Được nghiên cứu và kiểm chứng thông tin qua quy trình biên tập của J-Compass; đội ngũ biên tập của chúng tôi rà soát nguồn và độ chính xác trước khi xuất bản. Xem phương pháp của chúng tôi →
Bản dịch này được cung cấp để bạn tham khảo cho thuận tiện. Bản tiếng Anh là bản có giá trị chính thức. Đọc bản gốc tiếng Anh →
Đơn đăng ký thuê nhà (Nyukyo Moshikomi-sho) và quy trình thẩm định
Quy trình xét duyệt đơn đăng ký thuê nhà tại Nhật Bản bắt đầu từ một tờ đơn giấy hoặc đơn trực tuyến và kết thúc bằng hai quyết định đồng ý hoặc từ chối riêng biệt.12 Việc nắm rõ cả hai quy trình này trước khi nộp đơn sẽ giúp tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi và tránh được những lần bị từ chối đáng tiếc.
Các thủ tục, chi phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết mới nhất tại Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT).
Tổng quan
入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho, "đơn đăng ký chuyển vào ở") là mẫu đơn đăng ký thuê nhà mà người thuê nộp thông qua công ty môi giới bất động sản trước khi ký bất kỳ hợp đồng thuê nào.34 Mẫu đơn này ghi nhận người nộp đơn là ai, làm việc ở đâu, thu nhập bao nhiêu và có thể liên hệ với ai trong trường hợp khẩn cấp.
Việc nộp đơn này sẽ kích hoạt hai cuộc thẩm định song song, được gọi chung là 審査 (shinsa, "thẩm định/xét duyệt").12 Phía chủ nhà sẽ cân nhắc rủi ro thanh toán tiền thuê và mức độ phù hợp về việc cư trú, trong khi công ty bảo lãnh được chỉ định sẽ tiến hành kiểm tra tín dụng và danh tính độc lập.
Chỉ riêng sự chấp thuận của một bên thì chưa đủ để hoàn tất việc thuê nhà. Hợp đồng thuê nhà và hợp đồng bảo lãnh chỉ được tiến hành sau khi cả hai bên đều phê duyệt, và các khoản phí sẽ được thanh toán khi ký hợp đồng.12 Báo cáo thực tế cho thấy toàn bộ quy trình từ lúc nộp đơn đến khi ký hợp đồng mất khoảng một tuần (tính đến ngày 06-09-2026; hãy xác nhận số liệu thực tế với công ty môi giới hoặc công ty bảo lãnh phụ trách).4
Đơn đăng ký: những thông tin bạn thực tế cần điền
Mẫu đơn tiêu chuẩn tuân theo thông lệ chung trên toàn quốc, tuy nhiên các trường thông tin và cách diễn đạt cụ thể sẽ khác nhau tùy theo công ty môi giới, chủ nhà và công ty bảo lãnh được chỉ định, chứ không phải theo từng ủy ban quận/thành phố. Hãy kiểm tra danh sách các trường cụ thể trên mẫu đơn được giao cho bạn thay vì cho rằng mẫu của một công ty môi giới sẽ áp dụng ở mọi nơi.
| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| 入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho, "đơn đăng ký chuyển vào ở") | Đơn đăng ký thuê nhà nộp qua công ty môi giới trước khi thẩm định34 |
| 審査 (shinsa, "thẩm định/xét duyệt") | Quá trình thẩm định do phía chủ nhà và công ty bảo lãnh thực hiện12 |
| 緊急連絡先 (kinkyū renraku-saki, "người liên hệ khẩn cấp") | Người có thể liên lạc được tại Nhật Bản để xác nhận thông tin về người thuê trong trường hợp khẩn cấp42 |
Thông tin cá nhân, địa chỉ trước đây và liên hệ
Mẫu đơn ghi nhận danh tính và khả năng liên lạc: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ hiện tại và lịch sử địa chỉ cư trú trước đây.43 Người nộp đơn nước ngoài thường phải đính kèm bản sao Zairyu card và hộ chiếu cùng với đơn đăng ký.
