Công chứng viên (Koshonin) tại Nhật Bản

公証人 (kōshōnin, "công chứng viên") tại 公証役場 (kōshō yakuba, "văn phòng công chứng") ở địa phương bạn là cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản chuyên công chứng các văn bản tư nhân: bản tuyên thệ (affidavit), bản sao chứng thực và loại văn bản có giá trị pháp lý mạnh mẽ là 公正証書 (kōseishōsho, "văn bản công chứng") giúp một hợp đồng có hiệu lực thi hành trực tiếp.¹ Lệ phí được ấn định thống nhất trên toàn quốc theo sắc lệnh của nội các, và các buổi tư vấn về nghiệp vụ công chứng đều được miễn phí.²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành với Hiệp hội Công chứng viên Quốc gia Nhật Bản hoặc văn phòng công chứng tại địa phương của bạn. Bài viết này mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý; đối với các vấn đề về ly hôn, nợ nần hoặc thừa kế, vui lòng tham vấn luật sư có chứng chỉ hành nghề (bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Koshonin là một công chức do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và trực thuộc một khu vực của Cục Pháp vụ (Legal Affairs Bureau).¹ Có khoảng 50 hội công chứng trên cả nước với khoảng 300 văn phòng phụ trách việc lập văn bản công chứng và di chúc, chứng thực các văn bản tư nhân và điều lệ công ty, cũng như đóng dấu xác nhận ngày tháng có giá trị pháp lý (certified date).¹³ Các giấy tờ do chính phủ cấp hoàn toàn nằm ngoài phạm vi thẩm quyền của họ: giấy tờ công lập phải nộp đến Bộ Ngoại giao (MOFA), không bao giờ nộp cho công chứng viên.³

Những giấy tờ được công chứng

Công chứng viên chỉ chứng thực các văn bản tư nhân. Khi bạn mang bản tuyên thệ, hợp đồng đang chờ chứng thực chữ ký, điều lệ thành lập công ty, di chúc hoặc bản tường trình đến, công chứng viên sẽ xác minh danh tính, chứng kiến việc ký tên hoặc việc xác nhận chữ ký đã có từ trước, rồi đóng dấu công chứng.¹ Đối với bản photocopy như trang hộ chiếu, thủ tục được thực hiện thông qua một bản tuyên bố: bạn xuất trình bản gốc, đính kèm bản sao vào một văn bản cam kết đã ký tên, và công chứng viên sẽ chứng thực bản tuyên bố đó của bạn.³

Các văn bản có nội dung trái pháp luật, hoặc giấy tờ bị chèn, xóa hay sửa chữa nội dung có thể bị từ chối hoặc bị ghi chú thêm theo quyết định của công chứng viên.¹ Hãy mang theo các bản gốc sạch sẽ, nguyên vẹn.

Kiểm tra xem bạn cần công chứng tuyên thệ hay chứng thực thông thường

Một số cơ quan nước ngoài yêu cầu bản tuyên thệ phải được tuyên thệ về tính trung thực, chứ không chỉ đơn thuần là chứng kiến chữ ký. Hãy hỏi bên tiếp nhận xem họ yêu cầu loại nào, vì hình thức tuyên thệ có chi phí cao hơn và không thể hạ cấp sau khi đã lập.³

Chứng thực thông thường so với koseishosho

Chứng thực thông thường chỉ chứng minh tính xác thực: chữ ký trên giấy tờ thực sự là của bạn.¹ Trong khi đó, koseishosho có giá trị pháp lý vượt trội hơn. Văn phòng công chứng sẽ lưu giữ bản gốc và có thể ban hành điều khoản thi hành (execution clause), giúp chủ nợ có vị thế như thể đã thắng kiện: khi có sự vi phạm nghĩa vụ, thủ tục cưỡng chế thi hành án có thể bắt đầu ngay mà không cần khởi kiện ra tòa.³

Hiệu lực thi hành trực tiếp đó giải thích cho các trường hợp áp dụng tiêu chuẩn: thỏa thuận ly hôn có điều khoản cấp dưỡng con cái, bảo lãnh vay tiền và thuê nhà, cùng các hợp đồng hợp tác kinh doanh đòi hỏi sự chắc chắn về nghĩa vụ thanh toán.¹ Hình thức 宣誓認証 (sensei ninshō, "chứng thực có tuyên thệ") nằm ở mức giữa: bạn tuyên thệ trước công chứng viên rằng nội dung là sự thật rồi mới ký tên, và nếu khai báo sai sự thật sẽ phải chịu chế tài xử phạt.¹

Phí dịch vụ

Lệ phí tuân theo Lệnh của Nội các về Phí công chứng, do đó mọi văn phòng công chứng đều áp dụng mức phí như nhau (số liệu dưới đây căn cứ theo văn bản lệnh hiện hành).⁴²

