Thay đổi địa chỉ tại Nhật Bản: Tenshutsu, Tennyu, Tenkyo

Mỗi lần chuyển nhà tại Nhật Bản đều đồng nghĩa với việc phải làm thủ tục khai báo tại ủy ban quận (yakusho), và thủ tục này có thời hạn luật định là 14 ngày. Có ba mẫu thông báo bao quát mọi trường hợp: chuyển đi, chuyển đến và chuyển trong cùng địa bàn hành chính.¹ Đối với người cư trú trung và dài hạn, việc đến làm thủ tục tại quầy cũng đồng thời hoàn thành nghĩa vụ theo luật xuất nhập cảnh về việc khai báo địa chỉ mới.²

Xác nhận thông tin cập nhật với các nguồn chính thức

Thủ tục, lệ phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin cập nhật tại ủy ban quận hoặc thành phố của các địa phương bạn chuyển đi và chuyển đến, hoặc trên trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (Immigration Services Agency). Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay xuất nhập cảnh; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham vấn gyoseishoshi (chuyên viên hành chính tư pháp) có chứng chỉ, hoặc luật sư xuất nhập cảnh (bengoshi) nếu việc chậm trễ thông báo có nguy cơ ảnh hưởng đến tư cách lưu trú của bạn.

Tổng quan

Hệ thống đăng ký cư trú của Nhật Bản theo dõi nơi bạn sinh sống chứ không chỉ danh tính của bạn. Khi thay đổi địa chỉ, bạn thông báo cho hệ thống thông qua một trong ba thủ tục khai báo: 転出届 (tenshutsu todoke, "thông báo chuyển đi"), 転入届 (tennyū todoke, "thông báo chuyển đến"), hoặc 転居届 (tenkyo todoke, "thông báo thay đổi địa chỉ trong cùng địa bàn hành chính").¹³ Ủy ban quận sẽ cập nhật phiếu cư trú (juminhyo) của bạn và ghi địa chỉ mới lên thẻ cư trú (zairyu card) trong cùng một lần làm thủ tục.¹⁴

Tổng quan về ba mẫu thông báo

Chuyển nhà giữa các địa phương khác nhau đòi hỏi hai thủ tục: nộp tenshutsu tại ủy ban nơi bạn chuyển đi, sau đó nộp tennyu tại ủy ban nơi bạn chuyển đến.¹⁵ Chuyển nhà trong cùng một địa phương chỉ cần nộp tenkyo tại chính ủy ban đó.¹⁶ Bản thân việc nộp các thông báo này tại quầy là hoàn toàn miễn phí; lệ phí chỉ áp dụng đối với các giấy chứng nhận bạn yêu cầu cấp sau đó.

Mẫu đơn	Nơi nộp	Thời hạn	Giấy chứng nhận
Tenshutsu (chuyển đi)	Địa phương cũ	Trước khi chuyển, hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển6	Cấp 転出証明書 (tenshutsu shōmeisho, "giấy chứng nhận chuyển đi")5
Tennyu (chuyển đến)	Địa phương mới	Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến	Mang theo giấy chứng nhận chuyển đi5
Tenkyo (chuyển trong cùng thành phố/quận)	Cùng địa phương	Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển	Không cần1

Thời hạn 14 ngày đối với tennyu và tenkyo là quy định bắt buộc theo Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản và áp dụng trên toàn quốc. Mọi chi tiết khác khi đến làm thủ tục (bố cục mẫu đơn, tùy chọn trực tuyến, tên gọi các quầy) tuân theo quy định riêng của từng địa phương.¹⁵

Chuyển đi: Tenshutsu

Nộp tenshutsu tại ủy ban cũ ngay trước thời điểm chuyển nhà, hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển.⁶ Thành phố Yokohama chấp nhận nộp tại quầy, qua đường bưu điện và nộp trực tuyến, trong đó nộp trực tuyến chỉ dành cho người sở hữu thẻ My Number (tính đến tháng 9 năm 2026).⁶ Các phương thức ngoài nộp trực tiếp tại quầy có thể khác nhau tùy từng địa phương, do đó hãy kiểm tra với cơ quan nơi bạn chuẩn bị rời đi.

