Cải cách bãi bỏ Hanko sau năm 2020

Cuộc cải cách bãi bỏ hanko của Nhật Bản, hay 脱ハンコ (datsu-hanko, "chiến dịch từ bỏ hanko"), đã xóa bỏ yêu cầu đóng dấu khỏi đại đa số các thủ tục hành chính công sau năm 2020. Sự thay đổi này mang tính từng phần và không đồng đều: các thủ tục giấy tờ hàng ngày phần lớn không còn cần con dấu, trong khi giao dịch bất động sản, đăng ký xe cơ giới và các hồ sơ nộp qua tòa án vẫn tiếp tục duy trì con dấu.¹²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành tại ủy ban địa phương, ngân hàng hoặc quầy tiếp nhận hồ sơ phụ trách thủ tục cụ thể của bạn.

Tổng quan

Cuộc cải cách bắt đầu như một chính sách số hóa trong thời kỳ đại dịch dưới thời chính quyền thủ tướng Suga, do Bộ trưởng Cải cách Hành chính Kono công khai dẫn dắt. Các tiêu đề báo chí từng khiến nhiều người lầm tưởng rằng hanko đã bị xóa bỏ hoàn toàn; nhưng thực tế chỉ duy trì con dấu cho một nhóm thủ tục quan trọng đã được xác định rõ ràng, đồng thời bãi bỏ hầu hết các thủ tục thường nhật.¹³

Phần còn lại của bài viết này sẽ phân định rõ những gì đã thay đổi và những gì chưa thay đổi, phác thảo khía cạnh chữ ký số và kết lại bằng bộ con dấu tối thiểu mà cư dân vẫn nên sở hữu. Chưa từng có một lộ trình hoàn tất nào được ấn định, do đó những nội dung dưới đây không hàm ý một ngày kết thúc cụ thể.¹

Những gì đợt cải cách năm 2020 thực sự đã làm

Vào tháng 11 năm 2020, ông Kono thông báo rằng yêu cầu đóng dấu sẽ bị loại bỏ khỏi gần 15.000 quy trình hành chính, và chỉ giữ lại khoảng 83 thủ tục, bao gồm cả đăng ký xe ô tô.¹³ Các con dấu thường ngày không đăng ký (mitomein) đã được bãi bỏ trên toàn bộ các thủ tục nằm trong diện rà soát, chiếm khoảng 99,4% số lượng quy định về con dấu được xem xét, trong khi các thủ tục yêu cầu con dấu đã đăng ký (jitsuin) vẫn được giữ nguyên.²

Cơ chế thực hiện cũng quan trọng không kém gì các con số thống kê. Việc loại bỏ yêu cầu đóng dấu cũng đồng nghĩa với việc xóa bỏ sự cần thiết của các văn bản giấy và việc phải trực tiếp đến nộp tại quầy, cho phép từng thủ tục được chuyển dịch lên trực tuyến sau đó.¹ Vì vậy, cuộc cải cách này thực chất là một đòn bẩy số hóa được khoác chiếc áo thay đổi văn phòng phẩm.

Những gì đã thay đổi trong đời sống hàng ngày

Biểu mẫu của chính quyền và ủy ban quận

Các thủ tục thường nhật như yêu cầu cấp bản sao phiếu cư trú (juminhyo) và gia hạn đăng kiểm xe (shaken) không còn yêu cầu con dấu nữa.² Nhiều biểu mẫu tại ủy ban quận và cơ quan thuế hiện nay chỉ cần chữ ký một mình hoặc thậm chí không cần chữ ký, bao quát hầu hết những gì cư dân cần làm trong những năm bình thường.²

Thuế, hồ sơ sổ hộ tịch (koseki) và con dấu doanh nghiệp

Các thủ tục hộ tịch đã bỏ yêu cầu con dấu từ ngày 01/09/2021: đăng ký kết hôn, ly hôn, khai sinh và khai tử hiện nay không bắt buộc phải đóng dấu tại quầy hành chính địa phương.⁴ Tờ khai thuế quốc gia đã chuyển sang hình thức không dùng con dấu từ tháng 04/2021, và các tài liệu hướng dẫn thực tế cho biết việc đăng ký con dấu khi thành lập công ty đã trở thành tùy chọn kể từ ngày 15/02/2021 (thông tin theo hướng dẫn thương mại; hãy xác nhận với người viết đơn tư pháp - judicial scrivener / shiho shoshi khi làm thủ tục thực tế).⁵

Các văn bản giao dịch bất động sản đã được nới lỏng vào tháng 05/2022: hợp đồng mua bán và văn bản giải thích các vấn đề quan trọng (juusetsu) có thể được ký kết và bàn giao bằng phương thức điện tử với chữ ký số theo gói luật xã hội số.⁶ Hãy lưu ý ranh giới này thật cẩn thận, vì việc ký kết hợp đồng không đồng nghĩa với thủ tục đăng ký chuyển quyền sở hữu được nêu dưới đây.

