Khi nào cần bản dịch công chứng tại Nhật Bản

Bản dịch công chứng (certified translation) tại Nhật Bản là bản dịch tiếng Nhật kèm theo bản cam đoan về tính chính xác có chữ ký, thường do một công ty dịch thuật cấp.¹ Điểm đáng lưu ý là mỗi cơ quan tiếp nhận lại đặt ra tiêu chuẩn riêng, do đó cùng một giấy khai sinh có thể cần chứng nhận dịch thuật chuyên nghiệp đối với cơ quan này nhưng lại chỉ cần bản tự dịch đối với cơ quan khác.²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (ISA) và với cơ quan cụ thể tiếp nhận giấy tờ của bạn.

Tổng quan

Nhật Bản không có hệ thống cấp phép biên dịch viên quốc gia duy nhất cho các hồ sơ nộp lên cơ quan xuất nhập cảnh. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (ISA) chỉ yêu cầu đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, trong khi các cơ quan chuyên trách như Liên đoàn Ô tô Nhật Bản (JAF) lại kiên quyết yêu cầu bản dịch do chính họ thực hiện.¹³ Vì vậy, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ cơ quan tiếp nhận, sau đó chuẩn bị bản dịch đúng theo quy định của cơ quan đó.

Phương thức dịch thuật phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận giấy tờ. Sơ đồ dưới đây tổng hợp các trường hợp phổ biến.

Thủ tục visa và xuất nhập cảnh

Quy định hiện hành của ISA rất đơn giản: đính kèm bản dịch tiếng Nhật, gọi là 訳文 (yakubun, "bản dịch"), vào từng giấy tờ bằng tiếng nước ngoài.¹⁴ Bất kỳ ai cũng có thể dịch, bao gồm chính bạn hoặc vợ/chồng bạn, miễn là bản dịch chính xác và có chữ ký của người dịch.¹

Hướng dẫn của ISA về thủ tục kết hôn bổ sung thêm một chi tiết: hãy ghi rõ họ tên người dịch trên bản dịch, đồng thời lưu ý rằng chính người nộp đơn có thể tự đóng vai trò là người dịch.⁴ Hồ sơ xin tư cách lưu trú du học bổ sung thêm quy định về thời hạn hiệu lực: các giấy chứng nhận do Nhật Bản cấp mà bạn nộp phải được cấp trong vòng ba tháng gần nhất.⁴

Tự dịch giấy tờ visa thông thường để tiết kiệm chi phí

Đối với các bộ hồ sơ ISA tiêu chuẩn (bằng cấp, xác nhận việc làm, giấy tờ hộ tịch), một bản tự dịch cẩn thận kèm văn bản cam đoan có chữ ký thường đã làm hài lòng cán bộ xét duyệt. Hãy dành ngân sách thuê công ty dịch thuật cho các cơ quan tiếp nhận dưới đây vốn đòi hỏi yêu cầu khắt khe hơn.

Đổi giấy phép lái xe

Thủ tục đổi giấy phép lái xe nước ngoài sang bằng lái Nhật, hay 外免切替 (gaimen kirikae, "chuyển đổi giấy phép lái xe nước ngoài"), là trường hợp phổ biến có yêu cầu nghiêm ngặt nhất.⁵ JAF thực hiện dịch thuật tiếng Nhật tại các chi nhánh trên toàn quốc, và các trung tâm sát hạch lái xe chỉ chấp nhận bản dịch từ JAF hoặc từ một số đại sứ quán và lãnh sự quán nước ngoài tại Nhật Bản.⁵

Trường hợp này hoàn toàn không chấp nhận bản tự dịch. Chi phí dự kiến là 6.600 yên (đã bao gồm thuế) cho bản dịch dùng vào mục đích đổi bằng (tính đến ngày 1 tháng 7 năm 2026), hoặc 6.000 yên (miễn thuế) nếu bạn chỉ cần bản dịch đính kèm để lái xe đối với bằng lái thuộc danh sách các quốc gia được chỉ định.³ Thời gian cấp bản dịch trung bình mất 2–3 ngày làm việc đối với các quốc gia trong danh sách và 5–10 ngày làm việc đối với các quốc gia khác (tính đến ngày 1 tháng 7 năm 2026).³

Trường đại học, tòa án và các cơ quan tiếp nhận khác

Bộ phận tuyển sinh đại học nằm ở mức độ trung gian. Nhiều chương trình chấp nhận giấy tờ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và không yêu cầu công chứng bản dịch, nhưng bản hướng dẫn tuyển sinh của từng trường mới là tài liệu quyết định.² Hãy đọc kỹ hướng dẫn này trước khi đặt dịch vụ dịch thuật.

