Tự dịch thuật kèm bản cam kết (Affidavit) cho các thủ tục tại Nhật Bản

Bản cam kết tự dịch thuật (affidavit) cho phép bạn tự dịch các tài liệu nước ngoài của mình phục vụ nhiều thủ tục xin visa Nhật Bản, đi kèm bản tuyên thệ có chữ ký cam đoan về tính chính xác.¹ Cách làm này giúp tiết kiệm hàng nghìn yên cho mỗi tài liệu, nhưng sẽ không còn hiệu lực ngay khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch của riêng họ hoặc từ một biên dịch viên được công nhận.²

Xác nhận thông tin hiện tại với các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành trên trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý về xuất nhập cảnh; đối với trường hợp phức tạp, hãy tham khảo ý kiến của chuyên viên hành chính tư pháp có chứng chỉ (Gyoseishoshi, 行政書士) hoặc luật sư di trú (Bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Đối với các thủ tục nộp hồ sơ thông thường tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA), chính phủ Nhật Bản không bắt buộc bản dịch của bạn phải do biên dịch viên có tuyên thệ thực hiện, không cần đóng dấu công chứng hay in trên tiêu đề thư (letterhead) của công ty dịch thuật. ISA chỉ yêu cầu đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho mỗi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, do bất kỳ ai có đủ khả năng dịch chính xác thực hiện, và có chữ ký của người dịch trên đó.¹ Bản cam kết chính là trang giấy thể hiện trách nhiệm pháp lý đó: ghi rõ họ tên của bạn, lời cam đoan, ngày tháng và chữ ký của bạn.

Những trường hợp có thể tự dịch thuật

ISA nêu rõ quy định này: nếu bản dịch chính xác và có chữ ký của người dịch, bất kỳ ai cũng có thể dịch, bao gồm cả vợ/chồng của người nộp đơn.¹ Hướng dẫn thủ tục kết hôn cũng xác nhận rằng chính người nộp đơn có thể là người dịch, với điều kiện họ tên của người dịch phải được ghi rõ trên bản dịch.³

Thủ tục thông qua trường học cũng tuân theo logic tương tự nhưng có đôi chút khác biệt. Một số trường yêu cầu học sinh tự chuẩn bị bản dịch tiếng Nhật, trong khi các trường khác lại tự dịch nội bộ từ bản tiếng Anh do học sinh cung cấp (ghi nhận vào ngày 30/10/2025).⁴ Hướng dẫn từ trường học sẽ quyết định quy trình xin COE của bạn, vì vậy hãy hỏi kỹ trước khi bạn bắt đầu bắt tay vào dịch.

Hoàn tất các bản dịch thành từng đợt trước ngày nộp hồ sơ

Sự chậm trễ trong khâu dịch thuật là một trong số ít những yếu tố về mặt thời gian xin visa mà bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được. Hãy hoàn thành mọi bản dịch và bản cam kết trước khi ấn định ngày nộp hồ sơ, khi đó sự chờ đợi duy nhất chỉ còn là thời gian thụ lý của cơ quan chính phủ.

Định dạng của bản cam kết dịch thuật (Affidavit)

Hiện không có mẫu biểu chính thức nào từ ISA, vì vậy hãy xem định dạng dưới đây như một thông lệ tiêu chuẩn mà những người làm thủ tục thường sử dụng, chứ không phải một biểu mẫu bắt buộc theo luật định.⁵⁴ Hãy sắp xếp mỗi tài liệu thành một bộ hoàn chỉnh: bản gốc ở đầu tiên, tiếp theo là bản dịch từng trang tương ứng, và cuối cùng là trang bìa hoặc trang ký tên.

Trang bìa thường có nội dung tương tự như sau: "Tôi, [họ và tên], có trình độ tương đương bản ngữ về [ngôn ngữ], xin chứng nhận rằng tài liệu đính kèm là bản dịch đúng sự thật và chính xác của tài liệu gốc đính kèm." Sau đó ghi rõ ngày tháng và ký tên bằng tay.⁵ Hướng dẫn thực hành khuyến nghị nên ghi thêm địa chỉ của bạn bên cạnh họ tên và ngày tháng, đồng thời trình bày bản dịch bám sát bố cục của bản gốc để cán bộ xét duyệt có thể dễ dàng đối chiếu mà không cần đoán định.⁵

Yêu cầu tối thiểu được ISA công bố trên thực tế còn đơn giản hơn: chỉ cần ghi tên người dịch trên bản dịch.³ Trang bìa đầy đủ hơn như nêu trên đơn giản là giúp giảm thiểu các thắc mắc hay yêu cầu giải trình bổ sung, đó là lý do các trường học và lãnh sự quán thường đề xuất bộ ba thông tin gồm: họ tên, ngày tháng và chữ ký.⁴

