Quy trình giải quyết tranh chấp tiền đặt cọc với chủ nhà

Bạn đã chuyển đi, và chủ nhà giữ lại tiền đặt cọc shikikin của bạn. Tình huống này phổ biến đến mức đã có hẳn một quy trình xử lý chuẩn trên toàn quốc: tiền 敷金 (shikikin, "tiền đặt cọc") chỉ dùng để bù đắp các thiệt hại thực tế do người thuê gây ra, hướng dẫn khôi phục hiện trạng của Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT) quy định rõ những gì được tính là thiệt hại, và quy trình khiếu nại ba bước sẽ giúp bạn thu hồi số tiền còn lại.¹²³

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành trong hướng dẫn khôi phục hiện trạng của Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT) và với trung tâm tư vấn người tiêu dùng tại địa phương trước khi hành động. Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn luật sư có chứng chỉ hành nghề (bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Khoản tiền 敷金 (shikikin) là khoản bảo đảm giữ lại để phòng trường hợp người thuê nợ tiền nhà hoặc gây hư hại tài sản, chứ không phải món quà chia tay dành cho chủ nhà. Nếu không có khoản nợ nào như vậy khi bàn giao, tiền cọc phải được hoàn lại đầy đủ; nếu có hư hại, chủ nhà chỉ được khấu trừ phần thuộc trách nhiệm của người thuê và hoàn trả phần còn lại.³

Kể từ khi Bộ luật Dân sự sửa đổi có hiệu lực vào ngày 01/04/2020, cả hai vế của quy tắc đó đều đã được luật hóa: nghĩa vụ khôi phục hiện trạng chỉ bao gồm những hư hại vượt quá mức hao mòn tự nhiên theo thời gian và sử dụng thông thường, và số dư tiền cọc bắt buộc phải được hoàn trả.³ Hướng dẫn dưới đây sẽ cụ thể hóa các con số. Các quy định về hợp đồng thuê như thời hạn báo trước và quy trình kiểm tra phòng được trình bày trong các hướng dẫn thuê nhà; bài viết này tập trung vào chính quá trình giải quyết tranh chấp.⁴

Kịch bản tranh chấp phổ biến

Kịch bản thực tế diễn ra gần như giống hệt nhau trong hầu hết mọi trường hợp. Bạn dọn đi, chủ nhà giữ lại một phần hoặc toàn bộ tiền cọc với lý do chi phí dọn dẹp, hư hại hoặc hao mòn, và bảng kê đính kèm có thể chi tiết từng dòng hoặc chỉ là một con số làm tròn duy nhất.¹²

Bảng kê mập mờ chính là một dấu hiệu đáng ngờ. Người thuê nhà có quyền yêu cầu bảng kê chi tiết bằng văn bản về các chi phí khôi phục hiện trạng kèm theo giải thích về căn cứ tính toán, và chủ nhà bắt buộc phải công khai điều đó.² Hãy yêu cầu bằng văn bản trước khi tranh cãi về số tiền; bảng kê bạn nhận được sẽ định hình từng bước tiếp theo.

Tóm tắt tiêu chuẩn của MLIT

Hướng dẫn khôi phục hiện trạng của Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản đặt ra tiêu chuẩn phân định trách nhiệm chi trả trên toàn quốc. 原状回復 (genjō kaifuku, "khôi phục hiện trạng ban đầu") nghĩa là chỉ sửa chữa những hư hại phát sinh do cố ý, sơ suất, vi phạm nghĩa vụ chú ý của người quản lý cẩn trọng (善管注意義務, zenkan chūi gimu), hoặc sử dụng vượt quá mức bình thường. Hao mòn theo thời gian và 通常損耗 (tsūjō sonmō, "hao mòn thông thường") đã được chi trả bởi chính tiền thuê nhà bạn đóng hàng tháng.¹³

