Ngày ký hợp đồng thuê nhà: Những gì thực sự diễn ra

Quy trình ký hợp đồng thuê nhà tại Nhật Bản kết thúc bằng một buổi hẹn duy nhất, nơi bạn được nghe giải thích các nội dung quan trọng, ký hợp đồng thuê, thanh toán trọn gói các chi phí ban đầu và biết được thời điểm nhận bàn giao chìa khóa.¹² Buổi làm việc này thường kéo dài từ một đến hai giờ, và phần lớn thời gian là để lắng nghe chứ không phải để viết.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, biểu phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết hiện hành tại Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT).

Tổng quan

Ngày ký hợp đồng là buổi hẹn mà tại đó đơn đăng ký thuê nhà của bạn chính thức trở thành một hợp đồng thuê có hiệu lực ràng buộc pháp lý. Buổi hẹn này diễn ra sau khi hồ sơ đã được phê duyệt thẩm định và trước ngày chuyển vào ở.¹ Bạn sẽ đến văn phòng công ty môi giới, lắng nghe chuyên viên có chứng chỉ hành nghề đọc lớn các điều khoản quan trọng, ký hợp đồng thuê cùng các giấy tờ liên quan, và hoàn tất thanh toán.

Hầu hết người thuê nhà đều ký hợp đồng thuê nhà thông thường với thời hạn 2 năm.² Hợp đồng thuê thông thường chiếm tới 94,7% tổng số nhà ở cho thuê tại ba vùng đại đô thị lớn (tính đến khảo sát năm Reiwa 6; hãy xác nhận số liệu hiện hành với khảo sát thị trường nhà ở định kỳ của MLIT).² Phần còn lại của bài viết này sẽ trình bày chi tiết về trường hợp tiêu chuẩn đó.

Buổi giải thích các nội dung quan trọng

Tâm điểm của ngày ký hợp đồng là 重要事項説明 (jūyō jikō setsumei, "giải thích các nội dung quan trọng"). Một chuyên viên có chứng chỉ hành nghề sẽ đọc to toàn văn bản giải thích bằng văn bản trước khi bạn ký vào bất kỳ giấy tờ nào.³¹ Đây là điểm kiểm tra cuối cùng để phát hiện các điểm sai lệch so với thỏa thuận trước đó.

MLIT công bố bản mẫu 重要事項説明書 (jūyō jikō setsumeisho, "văn bản giải thích các nội dung quan trọng") cùng với hợp đồng thuê nhà tiêu chuẩn, với các phiên bản bằng 14 ngôn ngữ dành cho người thuê nước ngoài.¹ Hãy hỏi công ty môi giới của bạn sử dụng phiên bản ngôn ngữ nào.

Những gì chuyên viên sẽ đọc lớn thành tiếng

Nội dung đọc lớn bao quát toàn bộ thông tin tổng quan về bất động sản, các điều khoản tiền thuê và chi phí, thời hạn hợp đồng cùng điều kiện gia hạn, cũng như các điều khoản quản lý và hạn chế sử dụng.¹ Đây là những điều khoản sẽ ràng buộc bạn ngay sau khi ký, vì vậy từng mục đều cần được đối chiếu trực tiếp với bản tin đăng nhà mà bạn đã nộp đơn thuê.

Theo dõi sát trên bản sao văn bản của riêng bạn

Hãy yêu cầu cung cấp văn bản giải thích trước buổi hẹn và mang theo bản đã đánh dấu sẵn các thắc mắc. Việc vừa nghe giải thích vừa đối chiếu từng dòng trên bản sao của bạn sẽ giúp phát hiện sai lệch hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ ngồi nghe.³¹

Ai là người thực hiện và vì sao điều này lại quan trọng

Nội dung giải thích bắt buộc phải do một 宅地建物取引士 (takken-shi, "chuyên viên giao dịch nhà đất có chứng chỉ hành nghề") thực hiện theo Luật Kinh doanh Giao dịch Đất và Nhà ở.³ Chỉ có chuyên viên có chứng chỉ mới được phép tiến hành buổi giải thích này, đó là lý do vì sao buổi hẹn không thể bị giản lược thành việc chỉ nộp giấy tờ qua lại.

Nếu có bất kỳ nội dung nào được đọc lên khác với bản tin đăng hoặc bản dự thảo hợp đồng, hãy dừng buổi giải thích lại ngay và hỏi rõ. Việc có chấp nhận giải thích từ xa cho một buổi ký hợp đồng hay không tùy thuộc vào từng công ty môi giới, vì vậy hãy xác nhận hình thức thực hiện khi bạn đặt lịch hẹn.

