung tâm dịch vụ phức hợp gồm nhiều quầy thủ tục, mỗi quầy phụ trách một mảng đời sống của cư dân.

Chức năng của từng quầy thủ tục

Các cơ quan quy mô lớn phân chia công việc theo từng phòng ban, và mỗi phòng ban vận hành các quầy tiếp dân cùng hệ thống bốc số thứ tự riêng. Tên gọi các quầy có thể khác nhau tùy từng địa phương, vì vậy bạn nên xem sơ đồ tầng đặt tại lối vào thay vì cố gắng ghi nhớ tên gọi. Mô hình phân chia dưới đây áp dụng phổ biến tại hầu hết các quận lớn.²⁴

Bộ phận phụ trách công dân (thường là 市民課, shimin-ka, hoặc bộ phận hộ tịch) xử lý các thủ tục khai báo địa chỉ, cấp bản sao phiếu cư trú Juminhyo, đăng ký con dấu (Inkan) và các thủ tục gia đình như kết hôn, khai sinh.² Bộ phận bảo hiểm và hưu trí xử lý việc tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) và lương hưu quốc dân (Nenkin). Bộ phận thuế cấp các giấy chứng nhận thuế và giải đáp thắc mắc về thuế cư trú. Bộ phận chăm sóc mẹ và bé tiếp nhận đăng ký mang thai và xử lý đơn xin trợ cấp trẻ em (Jido Teate).⁴

Bắt đầu từ quầy thông tin chung trong lần đầu tiên đến ủy ban

Hãy trình bày với quầy thông tin chung (sogo annai) tất cả những việc bạn dự định làm, chứ không chỉ việc đầu tiên. Nhân viên sẽ sắp xếp lộ trình làm thủ tục giữa các quầy một cách hiệu quả và phát cho bạn đúng các số thứ tự theo trình tự hợp lý.⁴

Quầy hỗ trợ cư dân nước ngoài

Nhiều chính quyền địa phương lớn bố trí thêm quầy hỗ trợ cư dân nước ngoài song song với các quầy tiếp dân thông thường. Quầy này cung cấp tờ rơi đa ngôn ngữ, nhân viên hỗ trợ ngôn ngữ vào các ngày cố định và hướng dẫn từng bước quy trình làm thủ tục dành cho người nước ngoài.⁴ Hãy xem đây là điểm tiếp nhận ban đầu chứ không phải là quy trình xử lý tách biệt: bản thân các thủ tục hành chính vẫn diễn ra tại các quầy chuyên trách thông thường.

Giờ làm việc, lấy số thứ tự và quy trình đến làm thủ tục

Giờ làm việc hành chính ban ngày vào các ngày trong tuần là quy chuẩn chung trên toàn quốc. Ví dụ, tòa thị chính Yokohama mở cửa từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 8:45 đến 17:15 (tính đến ngày 16 tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận giờ làm việc hiện hành với văn phòng địa phương của bạn).⁵ Một số quận mở thêm quầy vào sáng thứ Bảy hoặc buổi tối các ngày trong tuần để cấp các giấy chứng nhận thông thường, nhưng dịch vụ ngoài giờ này khác nhau tùy từng địa phương, do đó bạn nên kiểm tra lịch làm việc tại địa phương trước khi lên kế hoạch (tính đến tháng 9 năm 2026).⁵⁶

Bên trong ủy ban, quy trình là lấy số thứ tự và ngồi chờ. Mỗi nhóm quầy thủ tục sử dụng một chuỗi số thứ tự riêng, nên nếu bạn cần làm thủ tục ở ba quầy thì sẽ phải lấy ba phiếu số. Tại hầu hết các văn phòng, buổi sáng thường vắng hơn so với các khung giờ cao điểm vào giờ nghỉ trưa và cuối buổi chiều. Bạn nên mang theo thứ gì đó để đọc; việc phải chờ đợi tại các ủy ban quận trung tâm đông đúc là điều hoàn toàn bình thường, không phải là dấu hiệu của sự cố.

Các sự kiện đời sống cần làm thủ tục qua Yakusho

Chuyển địa chỉ là thủ tục có lượng người thực hiện đông nhất: thông báo chuyển đi (tenshutsu) và thông báo chuyển đến (tennyu), đổi địa chỉ trong cùng thành phố (tenkyo), cùng với thủ tục cập nhật địa chỉ trên Zairyu card đi kèm.¹³ Người mới nhập cảnh từ nước ngoài phải nộp thông báo chuyển đến trong vòng 14 ngày kể từ khi ổn định chỗ ở, mang theo Zairyu card hoặc hộ chiếu nếu thẻ sẽ được cấp sau.¹³

Các sự kiện gia đình cũng được giải quyết tại đây: khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký ly hôn và khai tử, mỗi thủ tục đều có biểu mẫu và quy định riêng về người làm chứng. Việc tham gia bảo hiểm và hưu trí, cấp thẻ My Number, nộp đơn xin trợ cấp trẻ em và gửi trẻ mẫu giáo, cũng như đánh giá bảo hiểm chăm sóc điều dưỡng (kaigo hoken) đều bắt đầu từ các quầy này.¹⁴ Nếu bạn phân vân không biết một thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, hãy nghĩ đến yakusho trước tiên và gọi điện xác nhận trước.

