Apostille và chứng nhận lãnh sự theo Công ước La Hay

アポスティーユ (aposutīyu, "apostille") là một chứng chỉ duy nhất giúp giấy tờ công của Nhật Bản có thể sử dụng hợp pháp ở nước ngoài mà không cần trải qua các bước thủ tục lãnh sự tại đại sứ quán, với điều kiện quốc gia tiếp nhận là thành viên của Công ước La Hay.¹ Hiện có khoảng 130 quốc gia chấp nhận hình thức này (tính đến tháng 8 năm 2026), trong khi các quốc gia còn lại vẫn yêu cầu chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ.²³

Xác nhận thông tin cập nhật với các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các chi tiết cập nhật tại các trang chứng nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) và bảng tình trạng thành viên của HCCH trước khi tiến hành.

Tổng quan

Công ước La Hay ngày 5 tháng 10 năm 1961 bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nhiều lần giữa các quốc gia thành viên: một chứng nhận apostille duy nhất từ cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ sẽ thay thế toàn bộ chuỗi xác nhận tại đại sứ quán.¹ Nhật Bản tham gia công ước từ năm 1970, và Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) cấp apostille cho các giấy tờ do Nhật Bản ban hành tại Tokyo và Osaka, qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại quầy.¹⁴

Việc quốc gia tiếp nhận có phải là thành viên công ước hay không sẽ quyết định lộ trình của bạn, chứ không phải bản thân loại giấy tờ đó. Hãy kiểm tra bảng tình trạng thành viên của HCCH đối với quốc gia tiếp nhận trước khi làm bất kỳ thủ tục nào khác.²

Quy trình rút gọn theo Công ước La Hay

Đối với một quốc gia thành viên, quy trình rất ngắn gọn: xin cấp giấy tờ công của Nhật Bản, xin chứng nhận apostille của MOFA, rồi gửi đi.¹⁴ MOFA không thu lệ phí đối với apostille hoặc xác nhận; bạn chỉ phải chịu chi phí bưu chính (tính đến ngày 9 tháng 7 năm 2026).⁵ Các thành viên mới tham gia gần đây tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng quy trình rút gọn này: tư cách thành viên của Algeria có hiệu lực từ ngày 9 tháng 7 năm 2026 và của Việt Nam từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, trong khi Thái Lan đã nộp văn kiện gia nhập và dự kiến có hiệu lực từ ngày 28 tháng 2 năm 2027 (tính đến tháng 8 năm 2026).³

Quy trình đối với quốc gia ngoài Công ước La Hay

Đối với các quốc gia tiếp nhận ngoài Công ước, chuỗi thủ tục gồm ba bước tại Nhật Bản. Văn bản tư nhân bắt đầu tại văn phòng công chứng, sau đó mang giấy chứng nhận con dấu của Cục Pháp vụ đến MOFA để xin 公印確認 (kōin kakunin, "chứng nhận con dấu chính thức"), rồi chuyển đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước tiếp nhận tại Nhật Bản để xin 領事認証 (ryōji ninshō, "hợp pháp hóa lãnh sự").¹⁵ Mỗi bước đều làm tăng thời gian xử lý và có biểu phí riêng, mặc dù bước xác nhận tại MOFA vẫn hoàn toàn miễn phí (tính đến ngày 9 tháng 7 năm 2026).⁵

Xác nhận tình trạng thành viên Công ước La Hay từ nguồn chính thức, không dựa vào truyền miệng

Danh sách thành viên thay đổi theo từng năm, và một số quốc gia cần nhiều tháng sau khi gia nhập mới chính thức có hiệu lực. Bảng tình trạng thành viên của HCCH là nguồn thẩm quyền chính xác; blog du lịch hay bài viết không chính thức thì không.²

Những giấy tờ Nhật Bản nào đủ điều kiện

MOFA chỉ chứng nhận các giấy tờ chính thức đáp ứng đủ ba tiêu chí: được cấp trong vòng ba tháng gần nhất, chỉ bản gốc (bản sao không được chứng nhận), và có con dấu chính thức của cơ quan ban hành thay vì con dấu cá nhân hay chữ ký đơn thuần.⁶ Các giấy tờ thông thường đủ điều kiện bao gồm bản trích lục hộ tịch (koseki), phiếu cư trú (juminhyo), học bạ hoặc bảng điểm có chữ ký của hiệu trưởng, tài liệu của tòa án và giấy chứng nhận của cơ sở y tế.⁶

Các văn bản tư nhân phải đi qua quy trình công chứng trước: công chứng viên chứng thực kèm theo giấy chứng nhận con dấu từ Cục Pháp vụ thuộc khu vực của công chứng viên đó, sau đó mới nộp cho MOFA.⁶ Cần lưu ý một điểm quan trọng ở đây: việc đính kèm bản dịch vào một giấy tờ công chính thức sẽ khiến tài liệu đó bị xếp lại thành văn bản tư nhân, do đó buộc phải chuyển hướng qua thủ tục công chứng viên.⁶

Thông tin hữu ích

Apostille chứng nhận con dấu chứ không chứng nhận nội dung

MOFA xác nhận rằng con dấu của cơ quan ban hành là thật. Cơ quan này không bảo chứng cho nội dung ghi trong tài liệu, và cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài vẫn là nơi thẩm định nội dung đó.¹

Danh sách quốc gia thành viên luôn thay đổi, hãy kiểm tra lại

Trung Quốc (2023), Canada (2024), Bangladesh (2025) và Algeria (2026) đều mới gia nhập gần đây. Một quốc gia từng yêu cầu quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ cách đây hai năm thì hiện nay có thể đã chấp nhận apostille (tính đến tháng 8 năm 2026).³

Văn bản tư nhân phải qua công chứng trước

Hợp đồng, giấy tờ công ty và các bản tuyên thệ cần phải có xác nhận của công chứng viên kèm theo dấu của Cục Pháp vụ trước khi MOFA tiếp nhận xử lý. Hãy tính toán trước bước này vào lộ trình thời gian ngay từ đầu.⁶

Xem thêm

• Koseki: Giải thích về sổ hộ tịch tại Nhật Bản
• Jūminhyō: Giải thích về phiếu cư trú tại Nhật Bản
• Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo
• Chứng thực giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Nhật Bản

References

Footnotes

1. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Certification (Authentication / Apostille). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

2. Hague Conference on Private International Law (HCCH). Status table, Convention of 5 October 1961. https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/ ↩ ↩² ↩³

3. HCCH. 1961 Apostille Convention update (129 Contracting Parties; Algeria in force 2026-07-09; Viet Nam 2026-09-11). https://assets.hcch.net/docs/78570bfc-49fe-4683-ac18-8f9f1dc50462.pdf ↩ ↩² ↩³

4. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Application Procedure Guide 3: Procedure and Required Documents (2026-01-21). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000420.html ↩ ↩²

5. Ministry of Foreign Affairs of Japan. FAQ (updated 2026-07-09; no fee; 3 business days). https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000425.html ↩ ↩² ↩³

6. Ministry of Foreign Affairs of Japan. Application Procedure Guide 1: Certifiable Documents. https://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000418.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