Bộ hồ sơ định danh tiêu chuẩn theo hướng dẫn thực tế bao gồm bản sao hộ chiếu có trang ảnh và trang thị thực, cả hai mặt của Zairyu card, cùng phiếu cư dân (Juminhyo) được cấp trong vòng ba đến sáu tháng gần nhất tùy theo bên tiếp nhận.3 Nihon Safety quy định yêu cầu cơ bản là bản sao Zairyu card cả mặt trước và mặt sau.2
Hãy đảm bảo mọi thông tin khai báo đều trùng khớp với các bản sao đính kèm. Lịch sử địa chỉ không khớp hoặc giấy chứng nhận hết hạn sẽ làm chậm cả hai quy trình thẩm định cùng một lúc.
Nơi làm việc, thu nhập và thời gian công tác
Mẫu đơn ghi nhận tên công ty, ngày vào làm hoặc thời gian công tác, cùng thu nhập hàng năm hoặc hàng tháng, bởi vì quá trình thẩm định sẽ cân nhắc thu nhập so với tiền thuê nhà cộng với sự ổn định việc làm.45 Các giấy tờ chứng minh thường đính kèm bao gồm hợp đồng lao động hoặc thư mời nhận việc, bảng lương của 3 tháng gần nhất, giấy chứng nhận khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn, và giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, kèm bản dịch nếu cần thiết.4
Hướng dẫn thực tế cho hợp đồng thuê nhà liệt kê cùng một bộ giấy tờ việc làm: chứng minh thu nhập trong 3 tháng gần nhất, giấy xác nhận công tác hoặc thư mời làm việc, và giấy phép làm việc đối với trường hợp tư cách lưu trú có yêu cầu.3 Người mới chuyển việc nên ghi ngày vào làm chính xác như phía công ty sẽ xác nhận, vì cuộc gọi xác minh sẽ kiểm tra trực tiếp ngày này.
Chủ nhà đánh giá mức độ ổn định của dòng thu nhập qua điện thoại và xem những người nộp đơn là nhân viên hợp đồng, phái cử, tự kinh doanh, làm việc tự do (freelance), chủ doanh nghiệp hoặc có thu nhập không đều đặn là nhóm có rủi ro nợ tiền thuê cao hơn.5 Đánh giá đó phản ánh thông lệ quản trị rủi ro của chủ nhà chứ không phải là quy định pháp lý về điều kiện bắt buộc.
Người liên hệ khẩn cấp và lý do chuyển nhà
Mẫu đơn yêu cầu cung cấp một người liên hệ khẩn cấp có thể liên lạc được tại Nhật Bản.12 Bộ phận thẩm định của Casa có thể gọi cho người nộp đơn, nơi làm việc hoặc người liên hệ khẩn cấp, còn Nihon Safety yêu cầu thông tin liên hệ khẩn cấp khi nộp đơn kèm mẫu thông tin liên hệ tại quê nhà theo biểu mẫu riêng của họ.12
Hãy cung cấp người liên hệ nghe máy kịp thời và, nếu có thể, là người quen có thể giao tiếp bằng tiếng Nhật.4 Một người liên hệ không thể bắt máy sẽ bị xem là hồ sơ không thể xác minh, chứ không phải là một khoảng trống vô hại.
Một số mẫu đơn của công ty môi giới cũng có mục lý do chuyển nhà. Mục này thỉnh thoảng mới xuất hiện chứ không phải là tiêu chuẩn bắt buộc, vì vậy hãy trả lời ngắn gọn khi được hỏi và không cần lo lắng nếu biểu mẫu cụ thể không có mục này.
Đơn đăng ký công ty bảo lãnh song song
Người thuê nộp đơn đăng ký bảo lãnh cùng giấy tờ tùy thân và tài liệu hỗ trợ cho công ty môi giới và chủ nhà, sau đó công ty bảo lãnh sẽ thực hiện quy trình thẩm định định sẵn dựa trên các thông tin đó.1 Việc đăng ký vào hệ thống của MLIT là tự nguyện và một doanh nghiệp chưa đăng ký vẫn có thể hoạt động hợp pháp, do đó các điều khoản của công ty được chỉ định là quy định riêng của từng công ty chứ không phải của toàn thị trường.6
Việc vượt qua vòng xét duyệt của công ty môi giới hoặc chủ nhà không đảm bảo công ty bảo lãnh cũng sẽ phê duyệt cùng một bộ hồ sơ. Cần tính toán thời gian cho quyết định độc lập thứ hai này trước khi xem căn nhà đã chắc chắn thuộc về mình.2
Cùng một thông tin, hai bên thẩm định độc lập
Nihon Safety mô tả quy trình bao gồm: nộp đơn qua công ty môi giới, công ty thẩm định, thông báo kết quả ngược lại qua công ty môi giới, sau đó ký hợp đồng ủy thác bảo lãnh và thanh toán phí.2 Đơn đăng ký có thể bị từ chối chỉ dựa trên thông tin đã nộp.
