Xin cấp Juminhyo và các giấy tờ hành chính khác

Bản sao Juminhyo là giấy tờ thiết yếu phía sau các thủ tục mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng lao động, thuê nhà và nhập học. Năm phương thức xin cấp đáp ứng mọi tình huống thực tế, và lệ phí có sự khác nhau tùy theo từng thành phố và kênh thực hiện, vì vậy hãy chọn phương thức phù hợp trước khi xếp hàng.¹²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại chính quyền địa phương nơi bạn cư trú, vì mọi mức phí và khung giờ nêu bên dưới đều là ví dụ cụ thể tại các địa phương theo từng thời điểm.

Tổng quan

Bản 住民票の写し (jūminhyō no utsushi, "bản sao chứng thực của phiếu cư trú / residence record") chứng minh địa chỉ đã đăng ký và cơ cấu hộ gia đình của bạn.³ Các ngân hàng, người sử dụng lao động, chủ nhà và trường học thường yêu cầu bản sao này chứ không phải bản trích lục hộ tịch. Bản sao Koseki tuân theo các quy tắc khác (thành phố cấp khác nhau, lệ phí khác nhau); bài viết cùng chủ đề về xin cấp bản sao koseki và juminhyo đề cập chi tiết nội dung đó, vì vậy cẩm nang này tập trung chủ yếu vào các kênh xin cấp.²

Tại quầy hành chính

Quầy tiếp dân là kênh tiêu chuẩn và là kênh duy nhất xử lý được mọi trường hợp. Điền vào mẫu đơn yêu cầu của chính quyền địa phương, xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh, nộp lệ phí và hầu hết các trường hợp sẽ nhận bản sao ngay trong ngày.²

Giấy tờ tùy thân có ảnh được chấp nhận bao gồm thẻ My Number, bằng lái xe, hộ chiếu, 在留カード (zairyū kādo, "thẻ lưu trú / Zairyu card") dành cho cư dân nước ngoài trung và dài hạn, hoặc Giấy chứng nhận thường trú nhân đặc biệt.² Thành viên trong cùng hộ gia đình có thể xin cấp thay bạn mà không cần thêm giấy tờ phụ. Bất kỳ ai ngoài hộ gia đình đều phải có giấy ủy quyền (委任状) có chữ ký.²

Lệ phí tại quầy do từng chính quyền địa phương quy định và thay đổi theo lộ trình của từng nơi. Kawasaki thu 300 yên mỗi bản (tính đến ngày 16-04-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với văn phòng địa phương của bạn).¹ Nishinomiya cũng thu mức 300 yên (tính đến ngày 31-07-2026), và Yachiyo cũng có mức tương tự là 300 yên (tính đến ngày 04-07-2026).⁴²

Giấy tờ	Lệ phí tại quầy (ví dụ)	Tính đến	Ghi chú
Bản sao Juminhyo	300 yên	16-04-20261	Kawasaki
Bản sao Juminhyo	300 yên	31-07-20264	Nishinomiya
Bản sao Juminhyo	300 yên	04-07-20262	Yachiyo

Các số liệu trên là ví dụ tại các địa phương cụ thể, không phải biểu giá chung cho toàn quốc. Giờ làm việc tại quầy tuân theo lịch hành chính của ủy ban, do đó hãy kiểm tra trước khi đến làm thủ tục.

Đánh dấu các trường thông tin bạn cần trước khi nộp tiền xin bản sao

Hãy nói rõ với nhân viên tại quầy những mục thông tin nào mà cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu, đặc biệt là các mục về quốc tịch hoặc tư cách lưu trú. Việc yêu cầu bổ sung thêm thông tin sau khi đã in sẽ đồng nghĩa với việc bạn phải làm đơn và trả tiền cho bản sao thứ hai.²³

Tại máy kiosk ở konbini

Thẻ My Number mở ra phương thức tự phục vụ tiện lợi: máy kiosk đa năng tại các cửa hàng tiện lợi konbini có liên kết (7-Eleven, FamilyMart, Lawson hoặc Ministop). Đặt thẻ lên đầu đọc thẻ, nhập mã PIN xác thực người dùng gồm 4 chữ số, chọn địa phương và loại giấy chứng nhận, chọn các trường thông tin cần hiển thị và số lượng bản sao, đưa tiền vào máy và nhận bản in.⁵⁴

