Bảo hiểm y tế khi chuyển việc tại Nhật Bản

Thủ tục bảo hiểm y tế khi chuyển việc tại Nhật Bản được thực hiện theo hình thức bàn giao giữa người sử dụng lao động cũ và mới, chứ không phải do người lao động tự nộp đơn đăng ký lại từ đầu.¹² Công ty cũ sẽ làm thủ tục chấm dứt tư cách tham gia trước đó và công ty mới sẽ mở tư cách tham gia tiếp theo, trong khi người lao động chỉ cần nộp lại giấy tờ chứng nhận bảo hiểm cũ và cung cấp hai thông tin định danh cá nhân.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành tại Japan Pension Service (Dịch vụ Hưu trí Nhật Bản) và Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW). Bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên y tế; đối với các quyết định chăm sóc sức khỏe của bản thân, vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia y tế có chứng chỉ hành nghề.

Tổng quan

Nhật Bản phân bổ bảo hiểm y tế công theo tình trạng việc làm thay vì để người lao động tự do lựa chọn chương trình bảo hiểm.³ Người làm công ăn lương tham gia Bảo hiểm Y tế Nhân viên (Employees' Health Insurance) thông qua công ty của mình, trong khi cư dân không thuộc diện bảo hiểm của công ty sẽ tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) tại chính quyền địa phương.³

Bài viết này đề cập đến trường hợp chuyển việc trực tiếp giữa hai công ty có áp dụng chế độ bảo hiểm xã hội. Nội dung sẽ hướng dẫn chi tiết về việc trả thẻ vào ngày làm việc cuối cùng, thủ tục báo giảm tư cách, các giấy tờ cần nộp vào ngày đầu tiên đi làm, thủ tục báo tăng tư cách, thời gian nhận giấy tờ chứng nhận bảo hiểm mới và cách xử lý khoảng trống bảo hiểm.¹²

Đối tượng áp dụng

Hướng dẫn này dành cho những người làm công ăn lương rời khỏi một nơi làm việc có tham gia bảo hiểm xã hội để chuyển sang một nơi làm việc khác mà không có khoảng thời gian thất nghiệp kéo dài.¹ Công dân nước ngoài được phép làm việc theo tư cách lưu trú cũng được áp dụng cùng điều kiện như công dân Nhật Bản.²

Hướng dẫn cũng áp dụng cho nhân viên bán thời gian (part-time) đáp ứng đủ tiêu chuẩn tham gia bảo hiểm. Quy định cụ thể và các điều kiện bổ sung được trình bày trong phần thủ tục nộp tại công ty mới dưới đây.²

Những thủ tục chấm dứt tại nơi làm việc cũ

Hồ sơ do công ty cũ nộp sẽ chấm dứt tư cách tham gia trước đó. Trách nhiệm của người lao động là nộp lại giấy tờ chứng nhận bảo hiểm cũ và giữ lại các giấy tờ thôi việc thể hiện rõ ngày kết thúc.¹

Trả lại giấy tờ chứng nhận bảo hiểm vào ngày làm việc cuối cùng

Hãy nộp lại giấy tờ chứng nhận bảo hiểm do công ty cũ cấp vào ngày làm việc cuối cùng để tránh việc sử dụng sau khi tư cách bảo hiểm đã hết hiệu lực.⁴ Trường hợp đã được cấp thẻ nhựa kiểu cũ hoặc Giấy xác nhận tư cách (Eligibility Confirmation Form), hãy bàn giao lại cho công ty cũ hoặc làm theo hướng dẫn thu hồi thẻ của công ty.

Phương thức chứng nhận bảo hiểm y tế đã có sự thay đổi lớn. Việc cấp thẻ nhựa kiểu cũ đã ngừng từ ngày 02/12/2024, và toàn bộ thẻ kiểu cũ đều hết hạn trước ngày 01/12/2025 (tính đến ngày 07/09/2026; hãy xác nhận chi tiết hiện hành với MHLW).⁴ Thủ tục tiếp đón tại cơ sở y tế hiện nay sử dụng マイナ保険証 (maina hokensho, thẻ My Number đã đăng ký tích hợp bảo hiểm y tế) hoặc 資格確認書 (shikaku kakuninsho, "Giấy xác nhận tư cách").⁴

Không tiếp tục sử dụng giấy tờ chứng nhận cũ sau ngày thôi việc

Tư cách tham gia bảo hiểm sẽ chấm dứt khi thủ tục báo giảm được nộp, ngay cả khi bạn vẫn còn cầm giấy tờ chứng nhận trên tay. Việc đi khám bệnh và thanh toán qua đơn vị bảo hiểm cũ sau ngày đó có thể dẫn đến việc bạn bị yêu cầu hoàn trả lại toàn bộ chi phí.¹⁴

Thủ tục nộp báo giảm tư cách bảo hiểm

資格喪失届 (shikaku soshitsu todoke, "thông báo mất tư cách tham gia") là báo cáo do người sử dụng lao động nộp để chấm dứt tư cách bảo hiểm cũ.¹ Quyền lợi bảo hiểm thông qua đơn vị bảo hiểm cũ sẽ có hiệu lực cho đến ngày ghi trên thông báo đó.