Giấy tờ cần mang theo khi đến ủy ban

Ba loại giấy tờ có thể đáp ứng hầu hết các quầy thủ tục: 在留カード (zairyū kādo, "Zairyu card / thẻ lưu trú") hoặc Giấy chứng nhận người vĩnh trú đặc biệt, hộ chiếu của bạn (đặc biệt quan trọng đối với người mới nhập cảnh chưa được cấp thẻ ngay) và thẻ My Number nếu bạn đã có.¹³ Ngoài ra, hãy mang theo tiền mặt mệnh giá nhỏ để nộp lệ phí cấp giấy chứng nhận và một cây bút để điền đơn.

Một số biểu mẫu yêu cầu đóng dấu (inkan/hanko) hoặc ký tên. Quy định chấp nhận chữ ký hay con dấu có thể khác nhau tùy từng quận, và cư dân nước ngoài thường được phép ký tên ở những chỗ công dân Nhật Bản phải đóng dấu. Nếu gặp biểu mẫu khó hiểu, hãy mang đến hỏi nhân viên tại quầy thay vì tự đoán; việc sửa lại một hồ sơ nộp sai sẽ tốn nhiều thời gian hơn việc hỏi ngay từ đầu.

Thông tin hữu ích

Xếp hàng buổi sáng nhanh hơn buổi trưa

Sáng thứ Hai và các khung giờ nghỉ trưa có thời gian chờ đợi lâu nhất, trong khi khoảng giữa buổi sáng từ thứ Ba đến thứ Năm tương đối vắng vẻ. Các việc như gia hạn hoặc xin giấy chứng nhận có thể thực hiện linh hoạt trong khung giờ này. Những thủ tục đòi hỏi thời gian gấp rút như thông báo chuyển đến nên được thực hiện vào buổi sáng kèm theo khoảng thời gian dự phòng, vì nếu thiếu giấy tờ bạn có thể kịp bổ sung ngay trong ngày.

Một lần đến có thể giải quyết nhiều thủ tục cùng lúc

Việc đổi địa chỉ sẽ tác động liên đới đến hồ sơ bảo hiểm y tế, hồ sơ lương hưu và trường thông tin địa chỉ trên thẻ My Number, và các quầy liền kề có thể xử lý các cập nhật này ngay trong cùng một lần di chuyển.¹⁴ Hãy nêu toàn bộ danh sách việc cần làm tại quầy thông tin để không bỏ sót thủ tục nào. Nếu không, bạn có thể phải đối mặt với rắc rối vài tháng sau đó khi giấy báo đóng bảo hiểm bị gửi nhầm về địa chỉ cũ.

Các văn phòng chi nhánh chỉ xử lý thủ tục thông thường

Các văn phòng chi nhánh và điểm dịch vụ hành chính của quận (shuchosho / service corner) có thể cấp các giấy chứng nhận tiêu chuẩn và tiếp nhận những thông báo thường nhật, giúp bạn tiết kiệm thời gian không phải đến trụ sở chính.² Những trường hợp phức tạp, thủ tục đăng ký con dấu tại một số văn phòng, hoặc bất kỳ việc gì cần phê duyệt của cấp trưởng phòng có thể bắt buộc phải đến tòa nhà chính. Hãy gọi điện trước nếu công việc của bạn phức tạp hơn việc xin giấy chứng nhận hoặc nộp thông báo thông thường.

Xem thêm

• Tiếng Nhật hành chính: Các biểu mẫu ủy ban quận và cơ quan nhà nước
• Nộp giấy Tenshutsu (Thông báo chuyển đi)
• Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc dân tại ủy ban quận
• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Thay đổi địa chỉ tại Nhật Bản: Tenshutsu, Tennyu, Tenkyo
• Quầy hỗ trợ cư dân nước ngoài

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "Procedures at Municipal Offices" (Guidebook chapter PDF). https://www.moj.go.jp/isa/content/001453455.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

2. City of Yokohama. "Procedures for when moving house" (English). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/default.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Ministry of Internal Affairs and Communications. "Basic Resident Registration System for Foreign Residents: Move in / Move out" (English). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/english/move-in_move-out.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. Tohoku University International Support Center. "Procedures at Ward Offices" (English). https://sup.bureau.tohoku.ac.jp/en/after-arrival-e/offices-e ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. City of Yokohama. "Resident certificate konbini issuance" (Japanese; footer states city hall hours Mon-Fri 8:45-17:15). https://www.city.yokohama.lg.jp/kurashi/koseki-zei-hoken/todokede/koseki-juminhyo/shoumei/jyuminhyou/convenience.html ↩ ↩²

6. University of Tokyo. "Necessary Procedures When Moving-in/out" (English). https://www.u-tokyo.ac.jp/adm/inbound/en/life-housing-moving.html ↩