Ký kết điện tử không phải là đăng ký điện tử

Thay đổi vào tháng 05/2022 áp dụng cho việc ký tên và bàn giao các tài liệu giao dịch. Việc đăng ký chuyển quyền sở hữu tại Cục Pháp vụ là một thủ tục riêng biệt với yêu cầu con dấu riêng, được đề cập trong phần tiếp theo.²⁶

Những gì chưa thay đổi

Bất động sản và đăng ký xe cơ giới

Hồ sơ đăng ký chuyển quyền sở hữu bất động sản, đăng ký thương mại và doanh nghiệp, cùng việc đăng ký xe cơ giới vẫn bắt buộc phải có con dấu đã đăng ký (jitsuin).² Hợp đồng có thể được ký bằng phương thức điện tử, nhưng cơ quan đăng ký vẫn yêu cầu jitsuin kèm theo giấy chứng nhận đăng ký con dấu cho chính thủ tục chuyển quyền.²⁶

Tòa án, công chứng viên và giấy tờ thừa kế

Hồ sơ yêu cầu giải quyết tại tòa án gia đình vẫn thường đòi hỏi con dấu: các biểu mẫu công bố của tòa án đều có sẵn các ô đóng dấu cho lời khai và hồ sơ của các bên.⁷ Các văn bản công chứng, hợp đồng vay thế chấp, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế và hợp đồng liên đới bảo lãnh tương tự như vậy vẫn tiếp tục đòi hỏi con dấu theo báo cáo thực tế của giới chuyên môn.⁵⁸

Quy luật ở đây rất nhất quán: bất cứ nơi nào thủ tục phải đi qua tòa án, công chứng viên hoặc cơ quan đăng ký pháp vụ, con dấu vẫn tồn tại. Các thủ tục thông thường đã được nới lỏng; nhưng các thủ tục đòi hỏi giá trị chứng cứ pháp lý cao thì không.

Quầy ngân hàng khi đăng ký lần đầu

Hầu hết các ngân hàng hiện nay chấp nhận chữ ký đã đăng ký từ khách hàng nước ngoài mở tài khoản, nhưng các quầy giao dịch truyền thống vẫn thường ưu tiên dùng con dấu và một số chi nhánh vẫn yêu cầu con dấu (tính đến tháng 01/2025 và tháng 03/2026; hãy xác nhận thực tế với ngân hàng của bạn).⁵⁹ Việc chấp nhận chữ ký là thông lệ cấp chi nhánh chứ không phải quy định luật định, do đó quy định cụ thể của từng quầy giao dịch sẽ quyết định việc mở tài khoản.⁵

Đăng ký lần đầu là thời điểm khắt khe nhất

Các giao dịch sau này thường diễn ra qua thẻ, mã PIN và ứng dụng di động bất kể tài khoản được mở bằng cách nào. Quầy giao dịch ban đầu mới là nơi yêu cầu về con dấu áp dụng nghiêm ngặt nhất, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng cho cả hai hình thức xác thực.⁵⁹

Khía cạnh chữ ký số

Đối ứng kỹ thuật của cuộc cải cách này chính là con chip trên thẻ My Number. Chip IC của thẻ tích hợp hai chứng thư điện tử theo khung xác thực cá nhân công cộng (JPKI): một dành cho chữ ký số và một dành cho xác thực danh tính người dùng.¹⁰¹¹

署名用電子証明書 (shomei-yō denshi shōmeisho, "chứng thư điện tử dùng cho chữ ký số") ghi nhận tên, địa chỉ, ngày sinh và giới tính của chủ thẻ vào các thủ tục, và được sử dụng để kê khai thuế điện tử e-Tax, nộp hồ sơ trên cổng MynaPortal và xác minh danh tính trong khu vực tư nhân.¹⁰¹¹ Tính năng cài đặt chứng thư số trên điện thoại thông minh đã được ra mắt vào tháng 05/2023, mở rộng cơ chế này vượt ra ngoài phạm vi chiếc thẻ vật lý.¹¹

Những con dấu cư dân vẫn nên sở hữu

Tình trạng hiện tại phản ánh chính xác những gì các con số đã dự báo: đời sống hàng ngày phần lớn không cần đến con dấu, trong khi các sự kiện quan trọng trong cuộc đời vẫn duy trì con dấu.¹² Vì vậy, bộ con dấu tối thiểu nên có là một con dấu jitsuin kích thước nhỏ kèm giấy chứng nhận đăng ký con dấu còn hiệu lực cho các thủ tục quan trọng còn sót lại, cộng thêm con dấu ngân hàng (ginko-in) hoặc chữ ký đã đăng ký cho các giao dịch tại quầy.⁵