Hãy yêu cầu công ty cũ cấp các giấy tờ thôi việc có ghi nhận ngày này. Các giấy tờ đó sẽ giúp đẩy nhanh mọi thủ tục sau này, bao gồm cả phương án dự phòng làm thủ tục tại văn phòng quận/huyện (ward office) nếu công việc tiếp theo bắt đầu muộn hơn dự kiến.¹

Những thủ tục bắt đầu tại nơi làm việc mới

Hồ sơ do công ty mới nộp sẽ kích hoạt tư cách tham gia tiếp theo. Trách nhiệm của người lao động là xuất trình giấy tờ tùy thân và thông tin hưu trí vào ngày đầu tiên đi làm để công ty có thể nộp hồ sơ kịp thời.²

Giấy tờ cần mang theo ngày đầu tiên	Lý do công ty cần giấy tờ này
Thẻ ngoại kiều (Residence card)	Xác nhận danh tính và quyền làm việc cho hồ sơ đăng ký tham gia2
Thông tin số Nenkin cơ bản (Thông báo số Nenkin cơ bản)	Sử dụng lại một số Nenkin duy nhất trọn đời qua các nơi làm việc khác nhau2

Bảng trên nêu rõ hai giấy tờ cơ bản cần mang theo trong ngày đầu tiên. Số Nenkin cơ bản không bao giờ thay đổi dù bạn chuyển việc bao nhiêu lần, vì vậy công ty mới sẽ tiếp tục sử dụng lại số này chứ không cấp số mới.²

Những giấy tờ cần xuất trình vào ngày đầu tiên

Xuất trình thẻ ngoại kiều (residence card) và thông tin số Nenkin cơ bản tại bộ phận tiếp nhận nhân sự của công ty mới.² 基礎年金番号 (kiso nenkin bango, "Số Nenkin cơ bản") là mã định danh trọn đời dùng để liên kết hồ sơ tham gia bảo hiểm y tế và Nenkin.

Hãy cất giữ giấy thông báo này ở nơi an toàn trong suốt các lần chuyển việc. Việc làm thất lạc giấy thông báo sẽ làm chậm trễ quá trình nộp hồ sơ trong khi công ty phải xác minh lại số Nenkin của bạn.²

Thời hạn nộp hồ sơ của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động mới phải nộp Đơn đăng ký tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi (Employees' Pension Insurance) và Bảo hiểm Y tế Nhân viên (Employees' Health Insurance) trong vòng 5 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.² Nơi tiếp nhận hồ sơ là văn phòng chi nhánh của Japan Pension Service hoặc trung tâm xử lý hồ sơ phụ trách công ty đó.²

Người lao động bán thời gian thuộc diện tham gia bảo hiểm khi số giờ làm việc trong tuần và số ngày làm việc trong tháng đạt từ 3/4 trở lên so với nhân viên chính thức tại cùng nơi làm việc.² Người lao động dưới mức này vẫn thuộc diện tham gia nếu đáp ứng đồng thời cả 5 điều kiện mở rộng, bao gồm mức lương hàng tháng từ 88.000 yên trở lên (tính đến ngày 02/03/2026; hãy xác nhận các con số hiện hành với Japan Pension Service).²

Bắt buộc tham gia khi đã đáp ứng đủ điều kiện

Cả người sử dụng lao động lẫn người lao động đều không thể tùy ý chọn tham gia hay không tham gia khi đã thỏa mãn các điều kiện về nơi làm việc và số giờ làm việc. Việc nộp hồ sơ là nghĩa vụ pháp lý, không phải sự lựa chọn theo thỏa thuận hợp đồng.²

Giấy tờ chứng nhận bảo hiểm trong giai đoạn chuyển đổi

Giấy tờ chứng nhận bảo hiểm thường được cấp sau khi tư cách bảo hiểm đã bắt đầu có hiệu lực. Khoảng thời gian từ ngày nộp hồ sơ đến khi nhận được giấy tờ chứng nhận mới là hoàn toàn bình thường, và các phòng khám đều có quy trình xử lý cho trường hợp này.⁴⁵

Quy trình chuyển đổi từ giấy tờ chứng nhận cũ sang giấy tờ chứng nhận mới diễn ra như sau:

Sơ đồ trên thể hiện quy trình bàn giao theo một chuỗi liền mạch.¹²⁴ Mỗi người sử dụng lao động sẽ nộp phần hồ sơ của mình, còn người lao động chỉ cần thực hiện việc trả lại giấy tờ cũ và nộp giấy tờ cần thiết vào ngày đầu tiên đi làm.

