Thông báo thay đổi nơi làm việc cho Cục Xuất nhập cảnh

Mỗi lần thay đổi người sử dụng lao động, bạn phải nộp một văn bản thông báo trong vòng 14 ngày trực tiếp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA), và nghĩa vụ này thuộc về cư dân, không phải của công ty.¹² Ủy ban quận/thị chính không bao giờ xử lý giấy tờ này, và quy trình của ISA cũng không bao gồm bước cấp thẻ cư trú (Zairyu card) mới.¹³

Xác nhận thông tin mới nhất với các cơ quan chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA). Bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý hay tư vấn xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của một chuyên viên hành chính tư pháp (gyoseishoshi, 行政書士) để đánh giá mức độ phù hợp của vai trò mới với tư cách lưu trú, hoặc một luật sư chuyên về xuất nhập cảnh (bengoshi, 弁護士) nếu nhiệm vụ công việc mới có thể nằm ngoài tư cách lưu trú hiện tại.

Tổng quan

Bài viết này dành cho những người sở hữu tư cách lưu trú lao động gắn với đơn vị sử dụng lao động khi nghỉ việc, bắt đầu công việc mới, hoặc cả hai.¹ Nội dung bao gồm việc gửi thông báo trực tiếp đến ISA, thông báo nghỉ việc và vào công ty mới, ba phương thức nộp, việc đánh giá công việc mới có phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại hay không, và những hệ lụy khi gia hạn nếu bỏ lỡ thông báo.¹³⁴

Phần phân tích chuyên sâu về các trường hợp ngoại lệ trong tập đoàn (sáp nhập, biệt phái, hợp đồng kép) được trình bày trong bài viết thông báo chuyên biệt thuộc nhóm chủ đề việc làm. Bài viết này tập trung vào quy trình nộp, sự khác biệt giữa dữ liệu hệ thống và thẻ cư trú, độ phù hợp của tư cách lưu trú và những rủi ro khi gia hạn.

Giấy tờ cần nộp và nơi tiếp nhận

Điều 19-16 Luật Quản lý Xuất nhập cảnh quy định nghĩa vụ thông báo thuộc về cư dân.² Luật gọi thủ tục này là 所属機関等に関する届出 (shozoku kikan tō ni kansuru todokede, "thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc"), và người lao động có tư cách lưu trú dựa trên hợp đồng thuộc Khoản 2, quản lý theo 契約機関 (keiyaku kikan, "tổ chức ký kết hợp đồng").⁵⁶ Các sự kiện thuộc Khoản 2 phải báo cáo gồm: thay đổi tên hoặc địa chỉ của tổ chức ký kết hợp đồng, giải thể tổ chức, chấm dứt hợp đồng và ký kết hợp đồng mới.¹⁵

Thông báo được gửi trực tiếp đến ISA (tính đến tháng 9 năm 2026).¹ Thủ tục này không bao giờ nộp tại ủy ban quận, và không có quầy thủ tục hành chính cấp đô thị nào tham gia xử lý.³ Hồ sơ gửi qua đường bưu điện chỉ chuyển đến một địa chỉ tiếp nhận duy nhất: bộ phận thông báo của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực Tokyo, kèm theo một bản sao thẻ cư trú (Zairyu card) trong phong bì ghi rõ "届出書在中" hoặc "NOTIFICATION ENCLOSED" (tính đến tháng 9 năm 2026).¹³

Các tư cách lưu trú áp dụng bao gồm Nhân lực chất lượng cao (Highly Skilled Professional) 1(a), 1(b) và 2, Nghiên cứu sinh (Researcher), Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế, Điều dưỡng (Nursing Care), Hoạt động giải trí có hợp đồng (Entertainer), Lao động kỹ năng (Skilled Labor) và Kỹ năng đặc định (Specified Skilled Worker).¹

