Thủ tục đăng ký con dấu (Inkan Toroku)

Đăng ký con dấu, hay 印鑑登録 (Inkan Toroku, "đăng ký con dấu"), chuyển một con dấu thông thường thành 実印 (Jitsuin, "con dấu chính thức đã đăng ký") bằng cách lưu lại hình dấu đóng của bạn tại cơ quan hành chính địa phương. Chỉ cần mang theo con dấu, thẻ cư trú (Zairyu card) và dành vài phút tại quầy thủ tục hành chính công dân; bạn sẽ ra về với một thẻ đăng ký dùng để in các giấy chứng nhận chính thức sau này.¹²

Xác nhận thông tin hiện tại với các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin hiện hành tại ủy ban quận/thành phố nơi bạn đăng ký thường trú, vì lệ phí và quy định về họ tên có thể khác nhau tùy theo từng địa phương.

Tổng quan

Bài viết này trình bày quy trình đăng ký từ cả hai phía: những gì chủ sở hữu cần mang theo cùng các tiêu chuẩn con dấu phải đáp ứng, và các bước thực tế tại quầy thủ tục, bao gồm thẻ đăng ký và giấy chứng nhận bạn sẽ nhận được cũng như các khoản lệ phí.

Thủ tục đăng ký thuộc thẩm quyền của cơ quan địa phương đang lưu giữ phiếu cư trú của bạn, và mỗi người chỉ được đăng ký duy nhất một con dấu.¹

Quyền lợi nhận được sau khi đăng ký

Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được thẻ đăng ký con dấu, gọi là 印鑑登録カード (Inkan Toroku Card, "thẻ đăng ký con dấu"). Việc xuất trình thẻ này tại quầy sẽ cho phép bạn xin cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu, hay 印鑑登録証明書 (Inkan Toroku Shomeisho, "giấy chứng nhận đăng ký con dấu").¹³ Nếu không có thẻ này, một số nơi sẽ từ chối cấp giấy chứng nhận hoàn toàn (chẳng hạn như thành phố Yokohama), trong khi thành phố Higashihiroshima vẫn cấp giấy cho chính người đăng ký nếu xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh.⁴¹

Giấy chứng nhận là văn bản có giá trị pháp lý thực tế. Trong các giao dịch quan trọng, đối tác sẽ đối chiếu dấu đóng thực tế của bạn với giấy chứng nhận con dấu còn hiệu lực, đây chính là yếu tố tạo nên sự tin cậy đối với những người chưa từng quen biết.¹² Hãy bảo quản thẻ đăng ký cẩn thận như cách bạn giữ gìn con dấu: sự kết hợp của cả hai chính là bằng chứng xác thực danh tính của bạn.

Sự kết hợp giữa Jitsuin và giấy chứng nhận con dấu là bắt buộc khi mua bất động sản hoặc ô tô, vay vốn ngân hàng và lập di chúc.³ Các thủ tục giấy tờ hàng ngày, chẳng hạn như đơn từ tại ủy ban hoặc ký nhận bưu kiện, chỉ cần dùng con dấu thường 認印 (Mitomein, "con dấu thông thường chưa đăng ký"), và nhiều tổ chức trực tuyến hoặc nước ngoài cũng chấp nhận chữ ký tay.³

Giấy tờ cần mang đến quầy làm thủ tục

Hạng mục	Lưu ý
Con dấu cần đăng ký	Đã khắc, nằm trong giới hạn kích thước quy định, tên trùng khớp với phiếu cư trú15
Thẻ cư trú (Zairyu card)	Giấy tờ tùy thân chính; Giấy chứng nhận thường trú nhân đặc biệt, thẻ My Number hoặc bằng lái xe cũng được chấp nhận1627
Đơn xin đăng ký	Mẫu đơn 印鑑登録申請書 (Inkan Toroku Shinseisho, "đơn xin đăng ký con dấu"), có sẵn tại quầy làm thủ tục6

Người nộp đơn nước ngoài thường phải trực tiếp đến nộp, và quận Shinjuku yêu cầu đương đơn bắt buộc phải đích thân có mặt.⁵⁷⁸ Người đăng ký phải từ đủ 15 tuổi trở lên; người thành niên thuộc diện được giám hộ phải hoàn tất thủ tục cùng với người đại diện theo pháp luật.⁹

