Cập nhật hộ chiếu Nhật Bản sau khi đổi tên

Hộ chiếu Nhật Bản ghi nhận họ tên theo đăng ký trên sổ hộ tịch (Koseki), do đó công dân đã đổi tên phải cập nhật trên Koseki trước, sau đó mới nộp đơn xin cấp đổi hộ chiếu thể hiện tên mới.¹² Trung tâm hộ chiếu cấp tỉnh sẽ cấp cuốn hộ chiếu mới dựa trên bản trích lục sổ hộ tịch đã được cập nhật.

Xác nhận thông tin mới nhất với các cơ quan chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại trang thông tin hộ chiếu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA).

Tổng quan

Thủ tục này dành cho công dân Nhật Bản có họ tên đăng ký trên Koseki bị thay đổi, phổ biến nhất là sau khi kết hôn.¹³ Trình tự tiến hành bao gồm: cập nhật Koseki, xin bản sao trích lục sổ hộ tịch, nộp đơn xin cấp hộ chiếu, nhận hộ chiếu mới. Mỗi bước đều phụ thuộc vào kết quả của bước liền trước, do đó không thể đảo ngược thứ tự thực hiện.³²

Đối tượng áp dụng thủ tục này (và đối tượng không áp dụng)

Quy trình này chỉ dành riêng cho công dân mang quốc tịch Nhật Bản.¹ Cư dân nước ngoài thực hiện theo một lộ trình hoàn toàn khác: đổi hộ chiếu nước sở tại thông qua đại sứ quán, sau đó nộp thông báo thay đổi thông tin lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA), như đã hướng dẫn trong bài Cập nhật họ tên trên thẻ cư trú.⁴

Đọc nhầm thủ tục có thể làm lãng phí nhiều tuần lễ. Nếu họ tên bị thay đổi là tên trên thẻ cư trú (Zairyu card), hãy dừng đọc bài viết này và làm theo quy trình thẻ cư trú.⁴ Hai hệ thống này không dùng chung quầy giao dịch và không dùng chung biểu mẫu.

Giấy tờ bắt buộc

Chứng từ cốt lõi là bản 戸籍謄本 (koseki tōhon, "bản sao toàn bộ sổ hộ tịch") đã cập nhật thể hiện việc thay đổi họ tên.³² Kèm theo đó là hộ chiếu hiện tại, ảnh chụp đạt chuẩn và đơn xin cấp đổi hộ chiếu.³

Giấy tờ	Lưu ý
Koseki tohon đã cập nhật	Chứng minh họ tên đăng ký đã thay đổi; căn cứ cốt lõi của hồ sơ32
Hộ chiếu hiện tại	Bị đục lỗ hủy bỏ khi hồ sơ cấp đổi được tiếp nhận3
Ảnh chụp	Phải đúng quy cách kích thước và phông nền hiện hành3
Đơn xin cấp đổi	Lấy trực tiếp tại quầy thủ tục5

Cách thức xin cấp Koseki tohon được hướng dẫn chi tiết trong bài Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo. Lệ phí cấp bản sao là 450 yên (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận mức phí hiện hành với ủy ban địa phương nơi cấp).²

Nộp hồ sơ tại quầy cấp tỉnh

Nộp hồ sơ tại 都道府県旅券センター (todōfuken ryoken sentā, "trung tâm hộ chiếu cấp tỉnh") phụ trách khu vực theo địa chỉ đăng ký cư trú của người nộp đơn.³⁵ Giờ làm việc của quầy giao dịch, quy định đặt lịch hẹn và thời gian trả kết quả khác nhau tùy theo từng tỉnh, vì vậy hãy kiểm tra trang web của trung tâm hộ chiếu địa phương trước khi đến.⁵

Sơ đồ dưới đây minh họa trình tự của công dân từ khi sửa đổi sổ hộ tịch đến khi nhận cuốn hộ chiếu mới.