Thẻ phải có chứng thư điện tử xác thực người dùng còn hiệu lực; thẻ đăng ký con dấu (seal-registration card) không sử dụng được ở đây.⁵ Giờ hoạt động của máy kiosk thường từ 6:30 đến 23:00 hàng ngày, tuân theo giờ hoạt động của thiết bị tại từng cửa hàng và các khung thời gian bảo trì chứ không theo lịch làm việc của ủy ban quận/thành phố (tính đến ngày 16-07-2026).⁵

Lệ phí tại konbini do từng địa phương quy định và thường rẻ hơn tại quầy. Kawasaki thu 200 yên mỗi bản tại kiosk so với 300 yên tại quầy (tính đến ngày 16-04-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với văn phòng địa phương của bạn).¹ Nishinomiya và Yachiyo cũng thu 200 yên, Hiroshima thu 200 yên, và Yokohama thu 250 yên (tính đến lần lượt ngày 31-07-2026, 04-07-2026, 08-06-2026 và 16-07-2026).⁴²⁶⁵

Bản sao in tại konbini không được đổi hoặc hoàn tiền

Hãy kiểm tra kỹ loại chứng nhận, các trường thông tin và số lượng bản in trên màn hình máy kiosk trước khi thanh toán. Các trường hợp được miễn lệ phí chỉ giải quyết trực tiếp tại quầy, vì vậy cư dân thuộc diện miễn giảm không nên sử dụng máy kiosk.⁵⁶

Qua đường bưu điện

Khi không thể trực tiếp đến ủy ban, bạn có thể gửi hồ sơ yêu cầu qua đường bưu điện đến chính quyền địa phương. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu có chữ ký của bạn, bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh, lệ phí dưới dạng phiếu chuyển tiền bưu điện mệnh giá cố định (郵便定額小為替, yūbin teigaku kogawase, mua trong vòng 6 tháng gần nhất), và một phong bì dán sẵn tem ghi rõ địa chỉ nhận là địa chỉ bạn đã đăng ký cư trú.²

Lệ phí xin cấp bản sao Juminhyo qua đường bưu điện của thành phố Yachiyo là 300 yên mỗi bản, mất khoảng một tuần để gửi đến nơi bạn ở (tính đến ngày 04-07-2026).² Thời gian chờ đợi thực tế thường mất từ 1 đến 2 tuần tính cả thời gian gửi thư hai chiều (tính đến tháng 09-2026). Hãy ghi kèm số điện thoại liên hệ ban ngày để văn phòng có thể liên hệ với bạn nếu hồ sơ có thiếu sót; hồ sơ chưa đầy đủ sẽ bị giữ lại và không được xử lý cho đến khi được bổ sung.²

Qua cổng thông tin My Number Portal

Cổng thông tin My Number Portal cung cấp dịch vụ cấp giấy chứng nhận trực tuyến như một phương thức tiện ích đang ngày càng mở rộng.⁷⁸ Ở những nơi chính quyền địa phương có hỗ trợ, việc nhận tệp PDF trực tuyến giúp bạn không phải xếp hàng chờ đợi cũng như không cần phải ra cửa hàng tiện lợi. Phạm vi áp dụng khác nhau theo từng thành phố, vì vậy hãy kiểm tra danh sách dịch vụ trên cổng thông tin đối với địa phương của bạn trước khi thực hiện. Bài viết về thủ tục trên cổng thông tin hướng dẫn chi tiết cách thiết lập quyền truy cập và toàn bộ danh mục dịch vụ trực tuyến.

Lưu ý dành cho cư dân nước ngoài

Zairyu card của bạn được chấp nhận rộng rãi làm giấy tờ tùy thân tại quầy hành chính.² Khi ngân hàng hoặc công ty yêu cầu nộp bản sao, hãy xác nhận xem họ có cần hiển thị các trường về quốc tịch, tư cách lưu trú, số thẻ hay thời hạn lưu trú hay không; các tài liệu hướng dẫn thủ tục cho sinh viên luôn liệt kê chính xác các trường này vì các cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ từ chối những bản sao thiếu thông tin đó.³

Các bản sao có hiển thị số My Number chỉ có thể xin trực tiếp tại quầy. Nếu người được ủy quyền yêu cầu cấp bản sao này, ủy ban sẽ gửi thư về địa chỉ đã đăng ký cư trú của bạn chứ không trao trực tiếp tại quầy.² Tuyệt đối không nộp bản sao có ghi số My Number nếu nơi tiếp nhận không yêu cầu cụ thể; hãy chọn bản sao tiêu chuẩn làm mặc định.