Đời sống hàng ngày thời kỳ hậu cải cách thực sự đã cởi mở hơn rất nhiều với hình thức chỉ dùng chữ ký, và không cư dân nào cần phải vội vã mua con dấu vì nỗi bất an mơ hồ. Tuy nhiên, việc mua bất động sản, đăng ký xe cơ giới, làm thủ tục thừa kế và các hồ sơ nộp qua tòa án vẫn thường đòi hỏi con dấu đã đăng ký, do đó việc từ bỏ hoàn toàn con dấu jitsuin lúc này vẫn là quá sớm.²⁷⁵

Điều nên biết

Chưa nên vội vứt bỏ jitsuin của bạn

Các thủ tục còn giữ lại quy định đóng dấu cùng với thực tế đăng ký, công chứng và thừa kế vẫn yêu cầu một con dấu jitsuin. Cuộc cải cách đã loại bỏ con dấu thông thường (mitomein) khỏi các biểu mẫu của chính phủ, chứ không phải con dấu đã đăng ký (jitsuin) trong các giao dịch có tính chất pháp lý trọng đại.¹²

Việc chấp nhận chữ ký là thông lệ cấp quầy giao dịch, không phải quy định pháp luật

Việc triển khai tại các chi nhánh, ủy ban địa phương và văn phòng công sở vốn dĩ không đồng đều, vì việc nới lỏng được áp dụng theo từng thủ tục riêng lẻ chứ không phải bằng một quy định bao trùm duy nhất. Biểu mẫu hiện hành của chính quầy giao dịch tiếp nhận bạn là cơ sở có thẩm quyền duy nhất quyết định việc nộp hồ sơ.⁵⁹

Kiểm tra biểu mẫu cụ thể, đừng chỉ tin vào tiêu đề báo chí trước mỗi thủ tục

Sự nới lỏng đã diễn ra rải rác trong suốt các năm 2021 và 2022 thông qua nhiều đợt sửa đổi khác nhau, vì vậy hướng dẫn hiện hành của từng hồ sơ cụ thể mới là quy định có hiệu lực. Những dòng tít giật gân về việc "bãi bỏ hoàn toàn hanko" chỉ mô tả xu hướng chuyển dịch, chứ không phản ánh đúng trạng thái thực tế của biểu mẫu tiếp theo bạn cần nộp.⁶⁴

Xem thêm

• Người nước ngoài có thể mua bất động sản tại Nhật Bản không?
• Kết hôn với công dân Nhật Bản
• Hanko so với chữ ký trong các nghiệp vụ ngân hàng
• Đăng ký con dấu tại ủy ban quận

References

Footnotes

1. Reuters. "Signed, sealed, delivered: Japan to all but scrap centuries-old custom of stamping paperwork." https://www.reuters.com/article/business/signed-sealed-delivered-japan-to-all-but-scrap-centuries-old-custom-of-stampi-idUSKBN27T0GW/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

2. Nikkei. "行政手続きの認め印全廃 (2020-11-13)." https://www.nikkei.com/article/DGXMZO66228520T11C20A1AM1000/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. Japan Times. "Signed, sealed, discarded: Japan to all but scrap hallowed hanko." https://www.japantimes.co.jp/news/2020/11/13/national/hanko-stamping-paperwork/ ↩ ↩²

4. Nakano City. "離婚届 (divorce filing; koseki filings seal-optional since 2021-09-01)." https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/kurashi/koseki/koseki/rikontodoke.html ↩ ↩²

5. LO-PAL. "Hanko in Japan 2026: When Foreigners Still Need a Seal." https://lo-pal.app/guide/en/hanko-vs-digital-sig ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

6. RealEstate.co.jp. "Seals no longer required: Digital real estate document delivery to start in May 2022." https://resources.realestate.co.jp/news/seals-no-longer-required-digital-real-estate-document-delivery-to-start-in-may-2022/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

7. Courts of Japan. Family mediation petition forms and filing guide (forms carry seal fields). https://www.courts.go.jp/tokyo-f/vc-files/tokyo-f/01NEW/kaji/t02_03_tyoteirikon_r.pdf ↩ ↩²

8. office-shoji (judicial scrivener office). "Signature Certificate for Foreign Nationals." https://office-shoji.com/english/2026/07/20/signature-certificate-for-foreign-nationals/ ↩

9. expat.jp. "How to Open a Bank Account in Japan as a Foreigner (2026 Guide)." https://expat.jp/bank-opening/ ↩ ↩² ↩³

10. Digital Agency. "Japanese Public Key Infrastructure (JPKI)." https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/private-business/jpki-introduction ↩ ↩²

11. Digital Agency. "My Number Card Utilization FAQ (electronic certificates)." https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/private-business/faq ↩ ↩² ↩³