Hãy xử lý cả hai biểu mẫu như một hồ sơ đồng nhất. Việc thông tin thu nhập hoặc thâm niên công tác mâu thuẫn giữa hai biểu mẫu là nguyên nhân gây chậm trễ dễ phòng tránh nhất trong toàn bộ quy trình.
Các giấy tờ thường đính kèm
Bộ hồ sơ thẩm định thông thường bao gồm giấy tờ tùy thân, địa chỉ, thu nhập, việc làm và người liên hệ trong cùng một gói. Bảng dưới đây thể hiện mốc thời gian cập nhật cho từng mục; bộ hồ sơ này phản ánh các trang thông tin thực tế tại thời điểm nghiên cứu (tính đến ngày 06-09-2026; hãy xác nhận số liệu thực tế với công ty môi giới phụ trách).43
| Mục | Biểu mẫu thông thường | Tính đến | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ tùy thân | Bản sao hộ chiếu kèm Zairyu card | 06-09-2026 | Trang ảnh và trang thị thực; cả hai mặt thẻ423 |
| Chứng minh địa chỉ | Phiếu cư dân (Juminhyo) | 06-09-2026 | Cấp trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất3 |
| Chứng minh thu nhập | Bảng lương hoặc giấy chứng nhận khấu trừ thuế | 06-09-2026 | 3 tháng gần nhất; kèm bản dịch nếu cần43 |
| Chứng minh việc làm | Hợp đồng lao động hoặc thư mời làm việc | 06-09-2026 | Tài liệu chính thức từ công ty43 |
| Người liên hệ khẩn cấp | Thông tin liên lạc được tại Nhật Bản | 06-09-2026 | Biểu mẫu liên hệ quê nhà đối với một số công ty12 |
Nihon Safety lưu ý rằng có thể có thêm yêu cầu bổ sung giấy tờ tùy theo nội dung hợp đồng, và các giấy tờ đã nộp sẽ không được trả lại.2 Casa cũng lưu ý tương tự: có thể cần bổ sung tài liệu ngoài việc xác minh danh tính và mẫu đơn đăng ký bảo lãnh.1
Giai đoạn thẩm định: điều gì diễn ra sau khi bạn nộp đơn
Sau khi hồ sơ được nộp, quá trình xét duyệt sẽ diễn ra qua các bước xem xét tài liệu, xác minh qua điện thoại và thông báo kết quả theo trình tự chặt chẽ. Sơ đồ dưới đây minh họa các bước từ lúc nộp đơn đến khi ký hợp đồng.
Xét duyệt hồ sơ và xác minh qua điện thoại
Báo cáo thực tế mô tả trình tự thẩm định gồm: nộp đơn trong 1 ngày, xét duyệt hồ sơ trong 2 đến 3 ngày, xác minh qua điện thoại trong khoảng 1 ngày, thông báo kết quả trong 1 đến 2 ngày, và thủ tục hợp đồng trong 1 ngày, tổng cộng khoảng một tuần (tính đến ngày 06-09-2026; hãy xác nhận số liệu thực tế với công ty bảo lãnh phụ trách).4 Xác minh qua điện thoại bao gồm xác nhận danh tính và kiểm tra việc làm, bao gồm các cuộc gọi tới nơi làm việc (tính đến ngày 06-09-2026).4
Casa cũng áp dụng quy trình gọi điện tương tự thông qua bộ phận thẩm định, có thể gọi cho người nộp đơn, nơi làm việc hoặc người liên hệ khẩn cấp.1 Bước kiểm tra này được gọi là 在職確認 (zaishoku kakunin, "xác minh nơi làm việc qua điện thoại").
