Cổng thông tin My Number: Thủ tục trực tuyến

Cổng thông tin My Number đang đưa ngày càng nhiều thủ tục hành chính tại văn phòng quận/thị chính lên chiếc điện thoại của bạn. Thông báo chuyển nhà, chuẩn bị hồ sơ thuế, kiểm tra lương hưu và nộp đơn xin trợ cấp nuôi con đều có thể thực hiện qua cổng này, với chìa khóa vạn năng là thẻ My Number.¹²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại Cổng thông tin My Number, trang web của Cơ quan Kỹ thuật số (Digital Agency), và chính quyền địa phương của bạn đối với các danh mục dịch vụ triển khai theo khu vực.

Tổng quan

マイナポータル (Maina Pōtaru, "Cổng thông tin My Number" hay "Mynaportal") là cổng dịch vụ trực tuyến của Cơ quan Kỹ thuật số dành cho các thủ tục hành chính cá nhân.¹ Danh mục dịch vụ của cổng bao gồm thủ tục chuyển nhà, hồ sơ và đơn từ về lương hưu, lập tờ khai thuế, nộp đơn xin hỗ trợ nuôi con và trợ cấp, tra cứu bảo hiểm y tế và chi phí y tế, cùng việc xin cấp giấy chứng nhận.² Cổng thông tin xác thực danh tính của bạn bằng chip IC trên マイナンバーカード (Mai Nambā Kādo, "thẻ My Number"), vì vậy chiếc thẻ này là điều kiện tiên quyết bắt buộc chứ không phải lựa chọn tùy ý.³

Truy cập: Thẻ, mã PIN và thiết bị đọc

Việc đăng nhập yêu cầu thẻ vật lý cùng với mã PIN xác thực người dùng 4 chữ số được thiết lập khi cấp thẻ.³ Việc nộp hồ sơ có chữ ký điện tử cần thêm mã PIN chữ ký riêng biệt. Tỷ lệ sở hữu thẻ hiện đạt gần 80% cư dân (tính đến ngày 31-12-2025; hãy xác nhận số liệu hiện tại với Cơ quan Kỹ thuật số).⁴

Có ba phương thức truy cập: máy tính có đầu đọc thẻ IC, điện thoại thông minh đọc qua NFC, hoặc liên kết quét mã QR giữa máy tính và điện thoại.³ Cả ba phương thức đều đọc từ cùng một chip. Chứng thư điện tử hết hạn sẽ chặn mọi phương thức truy cập, bao gồm cả việc in giấy tờ tại máy konbini, cho đến khi văn phòng quận/thị chính gia hạn lại.

Bảo mật cả hai mã PIN và nắm rõ quy tắc khóa thẻ

Nhập sai mã PIN liên tiếp nhiều lần sẽ khóa chứng thư điện tử, và việc khôi phục chỉ có thể thực hiện trực tiếp tại quầy. Hãy ghi nhớ hai mã PIN riêng biệt hoặc lưu trữ ở nơi an toàn để việc mất điện thoại không làm lộ cả hai mã.

Thủ tục chuyển nhà trực tuyến

Kể từ ngày 6 tháng 2 năm 2023, mọi chính quyền địa phương đều tiếp nhận thông báo chuyển đi (tenshutsu) trực tuyến cùng thông báo ngày dự kiến chuyển đến qua cổng thông tin.⁵ Cơ quan cũ sẽ gửi trước dữ liệu giấy chứng nhận chuyển đi tới cơ quan mới, nơi sẽ chuẩn bị sẵn hồ sơ tiếp nhận trước khi bạn đến.⁵ Đây là quy trình một cửa trọng tâm và là phần hoàn thiện nhất của cổng thông tin.

Thủ tục chuyển đến (tennyu) vẫn phải hoàn tất trực tiếp: ít nhất một thành viên trong hộ gia đình chuyển nhà phải xuất trình thẻ My Number tại quầy của cơ quan mới.⁵ Phần trực tuyến giúp bạn không cần phải đến văn phòng cũ và không cần cầm giấy chứng nhận bằng giấy, chứ không thay thế việc phải đến văn phòng mới. Người nộp đơn cần có chứng thư điện tử cho chữ ký hợp lệ; một số trạng thái thẻ và trường hợp hộ gia đình đặc thù sẽ phải chuyển về kênh làm việc tại quầy.⁵

Thuế, lương hưu và chăm sóc trẻ em tại nhà

Lập tờ khai thuế (kê khai thuế thu nhập kakutei shinkoku qua e-Tax), chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thuế cuối năm, tra cứu quá trình đóng lương hưu, nộp đơn xin miễn giảm phí đóng bảo hiểm hưu trí, thông báo mang thai, và nộp đơn xin trợ cấp trẻ em (jidō teate) đều thực hiện được qua cổng thông tin.²⁶ Việc đăng ký trước tài khoản nhận tiền công quỹ sẽ giúp loại bỏ bước nộp bản sao sổ ngân hàng khi làm thủ tục nhận trợ cấp.⁶

Những thủ tục chăm sóc trẻ em và phúc lợi nào cho phép nộp trực tuyến tùy thuộc vào từng địa phương.⁶ Các thành phố lớn cho phép nộp thông báo mang thai và đơn xin trợ cấp trẻ em trực tuyến; các địa phương nhỏ hơn có thể chỉ hiển thị các trang thông tin mà không có chức năng nộp trực tuyến. Hãy kiểm tra mục tìm kiếm thủ tục trên cổng thông tin cho thành phố của bạn trước khi mặc định rằng thủ tục đó có hỗ trợ nộp trực tuyến.

