Chứng nhận giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Nhật Bản

Khi phía Nhật Bản yêu cầu giấy tờ nước ngoài của bạn, việc chứng nhận phải được thực hiện tại quốc gia phát hành trước tiên, chứ không phải tại Nhật Bản.¹² Hãy xin dấu apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại nơi cấp giấy tờ, mang về, sau đó dịch sang tiếng Nhật để nộp cho cơ quan tiếp nhận phía Nhật Bản.³⁴

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành với cơ quan cấp giấy tờ tại quốc gia phát hành và văn phòng tiếp nhận hồ sơ phía Nhật Bản.

Tổng quan

Quy trình đảo ngược này gồm hai giai đoạn theo thứ tự cố định. Giai đoạn một là chứng thực tại quốc gia phát hành: quốc gia cấp bằng cấp, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh hoặc lý lịch tư pháp sẽ chứng nhận giấy tờ đó để sử dụng ở nước ngoài.¹ Giai đoạn hai là dịch thuật phía Nhật Bản: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA) cùng các cơ quan tiếp nhận khác yêu cầu đính kèm bản dịch tiếng Nhật cùng với giấy tờ nước ngoài.³ Nếu bỏ qua giai đoạn một, bạn sẽ không thể xử lý bổ sung tại các quầy thủ tục ở Nhật Bản, bởi không có cơ quan nào tại Nhật Bản có thẩm quyền cấp apostille cho giấy tờ của một quốc gia khác.²

Bước 1: Chứng thực tại quốc gia phát hành

Đối với các quốc gia thành viên Công ước La Haye, chỉ cần một con dấu apostille từ cơ quan có thẩm quyền là đủ.¹ Đối với các quốc gia không áp dụng Công ước, quy trình sẽ là xin giấy chứng nhận hợp pháp hóa thay vì apostille; ví dụ, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cấp chứng nhận hợp pháp hóa cho các quốc gia nằm ngoài Công ước.⁵ Dù theo hình thức nào, hãy bắt đầu từ cơ quan cấp giấy tờ và thực hiện theo hướng dẫn từ cấp cơ sở lên cấp cao hơn.

Bắt đầu thủ tục tại nước ngoài nhiều tháng trước khi bạn cần giấy tờ

Thời gian xử lý tại quốc gia phát hành là phần kéo dài nhất và khó kiểm soát nhất trong quy trình này. Hãy bắt đầu thủ tục chứng thực trước khi đặt vé máy bay hoặc lên lịch nộp hồ sơ vốn phụ thuộc vào giấy tờ đó.

Ví dụ thực tế tại Mỹ

Hoa Kỳ phân chia thẩm quyền giữa cấp liên bang và cấp bang. Các giấy tờ cấp liên bang như lý lịch tư pháp FBI và giấy chứng nhận nhập tịch sẽ do Văn phòng Chứng thực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ xử lý, với mức phí không hoàn lại là 20 USD mỗi tài liệu (tính đến tháng 10 năm 2026).¹⁶⁷ Các giấy tờ do cấp bang phát hành như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng tốt nghiệp và lý lịch tư pháp cấp bang sẽ được gửi đến Tổng thư ký bang nơi cấp giấy tờ, với mức phí dao động từ 3 USD đến 20 USD tùy từng bang (tính đến tháng 9 năm 2026).⁷

Có hai chi tiết người nộp đơn thường mắc lỗi. Thứ nhất, chỉ tiểu bang đã cấp giấy tờ mới có quyền chứng thực giấy tờ đó; văn phòng của một bang khác không thể xử lý.¹ Thứ hai, thời gian xử lý khác nhau tùy theo từng bang và có thể kéo dài ở các khu vực đông dân cư, vì vậy hãy kiểm tra trang web của bang phát hành từ sớm và lưu ý rằng những cảnh báo mất nhiều tháng từ các chuyên gia là hoàn toàn có cơ sở (tính đến tháng 9 năm 2026).⁷⁴

Giấy tờ Mỹ	Cơ quan thẩm quyền	Mức phí tham khảo
Phiếu lý lịch tư pháp FBI, giấy tờ liên bang	Văn phòng Chứng thực Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ	20 USD mỗi tài liệu, không hoàn lại (tính đến tháng 10 năm 2026)67
Giấy khai sinh, kết hôn, bằng cấp	Tổng thư ký bang nơi cấp giấy tờ	3–20 USD tùy theo bang (tính đến tháng 9 năm 2026)7
Giấy tờ tòa án liên bang	Thư ký tòa án liên bang nơi thụ lý	Kiểm tra hướng dẫn của tòa án7

Mức phí trong bảng đi kèm các lưu ý về đơn vị tiền tệ ở trên; hãy xác nhận các số liệu hiện hành với từng cơ quan trước khi gửi giấy tờ.

