Gia hạn thẻ lưu trú Zairyu card

"Gia hạn thẻ lưu trú (Zairyu card)" thực chất gồm hai thủ tục hoàn toàn khác nhau, và việc chọn nhầm thủ tục sẽ làm lãng phí một chuyến đi đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.¹² Người có tư cách lưu trú có thời hạn cần làm thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú; trong khi thường trú nhân (vĩnh trú) chỉ cần làm thủ tục đổi phôi thẻ cứng định kỳ 7 năm mà không trải qua bất kỳ bước xét duyệt tư cách lưu trú nào.¹²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết hiện hành trên trang thông tin của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý hay tư vấn xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn chuyên viên hành chính (gyoseishoshi, 行政書士) có chứng chỉ hành nghề hoặc luật sư di trú (bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Nhánh 1 dành cho những người có tư cách lưu trú có thời hạn mà bản thân giấy phép lưu trú sẽ hết hạn: thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú tại ISA.² Nhánh 2 dành cho thường trú nhân (vĩnh trú), người có tư cách Lao động tay nghề cao 2 (HSP2), và người dưới 16 tuổi khi phôi thẻ vật lý hết hạn nhưng tư cách lưu trú của họ thì không.¹ Hãy đọc phần hướng dẫn tương ứng với loại thẻ bạn đang nắm giữ.¹²

Nhánh 1: gia hạn thời hạn lưu trú (người có tư cách lưu trú có thời hạn)

Đối với visa lao động, du học sinh, vợ/chồng, và các tư cách lưu trú có thời hạn khác, việc hết hạn thời gian lưu trú đồng nghĩa với việc bạn phải nộp đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền.² Cán bộ xuất nhập cảnh sẽ xem xét quá trình hoạt động, công việc, việc đóng thuế và bảo hiểm liên tục trước khi cấp phép gia hạn.² Thẻ lưu trú mới sẽ được cấp ngay khi có quyết định cho phép.²

Các đơn xin gia hạn và chuyển đổi tư cách lưu trú phải chịu lệ phí nhà nước theo quy định hành chính (tính đến tháng 05-2026; hãy xác nhận lệ phí hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).³ Bài viết chuyên sâu về gia hạn visa và xuất nhập cảnh cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình cho nhánh này; bài viết này sẽ không lặp lại các chi tiết đó.³

Thủ tục cấp đổi thẻ ở nhánh 2 không bao giờ gia hạn tư cách lưu trú

Thủ tục cấp đổi phôi thẻ vật lý miễn phí chỉ áp dụng riêng cho các thẻ thuộc diện thường trú nhân (vĩnh trú). Người có tư cách lưu trú lao động sắp hết hạn bắt buộc phải làm thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú, và việc nộp đơn xin đổi phôi thẻ sẽ không gia hạn bất kỳ tư cách lưu trú nào.¹²

Nhánh 2: đổi phôi thẻ vật lý (vĩnh trú, HSP2, dưới 16 tuổi)

Điều 19-11 của Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh quy định việc gia hạn thời hạn hiệu lực của chính thẻ lưu trú.¹ Đối với thường trú nhân và người giữ tư cách HSP2 từ 16 tuổi trở lên, thẻ có giá trị trong 7 năm kể từ ngày cấp dù tư cách lưu trú phía sau là vĩnh viễn.¹² Việc gia hạn chỉ nhằm làm mới phôi nhựa và ảnh thẻ; cán bộ không xét duyệt lại tư cách lưu trú nền tảng.²

Thời hạn nộp hồ sơ bắt đầu từ 3 tháng trước ngày thẻ hết hạn cho đến chính ngày hết hạn (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận các mốc thời gian hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹ Trường hợp bất khả kháng không thể có mặt (chẳng hạn như chuyến công tác dài ngày hoặc du học trùng với thời gian này) cho phép nộp hồ sơ sớm kèm theo giấy tờ chứng minh lý do.¹ Việc nộp hồ sơ phải thực hiện trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền; không thể gia hạn thẻ từ nước ngoài.²

Bộ hồ sơ dưới đây được tổng hợp từ trang thủ tục của ISA (tính đến tháng 09-2026; hãy xác nhận chi tiết hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹

Giấy tờ	Chi tiết
Đơn xin cấp mới	在留カード有効期間更新申請書, in khổ A4 (tính đến tháng 09-2026)1
Hộ chiếu	Hộ chiếu hiện tại (tính đến tháng 09-2026)1
Thẻ lưu trú hiện tại	Kể cả thẻ đã cận ngày hết hạn (tính đến tháng 09-2026)1
Ảnh thẻ	Ảnh thẻ đạt chuẩn theo quy định (tính đến tháng 09-2026)1
Phiếu cư trú (Juminhyo)	Bản gốc cấp trong vòng 3 tháng gần nhất (tính đến tháng 09-2026)1