Những điều cần biết

Đánh dấu các trường thông tin cơ quan tiếp nhận yêu cầu trước khi nộp lệ phí

Một bản sao theo chế độ mặc định sẽ ẩn các mục honseki (nguyên quán), chủ hộ, mối quan hệ trong hộ gia đình và quốc tịch hoặc tư cách lưu trú. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận xem họ yêu cầu những mục nào, sau đó đánh dấu vào đơn yêu cầu hoặc trên màn hình kiosk.²³ Bản sao in ra thiếu các trường cần thiết sẽ không sử dụng được cho mục đích của bạn, và việc in lại sẽ tốn thêm một lần lệ phí.

Bản sao có số My Number chỉ cấp tại quầy và được gửi thư về địa chỉ cư trú

Không có cách thức in nhanh tại konbini hay nhận trao tay trực tiếp cho người đại diện đối với các bản sao có hiển thị số My Number, và người được ủy quyền chỉ có thể nhận bản sao qua đường bưu điện gửi về địa chỉ đã đăng ký của bạn.² Hãy dự trù trước khoảng thời gian đệm là một tuần nếu thủ tục thực sự cần phiên bản này. Phần lớn các thủ tục thường ngày không yêu cầu hiển thị số My Number; hãy xác nhận kỹ trước khi yêu cầu.

Bản sao in tại konbini không được đổi hoặc hoàn tiền

Mọi sai sót trên máy kiosk đều không thể hoàn lại: chọn sai loại giấy chứng nhận, chọn sai trường thông tin hay chọn sai số lượng bản in đều đồng nghĩa với việc bạn phải thanh toán lại từ đầu.⁵⁶ Hãy cẩn thận kiểm tra tại màn hình xác nhận cuối cùng. Đối với những người lần đầu xin giấy tờ hoặc với các giấy tờ quan trọng, việc xếp hàng để nhân viên tại quầy kiểm tra giúp vẫn là một lựa chọn đáng giá.

Xem thêm

• Jūminhyō: Giải thích về phiếu cư trú tại Nhật Bản
• Cách xin cấp bản sao Koseki và Juminhyo
• Koseki: Giải thích về sổ hộ tịch tại Nhật Bản
• Konbini tại Nhật Bản: Cửa hàng tiện lợi như một hạ tầng đời sống hàng ngày
• Cổng thông tin My Number Portal: Các thủ tục trực tuyến
• Đăng ký con dấu tại ủy ban quận

References

Footnotes

1. City of Kawasaki. "Konbini issuance cheaper than counter" (Japanese; updated 2026-04-16). https://www.city.kawasaki.jp/250/page/0000171718.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. City of Yachiyo. "When you need residence-related certificates" (Japanese; updated 2026-07-04). https://www.city.yachiyo.lg.jp/soshiki/14/2276.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

3. Tohoku University International Support Center. "Procedures at Ward Offices" (English). https://sup.bureau.tohoku.ac.jp/en/after-arrival-e/offices-e ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. City of Nishinomiya. "Konbini issuance of juminhyo" (Japanese; updated 2026-07-31). https://www.nishi.or.jp/kurashi/koseki/shomeishojidokofuki/konbini-kofu.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

5. City of Yokohama. "Konbini issuance of juminhyo" (Japanese; updated 2026-07-16). https://www.city.yokohama.lg.jp/kurashi/koseki-zei-hoken/todokede/koseki-juminhyo/shoumei/jyuminhyou/convenience.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. City of Hiroshima. "Konbini issuance service" (Japanese; updated 2026-06-08). https://www.city.hiroshima.lg.jp/living/koseki/1021123/1025549/1003312.html ↩ ↩² ↩³

7. Digital Agency. "Online Service for Moving Procedures" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/moving_onestop_service ↩

8. Digital Agency. "Improving the Convenience of Citizens' Lives through Mynaportal" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/myna_portal ↩