Kể từ ngày 6 tháng 2 năm 2023, mọi địa phương đều chấp nhận nộp tenshutsu trực tuyến qua My Number Portal. Ủy ban nơi chuyển đi sẽ chuyển tiếp dữ liệu giấy chứng nhận sang ủy ban nơi chuyển đến trước, nhờ đó ủy ban mới có thể chuẩn bị tiếp nhận trước khi bạn có mặt.⁷ Nếu làm thủ tục trực tiếp tại quầy, ủy ban cũ sẽ cấp cho bạn một giấy chứng nhận chuyển đi bằng giấy để bạn tự mang đến ủy ban mới.³⁵

Chuyển đến: Tennyu

Nộp tennyu tại ủy ban mới trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển vào ở, xuất trình giấy chứng nhận chuyển đi cùng với thẻ cư trú.¹⁵ Nhân viên tiếp nhận sẽ tạo hồ sơ cư trú của bạn tại địa chỉ mới và cập nhật địa chỉ trên thẻ cư trú ngay trong lần làm thủ tục đó.¹⁴

Thủ tục tennyu vẫn bắt buộc phải thực hiện trực tiếp ngay cả khi đã nộp tenshutsu trực tuyến. Ít nhất một thành viên trong hộ gia đình chuyển nhà phải xuất trình thẻ My Number tại quầy của ủy ban mới để hoàn tất thủ tục chuyển đến.⁷ Hãy dự trù thêm thời gian: việc xếp hàng nộp tennyu cộng với các thủ tục cập nhật bảo hiểm, nenkin và địa chỉ trên thẻ theo sau có thể mất trọn một buổi sáng tại ủy ban quận.

Người mới nhập cảnh từ nước ngoài cũng nộp mẫu tennyu tương tự trong vòng 14 ngày kể từ khi ổn định chỗ ở. Mang theo thẻ cư trú, hoặc hộ chiếu có đóng dấu "residence card to be issued later" nếu chưa được cấp thẻ ngay tại sân bay.¹⁴⁵ Nộp trễ hạn có thể bị phạt tiền, và việc không đăng ký địa chỉ trong vòng 90 ngày kể từ khi nhập cảnh mà không có lý do chính đáng là căn cứ để thu hồi tư cách lưu trú.⁸

Chuyển trong cùng địa bàn hành chính: Tenkyo

Tenkyo là trường hợp đơn giản nhất: chỉ cần nộp một lần tại cùng ủy ban trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển nhà, không cần cặp giấy chứng nhận chuyển đi và chuyển đến.¹⁶ Mang theo thẻ cư trú của bạn; nhân viên sẽ cập nhật hồ sơ và địa chỉ trên thẻ ngay tại chỗ.¹⁴

Thủ tục đơn giản hơn không đồng nghĩa với việc thời gian có mặt tại ủy ban sẽ ngắn hơn. Các cập nhật về bảo hiểm, nenkin và thẻ My Number vẫn bị ảnh hưởng sau khi chuyển nhà, và việc xử lý tất cả tại các quầy liền kề trong cùng một chuyến đi sẽ giúp bạn tránh phải quay lại lần nữa.

Thẻ cư trú và nghĩa vụ thông báo xuất nhập cảnh trong 14 ngày

Bên cạnh việc đăng ký cư trú, Khoản 1 Điều 19-9 của Đạo luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh yêu cầu người cư trú thay đổi nơi ở phải thông báo cho Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA), thông qua cơ quan hành chính địa phương nơi ở mới, trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến.²⁸⁹ Nghĩa vụ này gọi là 住居地の変更届出 (jūshochi no henkō todokede, "thông báo thay đổi nơi ở"), và ràng buộc mọi người cư trú trung và dài hạn khi chuyển nhà, bất kể loại tư cách lưu trú nào.²¹⁰

Các điều khoản lân cận điều chỉnh địa chỉ đầu tiên được xác định sau khi nhập cảnh (Điều 19-7) và địa chỉ được xác định sau khi thay đổi tư cách lưu trú (Điều 19-8); trường hợp chuyển nhà thông thường thuộc phạm vi của Điều 19-9.⁹ Khi chuyển nhà giữa các địa phương khác nhau, thời hạn 14 ngày của cơ quan xuất nhập cảnh được tính tại nơi đến, tức là tại ủy ban tiếp nhận tennyu.²

Khi bạn xuất trình thẻ cư trú cùng với hồ sơ khai báo tennyu hoặc tenkyo, việc đăng ký cư trú đó mặc nhiên được tính là thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh. Không cần nộp đơn ISA riêng hay làm thủ tục bổ sung, và không mất lệ phí.²

Bắt buộc phải mang theo thẻ cư trú khi đến quầy

Quy tắc mặc nhiên công nhận giả định rằng bạn xuất trình thẻ cư trú cùng với hồ sơ đăng ký cư trú. Nộp hồ sơ mà không có thẻ có thể không hoàn thành nghĩa vụ thông báo với cơ quan xuất nhập cảnh, vì vậy hãy luôn mang thẻ đến quầy.²