Những gì bạn sẽ ký trong ngày này

Bạn sẽ ký vào chính hợp đồng thuê nhà cùng một số giấy tờ đi kèm. Toàn bộ trình tự ký kết diễn ra như sau:

Hợp đồng thuê nhà chính thức

Văn bản này là 賃貸借契約書 (chinshaku keiyakusho, "hợp đồng thuê nhà"), thông thường là hợp đồng thuê nhà thông thường có thời hạn 2 năm.⁴² Các điều khoản trong hợp đồng xác lập các bên tham gia, thời hạn thuê, giá thuê và nội quy nhà ở được viện dẫn đi kèm.

Hợp đồng thuê có thời hạn cố định dưới một năm sẽ được coi là hợp đồng không xác định thời hạn theo luật điều chỉnh, do đó các hợp đồng thuê thông thường dưới một năm trên thực tế không được áp dụng.⁴² Một số ít buổi ký kết sử dụng hợp đồng thuê nhà định hạn, loại hợp đồng này chấm dứt khi hết hạn mà không có quyền đương nhiên gia hạn và đòi hỏi phải có văn bản thông báo không gia hạn riêng biệt.⁴

Xác nhận xem hợp đồng của bạn là thông thường hay định hạn

Hợp đồng thuê định hạn sẽ chấm dứt vào ngày hết hạn ngay cả sau nhiều năm bạn sinh sống tại đó. Hãy kiểm tra xem có thông báo không gia hạn riêng hay không và hỏi thẳng xem hợp đồng là futsū (thông thường) hay teiki (định hạn) trước khi ký.⁴

Các giấy tờ liên quan được ký cùng

Bên cạnh hợp đồng thuê nhà, bạn thường sẽ ký giấy tờ công ty bảo lãnh, giấy tờ bảo hiểm hỏa hoạn và trách nhiệm bồi thường của người thuê, cùng ủy nhiệm chi tự động trích nợ tiền thuê nhà nếu có áp dụng.⁵ Bộ giấy tờ chính xác khác nhau tùy theo công ty môi giới, vì vậy hãy xem bất kỳ tờ giấy nào bạn không nhận diện được là một câu hỏi cần giải đáp, chứ không phải một thủ tục hình thức.

Bảo hiểm hỏa hoạn và trách nhiệm của người thuê trong hợp đồng thuê nhà thường vận hành theo cùng chu kỳ 2 năm như hợp đồng thuê, với mức phí khoảng 10.000 đến 20.000 yên tùy thuộc vào cấu trúc công trình và phạm vi bảo hiểm (tính đến ngày 12/06/2025; hãy xác nhận số liệu hiện hành với công ty môi giới hoặc công ty bảo hiểm của bạn).⁵ Phí gia hạn công ty bảo lãnh thường vào khoảng 10.000 yên hoặc 10 đến 30% tiền thuê nhà một tháng, thấp hơn nhiều so với phí bảo lãnh ban đầu (tính đến ngày 12/06/2025).⁵

Các giấy tờ cần mang theo

Các công ty môi giới sẽ xác nhận danh sách chính xác khi họ đặt lịch hẹn, và danh sách này có thể khác nhau. Danh sách kiểm tra dưới đây là những mục cốt lõi tiêu chuẩn; hãy mang theo bản gốc cùng một bản sao của mỗi loại trừ khi được hướng dẫn khác.

Danh mục	Khoản mục	Ghi chú
Giấy tờ tùy thân	Thẻ cư trú hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh khác	Người cư trú nước ngoài xuất trình thẻ cư trú1
Phương thức ký kết	Con dấu cá nhân hoặc chữ ký	Dùng một dấu ấn hoặc chữ ký thống nhất trên toàn bộ giấy tờ
Việc làm	Giấy chứng nhận công tác	Định dạng khác nhau tùy công ty môi giới
Thu nhập	Giấy tờ chứng minh thu nhập	Định dạng khác nhau tùy công ty môi giới
Liên hệ	Thông tin người liên hệ khẩn cấp	Đôi khi yêu cầu thông tin liên hệ của bố mẹ

Giấy tờ tùy thân và con dấu hoặc chữ ký

Người nước ngoài xuất trình 在留カード (zairyū kādo, "thẻ cư trú") làm giấy tờ tùy thân khi ký hợp đồng.¹ Người Nhật thường đóng dấu cá nhân, trong khi người nước ngoài thường ký tên thay thế.