Nghỉ việc tính là một lần thông báo, vào công ty mới tính là một lần khác

Chấm dứt hợp đồng và ký kết hợp đồng mới mỗi sự kiện đều kích hoạt đồng hồ đếm ngược 14 ngày riêng tính từ ngày phát sinh sự kiện.³ Người cư trú nghỉ việc mà chưa có công việc tiếp theo vẫn phải nộp thông báo nghỉ việc trong vòng 14 ngày; thông báo vào công ty mới chỉ nộp khi hợp đồng mới thực sự được ký kết.³

Các sự kiện trong tương lai không thể khai báo trước.³ Trong trường hợp thời gian cho phép báo cáo cả hai sự kiện cùng lúc, có sẵn một mẫu đơn tham khảo kết hợp cả thông báo nghỉ việc lẫn vào công ty mới.¹

Thẻ cư trú không thay đổi; thông tin hệ thống được cập nhật

Trang thủ tục của ISA yêu cầu bạn xuất trình Zairyu card tại quầy hoặc gửi kèm bản sao qua đường bưu điện, và quy trình này không có bước cấp lại thẻ như một phần của thủ tục thông báo.¹

Ba phương thức nộp thông báo

ISA cung cấp ba phương thức nộp và khuyến nghị nộp trực tuyến là cách thức thuận tiện nhất (tính đến tháng 9 năm 2026; hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).¹ Hệ thống thông báo điện tử của ISA tiếp nhận hồ sơ 24/7 và lưu lịch sử nộp thông báo, điều này rất hữu ích khi làm thủ tục gia hạn visa.¹⁴ Không yêu cầu giấy tờ chứng minh đối với việc nộp điện tử, và bạn cũng không cần dùng mẫu giấy tham khảo trên hệ thống này.¹

Đăng ký tài khoản hệ thống thông báo điện tử trước khi cần dùng

Nộp hồ sơ điện tử yêu cầu đăng ký người dùng trước trên hệ thống, trong khi những tuần chuyển việc thường rất bận rộn. Hoàn tất đăng ký khi vẫn đang đi làm sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục trong khung thời gian 14 ngày một cách thoải mái.⁵

Nộp trực tiếp tại quầy của cục khu vực có thẩm quyền yêu cầu xuất trình Zairyu card kèm mẫu đơn thông báo; thời gian tiếp nhận tùy thuộc vào từng văn phòng (tính đến tháng 9 năm 2026).¹ Nộp qua đường bưu điện bao gồm mẫu đơn kèm bản sao Zairyu card, nên gửi bằng dịch vụ có thể theo dõi (chuyển phát có mã tracking) vì cơ quan không gửi lại giấy xác nhận tiếp nhận.¹

Phương thức	Giấy tờ cần nộp	Ghi chú
Cổng trực tuyến	Thông báo điện tử, số thẻ cư trú	Nộp hồ sơ 24/7 sau khi đăng ký người dùng, tra cứu lịch sử (tính đến tháng 9 năm 2026)15
Quầy thủ tục cục khu vực	Zairyu card kèm mẫu đơn thông báo	Giờ làm việc tùy theo từng văn phòng (tính đến tháng 9 năm 2026)1
Gửi thư đến bộ phận Tokyo	Mẫu đơn kèm bản sao thẻ, phong bì ghi chú mực đỏ	Sử dụng dịch vụ bưu chính có thể theo dõi (tính đến tháng 9 năm 2026)1

Dù bạn chọn phương thức nào, nếu việc chuyển việc có đi kèm chuyển nhà thì sẽ kích hoạt một đồng hồ đếm ngược thứ hai riêng biệt tại ủy ban quận cho thủ tục thông báo địa chỉ.⁶ Sơ đồ bên dưới thể hiện các lựa chọn phương thức nộp và thủ tục song song đó.

