Thủ tục xin Apostille tại Bộ Ngoại giao từng bước

Để xin chứng nhận Apostille của Bộ Ngoại giao (MOFA) cần thực hiện ba bước: xin văn bản Nhật Bản đủ điều kiện, nộp đơn qua đường bưu điện hoặc tại quầy, và nhận lại giấy tờ đã đóng dấu chứng nhận.¹ Bản thân việc chứng nhận là hoàn toàn miễn phí, và các hồ sơ hợp lệ sẽ được hoàn tất sau ba ngày làm việc (tính đến ngày 09-07-2026).²

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin cập nhật tại các trang hướng dẫn thủ tục nộp đơn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản trước khi nộp.

Tổng quan

MOFA tiếp nhận hồ sơ qua đường bưu điện và tại hai quầy giao dịch: trụ sở chính tại Kasumigaseki (Tokyo) và Văn phòng Liên lạc Osaka.¹² Bộ khuyến khích người nộp đơn sử dụng dịch vụ bưu điện bất cứ khi nào có thể.¹ Mọi thủ tục đều miễn phí ngoại trừ cước bưu chính của bạn, và toàn bộ quy trình nộp đơn đều bằng tiếng Nhật.²³

Bước 1: chuẩn bị giấy tờ hợp lệ

Lấy văn bản từ cơ quan ban hành: koseki tohon từ văn phòng quận hoặc chính quyền địa phương, học bạ hoặc bảng điểm từ trường học, văn bản tòa án từ tòa án.⁴ Giấy tờ phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực; bản photocopy thông thường sẽ không được chứng nhận.⁴ Ba tiêu chí quyết định tính hợp lệ: ngày cấp trong vòng ba tháng gần nhất, có ghi rõ họ tên và chức danh của người ký cấp, và có đóng con dấu chính thức (dấu tư nhân hoặc chỉ có chữ ký đơn thuần sẽ không được chấp nhận).⁴

Văn bản tư nhân cần thêm một bước trước đó: công chứng tại văn phòng công chứng, kèm theo chứng nhận con dấu của công chứng viên từ Cục Pháp vụ thuộc khu vực mà văn phòng công chứng trực thuộc.⁴ Chỉ khi đó MOFA mới tiếp nhận các văn bản này.

Bước 2: nộp đơn qua bưu điện hoặc tại quầy

Kèm theo bốn mục: văn bản gốc, đơn xin chứng nhận, giấy ủy quyền chỉ khi có người nộp thay, và một phong bì gửi lại đã ghi sẵn địa chỉ của bạn, chẳng hạn như レターパック (retā pakku, "Letter Pack", một loại phong bì có thể tra cứu vận đơn của Bưu điện Nhật Bản).¹ Sử dụng đúng mẫu đơn: đơn xin Apostille và đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự (authentication) khác nhau, vì vậy hãy xác nhận với quốc gia điểm đến xem họ yêu cầu loại chứng nhận nào trước khi lựa chọn.⁵

Phương thức	Cách thực hiện	Ghi chú
Bưu điện	Gửi toàn bộ hồ sơ đến Tokyo hoặc Osaka	Được MOFA khuyến khích; không cần xuất trình giấy tờ tùy thân1
Quầy Tokyo	Ngày làm việc 14:00–16:00, yêu cầu giấy tờ tùy thân có ảnh	Giấy phép lái xe, hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú1
Văn phòng Osaka	Qua bưu điện hoặc tại quầy theo hướng dẫn của MOFA	Lựa chọn quầy thứ hai2
Ủy quyền	Kèm theo giấy ủy quyền có chữ ký	Không yêu cầu định dạng cố định1

Giờ làm việc tại quầy và khung giờ nhận kết quả có ghi chú về tính thời điểm: tiếp nhận hồ sơ tại Tokyo diễn ra từ 14:00–16:00 vào các ngày làm việc (tính đến ngày 21-01-2026).¹ Nếu hồ sơ chưa hoàn chỉnh, MOFA có thể gọi điện thoại vào số ban ngày ghi trên đơn hoặc gửi trả lại giấy tờ kèm theo văn bản nêu rõ lý do.¹

Sử dụng phong bì gửi lại có thể theo dõi và lưu lại mã vận đơn

MOFA khuyến nghị sử dụng Letter Pack hoặc phương thức theo dõi tương tự và không chịu trách nhiệm đối với thư bị thất lạc. Hãy ghi rõ ràng địa chỉ của bạn và giữ mã theo dõi cho đến khi nhận lại giấy tờ.¹