Hình thức đăng ký thông qua người ủy quyền (đại diện) vẫn tồn tại nhưng quy trình hỏi đáp và xác nhận qua thư thường chậm hơn và mất vài ngày ở ít nhất một số thành phố, vì vậy bạn nên chủ động tự đi làm thủ tục thay vì ủy quyền.⁶ Người nộp đơn không có giấy tờ tùy thân gắn ảnh cũng sẽ gặp sự chậm trễ tương tự, vì cơ quan hành chính có thể cần xác minh danh tính bằng thư gửi qua đường bưu điện trước khi cấp thẻ.¹⁸

Quy trình thực hiện tại quầy từng bước

Hãy đến quầy tiếp nhận thủ tục công dân, thường là 市民課 (Shimin-ka, "bộ phận phụ trách công dân") hoặc 住民課 (Jumin-ka, "bộ phận cư dân") tùy theo từng cơ quan hành chính.⁸ Một số thành phố tiếp nhận thủ tục đăng ký con dấu tại quầy hộ tịch.⁴⁷

Sơ đồ trên thể hiện toàn bộ quy trình trực tiếp. Cán bộ hành chính sẽ ấn con dấu của bạn để lấy mẫu vân dấu, đối chiếu với các quy định dưới đây và phiếu cư trú của bạn, sau đó cấp thẻ đăng ký, thông thường là ngay trong ngày đối với người đích thân đến làm thủ tục có giấy tờ tùy thân gắn ảnh.⁶²

Quy định con dấu bắt buộc phải đáp ứng

Quy định về kích thước và chất liệu

Hình dấu đóng phải nằm trong kích thước tối thiểu là hình vuông cạnh 8 mm và tối đa là hình vuông cạnh 25 mm: cạnh ngắn nhất từ 8 mm trở lên và lọt trọn vẹn trong ô vuông 25 mm.¹⁵ Hình dấu phải rõ ràng và dễ đọc, các hình dấu bị mờ, mẻ viền hoặc các loại dấu đúc hàng loạt giống hệt nhau sẽ bị từ chối.²⁸

Các chất liệu cao su hoặc vật liệu dễ biến dạng sẽ bị từ chối hoàn toàn.¹⁵ Con dấu khắc bằng gỗ, nhựa cây (resin), sừng hoặc kim loại đều được chấp nhận, đó là lý do vì sao các hướng dẫn mua con dấu luôn khuyên bạn nên chọn các chất liệu chạm khắc cứng cáp.

Quầy thủ tục tại Yokohama cũng từ chối các con dấu khắc biệt danh (nickname) và con dấu không có đường viền bao quanh, các thành phố khác cũng áp dụng quy định tương tự; chẳng hạn như quận Ota từ chối biệt danh không ghi trên phiếu cư trú, con dấu chỉ khắc chữ cái viết tắt, cũng như các con dấu có hình vẽ minh họa hoặc hoa văn.⁴⁹

Quy định về đối chiếu họ tên cho cư dân nước ngoài

Phần chạm khắc phải trùng khớp hoặc tương ứng hợp lý với họ tên trên sổ đăng ký cư trú của bạn.¹² Chữ Hán (Kanji) chỉ được sử dụng khi tên chữ Hán có xuất hiện trên thẻ cư trú, và con dấu kết hợp cả bảng chữ cái alphabet lẫn Katakana trên cùng một mặt dấu sẽ bị từ chối.² Trường hợp sử dụng các ký tự dị thể (biến thể chữ Hán) có thể cần xác nhận lại với quầy thủ tục trước khi bạn đặt khắc dấu.⁹

Điểm vướng mắc phổ biến nhất là việc lựa chọn giữa Katakana và phiên âm chữ cái Latinh (Romaji). Cơ quan hành chính chỉ chấp nhận chữ viết ở dạng có xuất hiện trên phiếu cư trú của bạn, và cách viết này sau đó phải giữ nguyên tính nhất quán, vì chỉ một sự sai khác nhỏ trên tài liệu sau này cũng có thể khiến giấy tờ bị vô hiệu.²⁹¹⁰

Đối chiếu con dấu với thẻ trước khi đến làm thủ tục

Mặt dấu khắc khác với thông tin trên phiếu cư trú, bao gồm cả biệt danh chưa đăng ký hoặc chỉ khắc các chữ cái viết tắt, sẽ bị từ chối tại quầy và khiến bạn mất thêm một lần đi lại cùng chi phí khắc lại con dấu mới. Hãy xác nhận trước cách ghi tên được chấp nhận với cơ quan địa phương, đặc biệt đối với tên viết bằng chữ Latinh.²¹⁰⁴⁹

Lệ phí

Các số liệu dưới đây là ví dụ từ các địa phương, kèm theo mốc thời gian của trang nguồn tương ứng; mọi trang web đều đã được kiểm tra lại và xác nhận vẫn đang phát hành vào ngày 25/09/2026 (vui lòng xác nhận mức phí hiện hành tại cơ quan hành chính địa phương của bạn).