Thủ tục này không thể thực hiện tại cục xuất nhập cảnh địa phương. Phần Hỏi Đáp chính thức của ISA nêu rõ việc thay đổi địa chỉ chỉ được xử lý tại cơ quan hành chính địa phương, do đó việc đến cục xuất nhập cảnh vì mục đích này sẽ chỉ bị hướng dẫn quay về ủy ban.⁸

Nhân viên tiếp nhận sẽ ghi địa chỉ mới vào ô địa chỉ ở mặt sau của thẻ cư trú tại thời điểm làm thủ tục.⁸¹¹ Thẻ mới không được cấp khi thay đổi địa chỉ, do đó số thẻ vẫn giữ nguyên; trong khi thông báo thay đổi bất kỳ thông tin nào khác trên thẻ, chẳng hạn như họ tên hoặc quốc tịch, sẽ dẫn đến việc cấp thẻ mới.⁸

Mỗi người cư trú trung và dài hạn trong hộ gia đình đều có nghĩa vụ độc lập, bao gồm cả trẻ em có tư cách lưu trú.² Thành viên trong hộ từ 16 tuổi trở lên có thể nộp thay cho trẻ dưới 16 tuổi hoặc cho thành viên không thể trực tiếp có mặt, do đó một lần đến quầy có thể hoàn tất thủ tục cho cả hộ gia đình.²

Quá thời hạn 14 ngày

Việc không thông báo trong vòng 14 ngày có thể bị phạt tiền lên đến 200.000 yên theo Đạo luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh.⁸ Ngoài ra, việc không khai báo địa chỉ mới trong vòng 90 ngày kể từ khi rời địa chỉ cũ mà không có lý do chính đáng là căn cứ để thu hồi tư cách lưu trú.⁸

Nếu bị quá hạn, cách khắc phục là nộp muộn kèm theo ngày chuyển nhà thực tế, chứ không phải chờ đến khi việc chậm trễ bị phát hiện sau này.⁸

Khai lùi ngày chuyển nhà sẽ làm gia tăng mức độ vi phạm

Việc ghi ngày chuyển đến gần đây không đúng sự thật để che giấu việc quá hạn sẽ biến một thông báo trễ thành thông báo gian dối. Hành vi khai báo gian dối có thể bị phạt tù đến một năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên, đồng thời có thể dẫn đến việc bị thu hồi tư cách lưu trú. Hãy khai báo đúng sự thật và đúng ngày thực tế.⁸

Các thủ tục liên đới sau khi thay đổi địa chỉ

Bảo hiểm Y tế Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) không tự động chuyển qua ranh giới địa phương khác: sau khi chuyển đi, bạn phải đăng ký tham gia lại tại ủy ban quận hoặc thành phố mới, và việc quyết toán phí bảo hiểm còn nợ đòi hỏi phải đến trực tiếp tại quầy (tính đến tháng 9 năm 2026).¹² Việc cập nhật thẻ cư trú đã bao quát phần thủ tục xuất nhập cảnh, vì vậy bạn không cần phải đến cục xuất nhập cảnh chỉ để thông báo địa chỉ.²

Hãy cập nhật ô địa chỉ trên thẻ My Number tại quầy trong cùng chuyến đi đó.¹ Nộp riêng một yêu cầu chuyển tiếp thư từ với Bưu điện Nhật Bản (Japan Post), vì thư tín không tự động chuyển theo hồ sơ đăng ký cư trú. Sau đó, lần lượt xử lý các thủ tục liên đới khu vực tư nhân: ngân hàng, công ty sử dụng lao động, công ty bảo hiểm và nhà mạng di động, mỗi nơi theo lộ trình riêng của mình.

Thông tin hữu ích

Nộp tenshutsu sát ngày chuyển đi

Thời điểm lý tưởng nhất là chính ngày chuyển đi hoặc vài ngày trước đó.⁶ Việc nộp muộn sẽ làm thu hẹp khoảng thời gian 14 ngày để nộp tennyu ở nơi đến, bởi thủ tục tennyu tại quầy yêu cầu phải có giấy chứng nhận chuyển đi được cấp khi làm tenshutsu.⁵

Tennyu cần giấy chứng nhận, hãy giữ cẩn thận khi chuyển nhà

Giấy chứng nhận chuyển đi bằng giấy chỉ là một mảnh giấy nhỏ rất dễ thất lạc trong các thùng đồ chuyển nhà. Nếu không có giấy này, ủy ban mới không thể hoàn tất thủ tục tennyu tại quầy.⁵ Những người nộp trực tuyến sẽ được chuyển dữ liệu tự động thay thế cho giấy này, đây là một lý do nữa để ưu tiên kênh cổng thông tin trực tuyến khi có thể.⁷