Dịch vụ	Lệ phí
Chứng thực văn bản tư nhân	11.000 yên (hoặc một nửa phí tính theo giá trị giao dịch nếu mức đó thấp hơn)4
Phụ phí văn bản tiếng nước ngoài	+6.000 yên4
Chứng thực tuyên thệ (bản tuyên thệ)	11.000 yên cố định (+6.000 yên nếu bằng tiếng nước ngoài)2
Chứng thực bản sao trích lục	5.000 yên4
Đóng dấu xác nhận ngày tháng (確定日付, kakutei hizuke)	700 yên mỗi văn bản4
Văn bản koseishosho, giá trị đến 500.000 yên	3.000 yên2
Văn bản koseishosho, giá trị đến 5.000.000 yên	13.000 yên2
Văn bản koseishosho, giá trị đến 100.000.000 yên	49.000 yên2

Mức phí trong bảng đi kèm lưu ý quan trọng: hãy xác nhận các con số hiện hành với văn phòng công chứng, do nghị định đã được sửa đổi theo Sắc lệnh Nội các số 263 năm 2025.² Tư vấn về nghiệp vụ công chứng không mất phí, lệ phí chưa bao gồm thuế tiêu thụ, và phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc thẻ tín dụng một lần khi nhận bản gốc.²

Buổi đến làm việc trực tiếp

Hãy đặt lịch hẹn qua điện thoại trước khi đến. Một số văn phòng chỉ có một công chứng viên duy nhất và người này có thể phải ra ngoài làm việc, việc đặt hẹn sẽ đảm bảo công chứng viên có mặt và hồ sơ của bạn được chuẩn bị đúng cách.¹³ Mang theo văn bản cần công chứng cùng một giấy tờ tùy thân có ảnh trong danh mục được chấp nhận: hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ cư trú có ảnh, hoặc thẻ My Number; hoặc giấy chứng nhận đăng ký con dấu kèm con dấu đã đăng ký.¹ Đại diện doanh nghiệp cần mang thêm giấy đăng ký kinh doanh của công ty và giấy chứng nhận con dấu của người đại diện.¹

Thủ tục diễn ra hoàn toàn bằng tiếng Nhật. Văn bản tư nhân bằng bất kỳ ngôn ngữ nào cũng có thể được công chứng, nhưng các văn phòng thường yêu cầu bản dịch tiếng Nhật của tài liệu, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn từ trước.³ Nếu vốn tiếng Nhật của bạn chưa vững, hãy nhờ một gyoseishoshi hoặc bengoshi song ngữ chuẩn bị hồ sơ và đi cùng; đây là phương án đã được kiểm chứng dành cho cư dân nước ngoài, chứ không phải một lựa chọn xa xỉ không cần thiết đối với các văn bản có tính chất quan trọng.³

Điều nên biết

Giấy tờ công nộp đến MOFA, không bao giờ nộp cho công chứng viên

Koseki, juminhyo và các giấy tờ khác do chính quyền cấp hoàn toàn không qua công chứng viên mà nộp thẳng đến Bộ Ngoại giao (MOFA) để xin chứng thực apostille hoặc xác nhận lãnh sự. Việc mang các giấy tờ này đến văn phòng công chứng sẽ chỉ làm tốn công đi lại vô ích.³⁵

Giấy tờ tiếng nước ngoài chịu phụ phí và có thể cần bản tiếng Nhật đi kèm

Phụ phí tiếng nước ngoài 6.000 yên áp dụng cho mỗi lần chứng thực, và nhiều văn phòng yêu cầu nộp kèm bản dịch tiếng Nhật. Hãy dự trù cả hai khoản này trước khi đặt lịch hẹn.⁴³

Hãy đặt lịch trước; các văn phòng một công chứng viên có thể vắng mặt

Văn phòng chỉ có một công chứng viên sẽ đóng cửa bất cứ khi nào công chứng viên ra ngoài. Một cuộc gọi điện thoại vào buổi sáng sẽ giúp bạn giữ chỗ và xác nhận bạn mang đúng loại giấy tờ tùy thân.¹

Xem thêm

• Bốn lộ trình ly hôn tại Nhật Bản
• Đơn xin ly hôn thỏa thuận (Kyogi) và những giới hạn
• Koseki: Sổ hộ tịch Nhật Bản
• Chứng thực Apostille và Công ước La Hay

References

Footnotes

1. Japan National Notaries Association (JNNA). English guide (notary appointed by Justice Minister; private-document authentication; affidavit; ID list; fees). https://koshonin.gr.jp/pdf/english2.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹²

2. JNNA. Fee Q&A (koseishosho value table; private-cert ¥11,000; oath ¥11,000; consultation free; no consumption tax). https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow12 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

3. Shibuya Notary Office. English pages (foreign-language handling; declaration route; official docs excluded; appointment advice). https://koshonin.com/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

4. Order on Notary Fees (Cabinet Order; e.g. Art. 34 certification ¥11,000; foreign-language +¥6,000; transcript ¥5,000; date-certainty ¥700). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/4375/en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Guide 1: Certifiable Documents (notarized private docs + Legal Affairs Bureau seal certificate → MOFA). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000418.html ↩