Quyết định và quy trình thông báo kết quả
Kết quả sẽ được gửi ngược lại qua công ty môi giới đến người thuê nhà.2 Chỉ những hồ sơ được chấp thuận mới tiến hành ký hợp đồng ủy thác bảo lãnh và nộp phí.12
Casa nêu rõ bước ký hợp đồng yêu cầu thanh toán phí bảo lãnh ban đầu, sau đó là phí bảo lãnh hàng năm 10.000 JPY mỗi năm, có thể có sự khác biệt đối với mục đích sử dụng kinh doanh và giữa các công ty môi giới (theo trang công ty không ghi ngày, truy cập ngày 06-09-2026).1 Trong mùa cao điểm từ tháng 1 đến tháng 3, các tài liệu hướng dẫn thực tế cho biết có thể có nhiều người cùng xếp hàng nộp đơn cho một căn nhà, và hồ sơ đầy đủ đầu tiên sẽ được ưu tiên thẩm định.5
Các tiêu chí chấp thuận và nhóm lý do từ chối
Không có chuỗi dữ liệu quốc gia chính thức nào có thể trích dẫn về tỷ lệ thành công của đơn đăng ký thuê nhà, vì vậy phần này mô tả các khuôn mẫu điển hình theo định tính thay vì tỷ lệ phần trăm phê duyệt. Các nguồn thực tế đều thống nhất về đặc điểm của một hồ sơ vượt qua thẩm định suôn sẻ và bốn nhóm lý do từ chối thường gặp.
Quy tắc tỷ lệ thu nhập và thâm niên làm việc
Nguyên tắc chỉ dẫn thực tế là thu nhập hàng tháng ít nhất phải gấp 3 lần tiền thuê, với công việc ổn định và khoản tiết kiệm có thể chứng minh sẽ giúp hồ sơ mạnh hơn (tính đến ngày 06-09-2026; hãy xác nhận số liệu thực tế với công ty bảo lãnh phụ trách).4 Một cách tính tương đương quy định tiền thuê không được vượt quá khoảng một phần ba lương, với một số chủ nhà áp dụng mức gấp 36 lần tiền thuê hàng tháng làm tiêu chuẩn kiểm tra thu nhập hàng năm (tính đến ngày 27-02-2019).5
Những hồ sơ có thu nhập nằm sát mức 3 lần thường dễ trượt hơn, đặc biệt là khi không có chứng minh tiết kiệm hoặc thâm niên làm việc.45 Việc mới đổi chỗ làm gần đây mà chưa có quá trình công tác ổn định sẽ làm hồ sơ yếu đi hơn nữa, vì bên xác minh không thể khẳng định độ ổn định ngoài ngày vào làm đã khai báo.
Thời hạn thị thực và dữ liệu nợ xấu dùng chung
Thông tin đầu vào để thẩm định bao gồm tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú; thời hạn còn lại càng dài thì càng có nhiều lựa chọn, trong khi thời gian lưu trú ngắn thường phải tìm đến các công ty độc lập hoặc chuyên phục vụ người nước ngoài.4 Việc gia hạn visa đang chờ xử lý, hoặc thời hạn còn lại trên Zairyu card quá ngắn, sẽ làm hồ sơ yếu đi vì công ty không thể xác định được thời gian cư trú tiếp theo và tầm nhìn thu nhập.42
Các nguồn thực tế mô tả yếu tố thời hạn này là sự gia tăng rủi ro chứ không phải là sự từ chối tự động. Người nộp đơn đang gia hạn visa nên nộp giấy biên nhận nộp đơn gia hạn và bất kỳ bằng chứng hợp lệ nào kèm theo bộ hồ sơ tiêu chuẩn.
Các công ty thuộc hiệp hội ngành chia sẻ cơ sở dữ liệu về nợ quá hạn trong ngành bảo lãnh thuê nhà, và các điểm thẩm định bao gồm lịch sử nợ tiền thuê nhà trong quá khứ cùng việc từng sử dụng công ty bảo lãnh trước đây.4 Các công ty trực thuộc công ty thẻ tín dụng tham chiếu các cơ quan thông tin tín dụng, trong khi các công ty độc lập cân nhắc thu nhập hiện tại, tư cách lưu trú và người liên hệ khẩn cấp.4 Một khoản nợ tiền thuê nhà trong quá khứ được ghi nhận trong lịch sử dùng chung đó sẽ theo chân người nộp đơn sang bất động sản tiếp theo.
Chủ nhà không có nghĩa vụ phải nêu rõ lý do từ chối, vì vậy một hồ sơ bị sàng lọc thường chỉ nhận được kết quả mà không có lời giải thích nào.5 Hãy xem việc bị từ chối sau thẩm định như một tín hiệu để thử một bất động sản khác và một công ty bảo lãnh khác với bộ hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.