Chuyển ra nước ngoài chỉ làm thủ tục tenshutsu

Rời khỏi Nhật Bản đồng nghĩa với việc nộp thông báo chuyển đi trước khi xuất cảnh và làm thủ tục tennyu nếu sau này bạn quay lại sinh sống.¹ Các chuyến đi ngắn ngày ra nước ngoài hoàn toàn không cần làm thủ tục này. Danh sách việc cần làm trước khi xuất cảnh sắp xếp trình tự tenshutsu cùng với các bước về thuế, ngân hàng và hoàn trả thẻ khi xuất cảnh vĩnh viễn.

Khi không còn chỗ ở tại Nhật Bản, ví dụ như trong thời gian lưu trú dài ngày ở nước ngoài sau khi đã hủy đăng ký địa chỉ, bạn không phải nộp thông báo địa chỉ cho cơ quan xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, việc nộp thông báo chuyển đi tại địa phương vẫn là bắt buộc.⁸

Thời hạn 14 ngày không phụ thuộc vào ngày gia hạn visa

Thời hạn thông báo xuất nhập cảnh bắt đầu tính từ ngày chuyển nhà, bất kể thời điểm gia hạn visa của bạn là khi nào. Chuyển nhà hai năm trước khi hết hạn visa cũng chịu cùng một nghĩa vụ như khi chuyển nhà hai tuần trước hạn.²

Để thẻ cư trú ở nơi dễ lấy

Nghĩa vụ mang theo thẻ cư trú vẫn tiếp tục trong suốt ngày chuyển nhà, và mọi thủ tục tại quầy trong quá trình chuyển nhà đều yêu cầu bạn phải xuất trình thẻ.¹⁰ Luôn mang theo thẻ khi đến làm thủ tục chuyển đi, chuyển đến và bất kỳ thủ tục liên quan nào sẽ giúp bạn giải quyết xong mọi việc chỉ trong một lần đi lại.¹⁴

Xem thêm

• Jūminhyō: Giải thích về phiếu cư trú tại Nhật Bản
• Danh sách việc cần làm trước khi xuất cảnh: Chuẩn bị trong 90 ngày
• Chuyển tiếp thư từ khi chuyển nhà và xuất cảnh
• Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc dân tại ủy ban quận
• Yakusho: Ủy ban quận tại Nhật Bản như một cổng giao tiếp vạn năng
• My Number Portal: Các thủ tục trực tuyến

References

Footnotes

1. Immigration Services Agency. "Procedures at Municipal Offices" (Guidebook chapter PDF). https://www.moj.go.jp/isa/content/001453455.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

2. 出入国在留管理庁. 「住居地の変更届出（中長期在留者）」. https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00023.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. Obihiro City / Hokkaido CIR newsletter. "Process for Leaving Japan or Moving" (English PDF, Feb 2025). https://www.city.obihiro.hokkaido.jp/_res/projects/default_project/_page_/001/001/394/pioneer2025-02.pdf ↩ ↩²

4. Immigration Services Agency. "When you decide or change the place of residence" (PDF leaflet). https://www.moj.go.jp/isa/content/930001396.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

5. Ministry of Internal Affairs and Communications. "Basic Resident Registration System for Foreign Residents: Move in / Move out" (English). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/english/move-in_move-out.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

6. City of Yokohama. "Procedures for when moving house" (English). https://www.city.yokohama.lg.jp/lang/residents/en/notifications/default.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

7. Digital Agency. "Online Service for Moving Procedures" (English). https://www.digital.go.jp/en/policies/moving_onestop_service ↩ ↩² ↩³

8. Immigration Services Agency. "Answers (Q80-Q149)" new residency management Q&A (English). https://www.moj.go.jp/isa/publications/faq/newimmiact_4_q-and-a_page3.html?lang=en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

9. Immigration Services Agency. "Notification of the Address" reference form (Articles 19-7/19-8/19-9). https://www.moj.go.jp/isa/content/930004178.pdf ↩ ↩²

10. e-Gov法令検索. 「出入国管理及び難民認定法」. https://laws.e-gov.go.jp/law/326CO0000000319 ↩ ↩²

11. Arakawa City. 「外国人住民の方の住居地の届出」. https://www.city.arakawa.tokyo.jp/a010/todokede/gaikokujintouroku/jukyochi_todokede.html ↩

12. University of Tokyo. "Necessary Procedures When Moving-in/out" (English). https://www.u-tokyo.ac.jp/adm/inbound/en/life-housing-moving.html ↩