Mất thẻ cư trú (Zairyu card): Thủ tục xin cấp lại

Việc mất thẻ cư trú (Zairyu card) được giải quyết qua hai bước: báo cho cảnh sát, sau đó nộp đơn xin cấp lại tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất.¹² Thủ tục cấp lại hoàn toàn miễn phí và về nguyên tắc được nhận thẻ ngay trong ngày.¹

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành trên trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn chuyên viên hành chính có chứng chỉ hành nghề (gyōseishoshi, 行政書士), hoặc luật sư chuyên về xuất nhập cảnh (bengoshi, 弁護士) nếu việc mất thẻ có liên quan đến các vấn đề tư cách lưu trú phức tạp khác.

Tổng quan

Bài viết này áp dụng cho các trường hợp mất thẻ, bị trộm cắp, thẻ bị tiêu hủy hoặc hư hại do thiên tai đối với cư dân trung và dài hạn, dù xảy ra tại Nhật Bản hay ở nước ngoài.¹ Thủ tục hành chính chính thức có tên là 在留カードの再交付申請 (zairyū kādo no saikōfu shinsei, "đơn xin cấp lại thẻ cư trú"), và căn cứ pháp lý là Khoản 1 Điều 19-12 Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn.³⁴

Bước 1: trình báo cảnh sát

Hãy đến ngay đồn cảnh sát gần nhất hoặc bốt cảnh sát khu phố (交番, kōban, "đồn cảnh sát") ngay sau khi phát hiện mất thẻ.⁵ Làm thủ tục nộp giấy báo mất đồ (遺失届, ishitsu todoke) hoặc giấy báo mất cắp (盗難届, tōnan todoke) kèm theo địa điểm ước tính, thời gian và thông tin cá nhân của bạn.¹⁵

Việc trình báo cảnh sát phục vụ hai mục đích cùng lúc: đưa thông tin thẻ vào hệ thống đối chiếu của cảnh sát trong trường hợp có người nhặt được nộp lại,⁶ đồng thời cung cấp mã số thụ lý mà Cục Quản lý Xuất nhập cảnh yêu cầu.¹

Kết quả quan trọng nhất cần lấy là mã số thụ lý đơn trình báo (受理番号, juri bangō).¹ Hãy ghi mã số này vào bản tường trình mất thẻ (陳述書, chinjutsusho, "bản tường trình") nộp kèm hồ sơ xin cấp lại.¹ Tùy từng trường hợp, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu thêm giấy xác nhận chính thức, vì vậy hãy giữ lại bất kỳ giấy xác nhận nào được cảnh sát cấp.¹

Bước 2: nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày

Nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền tại nơi bạn đăng ký địa chỉ cư trú, trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát hiện mất thẻ.¹² Nếu phát hiện mất thẻ khi đang ở nước ngoài, thời hạn 14 ngày bắt đầu tính từ ngày bạn tái nhập cảnh vào Nhật Bản.¹ Hồ sơ phải nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, không phải ủy ban quận/thị trấn (ward office/shiyakusho).¹⁴

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ đầy đủ dưới đây được tổng hợp từ trang hướng dẫn thủ tục của ISA (tính đến tháng 09/2026; hãy xác nhận chi tiết hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản).¹

Giấy tờ	Chi tiết
Đơn xin cấp lại	在留カード再交付申請書, có thể tải về từ trang web của ISA dưới định dạng PDF hoặc Excel (tính đến tháng 09/2026)1
Hộ chiếu	Bản gốc, hoặc giấy chứng nhận tư cách lưu trú; nộp bản giải trình lý do nếu không thể xuất trình (tính đến tháng 09/2026)1
Ảnh thẻ	1 ảnh kích thước 4 cm x 3 cm, chụp trong vòng 6 tháng;2 bắt buộc đối với người nộp đơn từ 1 tuổi trở lên đối với thẻ cấp từ ngày 14/06/2026 (tính đến tháng 09/2026)1
Giấy tờ chứng minh việc mất thẻ	Bản tường trình có ghi mã số thụ lý của cảnh sát; nộp giấy xác nhận trình báo nếu được yêu cầu (tính đến tháng 09/2026)1
Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú	Bản gốc giấy phép nếu bạn đã được cấp trước đó (tính đến tháng 09/2026)1