Bước 3: nhận lại giấy tờ đã được chứng nhận Apostille

Khi hồ sơ đầy đủ hợp lệ, MOFA sẽ gửi trả văn bản đã chứng nhận qua đường bưu điện sau ba ngày làm việc: hồ sơ nhận vào thứ Hai sẽ được gửi đi vào chiều thứ Năm (tính đến ngày 09-07-2026).² Người nộp đơn tại quầy có thể đến lấy kèm phiếu biên nhận từ ngày làm việc thứ tư: nộp vào thứ Hai nghĩa là nhận vào sáng thứ Sáu trong khoảng từ 9:30 đến 12:00 (tính đến ngày 21-01-2026).¹ Ở đây không có dịch vụ chuyển phát hỏa tốc; nếu cần gấp, hãy sử dụng dịch vụ bưu chính chuyển phát nhanh hơn cho chiều gửi về, còn trong trường hợp khẩn cấp liên quan đến vận chuyển thi hài, hãy liên hệ trực tiếp với MOFA.²

Kết quả chỉ được gửi về đúng địa chỉ của người nộp đơn tại Nhật Bản. MOFA không gửi thư ra nước ngoài hoặc đến các đại sứ quán, và các đơn gửi từ ngoài lãnh thổ Nhật Bản sẽ không được tiếp nhận.²³ Hãy sắp xếp một người nhận tại Nhật Bản nếu bạn đã chuyển ra nước ngoài sinh sống.

Dịch vụ một cửa tiện lợi cho giấy tờ công chứng

Tại các văn phòng công chứng có liên kết, dịch vụ một cửa có tính phí sẽ gộp thủ tục công chứng với chứng nhận của MOFA, do đó bạn không cần phải nộp đơn riêng lên MOFA nữa.² Dịch vụ này rất phù hợp cho các văn bản tư nhân mà nếu làm thông thường sẽ phải đi lại hai lần. Hãy hỏi văn phòng công chứng xem họ có cung cấp dịch vụ này không và mức phí là bao nhiêu trước khi tiến hành theo quy trình tiêu chuẩn.

Thông tin hữu ích

Bản dịch đính kèm sẽ biến văn bản công thành văn bản tư

Việc dập ghim bản dịch tiếng Anh của bạn vào koseki trước khi nộp đơn sẽ khiến toàn bộ tập tài liệu bị phân loại lại thành văn bản tư nhân. Hãy chỉ nộp văn bản chính thức gốc, và thực hiện việc dịch thuật như một bước riêng biệt.⁶

MOFA chỉ gửi thư về địa chỉ của bạn tại Nhật Bản

Các mánh khóe chuyển tiếp thư tín sẽ không có tác dụng ở đây: phong bì gửi lại bắt buộc phải ghi địa chỉ của chính bạn tại Nhật Bản. Hãy sắp xếp một người đại diện có giấy ủy quyền nếu bạn không thể tự mình nhận thư.²

Tính thời hạn của giấy tờ từ ngày cấp, không phải từ ngày nộp đơn

Một bản koseki được cấp cách đây bốn tháng sẽ không đạt yêu cầu ba tháng ngay cả khi bạn nộp đơn vào ngày hôm nay. Hãy xin các bản sao mới ngay trước khi tiến hành nộp đơn.⁴

Xem thêm

• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Koseki: Giải thích về sổ hộ tịch Nhật Bản
• Mối liên kết giữa My Number, Koseki và Juminhyo
• Hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Nhật Bản

References

Footnotes

1. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Application Procedure Guide 3 (2026-01-21; mail/counter, 3 business days, counter pickup 4th day). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000420.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

2. Ministry of Foreign Affairs of Japan. FAQ (updated 2026-07-09; free; return-only-to-applicant; no overseas mailing). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000425.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

3. Apostille Japan (gyoseishoshi practitioner). How to Apply for a Japanese Apostille (verified 2026-07-22; Tokyo/Osaka counters; proxy rules). https://apostille-japan.com/en/apostille-application/ (limitation: tier-3 commercial guide) ↩ ↩²

4. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Guide 1: Certifiable Documents (3-month, original, official seal). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000418.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

5. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Download forms / power of attorney (2026-01-21; separate apostille vs authentication forms). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000423.html ↩

6. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Pre-application Checklist (2023-04-03; translation attachment = private document). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000421.html ↩