Gyoseishoshi trong thủ tục visa và xuất nhập cảnh

Hầu hết các thủ tục giấy tờ xuất nhập cảnh tại Nhật Bản đều gắn liền với một nghề nghiệp chuyên môn. 行政書士 (gyōseishoshi, "chuyên viên thủ tục hành chính") chuẩn bị và nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú, và một gyoseishoshi đã đăng ký với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thể đại diện nộp hồ sơ thay cho bạn để bạn không bao giờ phải tự mình đến quầy làm thủ tục.¹²

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành trên các trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA) được liên kết dưới đây. Bài viết này mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý về xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn ý kiến của chuyên viên thủ tục hành chính có giấy phép (gyoseishoshi, 行政書士) để đánh giá điều kiện, hoặc luật sư chuyên về xuất nhập cảnh (bengoshi, 弁護士) khi bị từ chối hồ sơ hoặc cần khiếu nại.

Tổng quan

Chuyên môn về xuất nhập cảnh của gyoseishoshi bao quát toàn bộ lộ trình làm hồ sơ: chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), gia hạn tư cách lưu trú, thay đổi tư cách lưu trú, xin vĩnh trú và chuẩn bị hồ sơ nhập tịch. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh thường được thực hiện song hành đối với những người sáng lập doanh nghiệp.¹

Nội dung dưới đây mô tả cách tiếp cận và quy trình: các dịch vụ hiện có, mức thu phí của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA), khung chi phí của chuyên viên và cách tìm kiếm sự trợ giúp song ngữ. Bài viết không hướng dẫn cách nộp hồ sơ cụ thể cho bất kỳ trường hợp cá nhân nào.¹²

Những công việc do gyoseishoshi xử lý

Thủ tục xin COE mới bao gồm việc tập hợp các giấy tờ từ người sử dụng lao động, trường học, hoặc gia đình thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo yêu cầu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn giúp duy trì hiệu lực của tư cách lưu trú hiện tại; chuẩn bị hồ sơ thay đổi tư cách lưu trú giúp chuyển đổi từ tư cách lưu trú này sang tư cách lưu trú khác khi hoạt động của cư dân thay đổi.¹²

Hồ sơ xin vĩnh trú và chuẩn bị hồ sơ nhập tịch là những bộ hồ sơ phức tạp nhất: khoảng thời gian chứng minh dài hơn, thẩm tra lý lịch kỹ lưỡng hơn và yêu cầu tài liệu khắt khe hơn. Việc thay đổi tư cách lưu trú dựa trên Điều 20 của Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và không bao gồm việc chuyển sang vĩnh trú, vốn tuân theo một quy trình xét duyệt vĩnh trú riêng biệt.²

Chọn chuyên viên phù hợp với độ khó của hồ sơ

Các thủ tục gia hạn thông thường phù hợp với bất kỳ chuyên viên hành chính (gyoseishoshi, 行政書士) giàu kinh nghiệm nào. Hồ sơ vĩnh trú, nhập tịch và cứu hồ sơ bị từ chối sẽ mang lại kết quả tốt nhất khi giao cho chuyên viên chuyên sâu chỉ tập trung vào các mảng này.¹

Lệ phí phía ISA và thời gian xử lý

Lệ phí khi được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú áp dụng theo biểu phí phân tầng từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, dao động từ 10.000 yên đến 75.000 yên tùy theo thời hạn lưu trú được cấp (có giảm giá khi nộp trực tuyến), trong khi các đơn nộp vào hoặc trước ngày 30 tháng 9 năm 2026 nộp theo biểu phí cũ 6.000 yên ngay cả khi nhận kết quả cấp phép sau đó (tính đến ngày 1 tháng 10 năm 2026).²

Thời gian xử lý tiêu chuẩn cho thủ tục thay đổi tư cách lưu trú là từ một đến hai tháng (tính đến tháng 9 năm 2026). Hồ sơ được nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền đối với nơi cư trú của người nộp đơn, tại các quầy tiếp nhận vào buổi sáng và đầu giờ chiều các ngày trong tuần tùy theo từng cục.²

Hạng mục	Mức phí / Thời gian	Tính đến	Ghi chú
Lệ phí cấp phép thay đổi tư cách lưu trú	Phân tầng (10.000–75.000 yên)	01/10/20262	Tính theo thời hạn được cấp; hồ sơ nộp trước tháng 10/2026 chịu phí 6.000 yên
Thời gian xử lý tiêu chuẩn	1–2 tháng	09/20262	Thời gian thông thường, không phải cam kết bảo đảm