Thủ tục cấp lại do mất, trộm cắp, tiêu hủy hoặc thiên tai hoàn toàn không mất phí (tính đến tháng 09/2026).¹

Thời gian cấp thẻ và giai đoạn chưa có thẻ

Về nguyên tắc, thẻ sẽ được cấp lại ngay trong ngày.¹ Trong trường hợp không thể cấp ngay trong ngày, Cục Xuất nhập cảnh sẽ hẹn ngày đến lấy, và ISA có hướng dẫn cụ thể các giấy tờ cần mang theo khi bạn quay lại nhận thẻ (tính đến tháng 09/2026).¹

Trong khoảng thời gian chưa có thẻ, khi thực hiện ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập viện hoặc xác minh tuyển dụng vốn thường yêu cầu thẻ cư trú, bạn có thể cần giấy tờ tùy thân khác thay thế. Hướng dẫn từ các chuyên gia gợi ý bạn nên mang theo giấy xác nhận báo mất của cảnh sát hoặc biên nhận tiếp nhận hồ sơ của Cục Xuất nhập cảnh làm bằng chứng tạm thời.⁷

Hãy làm lại thẻ trước bất kỳ chuyến đi nước ngoài nào

Giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt (special re-entry permission) yêu cầu bạn phải xuất trình thẻ cư trú cùng với hộ chiếu còn hiệu lực khi xuất cảnh, do đó việc xuất cảnh khi không có thẻ có thể khiến bạn mất quyền sử dụng diện này và gây phức tạp lớn khi tái nhập cảnh. Giấy hẹn cấp lại thẻ không có giá trị thay thế khi ra nước ngoài; hãy hoàn tất việc cấp lại thẻ trước bất kỳ chuyến xuất ngoại dự kiến nào.¹²

Mất thẻ khi đang ở nước ngoài

Hãy báo mất cho cơ quan cảnh sát địa phương nơi xảy ra vụ việc và giữ lại giấy xác nhận báo mất.⁵ Việc tái nhập cảnh mà không có thẻ vật lý vẫn khả thi nếu bạn có giấy phép tái nhập cảnh (re-entry permit) còn hạn, hoặc theo diện giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt kèm phiếu ED tái nhập cảnh đính trong hộ chiếu.⁵ Giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt thường áp dụng cho việc quay lại Nhật Bản trong vòng một năm, hoặc trước khi hết hạn thời hạn lưu trú nếu thời hạn này ngắn hơn.²

Sau khi tái nhập cảnh, hãy nộp đơn xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày đặt chân về Nhật.¹

Kiểm tra với hãng hàng không trước khi bay về nước mà không có thẻ

Một số hãng hàng không có thể từ chối cho hành khách lên máy bay nếu không xuất trình được thẻ cư trú, ngay cả khi hành khách có giấy phép tái nhập cảnh hợp lệ. Hãy xác nhận kỹ với hãng hàng không trước chuyến bay; bản thân thủ tục cấp lại thẻ chỉ có thể thực hiện tại Nhật Bản.¹⁵

Quá hạn thời hạn 14 ngày

Hãy nộp đơn càng sớm càng tốt kèm theo bản giải trình lý do (sử dụng mẫu của ISA) nêu rõ nguyên nhân trễ hạn.¹ Thời hạn 14 ngày được tính từ ngày phát hiện mất thẻ, vì vậy nếu phát hiện muộn, bạn vẫn cần nộp đơn ngay lập tức và trình bày trung thực các mốc thời gian và sự việc thực tế.¹

Có thể bạn muốn biết

Mất thẻ và bị trộm cắp đều đi chung một quy trình tại Cục Xuất nhập cảnh

Điều 19-12 quy định chung cho cả hai trường hợp giống hệt nhau; chỉ có loại giấy tờ khai báo phía cảnh sát là khác nhau.¹⁴ Đừng trì hoãn việc nộp đơn lên Cục Xuất nhập cảnh chỉ vì phân vân không biết trường hợp của mình thuộc diện nào.