Thời gian nhận giấy tờ chứng nhận mới

Các nguồn thực tế ghi nhận rằng giấy tờ chứng nhận bảo hiểm mới thường được cấp trong khoảng từ 1 đến 4 tuần sau khi nộp thông báo nhận tư cách (tính đến ngày 07/09/2026; hãy xác nhận thời gian hiện hành với đơn vị bảo hiểm mới).⁴ Tên gọi chính xác của giấy tờ có thể khác nhau tùy theo đơn vị bảo hiểm, do Kyokai Kenpo và các Hiệp hội Bảo hiểm Y tế (Health Insurance Societies) tự quản lý giấy tờ chứng nhận của mình.

Trường hợp đã đăng ký Maina-Hokensho từ trước, hệ thống xác nhận tư cách trực tuyến sẽ tự động cập nhật ngay khi việc tham gia bảo hiểm mới được ghi nhận.⁴⁵ Bạn không cần phải nhận thêm thẻ nhựa mới, vì bản thân thẻ My Number sẽ đóng vai trò như thẻ bảo hiểm y tế sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng.⁴

Khám chữa bệnh khẩn cấp trước khi có giấy tờ chứng nhận mới

Đối với nhu cầu khám chữa bệnh khẩn cấp trước khi nhận được giấy tờ chứng nhận mới, hãy hỏi đơn vị bảo hiểm mới về giấy tờ tạm thời.⁵ Trường hợp chưa kịp cấp giấy tờ tạm thời, phòng khám có thể tiếp nhận khám theo quy trình chờ thẻ và sẽ đối soát thanh toán sau khi tư cách bảo hiểm được xác nhận.

Nếu không có giấy tờ chứng nhận xuất trình tại quầy tiếp đón, người bệnh sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí theo biểu giá quy định trước, sau đó dùng hóa đơn để làm thủ tục nhận lại phần chi phí được bảo hiểm chi trả sau.⁵ Hãy giữ lại toàn bộ hóa đơn và chi tiết các lần khám cho đến khi tư cách bảo hiểm mới được ghi nhận chính thức.

Xin giấy tờ chứng nhận tạm thời trước khi đặt lịch khám không khẩn cấp

Một cuộc gọi ngắn đến đơn vị bảo hiểm mới trước khi đi khám theo kế hoạch thường sẽ giúp bạn xin được giấy tờ tạm thời hoặc được hướng dẫn quy trình thanh toán rõ ràng. Cuộc gọi đó tốn ít thời gian hơn nhiều so với việc phải thanh toán 100% chi phí rồi làm thủ tục hoàn trả sau này.⁵

Xử lý khoảng trống bảo hiểm giữa hai đơn vị

Việc chuyển việc trực tiếp hiếm khi tạo ra khoảng trống không có bảo hiểm thực sự. Hai bộ hồ sơ nộp sẽ khớp nối với nhau, và việc ghi nhận hiệu lực hồi tố sẽ lấp kín khoảng trống đó.¹²

Khi nào bảo hiểm cũ kết thúc và bảo hiểm mới bắt đầu

Quyền lợi bảo hiểm thông qua đơn vị bảo hiểm cũ có hiệu lực cho đến ngày ghi trên thông báo mất tư cách của công ty cũ.¹ Quyền lợi bảo hiểm qua đơn vị bảo hiểm mới bắt đầu từ ngày ghi trên thông báo nhận tư cách.²

Tỷ lệ thanh toán tại quầy khám bệnh không thay đổi khi chuyển đổi đơn vị. Người bệnh trong độ tuổi lao động đều chi trả cùng tỷ lệ 30% dưới bất kỳ đơn vị bảo hiểm nào, do các gói quyền lợi bảo hiểm về cơ bản là đồng nhất giữa các chương trình.³

Cần làm gì nếu có khoảng thời gian trống

Trường hợp chuyển việc trực tiếp từ công ty này sang công ty khác được xử lý bằng cách hồi tố tư cách bảo hiểm sau khi cả hai bộ hồ sơ được ghi nhận.¹² Hãy giữ lại hóa đơn của bất kỳ lần khám nào trong giai đoạn chuyển tiếp để đơn vị bảo hiểm thích hợp thanh toán phần quyền lợi được chi trả.