所属（契約）機関に関する届出 (shozoku (keiyaku) kikan ni kansuru todokede, "thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (tổ chức ký hợp đồng)") là tên gọi chính thức trên các biểu mẫu.¹

Lưu giữ bằng chứng nộp thông báo cùng hồ sơ gia hạn visa

Biên nhận hoàn tất trực tuyến, bản sao tờ khai đã nộp hoặc biên lai gửi bưu điện sẽ trở thành bằng chứng quan trọng khi gia hạn visa sau này (tính đến tháng 9 năm 2026).⁴ Nộp thông báo chỉ mất vài phút; nhưng nhiều năm sau nếu thiếu chứng từ mà phải chứng minh lại thì sẽ mất rất nhiều thời gian.⁴

Công việc mới có phù hợp với tư cách lưu trú hiện tại không

Thủ tục thông báo ghi nhận sự thay đổi công ty; nó không tự động cho phép bạn làm các công việc nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú hiện tại.⁴ Người lao động chuyển sang công ty mới đảm nhận nhiệm vụ mà tư cách lưu trú hiện tại bao hàm thì chỉ cần nộp thông báo này là đủ; nếu nhiệm vụ mới nằm ngoài tư cách lưu trú, có thể bạn sẽ cần xin thay đổi tư cách lưu trú.⁴

Tiêu chuẩn đánh giá này căn cứ vào bản chất công việc thực tế, không dựa vào chức danh: công việc chủ yếu là lao động phổ thông đơn giản sẽ không thuộc phạm vi tư cách lưu trú chuyên môn chỉ vì người thực hiện là nhân viên công ty.⁴ Khi các nhiệm vụ công việc không rõ ràng, một 行政書士 (gyōseishoshi, "chuyên viên hành chính tư pháp") có thể đối chiếu vai trò mới với tư cách lưu trú hiện tại trước khi bạn quyết định chỉ nộp thông báo hay phải xin đổi toàn bộ tư cách lưu trú.⁴

Hậu quả của việc bỏ sót thông báo khi gia hạn visa

ISA có quy định xử phạt đối với hành vi không thông báo hoặc khai báo gian dối, và các đơn xin lưu trú sau này có thể gặp bất lợi nếu hồ sơ xuất hiện khoảng trống.³ Trong lần gia hạn tiếp theo, cán bộ xét duyệt có thể đối chiếu lịch sử làm việc với tính nhất quán của hồ sơ thông báo.⁴

Ngoài ra, việc kéo dài thời gian không tham gia vào hoạt động được cấp phép theo khuôn mẫu 3 tháng thất nghiệp đã được ghi nhận trong văn bản có thể khiến tư cách lưu trú đối mặt với nguy cơ bị thu hồi theo Điều 22-4 của Luật.⁶

Nguyên nhân sai sót kinh điển là sự chủ quan: người cư trú tin rằng quy trình tiếp nhận của công ty đã bao gồm cả thủ tục xuất nhập cảnh, trong khi công ty thực tế chỉ nộp báo cáo riêng của họ lên Hello Work.⁴ Trách nhiệm nộp thông báo lên ISA thuộc về người cư trú trong mọi trường hợp.³⁴

Khoảng trống chưa khai báo sẽ gây rắc rối dồn dập khi gia hạn visa

Một lần nộp thông báo muộn vẫn có thể được chấp nhận, nhưng hồ sơ thể hiện các lần chuyển việc không khai báo kèm theo nhiều tháng không hoạt động đúng tư cách lưu trú sẽ vừa bất lợi cho các đơn xin visa sau này, vừa đối mặt với nguy cơ bị thu hồi tư cách lưu trú. Nộp từng thông báo đúng hạn và duy trì hoạt động liên tục sẽ giúp tránh được cả hai rủi ro trên.³⁶