Giấy chứng nhận và tra cứu thông tin

Bản PDF giấy chứng nhận đã khả dụng tại một số chính quyền địa phương và con số này đang tiếp tục tăng lên.¹ Ở những nơi hỗ trợ, tính năng này giúp bạn không cần phải xếp hàng tại quầy lẫn không phải ra máy in tự động ở konbini. Cổng thông tin cũng hiển thị lịch sử đăng nhập, lịch sử chia sẻ thông tin giữa các cơ quan ban ngành, chi phí y tế, danh mục thuốc đã kê đơn và dữ liệu lương hưu trong một giao diện duy nhất đã xác thực.²

Hãy coi cổng thông tin là nơi đầu tiên cần kiểm tra và quầy thủ tục là phương án dự phòng, chứ không phải ngược lại. Các dịch vụ chỉ ngày càng mở rộng; một thủ tục từng yêu cầu phải đến tận nơi vào năm ngoái có thể hiện đã có cổng nộp trực tuyến.

Những thủ tục vẫn cần đến quầy trực tiếp

Hoàn tất thủ tục chuyển đến (tennyu), đặt lại mã PIN và mở khóa chứng thư điện tử, cấp thẻ lần đầu và bất kỳ thủ tục nào mà địa phương bạn chưa đưa lên mạng vẫn bắt buộc phải đến quầy.⁵³ Giao diện cổng thông tin mặc định bằng tiếng Nhật với phần hướng dẫn tiếng Anh chỉ có một phần, vì vậy các thủ tục kê khai phức tạp sẽ hưởng lợi từ việc được hỏi đáp và giải thích trực tiếp tại quầy.²³

Sử dụng cổng thông tin để chuẩn bị ngay cả khi nộp trực tiếp

Tra cứu trước thủ tục, kiểm tra danh mục giấy tờ cần nộp và điền trước thông tin ở những nơi có hỗ trợ sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc tại quầy ngay cả khi bản thân việc nộp hồ sơ vẫn diễn ra trực tiếp. Khâu chuẩn bị là chức năng hữu ích nhưng ít được tận dụng nhất của cổng thông tin.¹

Thông tin hữu ích

Thủ tục chuyển đến (tennyu) vẫn kết thúc tại quầy

Việc thông báo chuyển đi trực tuyến mà không đến làm thủ tục chuyển đến trực tiếp sẽ khiến quá trình chuyển nhà mới chỉ xong một nửa. Hãy sắp xếp thời gian đến văn phòng mới trong thời hạn 14 ngày bất kể bước làm trực tuyến trước đó suôn sẻ đến mức nào.⁵ Cổng thông tin chỉ xác nhận việc đã nộp đơn chứ không xác nhận việc hoàn tất; việc hoàn tất chỉ diễn ra tại quầy.

Bị khóa mã PIN sẽ buộc bạn phải quay lại quầy

Cả quyền truy cập chứng thư điện tử lẫn cổng thông tin đều sẽ bị vô hiệu hóa khi chứng thư điện tử hết hạn hoặc bị khóa, và chỉ có văn phòng quận/thị chính mới khôi phục được.³ Hãy gia hạn trước ngày hết hạn in trên thẻ khi được cấp, thay vì chỉ phát hiện ra việc thẻ bị khóa tại một máy tự động vào lúc 10 giờ đêm.

Hỗ trợ tiếng Anh chỉ là một phần

Các hướng dẫn cốt lõi của cổng thông tin có phiên bản tiếng Anh, nhưng nhiều danh mục của các chính quyền địa phương tích hợp bên trong vẫn chỉ hoàn toàn bằng tiếng Nhật.²³ Các công cụ dịch tự động có thể xử lý các trang thông tin ở mức tương đối; hãy nộp các đơn từ quan trọng (như trợ cấp, miễn giảm) cùng với một người đọc hiểu tiếng Nhật hoặc tại quầy nơi nhân viên có thể xác nhận ý hiểu của bạn.

Xem thêm

• Maina-Hokensho: Số hóa thẻ bảo hiểm y tế
• Mối liên kết giữa My Number, Koseki và Juminhyo
• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Trợ cấp trẻ em (Jidō Teate)
• Thay đổi địa chỉ tại Nhật Bản: Tenshutsu, Tennyu, Tenkyo
• Yêu cầu cấp Juminhyo và các giấy tờ khác

References

Footnotes

1. Digital Agency. "Improving the Convenience of Citizens' Lives through Mynaportal" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/myna_portal ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

2. Digital Agency / Mynaportal. "Mynaportal" English top page. https://myna.go.jp/?lng=en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. Mynaportal. "Quick Guide for Mynaportal" (English login guide). https://img.myna.go.jp/manual/english/quickguide.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

4. Digital Agency. "Administrative procedures online" (Japanese; updated 2026-08-17). https://www.digital.go.jp/policies/administrative_procedures_online ↩

5. Digital Agency. "Online Service for Moving Procedures" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/moving_onestop_service ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. Digital Agency. "My Number Card Usage by Life Stage" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/mynumber/utilization/life-stage ↩ ↩² ↩³