Cả dấu mộc và chữ ký tay đều là phương thức có giá trị pháp lý để xác lập hợp đồng thuê. Hãy sử dụng một chữ ký nhất quán xuyên suốt hợp đồng thuê và mọi giấy tờ đi kèm để tránh phải ký lại mất thời gian.

Chứng minh công việc, thu nhập và người liên hệ khẩn cấp

Các công ty môi giới thường yêu cầu giấy chứng nhận công tác, giấy tờ chứng minh thu nhập và thông tin người liên hệ khẩn cấp, đôi khi bao gồm cả thông tin liên hệ của bố mẹ.⁶¹ Sự kết hợp chính xác tùy thuộc vào từng công ty, vì vậy hãy xác nhận danh sách trước vài ngày thay vì mặc định rằng thủ tục chuyển nhà năm ngoái của một người bạn vẫn còn áp dụng tương tự.

Thanh toán chi phí đầu vào khi chuyển đến

Khoản tiền trọn gói này được thanh toán đầy đủ tại thời điểm ký hoặc ngay trước buổi ký hợp đồng. Tổng chi phí đầu vào thường rơi vào khoảng 4 đến 6 tháng tiền nhà sau khi đã tính đủ mọi khoản mục (tính đến tháng 07/2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với bảng dự toán bằng văn bản của công ty môi giới).⁶ Một căn nhà không có tiền cọc và không có tiền lễ vẫn thường tốn khoảng 3 đến 4 tháng tiền nhà, trong khi căn có đủ cả hai khoản này sẽ tốn khoảng 5 đến 6 tháng (tính đến tháng 07/2026).⁶

Khoản mục	Số tiền	Thời điểm	Ghi chú
Tổng chi phí đầu vào khi chuyển đến	4–6 tháng tiền nhà	07/2026	Đã gộp toàn bộ các khoản mục6
Bảo hiểm hỏa hoạn và trách nhiệm người thuê	khoảng 10.000–20.000 ¥	12/06/2025	Cùng chu kỳ 2 năm như hợp đồng thuê5
Phí gia hạn công ty bảo lãnh (tham khảo)	khoảng 10.000 ¥ hoặc 10–30% tiền thuê tháng	12/06/2025	Phí bảo lãnh ban đầu là khoản lớn hơn riêng biệt5

Dòng tiền được thanh toán như thế nào

Khoản tiền trọn gói được thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc đôi khi bằng tiền mặt trong ngày hẹn, tùy theo hướng dẫn của công ty môi giới.⁶ Bảng trên đã cung cấp các khung giá có ghi rõ mốc thời gian cho từng dòng, vì vậy hãy đối chiếu tổng số tiền bằng văn bản của công ty môi giới với bảng này và nhớ giữ lại biên lai thanh toán.

Thanh toán trước nếu nhận chìa khóa trong cùng ngày

Một lệnh chuyển khoản trong ngày có thể không kịp ghi có trước giờ bàn giao chìa khóa vào buổi chiều. Các công ty môi giới thường hướng dẫn thanh toán trước buổi hẹn, vì vậy hãy hỏi rõ thời hạn thanh toán khi bạn đặt lịch.⁶

Tổng số tiền thường bao gồm những gì

Tổng số tiền bao gồm tiền cọc, tiền lễ nếu có tính, tiền thuê nhà trả trước, phí công ty bảo lãnh, phí môi giới bất động sản, bảo hiểm và phí thay ổ khóa được cộng dồn lại thành một con số.⁶ Bảng phân tích chi tiết từng khoản mục có trong hướng dẫn chi phí chuyển đến; vào ngày ký hợp đồng, điều quan trọng nhất là tổng số tiền trên văn bản của công ty môi giới phải khớp với số tiền bạn đã dự trù.

Bàn giao chìa khóa và bắt đầu chuyển vào ở

Việc bàn giao chìa khóa, hay 鍵渡し (kagi-watashi, "bàn giao chìa khóa"), thường diễn ra trong một buổi hẹn riêng biệt sau đó 1 đến 2 ngày hoặc vào đúng ngày chuyển vào ở, chứ không diễn ra ngay tại bàn ký hợp đồng. Thời điểm bàn giao phụ thuộc vào tiến độ dọn dẹp và chuẩn bị sẵn sàng phòng của công ty quản lý tòa nhà, do đó sẽ khác nhau tùy theo từng căn nhà.

Hãy ký vào biên bản bàn giao chìa khóa khi nhận chìa. Hãy xác nhận ngày bắt đầu hợp đồng thuê (ngày bắt đầu tính tiền nhà) một cách riêng biệt, vì đồng hồ tính tiền thuê có thể bắt đầu chạy từ một ngày khác với ngày ký hợp đồng.