Những trường hợp không thể tự dịch thuật

JAF đóng hoàn toàn cánh cửa tự dịch này đối với thủ tục đổi bằng lái xe. Trung tâm sát hạch bằng lái chỉ chấp nhận bản dịch do chính JAF hoặc một số đại sứ quán chỉ định cấp, vì vậy một bản tự dịch bằng lái xe sẽ không có bất kỳ giá trị nào.²

Đại sứ quán và tòa án là ranh giới tiếp theo. Một số đại sứ quán chỉ chấp nhận các biên dịch viên được họ công nhận, và tòa án gia đình cũng như tòa án thông thường thường yêu cầu bản dịch của một biên dịch viên được công nhận chứ không chấp nhận tài liệu do chính đương sự tự dịch.⁴ Một số giấy tờ tiếng Anh đơn giản đôi khi được chấp nhận mà không cần dịch thuật, nhưng hợp đồng và các thuật ngữ chuyên ngành luôn cần bản dịch bất kể văn bản gốc được viết bằng ngôn ngữ nào.⁵

Hồ sơ có tính chất quan trọng cần được dịch thuật chuyên nghiệp

Tiền sử từng bị từ chối cấp visa, tình trạng tư cách lưu trú phức tạp hoặc thời hạn yêu cầu của tòa án sẽ làm thay đổi toàn bộ tính toán. Tự dịch thuật chỉ phù hợp với các giấy tờ thông thường nộp cho ISA; những vấn đề có tranh chấp hoặc liên quan đến tòa án đều xứng đáng được giao cho dịch giả chuyên nghiệp và người đại diện pháp lý có giấy phép.

Chiến lược: khi nào nên tự làm và khi nào nên thuê dịch vụ

Hãy sử dụng phương án tự dịch cho các giấy tờ thông thường nộp cho ISA: bằng cấp, thư xác nhận việc làm, giấy tờ hộ tịch, sao kê tài khoản ngân hàng. Chuyển sang phương án thuê công ty dịch thuật chuyên nghiệp khi xuất hiện bất kỳ dấu hiệu nào trong ba trường hợp sau: cơ quan tiếp nhận chỉ định rõ người dịch, hồ sơ có tính chất sống còn hoặc từng bị từ chối trước đó, hoặc tài liệu là hợp đồng chứa nhiều thuật ngữ pháp lý phức tạp.²⁵⁴ Cách phân loại này giúp bạn giữ chi phí ở mức gần như bằng không ở những nơi áp dụng quy định thông thoáng của ISA, đồng thời tập trung ngân sách vào những nơi cần bảo vệ kết quả xét duyệt.

Lưu ý hữu ích

Bản dịch bằng máy cần được con người rà soát lại toàn bộ

Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ dịch thuật là hoàn toàn bình thường, nhưng tuyệt đối không nộp bất kỳ tài liệu nào mà chưa qua rà soát kỹ lưỡng. Các sai sót về họ tên, ngày tháng và thuật ngữ về mối quan hệ nhân thân sẽ dẫn đến việc cơ quan chức năng yêu cầu giải trình bổ sung — điều mà việc tự dịch muốn tránh ngay từ đầu.⁵

Họ tên và ngày tháng phải khớp chính xác với toàn bộ hồ sơ

Hãy phiên âm từng tên riêng, tên công ty và địa danh một cách đồng nhất xuyên suốt bản dịch, đơn đăng ký và hộ chiếu. Đối với cán bộ xét duyệt, tính nhất quán quan trọng hơn sự hoa mỹ của câu chữ.⁵

Kẹp bản gốc, bản dịch và bản cam kết thành một bộ thống nhất

Kẹp riêng từng bộ tài liệu hoàn chỉnh giúp nhân viên tại quầy kiểm tra đối chiếu nội dung với bản gốc chỉ trong một lần xem xét. Các trang rời rạc rất dễ dẫn đến sai sót nhầm lẫn khi phân loại hồ sơ tại quầy tiếp nhận.⁴

Xem thêm

• Quy trình xin visa du học qua trường tiếng Nhật
• Kết hôn với công dân Nhật Bản
• Gaimen Kirikae: Đổi bằng lái xe nước ngoài sang bằng Nhật

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 出入国審査・在留審査Q&A, Q24. https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩ ↩² ↩³

2. Japan Automobile Federation (JAF). Japanese Translation of Foreign Driver's License guide (PDF, July 2026). https://english.jaf.or.jp/-/media/1/2590/2708/3096/pdf_info_english_202607_ippan_001.pdf ↩ ↩² ↩³

3. 出入国在留管理庁. Marriage procedure guidance PDF (translator name recorded; applicant may translate). https://www.moj.go.jp/isa/content/001450885.pdf ↩ ↩²

4. Japan Handbook. Document Apostille and Translation for Japan (Visa/School Papers), 2025-10-30. https://japanhandbook.com/document-apostille-translation-for-japan-visa-school-papers/ (limitation: tier-4) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. 日浦行政書士事務所 (gyoseishoshi office). Business Manager visa foreign-language contracts guide. https://office-hiura.com/archives/1779 (limitation: tier-3 practitioner source) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