Hạng mục	Ví dụ tại các địa phương	Ngày nguồn tài liệu
Đăng ký con dấu	300 JPY tại Higashihiroshima; 300 JPY tại Kasama; 500 JPY tại Toshima; miễn phí đăng ký lần đầu tại Hamamatsu (350 JPY khi đăng ký lại)1856	Higashihiroshima 07/08/2026; Kasama 05/2019; Toshima 17/09/2020; Hamamatsu 19/07/2022
Giấy chứng nhận mỗi bản tại quầy	300 JPY tại Yokohama; 330 JPY tại Higashihiroshima; 400 JPY tại Toshima; 300 JPY tại Kasama, mức phí tương tự tại kiosk konbini và máy bán tự động4158	Yokohama 01/03/2025; Higashihiroshima 07/08/2026; Toshima 17/09/2020; Kasama 05/2019
Giấy chứng nhận tại kiosk konbini	200 JPY tại Higashihiroshima trong giai đoạn 3 năm bắt đầu từ tháng 4 năm 20251	Higashihiroshima 07/08/2026
Cấp lại thẻ hoặc đăng ký lại	50 JPY tại Minato đối với đăng ký lại hoặc cấp lại thẻ; 500 JPY tại Kasama đối với đăng ký lại sau khi mất thẻ118	Trang không ghi ngày của Minato, kiểm tra ngày 25/09/2026; Kasama 05/2019

Mỗi con số nêu trên là mức phí được công bố của từng địa phương cụ thể chứ không phải là quy định áp dụng chung trên toàn quốc, do đó con số chính xác và đáng tin cậy nhất cho trường hợp của bạn là bảng biểu phí hiện hành tại chính cơ quan hành chính nơi bạn cư trú.

Sau khi đăng ký: thẻ, giấy chứng nhận và việc chuyển nhà

Giấy chứng nhận được cấp tại quầy thủ tục hành chính công dân, các văn phòng chi nhánh và điểm dịch vụ hành chính khi bạn xuất trình thẻ đăng ký con dấu.⁴¹

Tại các địa phương tham gia hệ thống liên kết, người sở hữu thẻ My Number có thể in giấy chứng nhận con dấu tại máy kiosk konbini, vì vậy hãy hỏi tại địa phương xem bạn có thể sử dụng kênh này hay không.¹ Máy kiosk truy xuất dữ liệu từ hồ sơ đã được tạo tại quầy ủy ban, do đó đây chỉ là kênh lấy giấy tờ chứ không thể thay thế cho thủ tục đăng ký con dấu ban đầu.

Việc chuyển đi (Tenshutsu) khỏi địa phương, bao gồm cả rời khỏi Nhật Bản, sẽ tự động hủy việc đăng ký con dấu.¹⁷ Bạn phải nộp lại thẻ cho cơ quan hành chính cũ và làm thủ tục đăng ký mới từ đầu tại nơi ở mới; không có quy trình chuyển dữ liệu đăng ký giữa các địa phương. Những cư dân chuyển đi và sau đó chuyển về lại cùng địa chỉ cũ cũng phải đăng ký lại từ đầu; không có dữ liệu nào tự động khôi phục.⁷

Nếu muốn đổi con dấu đã đăng ký mà không thay đổi nơi ở, hãy nộp thông báo hủy con dấu cũ, sau đó tiến hành đăng ký con dấu mới.⁶

Lưu ý hữu ích

Lệ phí và quy định họ tên khác nhau tùy từng địa phương

Lệ phí đăng ký dao động từ miễn phí đến 500 JPY và lệ phí cấp giấy chứng nhận tại quầy từ 300 đến 400 JPY tại các địa phương được trích dẫn ở đây (các trang tài liệu có mốc thời gian từ tháng 05/2019 đến tháng 08/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành tại ủy ban địa phương của bạn).¹⁴⁵⁶⁸ Quy định chấp nhận định dạng họ tên cũng mang tính cục bộ tương tự: quận Ota cảnh báo rằng họ có thể từ chối một con dấu từng được địa phương khác chấp nhận, vì vậy hãy xem các thông tin của từng quận/thành phố cụ thể, bao gồm cả bài viết này, như là ví dụ tham khảo chứ không phải lời khẳng định chắc chắn tuyệt đối.⁹