Thủ tục đổi phôi thẻ vật lý hoàn toàn không mất lệ phí (tính đến tháng 09-2026).¹² Về nguyên tắc, thẻ mới được cấp ngay trong ngày; trường hợp bị hoãn nhận thẻ, hãy giữ giấy biên nhận đơn và quay lại cùng các giấy tờ được yêu cầu để nhận thẻ.¹

Nhánh đổi thẻ 7 năm cho thường trú nhân (vĩnh trú)

Ngày hết hạn in trên thẻ của thường trú nhân là thời hạn của phôi thẻ, không phải thời hạn của tư cách lưu trú.² Để quá hạn thẻ không làm bạn mất đi tư cách thường trú nhân, nhưng bạn đang vi phạm nghĩa vụ xin cấp đổi thẻ và cần nộp đơn ngay kèm theo bản giải trình lý do.¹²

Chuyển tiếp từ dưới 16 tuổi sang 16 tuổi

Thẻ cấp cho người dưới 16 tuổi hết hạn vào ngày sinh nhật thứ 16 (đối với thẻ cấp đến ngày 13-06-2026) và có thể làm thủ tục gia hạn trong khoảng thời gian mở trước ngày sinh nhật 6 tháng (tính đến tháng 09-2026).¹ Thẻ trước 16 tuổi sử dụng định dạng đơn giản hơn không có ảnh; thẻ sau khi gia hạn sẽ chuyển sang định dạng tiêu chuẩn.¹

Định dạng thẻ mới được áp dụng từ tháng 6 năm 2026

ISA đã giới thiệu các mẫu thẻ mới cho những thẻ được cấp từ ngày 14-06-2026, và các chi tiết về khung thời hạn hiệu lực vẫn tiếp tục được cập nhật (tính đến tháng 09-2026).¹ Hãy xác nhận định dạng và khung thời hạn hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú trước khi dựa vào các danh mục kiểm tra cũ.¹

Quá hạn thẻ lưu trú

Hãy nộp đơn ngay kèm theo giấy giải trình lý do theo mẫu tham khảo của ISA thay vì đợi đến thủ tục tiếp theo mới giải quyết.¹ Các nguồn từ giới chuyên môn cho biết việc gia hạn muộn nếu có lý do chính đáng và bản giải trình hợp lý thường được giải quyết mà không bị xử phạt, nhưng luật có quy định chế tài đối với hành vi không nộp đơn đúng hạn, vì vậy sự chủ động và nhanh chóng luôn là nguyên tắc hàng đầu.²³

Những điều cần biết

Ngày hết hạn thẻ và ngày hết hạn tư cách lưu trú trùng nhau đối với hầu hết cư dân

Chỉ những người thuộc diện thường trú nhân mới có sự tách biệt này.² Đối với tất cả các tư cách lưu trú khác, ngày hết hạn thẻ và ngày hết hạn lưu trú là cùng một ngày, và thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú sẽ làm mới cả hai cùng một lúc.²

Tránh việc phải đi lại hai lần vì thiếu ảnh thẻ và hộ chiếu

Quầy làm thủ tục yêu cầu hộ chiếu và ảnh thẻ đạt chuẩn đi kèm với đơn xin cấp.¹ Việc quên một trong hai thứ sẽ biến một công việc có thể xong trong ngày thành hai chuyến đi, đây là sơ suất phổ biến và hoàn toàn có thể tránh được mà nhiều cư dân từng gặp phải.⁴

Lịch sử gia hạn ảnh hưởng đến việc xét duyệt vĩnh trú sau này

Các lần gia hạn đúng thời hạn, hồ sơ khai báo thông tin sạch sẽ, cùng việc đóng thuế và bảo hiểm đầy đủ liên tục chính là hồ sơ căn cứ để xét duyệt đơn xin vĩnh trú sau này.² Mỗi lần gia hạn đúng quy định cũng là một bước âm thầm chuẩn bị cho hồ sơ vĩnh trú trong tương lai.²

Xem thêm

• Quy trình xin visa du học qua trường tiếng Nhật
• Thủ tục xin visa vợ/chồng sau khi đăng ký kết hôn
• Thẻ lưu trú cho trẻ sơ sinh: Thủ tục 30 ngày tại ISA
• Khai báo sức khỏe tâm thần và câu hỏi gia hạn visa
• Khai báo thay đổi cơ quan làm việc với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "Application for renewal of residence card validity period" (在留カードの有効期間の更新申請), Art 19-11 basis. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00011.html?lang=en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴

2. i-socia Advisors. "Renewal of PR Residence Card" guide. https://eng.daikou-office.com/intro-2/renewal-card/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹

3. LO-PAL. "Permanent Resident Residence Card Renewal Japan: 2026 Checklist." 2026-03-11. https://lo-pal.app/guide/en/pr-card-renewal-2026 ↩ ↩² ↩³

4. RetireJapan (blog, resident report). "Renewing Zairyu Card (as a PR)." 2022-05-02. https://www.retirejapan.com/blog/renewing-zairyu-card-as-a-pr/ ↩