Ba điểm mấu chốt quyết định phần lớn các vụ việc. Thứ nhất, ngay cả phần chi phí thuộc trách nhiệm của người thuê cũng bị khấu hao theo số năm sử dụng: lắp đặt càng lâu thì phần bạn phải chịu càng nhỏ.¹ Thứ hai, phạm vi sửa chữa bồi thường bị giới hạn trong đơn vị thi công tối thiểu xung quanh chỗ hư hại, chẳng hạn như thay một tấm thảm bị ố thay vì toàn bộ căn phòng, và với giấy dán tường chỉ được tính tối đa cho một mảng tường để đồng màu.¹

Thứ ba, hướng dẫn này là một tiêu chuẩn chung không có hiệu lực pháp lý bắt buộc trực tiếp, nhưng trên thực tế các tòa án và quầy tư vấn đều dựa vào đó để phân xử các vụ việc. Hãy trích dẫn các danh mục trong hướng dẫn này theo từng dòng khi thương lượng thay vì chỉ tranh luận về tính công bằng một cách trừu tượng.¹

Khấu hao là khoản giảm giá ngầm cho người thuê

Tỷ lệ chịu chi phí giấy dán tường và thảm trải sàn giảm dần theo thời gian về mức gần như bằng 0, vì vậy một tấm thảm đã dùng 6 năm thì phần người thuê phải chịu rất ít ngay cả khi vết ố do chính bạn gây ra. Hãy hỏi xem mỗi khoản tiền bị khấu trừ đang áp dụng năm lắp đặt nào và đường cong khấu hao nào.¹⁵

Bộ bằng chứng của bạn

Các tranh chấp phụ thuộc vào mốc thời gian: hư hại đó đã có từ lúc dọn vào hay phát sinh trong quá trình bạn ở. Cả hai bên nên cùng có mặt trong các buổi kiểm tra khi dọn vào và khi chuyển đi với bảng kiểm kê và ảnh chụp, vì thời điểm hư hại không rõ ràng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tranh cãi.²⁵

Hãy tập hợp bốn thứ trước khi bước vào thương lượng. Ảnh chụp có ghi ngày tháng lúc dọn vào và chuyển đi của từng phòng. Hợp đồng thuê gốc với các 特約 (tokuyaku, "điều khoản đặc biệt"), đặc biệt là bất kỳ điều khoản phí dọn dẹp cố định nào. Bảng kiểm kê tình trạng phòng có chữ ký xác nhận từ cả hai đợt kiểm tra. Hóa đơn của bất kỳ dịch vụ dọn dẹp hoặc sửa chữa nào mà bạn đã tự thuê.²⁵

Hãy chụp ảnh căn phòng trống, không phải phòng còn đầy đồ đạc

Đồ đạc sẽ che khuất các vết xước trên tường, vết ố trên sàn và vết cháy quanh ổ cắm điện mà chỉ lộ ra khi kiểm tra phòng. Hãy chụp mọi bề mặt sau khi đơn vị vận chuyển đã dọn hết đồ đi, bật tính năng hiển thị ngày giờ trên ảnh và lưu trữ các tệp đó cho đến khi tiền cọc về tài khoản.²⁵

Lộ trình từng bước xử lý tranh chấp

Hãy thực hiện các bước theo đúng thứ tự và lưu lại mọi thứ bằng văn bản. Bước một là gửi yêu cầu bằng văn bản đòi bảng kê chi tiết các khoản khấu trừ, tiếp theo là thương lượng từng dòng dựa trên tiêu chuẩn của hướng dẫn MLIT.²

Bước hai là mang hồ sơ tới đường dây nóng người tiêu dùng (188), nơi chuyên viên tư vấn sẽ đứng ra hòa giải với chủ nhà hoặc công ty quản lý. Quá trình hòa giải của chuyên viên giải quyết thành công một tỷ lệ đáng kể các vụ việc, dù không có số liệu tỷ lệ thành công chính thức được công bố, vì vậy hãy xem đây là một quy trình khả thi chứ không phải lời bảo đảm chắc chắn.⁶

Bước ba là nộp đơn kiện tố tụng giá trị nhỏ tại tòa án tóm lược cho phần tiền còn tranh chấp (tính đến tháng 09/2026). Các khiếu kiện đòi lại tiền cọc hoàn toàn đủ điều kiện tham gia quy trình này, và cư dân thường xuyên thắng kiện khi các khoản khấu trừ không đáp ứng tiêu chuẩn của hướng dẫn MLIT.⁷ Thủ tục nộp đơn, án phí và chuẩn bị ngôn ngữ được trình bày chi tiết trong bài viết hướng dẫn về tố tụng giá trị nhỏ.