Trả lại thẻ cũ trong vòng 14 ngày nếu tìm thấy lại

Nếu thẻ cũ bất ngờ tìm lại được sau khi thẻ mới đã được cấp, bạn phải nộp trả lại thẻ cũ cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày tìm thấy (tính đến tháng 09/2026).⁸

Thẻ bị hư hỏng hoặc chip bị lỗi đi theo quy trình miễn phí riêng

Thẻ bị nứt vỡ hoặc chip IC không đọc được sẽ thực hiện theo một thủ tục riêng là cấp lại do hư hỏng, thủ tục này cũng hoàn toàn miễn phí và về nguyên tắc được giải quyết trong ngày (tính đến tháng 09/2026).⁹ Mang theo thẻ bị hư hỏng, ảnh thẻ đúng chuẩn và hộ chiếu; thủ tục này không có hạn chót trừ khi Cục Xuất nhập cảnh ra lệnh yêu cầu đổi thẻ, khi đó thời hạn là 14 ngày kể từ ngày nhận lệnh.⁹

Người dưới 16 tuổi nộp đơn thông qua cha mẹ hoặc người giám hộ

Trẻ vị thành niên, người ốm đau và những người không thể tự mình nộp đơn có thể thực hiện thông qua người thân cùng sống chung từ 16 tuổi trở lên, người đại diện theo pháp luật, hoặc luật sư hay chuyên viên hành chính được ủy quyền.³ Trẻ em vẫn cần có ảnh thẻ: đối với thẻ cấp từ ngày 14/06/2026, chỉ trẻ dưới 1 tuổi mới được miễn ảnh thẻ, trong khi trước đây tất cả trẻ em dưới 16 tuổi đều được miễn.¹

Xem thêm

• Đi làm thêm khi đang có visa du học
• Cần mang theo những gì khi vào phòng cấp cứu
• Danh mục việc cần chuẩn bị trước khi rời Nhật Bản: 90 ngày cuối
• Thẻ cư trú: Căn cước toàn năng cho người nước ngoài tại Nhật Bản
• Quy định bắt buộc luôn mang theo thẻ cư trú và kiểm tra của cảnh sát

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. 「紛失等による在留カードの再交付申請」 (reissuance of residence card due to loss, etc.) procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00010.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷

2. Immigration Services Agency. "Residence Card" handbook chapter (English PDF; section 1-3 loss, section 3 re-entry permission). moj.go.jp. https://www.moj.go.jp/isa/content/001453431.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

3. Immigration Services Agency. 「在留カード再交付申請書（紛失再交付）」 application form (bilingual PDF), filed under Article 19-12(1). moj.go.jp. https://www.moj.go.jp/isa/content/001426707.pdf ↩ ↩²

4. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩ ↩² ↩³

5. Nagoya International Center. "Can you re-enter Japan if you lose your Residence Card while overseas?" nic-nagoya.or.jp, 2023. https://www.nic-nagoya.or.jp/thai/living-in-nagoya/living-information/living_information/2023/02241037.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

6. 警察庁 (National Police Agency). 「遺失届とは？遺失届のポイント」, 警察庁遺失届情報サイト. npa.go.jp, accessed 2026-09. https://www.npa.go.jp/bureau/soumu/ishitsubutsu/otoshimono/loss.html ↩

7. Japan Handbook (Oliver Rossi). "Lost Residence Card in Japan? How to Replace." japanhandbook.com, 2025-11-04. https://japanhandbook.com/lost-residence-card-in-japan-how-to-replace-your-zairyu-card/ (limitation: independent practitioner blog, not an official source; cited only for practical cardless-interval guidance.) ↩

8. Immigration Services Agency. Return of residence card procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00020.html ↩

9. Immigration Services Agency. 「汚損等による在留カードの再交付申請」 (reissuance of residence card due to damage, etc.) procedure page (Japanese). moj.go.jp, accessed 2026-09. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00012.html ↩ ↩²