Tòa án và một số đại sứ quán thuộc nhóm có yêu cầu nghiêm ngặt nhất. Tòa án gia đình và tòa án thông thường thường yêu cầu bản dịch của biên dịch viên được công nhận thay vì bản dịch do người nộp đơn tự làm, và một số đại sứ quán chỉ định danh sách các biên dịch viên mà họ chấp nhận.² Các nguồn tài liệu thực tế ghi nhận sự phân hóa rõ rệt tùy theo từng cơ quan tiếp nhận: một số cơ quan chấp nhận bản tự dịch trong khi những cơ quan khác yêu cầu công chứng hoặc biên dịch viên được chỉ định.²

Hỏi rõ cơ quan tiếp nhận trước khi chi tiền thuê dịch thuật

Bản dịch đáp ứng yêu cầu của ISA có thể bị từ chối tại quầy tòa án hoặc cửa sổ tiếp nhận của đại sứ quán. Một cuộc gọi hoặc email ngắn gửi đến cơ quan tiếp nhận nêu rõ tên giấy tờ và mục đích sử dụng sẽ giúp bạn tránh phải trả tiền hai lần.

Xác nhận trước khi trả phí

Chiến lược thực tế và hiệu quả nhất cho cư dân gồm ba bước. Thứ nhất, xác định rõ cơ quan tiếp nhận và quy định của họ. Thứ hai, chỉ dịch đúng theo tiêu chuẩn được yêu cầu; không nên mua gói dịch vụ dịch thuật công chứng đắt tiền cho hồ sơ ISA vốn chấp nhận bản tự dịch.¹² Thứ ba, kẹp chung bản gốc, bản dịch và văn bản cam đoan (nếu có) thành một bộ để nhân viên tại quầy có thể dễ dàng đối chiếu song song.

Cơ quan tiếp nhận	Hình thức bản dịch được chấp nhận	Mức chi phí ước tính
ISA (visa, tư cách lưu trú, COE)	Tự dịch kèm bản cam đoan có chữ ký	Chỉ tốn thời gian của bạn
JAF (đổi giấy phép lái xe)	Bản dịch của JAF hoặc đại sứ quán được chỉ định	6.600 yên (tính đến ngày 01/07/2026)3
Trường đại học	Theo hướng dẫn của trường, thường chấp nhận tiếng Anh	Tùy trường; xem hướng dẫn tuyển sinh2
Tòa án, một số đại sứ quán	Biên dịch viên được công nhận hoặc chỉ định	Áp dụng mức phí của công ty dịch thuật2

Mức chi phí trong bảng mang tính tham khảo theo thời điểm ghi chú ở trên; hãy xác nhận các con số hiện hành với từng cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ.

Thông tin hữu ích

Bản gốc tiếng Anh vẫn cần bản dịch tiếng Nhật khi nộp cho ISA

Tiếng Anh không phải là trường hợp ngoại lệ. Quy định của ISA áp dụng chung cho tất cả các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, vì vậy bạn vẫn phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật ngay cả khi bạn thấy bản gốc rất dễ hiểu.¹

Dịch thuật sau khi có chứng thực apostille nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu

Một số cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch phải bao gồm cả trang chứng nhận apostille. Khi cơ quan có quy định này, hãy xin chứng nhận apostille trước rồi mới tiến hành dịch thuật.⁶²

Mỗi cơ quan có quy định bản dịch riêng, không áp dụng một bản cho tất cả

Bản dịch của JAF chỉ phục vụ cho trung tâm sát hạch lái xe, trong khi bản dịch chuẩn tòa án lại quá tốn kém và không cần thiết đối với ISA. Hãy chuẩn bị bản dịch phù hợp với từng cơ quan tiếp nhận thay vì cố gắng dùng lại một bộ hồ sơ cho mọi nơi.³²

Xem thêm

• Gaimen Kirikae: Đổi giấy phép lái xe nước ngoài
• Koseki: Tìm hiểu sổ hộ tịch Nhật Bản
• Xin visa vợ/chồng sau khi đăng ký kết hôn

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 出入国審査・在留審査Q&A, Q24. https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

2. Japan Handbook. Document Apostille and Translation for Japan (Visa/School Papers), 2025-10-30. https://japanhandbook.com/document-apostille-translation-for-japan-visa-school-papers/ (limitation: tier-4 resident publisher) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

3. Japan Automobile Federation (JAF). How to apply for a translation. https://english.jaf.or.jp/driving-in-japan/drive-in-japan/about-dltas ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. 出入国在留管理庁. 在留資格「留学」 (application notes). https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/student.html ↩ ↩² ↩³

5. Japan Automobile Federation (JAF). Japanese Translation of Foreign Driver's License guide (PDF, July 2026). https://english.jaf.or.jp/-/media/1/2590/2708/3096/pdf_info_english_202607_ippan_001.pdf ↩ ↩²

6. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Certification (Authentication / Apostille). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html ↩