Chuyển đi nơi khác sẽ tự động hủy đăng ký

Hồ sơ đăng ký thuộc quyền quản lý của chính quyền địa phương, không thuộc quyền sở hữu của bạn. Chuyển nhà đồng nghĩa với việc đăng ký lại từ đầu với một tấm thẻ mới, do đó bất kỳ ai chuyển chỗ ở trước ngày ký kết hợp đồng quan trọng cần lên kế hoạch đăng ký con dấu mới từ sớm.¹¹¹

Mất con dấu đã đăng ký đồng nghĩa phải hủy và đăng ký lại

Chỉ có hình dấu đã lưu mới có giá trị đối chiếu xác minh, vì vậy một con dấu bị mất không thể chỉ đơn thuần khai báo làm lại. Bạn phải hủy hồ sơ cũ, đặt khắc con dấu thay thế và đăng ký nó như một con dấu mới.⁶

Mang theo thẻ đăng ký để lấy giấy chứng nhận, và hãy để con dấu ở nhà

Thủ tục cấp phát tại quầy, chi nhánh và kiosk đều dựa vào thẻ hoặc dữ liệu đăng ký, không dựa vào con dấu vật lý.⁴¹ Việc mang Jitsuin đi khắp nơi tiềm ẩn nguy cơ làm mất món đồ duy nhất khiến bạn bắt buộc phải làm thủ tục hủy và đăng ký lại từ đầu. Mất thẻ cũng tốn kém tiền bạc: Kasama thu 500 JPY để làm lại thủ tục đăng ký sau khi mất thẻ (theo tài liệu hướng dẫn tháng 05/2019 của địa phương này).⁸

Giấy tờ hành chính hàng ngày hiếm khi cần đến con dấu đã đăng ký

Ký nhận bưu kiện và các biểu mẫu hành chính thông thường tại ủy ban chỉ cần Mitomein, và nhiều tổ chức trực tuyến hoặc có trụ sở tại nước ngoài chấp nhận chữ ký tay.³ Hãy dành chuyến đi đến quầy đăng ký cho những trường hợp việc mua bất động sản, ô tô, vay vốn hoặc di chúc thực sự bắt buộc phải có con dấu kèm giấy chứng nhận, thay vì phải vội vã đi đăng ký trong áp lực thời gian chỉ cho một thủ tục biểu mẫu thông thường.

Xem thêm

• Juminhyo: Giải thích về phiếu cư trú tại Nhật Bản
• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Nộp thông báo chuyển đi (Tenshutsu Todoke)
• Đăng ký chữ ký cho cư dân nước ngoài

References

Footnotes

1. Higashihiroshima City. "Personal Seal Registration" (English; updated 2026-08-07). https://www.city.higashihiroshima.lg.jp/en/3/33833.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰

2. i-socia Advisors. "Inkan Registration." https://eng.daikou-office.com/reference/inkan-registration/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

3. Nippon.com. "Hanko and Inkan: Japanese Stamps and Personal Seals." https://www.nippon.com/en/features/jg00077/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. City of Yokohama. "Seal registration" (English; updated 2025-03-01). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/default20200.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. Toshima City. "Registration of Personal Seal" (English; updated 2020-09-17). https://www.city.toshima.lg.jp/info/en/personal_seals.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

6. Hamamatsu City. "Personal Seals" (English; updated 2022-07-19). https://www.city.hamamatsu.shizuoka.jp/hamaeng/02life/02_5.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

7. Shinjuku City (Foreign Language). "Personal Seal Registration Procedures and Certificate" (English). https://www.foreign.city.shinjuku.lg.jp/en/kurashi/inkantoroku ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

8. Kasama City. "Seal Registration (inkan touroku)" (English PDF; file created 2019-05-22, still posted 2026-09-25). https://www.city.kasama.lg.jp/data/doc/1559017259_doc_1_0.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

9. Ota City. "Registration of personal seal" (English PDF, Non-Japanese Residents Unit; undated, accessed 2026-09-25). https://www.city.ota.tokyo.jp/seikatsu/koseki_j/gaikoku/shomesho/gaikokujininkantou.files/gaikokusekiinnkanneng.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

10. Selectra Japan. "How to Get and Register Personal Seal (Inkan) as a Foreigner." https://selectra.jp/en/life-in-japan/register-inkan ↩ ↩²

11. Minato City. "Personal Seal (inkan) Registration" (English; undated, accessed 2026-09-25). https://www.city.minato.tokyo.jp/easyjp/en/moving/residentregistration/personalsealregistration.html ↩ ↩²