Mức khung phí dịch vụ của chuyên viên

Chi phí chuẩn bị hồ sơ cho gia hạn tư cách lưu trú lao động hoặc thay đổi tư cách lưu trú thông thường dao động từ 80.000 đến 200.000 yên (tính đến tháng 5 năm 2026; theo mức khung báo giá của các văn phòng, hãy xác nhận số liệu thực tế với văn phòng cụ thể). Hồ sơ xin vĩnh trú có chi phí từ 200.000 đến 400.000 yên theo cơ sở tương tự (giới hạn: khung phí do các chuyên gia báo cáo; biểu phí hiệp hội chưa được thu thập trong lượt này).¹

Phí dịch vụ của chuyên viên tách biệt và chưa bao gồm tem doanh thu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, cộng thêm chi phí dịch thuật, bưu chính và thu thập giấy tờ. Một bản báo giá bỏ qua dòng chi phí tem là báo giá chưa đầy đủ, chứ không phải rẻ hơn.²

Tìm kiếm gyoseishoshi song ngữ

Mạng lưới tại Tokyo và các thành phố lớn có rất nhiều chuyên viên song ngữ, và các chuyên viên phục vụ khách hàng người nước ngoài thường nêu rõ điều này trên trang web của văn phòng họ. Danh sách do các đại sứ quán công bố là một nguồn tham khảo hữu ích khác để so sánh.³⁴

Dịch vụ tư vấn của đoàn luật sư và đường dây nóng đa ngôn ngữ của Houterasu qua số 0570-078377 sẽ hướng dẫn người gọi đến các văn phòng phù hợp khi việc tìm kiếm gặp khó khăn. Cả hai kênh này đều không chứng thực hay quảng bá cho một văn phòng cụ thể nào, mà chỉ giúp thu hẹp phạm vi lựa chọn.³⁴

Tự làm hay thuê dịch vụ: đánh giá mức độ phức tạp

Các trường hợp đơn giản và hồ sơ rõ ràng, chẳng hạn như gia hạn visa của nhân viên công ty có công việc ổn định và lịch sử lưu trú trong sạch, thường rất phù hợp để tự làm. Cục Xuất nhập cảnh công khai toàn bộ biểu mẫu và danh sách tài liệu cần nộp, và quy trình tại quầy cũng mang tính thủ tục định kỳ.²

Sự phức tạp sẽ đảo ngược tình thế. Hồ sơ xin vĩnh trú có vấn đề về lịch sử cư trú, thay đổi tư cách lưu trú khi chuyển công ty gần đây, hồ sơ nhập tịch, và bất kỳ trường hợp nào cần xử lý lại sau khi bị từ chối đều hưởng lợi đáng kể từ việc có gyoseishoshi đại diện. Lịch sử bị từ chối sẽ để lại hệ lụy cộng dồn, vì vậy lần nộp đầu tiên luôn đòi hỏi sự cẩn trọng cao nhất.¹²

Điều cần biết

Chỉ gyoseishoshi đã đăng ký thông báo mới có thể nộp đơn thay bạn

Tư cách đại diện nộp hồ sơ yêu cầu chuyên viên phải gửi thông báo và đăng ký với Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực. Hãy xác nhận tư cách đã đăng ký thông báo của chuyên viên trước khi thanh toán tiền để bất kỳ ai đại diện cho bạn tại quầy.²

Phí chuyên viên tách biệt với tem doanh thu của ISA

Hãy dự trù ngân sách gồm phí dịch vụ, tiền tem và các chi phí phụ trợ thành ba khoản riêng biệt. Việc so sánh các báo giá đồng nghĩa với việc đối chiếu cả ba khoản này, chứ không chỉ nhìn vào con số tiêu đề.²

Bắt đầu gia hạn sớm; thời gian xử lý không phải là cam kết bảo đảm

Khung thời gian từ một đến hai tháng chỉ là mức xử lý tiêu chuẩn, và từng trường hợp cá nhân có thể kéo dài hơn. Nộp hồ sơ sớm sẽ tạo khoảng thời gian dự phòng an toàn mà việc nộp muộn không thể có được.²

Xem thêm

• Visa Kỹ sư / Nhân văn / Dịch vụ quốc tế
• Điều kiện visa Quản lý kinh doanh dành cho người khởi nghiệp
• Chuyển đổi giữa các công ty: Cùng ngành, khác ngành và đổi tư cách lưu trú
• Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi thay đổi công ty
• Đăng ký visa vợ/chồng sau khi đăng ký kết hôn

References

Footnotes

1. 総務省. 「行政書士制度：3 行政書士の業務」 (filing-proxy scope; disputed-matter exclusion; specified-scrivener appeals). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/gyouseishoshi/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

2. 出入国在留管理庁. 「在留資格変更許可申請」 (proxy rule; stamp fees; processing window; Article 20 basis). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

3. 東京弁護士会 (English). 「Legal Counseling for Foreigners」 (bar counseling triage). https://www.toben.or.jp/english/public/public04.html ↩ ↩²

4. 法テラス (English). 「Multilingual Information Service」 (0570-078377 routing). https://www.houterasu.or.jp/site/english/multilingualinformationservice.html ↩ ↩²