Thời gian xử lý thường mất khoảng một đến hai tuần tùy theo từng tỉnh và từng thời điểm trong năm (tính đến tháng 09-2026).⁵

Hộ chiếu cũ bị hủy khi nộp hồ sơ, không phải khi nhận hộ chiếu mới

Bạn không thể xuất ngoại trong thời gian chờ xử lý hồ sơ một khi cuốn hộ chiếu cũ đã bị hủy hiệu lực. Hãy sắp xếp thời điểm nộp đơn tránh các chuyến đi đã lên kế hoạch.³

Chi phí và thời gian thực hiện

Lệ phí cấp đổi hộ chiếu tiêu chuẩn kèm đổi thông tin dao động trong khoảng 11.000 yên đối với hộ chiếu thời hạn 5 năm và khoảng 16.000 yên đối với hộ chiếu thời hạn 10 năm, bao gồm tem doanh thu quốc gia và lệ phí cấp tỉnh (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận mức phí cụ thể với trung tâm hộ chiếu cấp tỉnh).³

Hạng mục	Số tiền	Thời điểm ghi nhận	Lưu ý
Cấp đổi, thời hạn 5 năm	khoảng 11.000 yên	Tháng 09-20263	Tem doanh thu quốc gia cộng lệ phí cấp tỉnh
Cấp đổi, thời hạn 10 năm	khoảng 16.000 yên	Tháng 09-20263	Tem doanh thu quốc gia cộng lệ phí cấp tỉnh

Phiên âm romaji cho họ mới

Hộ chiếu mới theo mặc định sẽ thể hiện họ theo phiên âm Hepburn tiêu chuẩn.³ Trường hợp muốn dùng phiên âm romaji không theo chuẩn Hepburn, chẳng hạn như cách viết chữ cái thay thế đã quen dùng từ lâu của cùng một họ, cần phải làm đơn đề nghị riêng kèm theo chứng từ chứng minh lý do.³

Hãy nêu rõ vấn đề phiên âm romaji tại quầy trước khi hồ sơ được tiếp nhận. Việc điều chỉnh cách viết sau khi hộ chiếu đã được in sẽ đòi hỏi một chu trình cấp đổi hoàn toàn mới.³

Điều cần biết

Bạn không thể xuất ngoại bằng hộ chiếu cũ trong khi chờ cấp hộ chiếu mới

Cuốn hộ chiếu cũ sẽ bị bấm lỗ hủy giá trị ngay khi hồ sơ cấp đổi được tiếp nhận, vì vậy bạn không còn giấy tờ thông hành dự phòng nào trong tay. Những người có kế hoạch xuất ngoại sắp tới nên hoãn việc nộp đơn cho đến sau chuyến đi.³

Thẻ cư trú của vợ/chồng người nước ngoài không tự động cập nhật

Việc đổi họ của công dân Nhật Bản không tự động đồng bộ sang thẻ cư trú (Zairyu card) của vợ/chồng người nước ngoài. Người vợ/chồng đó phải tự nộp hồ sơ cập nhật riêng lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, và ghi chú hộ gia đình trên Juminhyo cũng là một hồ sơ riêng biệt.⁴

Xem thêm

• Jūminhyō: Giải thích về phiếu cư trú Nhật Bản
• Lựa chọn họ trong hôn nhân quốc tế tại Nhật Bản
• Các trường hợp ngoại lệ về người nước ngoài trong Koseki
• Thay đổi tên tại Nhật Bản: Trình tự cập nhật giấy tờ liên hoàn

References

Footnotes

1. Ministry of Foreign Affairs. Passport application and renewal procedures. https://www.mofa.go.jp/j_info/visit/passport/ ↩ ↩² ↩³

2. Family Register Act (戸籍法), koseki tohon as proof of registered matters, via e-Gov. https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=122AC0000000224 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

3. Ministry of Foreign Affairs. 旅券の切替申請・記載事項変更 (renewal and stated-matter change guidance). https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/pass_2.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

4. Immigration Services Agency. Residence-card procedures for foreign family members. https://www.isa.go.jp/en/ ↩ ↩² ↩³

5. Prefectural passport-center guidance (counters, hours, pickup windows vary by prefecture). Representative: Tokyo Metropolitan passport procedures (prefecture-specific detail, not generalized). ↩ ↩² ↩³ ↩⁴