Những điều nên biết

Yêu cầu gửi tài liệu giải thích trước buổi hẹn

Buổi đọc giải thích trực tiếp là chốt kiểm tra cuối cùng trước khi bạn bị ràng buộc trách nhiệm. Việc xem xét trước văn bản giải thích nội dung quan trọng giúp bạn có thời gian đối chiếu các điều khoản với tin đăng một cách bình tĩnh, thay vì chịu áp lực thời gian tại chỗ.³¹

Hãy yêu cầu gửi văn bản giải thích và dự thảo hợp đồng thuê trước vài ngày. Hãy đánh dấu bất kỳ điểm nào khác với tin đăng để mỗi mục đó trở thành một câu hỏi thảo luận tại bàn ký kết.

Chữ ký có đầy đủ giá trị pháp lý; hãy dùng thống nhất một con dấu hoặc chữ ký xuyên suốt

Các công ty môi giới sẽ đối chiếu dấu ấn hoặc chữ ký trên hợp đồng thuê và các giấy tờ đi kèm. Người thuê nước ngoài ký tên nên sử dụng một chữ ký nhất quán, và người dùng con dấu nên dùng đúng một con dấu, để tránh việc phải làm lại giấy tờ gây chậm trễ.

Đừng dùng con dấu trên một tờ giấy rồi lại ký tên trên tờ tiếp theo. Sự nhất quán xuyên suốt bộ hồ sơ là một yêu cầu hành chính bắt buộc, vì vậy hãy quyết định cách ký của bạn trước buổi hẹn.

Xác nhận xem chìa khóa có được bàn giao ngay hôm nay không

Việc bàn giao chìa khóa thường là một buổi hẹn riêng gắn liền với ngày bắt đầu tính tiền nhà và việc hoàn tất dọn dẹp căn hộ. Xác nhận rõ ngày bàn giao chìa khóa khi ký hợp đồng sẽ giúp bạn tránh được một chuyến đi vô ích khi đang mang theo hành lý.

Hãy yêu cầu xác nhận ngày, giờ và địa điểm nhận chìa khóa bằng văn bản. Nếu khâu vệ sinh bị chậm trễ, ngày nhận chìa có thể thay đổi, do đó hãy xác nhận lại vào ngày hôm trước.

Nếu các điều khoản giải thích khác với tin đăng, hãy dừng lại và hỏi ngay

Buổi giải thích tồn tại chính là để bạn phát hiện ra những khác biệt về tiền thuê, thời hạn, phí gia hạn hoặc các hạn chế trước khi hợp đồng có hiệu lực ràng buộc.³⁴ Một khi đã ký tên, hợp đồng bằng văn bản sẽ là căn cứ pháp lý cao nhất.

Hãy nêu ra từng điểm sai lệch trước khi ký chứ không phải sau khi đã ký xong. Việc in lại một bản sửa đổi chỉ mất vài phút, trong khi việc sửa chữa một lỗi sai trên hợp đồng đã ký sẽ đòi hỏi một cuộc đàm phán phức tạp.

Xem thêm

• Quy trình thuê nhà tại Nhật Bản
• Đi xem nhà (Naiken): Những gì cần hỏi và những điểm cần chú ý
• Đàm phán trên thị trường thuê nhà tại Nhật Bản
• Phí gia hạn hợp đồng (Koshin-ryo) và sự khác biệt theo vùng miền

References

Footnotes

1. 国土交通省. 「外国人の民間賃貸住宅への円滑な入居について」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000017.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

2. SUUMO（株式会社リクルート）. 「賃貸の契約期間とは？2年更新が多い理由や途中解約時の違約金も解説」. https://suumo.jp/article/oyakudachi/oyaku/chintai/fr_other/chintai_keiyakukikan/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

3. e-Gov法令検索. 「宅地建物取引業法」（昭和27年法律第176号）. https://laws.e-gov.go.jp/law/402AC0000000176 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. e-Gov法令検索. 「借地借家法」（平成3年法律第90号）. https://laws.e-gov.go.jp/law/403AC0000000090 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

5. LIFULL HOME'S. 「賃貸物件の契約更新ルールを解説！更新料の相場や手続きの流れも押さえておこう」. https://www.homes.co.jp/cont/rent/rent_00222/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

6. 賃貸スタイルコラム (CHINTAI). 「初期費用は家賃の6ヶ月分にも！？賃貸契約で損しないための完全ガイド」. https://www.chintaistyle.jp/article/breakdown-of-initial-costs-fa/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