Nếu có khoảng thời gian trống mà chưa có công ty mới, tình hình sẽ khác. Bạn cần đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) tại quầy tiếp dân của chính quyền địa phương thay vì chờ đợi công việc tiếp theo trong tình trạng không có bảo hiểm.¹³ Kênh bảo hiểm của địa phương sẽ trở thành phương án dự phòng bắt buộc kể từ ngày bảo hiểm của công ty chấm dứt hiệu lực.¹

Những điều cần biết

Tiếp tục sử dụng giấy tờ chứng nhận cũ sau ngày làm việc cuối có thể dẫn đến việc phải hoàn trả chi phí

Việc sử dụng giấy tờ chứng nhận bảo hiểm của công ty cũ sau ngày mất tư cách có thể khiến đơn vị bảo hiểm cũ yêu cầu bạn hoàn trả lại toàn bộ phần chi phí mà họ đã chi trả thay.¹⁴ Tư cách tham gia bảo hiểm chấm dứt theo thời điểm nộp hồ sơ, chứ không phải khi giấy tờ chứng nhận được thu hồi trên thực tế. Hãy nộp lại giấy tờ đúng hạn và sử dụng phương thức xác nhận tư cách mới cho các lần khám sau đó.¹

Nộp hồ sơ báo tăng muộn làm chậm nhận giấy tờ mới nhưng không thay đổi ngày bắt đầu hưởng quyền lợi

Việc người sử dụng lao động nộp hồ sơ muộn sẽ làm chậm trễ thời gian nhận giấy tờ chứng nhận mới nhưng không làm thay đổi ngày bắt đầu tư cách bảo hiểm sau khi hồ sơ được ghi nhận.² Thời hạn 5 ngày của người sử dụng lao động gắn liền việc tham gia bảo hiểm với sự kiện bắt đầu quan hệ lao động thực tế, chứ không phải ngày giấy tờ được gửi đến. Người lao động cần khám chữa bệnh trong thời gian chờ đợi nên sử dụng giấy tờ tạm thời hoặc làm thủ tục thanh toán hoàn trả lại như hướng dẫn ở trên.²⁵

Khoảng trống không có nơi làm việc mới đồng nghĩa với việc phải đến văn phòng quận/huyện, không được chờ đợi

Người lao động chưa có nơi làm việc mới ngay lập tức phải chuyển sang Nenkin Quốc dân (National Pension) và Bảo hiểm Y tế Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) thông qua quầy làm thủ tục tại chính quyền địa phương.¹ Việc chờ đợi trong tình trạng không có bảo hiểm sẽ khiến bạn phải tự chi trả 100% mọi hóa đơn y tế phát sinh trong giai đoạn này cho đến khi nộp hồ sơ đăng ký. Các giấy tờ thôi việc do công ty cũ cấp sẽ giúp đẩy nhanh thủ tục tại quầy tiếp dân.¹

Xem thêm

• Quy trình chuyển việc (Tenshoku): Trình tự các bước
• Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh khi thay đổi nơi làm việc
• Chế độ chi phí y tế cao (Kogaku Ryoyohi)
• Tổng quan về Shakai Hoken
• Tiếp tục tham gia bảo hiểm tự nguyện sau khi nghỉ việc: Nin-i Keizoku
• Chế độ người phụ thuộc (Fuyo)

References

Footnotes

1. Japan Pension Service (JPS). "Employment / Job change / Retirement" (English). Last updated 2026-03-02. https://www.nenkin.go.jp/international/english/scene/job/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷

2. Japan Pension Service (JPS). "Enrollment in Employees' Pension Insurance and Employees' Health Insurance" (English). Last updated 2026-03-02. https://www.nenkin.go.jp/international/english/japanese-system/employeespension/epi_procedure.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹

3. Japan Health Policy NOW (Health and Global Policy Institute). "3.1 Japan's Health Insurance System." https://japanhpn.org/en/section-3-1/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

4. 厚生労働省 (MHLW). 「マイナンバーカードの健康保険証利用（マイナ保険証）について」. https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_08277.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

5. 厚生労働省 (MHLW). 「高額療養費制度を利用される皆さまへ」. Updated 2026-07-31. https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kenkou_iryou/iryouhoken/juuyou/kougakuiryou/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