Những điều cần lưu ý
Điền đầy đủ mọi mục trước lần nộp đầu tiên
Hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được xử lý trước. Lời khuyên thực tế để vượt qua vòng thẩm định là điền chính xác tất cả các giấy tờ, đảm bảo mọi tài liệu đều nằm trong thời hạn hiệu lực, và cung cấp bản dịch chính thức khi cần.4 Nhiều giấy tờ về địa chỉ và thu nhập có thời hạn hiệu lực như trong vòng 3 hoặc 6 tháng kể từ ngày cấp, vì vậy cần phối hợp thời điểm cấp giấy tờ khi thực hiện các thủ tục song song.3
Thông tin không nhất quán giữa đơn nộp cho chủ nhà và đơn nộp cho công ty bảo lãnh sẽ làm mất nhiều thời gian hơn là việc thiếu giấy tờ đính kèm. Hãy kiểm tra lại tên, ngày tháng, địa chỉ và số liệu thu nhập đối chiếu với các bản sao trước khi nộp.
Cuộc gọi xác minh bị nhỡ sẽ làm đình trệ hồ sơ
Các cuộc gọi đến nơi làm việc và người liên hệ khẩn cấp là một bước theo lịch trình, không phải là kiểm tra ngẫu nhiên.41 Một cuộc gọi bị nhỡ sẽ tạm dừng toàn bộ quy trình cho đến khi liên lạc thành công, điều này sẽ đẩy ngày thông báo kết quả vượt quá khung thời gian dự kiến.
Hãy xác nhận số máy nhánh trực tiếp, báo trước cho lễ tân hoặc nhân viên nhân sự, và giữ điện thoại cá nhân luôn ở trạng thái có thể liên lạc được trong những ngày xét duyệt. Trường hợp nơi làm việc sử dụng tổng đài trung tâm, hãy điền thêm số máy lẻ và tên của người chịu trách nhiệm vào mẫu đơn.
Mỗi lần từ chối chỉ gắn liền với một bất động sản và một công ty bảo lãnh cụ thể
Tiêu chí thẩm định khác nhau tùy theo loại hình công ty, do đó việc bị từ chối ở một bên thẩm định khắt khe không phản ánh cách nhìn nhận của một công ty chuyên về người nước ngoài đối với cùng một bộ hồ sơ.4 Một bất động sản khác thường sẽ chỉ định một công ty khác, điều này biến lần nộp đơn tiếp theo thành một cuộc thẩm định hoàn toàn mới chứ không phải là khiếu nại lại.
Các yêu cầu mang tính đặc thù theo từng công ty và từng bất động sản, chứ không theo từng quận.12 Hãy xác nhận danh sách giấy tờ chính xác với công ty môi giới phụ trách cho từng bất động sản mới thay vì dùng lại danh mục của căn nhà trước đó mà không chỉnh sửa.
Người mới đến Nhật nên chủ động cung cấp thư mời nhận việc và chứng minh số dư tiết kiệm
Hồ sơ ít thông tin sẽ dễ được chấp thuận hơn khi chứng minh thu nhập được cung cấp đầy đủ ngay từ đầu. Những người có lịch sử cư trú ngắn, mới đi làm hoặc có thu nhập tự do nên chủ động cung cấp thư mời nhận việc hoặc hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng thể hiện số dư tiết kiệm hoặc các khoản tiền chuyển vào đều đặn, Zairyu card còn hạn và các bản dịch chính xác.4
Hàng đợi trong mùa cao điểm làm tăng cái giá của việc nộp hồ sơ chưa hoàn chỉnh, vì hồ sơ đầy đủ đầu tiên sẽ được ưu tiên thẩm định.5 Hãy chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ trước đợt xem nhà đầu tiên thay vì đợi chọn được phòng rồi mới gom giấy tờ.
Xem thêm
- Hệ thống công ty bảo lãnh
- Cách thức hoạt động của thị trường thuê nhà tại Nhật Bản
- Bóc tách chi phí chuyển vào ở: 4-6 tháng tiền nhà thực chất chi trả cho những gì
- Các mô thức từ chối người nước ngoài và cách xử lý
- Đọc hiểu thông tin đăng tin cho thuê nhà tại Nhật Bản
- Đi xem nhà (Naiken): Những điều cần hỏi và những điểm cần quan sát