Bước 2: Dịch thuật cho cơ quan tiếp nhận phía Nhật Bản

Sau khi đã được chứng thực, hãy dịch tài liệu cho cơ quan tiếp nhận. Quy định của ISA rất rõ ràng: đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, do bất kỳ ai thực hiện miễn là chính xác, kèm chữ ký của người dịch.³ Các trường đại học thường chấp nhận tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, trong khi cơ quan xuất nhập cảnh luôn yêu cầu tiếng Nhật, vì vậy hãy điều chỉnh ngôn ngữ bản dịch phù hợp với nơi tiếp nhận (tính đến ngày 30 tháng 10 năm 2025).⁴

Thứ tự thực hiện rất quan trọng: xin apostille trước rồi mới dịch, để bản dịch có thể bao gồm cả trang apostille nếu nơi tiếp nhận yêu cầu.⁴ Hãy lưu lại bản quét của toàn bộ hồ sơ và mang theo bản gốc khi đi nộp trực tiếp.

Chiến lược về thời gian

Hãy tính toán ngược lại từ hạn chót nộp hồ sơ phía Nhật Bản. Việc chứng thực tại quốc gia phát hành là đường găng quyết định tiến độ, dịch thuật là khâu có thể chủ động kiểm soát ở giữa, và việc nộp hồ sơ phía Nhật Bản là mốc kết thúc cố định.⁴ Các trường hợp sử dụng phổ biến tại Nhật Bản bao gồm nộp bằng cấp nước ngoài cho visa lao động, giấy đăng ký kết hôn nước ngoài cho visa vợ/chồng, và giấy khai sinh nước ngoài cho các thủ tục công nhận hộ tịch. Không có cơ quan nào ở Nhật Bản chấp nhận chờ đợi trong lúc hệ thống hành chính của một quốc gia khác đang xử lý giấy tờ của bạn, vì vậy hãy hoàn thành thủ tục ở nước ngoài càng sớm càng tốt.

Điều cần biết

Các cơ quan tại Nhật Bản không thể cấp apostille cho giấy tờ nước ngoài của bạn

Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) chỉ chứng nhận cho các giấy tờ do Nhật Bản phát hành. Giấy khai sinh của Mỹ hoặc bằng tốt nghiệp của Anh bắt buộc phải xin apostille từ chính quốc gia phát hành, không có ngoại lệ.²

Các quốc gia phát hành không thuộc Công ước La Haye cần có giấy chứng nhận hợp pháp hóa

Nếu quốc gia phát hành không tham gia Công ước La Haye, giấy tờ sẽ không thể cấp apostille, do đó hãy lên kế hoạch xin giấy chứng nhận hợp pháp hóa và xác nhận toàn bộ quy trình với cơ quan phát hành trước khi gửi giấy tờ.⁵

Mang theo bản gốc ngay cả khi đã nộp bản sao

Các cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu đối chiếu bản gốc với bản sao đã nộp ngay tại quầy. Hãy giữ bản gốc đã được chứng thực ở nơi dễ lấy cho đến khi thủ tục hoàn tất.⁴

Xem thêm

• Đăng ký visa vợ/chồng sau khi đăng ký kết hôn
• Visa Kỹ sư / Nhân văn / Dịch vụ quốc tế
• Đăng ký khai sinh và quy tắc 14 ngày

References

Footnotes

1. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Prepare Document for an Apostille Certificate," travel.state.gov, last updated 2026-06-16 (apostille certificates for 1961 Hague Convention countries; preparing US documents for legal use abroad; federal documents including FBI background checks and certificates of naturalization; state-issued documents certified by the issuing state). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/apostille-certificate.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Certification (MOFA certifies Japan-issued documents; private docs via notary). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html ↩ ↩² ↩³

3. 出入国在留管理庁. 出入国審査・在留審査Q&A, Q24 (anyone may translate if accurate and signed). https://www.moj.go.jp/isa/immigration/faq/kanri_qa.html ↩ ↩² ↩³

4. Japan Handbook. Document Apostille and Translation for Japan, 2025-10-30 (apostille-first-then-translate order; receiver decides). https://japanhandbook.com/document-apostille-translation-for-japan-visa-school-papers/ (limitation: tier-4) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Prepare Document for an Authentication Certificate," travel.state.gov, last updated 2026-06-16 (countries not in the 1961 Hague Convention require authentication certificates). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/authentication-certification.html ↩ ↩²

6. US Department of State, Bureau of Consular Affairs. "Request Authentication Services," travel.state.gov, last updated 2026-10-01 (US$20 nonrefundable fee for each document). https://travel.state.gov/en/replace-certify/authenticate-documents/request-services.html ↩ ↩²

7. HCCH. US competent authorities (federal: State Dept Office of Authentications, US$20.00 per document; state docs: Secretary of State per jurisdiction; state fees US$3–20), last updated 2026-09-02. https://www.hcch.net/en/states/authorities/details3/?aid=353 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