Có thể bạn muốn biết

Điều khoản đặc biệt (tokuyaku) về phí dọn dẹp cố định không tự động có hiệu lực

Một số hợp đồng thuê áp đặt mức phí dọn dẹp cố định bằng điều khoản đặc biệt bất kể tình trạng phòng thực tế ra sao. Các tòa án đã từng tuyên vô hiệu các điều khoản như vậy trong trường hợp bên cho thuê không giải thích rõ ràng hoặc mức phí thiếu tính hợp lý, vì vậy mức phí in sẵn trong hợp đồng chỉ là điểm khởi đầu cho cuộc thương lượng chứ không phải một khoản nợ mặc nhiên phải trả.²

Tuyệt đối không ký vào bất cứ giấy tờ gì dưới áp lực khi kiểm tra phòng

Việc ký xác nhận thường sẽ chốt luôn phạm vi hư hại đã thỏa thuận, do đó việc chất vấn ngay tại chỗ về những điểm đáng ngờ là vô cùng quan trọng. Những hư hại ngoài phạm vi trách nhiệm của bạn về nguyên tắc vẫn không thể bị tính tiền ngay cả sau khi đã ký, nhưng tránh được tranh chấp từ đầu luôn tốt hơn là phải vất vả đòi lại tiền sau này.²

Hao mòn thông thường vẫn thuộc trách nhiệm của chủ nhà dù bạn ở bao nhiêu năm

Hao mòn theo thời gian và hao mòn trong quá trình sử dụng bình thường theo định nghĩa đã được bao gồm trong tiền thuê nhà. Thời gian thuê dài không biến những hao mòn đó thành trách nhiệm của người thuê, và khấu hao chỉ làm giảm thêm phần chi phí của người thuê theo thời gian.¹³

Xem thêm

• Kiểm tra phòng khi dọn đi và thương lượng tiền cọc tại Nhật Bản
• Bẫy phí dọn dẹp cố định khi chuyển đi
• Các điều khoản hợp đồng thuê nhà tại Nhật Bản cần đọc và thương lượng
• Thông báo dọn đi: Tiêu chuẩn 1-2 tháng
• Thị trường thuê nhà vận hành thế nào tại Nhật Bản

References

Footnotes

1. 国土交通省 (via 中国地方整備局). 「原状回復をめぐるトラブルとガイドラインの概要」 (PDF; restoration definition; A/B burden split; depreciation; minimum work unit; guideline history H10.3, revised H16.2). https://www.cgr.mlit.go.jp/chiki/kensei/kensetu/pdf/04_3gaiyou.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

2. 国土交通省. 「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）のQ&A」 (photos at move-in/out; tokuyaku validity limits; cleaning-fee case law; itemized-statement right; inspection-signature caution). https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000024.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

3. e-Gov法令検索. 「民法」 (Act No. 89 of 1896; restoration Article 621, deposit return Article 622-2; amended-rules effective 2020-04-01). https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. 国土交通省. 「民間賃貸住宅」 (confirm contract terms and restoration scope before signing). https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000020.html ↩

5. 国土交通省＋日本賃貸住宅管理協会. 「賃貸住宅を退去する時の原状回復のポイント」 (R5.3 pamphlet; burden examples table; tokuyaku check; condition-checklist advice). https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/content/001595124.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

6. 九州経済産業局. 「8日間を過ぎてもクーリング・オフできる可能性があります！」 (2025-05-14; 188 routes to nearest center). https://www.kyushu.meti.go.jp/seisaku/shohisya/oshirase/250514_1.html ↩

7. 裁判所. 「簡易裁判所の民事事件Q&A」 (deposit-return claims eligible for small claims; 60万円 ceiling). https://www.courts.go.jp/saiban/qa/qa_kansai/index.html ↩