Điều cần biết

Báo cáo Hello Work của người sử dụng lao động không thay thế nghĩa vụ của bạn

Báo cáo lên Hello Work về việc sử dụng lao động nước ngoài từ phía công ty và thông báo cơ quan trực thuộc từ phía người cư trú là hai nghĩa vụ riêng biệt của hai bên khác nhau.⁴ Hãy xác nhận quy trình của công ty với phòng nhân sự đồng thời tự lưu giữ riêng hồ sơ nộp lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.⁴

Thông báo người sử dụng lao động và thông báo chuyển địa chỉ là hai nghĩa vụ tách biệt

Chúng được quy định bởi các điều luật khác nhau của Luật Quản lý Xuất nhập cảnh, gửi đến các cơ quan tiếp nhận khác nhau và mỗi thủ tục có thời hạn tính riêng. Một lần đổi việc mà có cả chuyển nhà sẽ kích hoạt cả nghĩa vụ nộp hồ sơ theo Điều 19-16 với ISA lẫn thủ tục tại ủy ban cấp đô thị theo Điều 19-9.⁵⁶

Nên nộp muộn còn hơn không nộp, và tuyệt đối không gian lận lùi ngày

ISA khuyến cáo những cư dân phát hiện mình quên nộp thông báo hãy nộp bổ sung càng sớm càng tốt, và thông báo chỉ được phép báo cáo một sự kiện đã thực tế diễn ra.³ Giữ im lặng chỉ làm lỗi vi phạm thêm nghiêm trọng, và khai sai lệch ngày tháng sẽ biến lỗi nộp muộn thành hành vi khai báo gian dối.³

Chuyển công tác nội bộ cùng một pháp nhân ký kết hợp đồng thì không cần nộp thông báo

Việc điều chuyển giữa các chi nhánh của cùng một công ty Nhật Bản, hoặc gia hạn hợp đồng với cùng một tổ chức, không làm thay đổi bên ký kết hợp đồng, do đó không phát sinh nghĩa vụ thông báo.³⁵ Tuy nhiên, việc điều chuyển chi nhánh tại một công ty nước ngoài không có trụ sở chính tại Nhật Bản vẫn có thể yêu cầu nộp thông báo, và việc biệt phái (secondment) sang một công ty khác cũng yêu cầu nộp ngay cả khi hợp đồng lao động ban đầu vẫn tiếp diễn.⁵

Các trường hợp sáp nhập, biệt phái và hợp đồng kép được phân tích sâu hơn trong bài viết chuyên đề thuộc nhóm việc làm.

Xem thêm

• Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi thay đổi người sử dụng lao động
• Quy trình Tenshoku: Trình tự các bước khi chuyển việc
• Visa Kỹ sư / Nhân văn / Dịch vụ quốc tế
• Thay đổi tư cách lưu trú
• Gia hạn thời hạn lưu trú
• Rủi ro gia hạn visa khi thất nghiệp quá 3 tháng
• Chuyển việc giữa các công ty: Cùng ngành, khác ngành và chuyển đổi tư cách lưu trú
• Nghỉ việc tại Nhật Bản: Thông báo từ phía người lao động và các hành vi cản trở
• Thư mời nhận việc và Nội quy lao động (Shugyo Kisoku) tại Nhật Bản
• Gia hạn thẻ cư trú

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "Notification concerning a contracting organization" procedure page (Japanese). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00015.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹

2. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Immigration Control and Refugee Recognition Act," Art 19-16 (Notification Relating to the Organization of Affiliation). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3624/en ↩ ↩²

3. Immigration Services Agency. "Q&A on notifications regarding affiliated organizations" (Japanese). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/shozokunikansuru_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

4. Yixin International Legal Affairs Gyoseishoshi Office. "Changed or Left a Job in Japan? The 14-Day Immigration Notification." Reviewed 2026-08-27. https://yx-law.com/en/column/job-change-immigration-notification ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

5. 出入国在留管理庁. 「所属機関に関する届出（入管法第19条の16第1号及び第2号）について」. https://www.moj.go.jp/isa/content/001398559.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

6. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