Xác nhận mang thai và đăng ký tại ủy ban quận

Xác nhận mang thai và đăng ký tại ủy ban quận là quy trình khởi đầu hai bước cho việc chăm sóc thai kỳ tại Nhật Bản: phòng khám xác nhận tình trạng mang thai, sau đó quầy hành chính địa phương ghi nhận thông báo mang thai và cấp Sổ tay sức khỏe mẹ và bé (Boshi-Techo) cùng tập phiếu khám thai.¹² Hoàn tất sớm cả hai bước này sẽ giúp bạn nhận được trợ cấp cho các buổi khám thai và tham gia buổi phỏng vấn hỗ trợ, vì vậy hãy xem việc đến ủy ban quận là một phần việc cần làm ngay trong 3 tháng đầu thai kỳ chứ không phải thủ tục giấy tờ để dành cho sau này.

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành trên trang thông tin điện tử của ủy ban quận hoặc thành phố nơi bạn cư trú. Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên y tế; đối với trường hợp cụ thể của bạn, hãy tham khảo ý kiến của cơ sở y tế sản khoa có giấy phép.

Tổng quan

Thủ tục đăng ký gồm hai phần. Một 産婦人科 (sanfujinka, "phòng khám sản phụ khoa") xác nhận việc mang thai và lập hồ sơ chẩn đoán.¹² Thai phụ sau đó nộp giấy thông báo mang thai (妊娠届出) tại quầy sức khỏe mẹ và bé của ủy ban địa phương và nhận sổ tay, phiếu khám thai cùng tập tài liệu thông tin hướng dẫn ngay trong cùng buổi làm việc.¹²

Quầy tiếp nhận thuộc cấp chính quyền địa phương, do đó các quy định chi tiết dưới đây mang tính chất địa phương. Tên gọi của quầy tiếp nhận, các giấy tờ được chấp nhận, số lượng phiếu khám thai, chương trình phỏng vấn và các bản dịch tiếng nước ngoài của sổ tay đều có sự khác nhau tùy từng quận hoặc thành phố; ví dụ thành phố Yokohama và quận Adachi đã có sự khác biệt ở từng điểm này.¹²

Xác nhận mang thai tại phòng khám

Trình tự bắt đầu bằng việc chẩn đoán mang thai tại một cơ sở y tế. Việc nộp hồ sơ tại ủy ban quận diễn ra sau khi có chẩn đoán, không thể làm ngược lại; cả Yokohama và Adachi đều nêu rõ việc chẩn đoán tại phòng khám là căn cứ kích hoạt toàn bộ các bước tiếp theo.¹²

Giấy tờ phòng khám cung cấp để nộp tại ủy ban quận

Nội dung ủy ban quận xác minh là các thông tin chẩn đoán thực tế: phòng khám nào đã xác nhận mang thai, tuần thai thứ mấy và ngày dự sinh là khi nào. Yokohama yêu cầu người nộp đơn mang theo thẻ khám bệnh (診察券) của phòng khám nơi thực hiện chẩn đoán.¹ Adachi yêu cầu người nộp đơn có thể nêu rõ ngày dự sinh hoặc tuần thai trên tờ khai thông báo.² Giấy tờ chính xác tùy thuộc vào từng địa phương, vì vậy hãy xác nhận với quầy tiếp nhận địa phương xem họ yêu cầu xuất trình những gì.

Nộp thông báo mang thai tại ủy ban quận

Hãy nộp 妊娠届出 (ninshin todoke, "thông báo mang thai") tại quầy chăm sóc sức khỏe mẹ và bé kịp thời sau khi có chẩn đoán; Yokohama hướng dẫn người nộp đơn đến càng sớm càng tốt.¹ Tên gọi quầy tiếp nhận khác nhau tùy theo địa phương: Yokohama sử dụng 区福祉保健センター (ku fukushi hoken sentā, "Trung tâm Phúc lợi và Sức khỏe quận", Kodomo Katei Shien-ka), trong khi Adachi sử dụng các trung tâm y tế quận và Phòng Phòng chống Dịch bệnh, và chỉ chấp nhận nộp tại văn phòng cư dân chi nhánh trong các trường hợp đặc biệt như khó tiếp cận.¹²

Trình tự buổi đến làm thủ tục tuân theo các bước cố định:

Giấy tờ và căn cước cần mang theo

Quy định về giấy tờ có sự khác biệt giữa các địa phương, vì vậy hãy dùng bảng này như một danh mục kiểm tra mẫu và đối chiếu theo hàng phù hợp với quận nơi bạn sống.

Giấy tờ	Yokohama	Adachi	Tính đến
Chứng nhận của phòng khám	Thẻ khám bệnh của phòng khám chẩn đoán	Ghi rõ ngày dự sinh hoặc tuần thai trên tờ khai	01/20261; 04/20262
Xác minh mã số cá nhân	Thẻ My Number, hoặc thẻ thông báo, hoặc bản sao Juminhyo có ghi mã số	Tùy chọn điền mã số My Number	01/20261; 04/20262
Giấy tờ tùy thân có ảnh	Giấy tờ tùy thân có ảnh đi kèm với giấy tờ trên	Một giấy tờ tùy thân có ảnh nhóm A, nêu rõ bao gồm 在留カード (thẻ lưu trú), hoặc hai giấy tờ không có ảnh nhóm B	01/20261; 04/20262

Bảng trên được cập nhật tính đến các tháng nêu trong bảng; hãy xác nhận thông tin hiện hành với ủy ban quận trước khi đến nộp. Lưu ý điểm quan trọng từ bảng: thẻ lưu trú là một loại giấy tờ tùy thân có ảnh được chấp nhận rõ ràng (văn bản của Adachi nêu đích danh), chứ không phải là một điều kiện luật định riêng biệt được yêu cầu bởi một trong hai nguồn.²

Cần nắm rõ tuần thai và ngày dự sinh khi đến nộp đơn

Adachi yêu cầu ghi ngày dự sinh hoặc tuần thai trên tờ khai thông báo, còn Yokohama yêu cầu người nộp thay phải xác nhận tuần thai hoặc ngày dự sinh trước khi đến.¹² Nếu đến mà không nắm được các thông tin này, bạn có thể phải viết lại tờ khai hoặc mất công đi lại lần thứ hai.

Nộp thay và nộp trực tuyến

Người được ủy quyền có thể nộp thay khi thai phụ không thể trực tiếp đến. Cả hai thành phố/quận đều chấp nhận người đại diện theo pháp luật có giấy tờ chứng minh thẩm quyền và người được ủy quyền tự nguyện có giấy ủy quyền; Adachi lưu ý rằng sau đó quận có thể gọi điện trực tiếp cho thai phụ để hướng dẫn chăm sóc sức khỏe.¹²

Việc nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử MyNa Portal cũng được triển khai (tính đến tháng 01/2026; hãy xác nhận thông tin hiện hành với ủy ban quận).¹ Adachi cũng chấp nhận thông báo điện tử (tính đến tháng 04/2026).² Tuy nhiên nộp trực tuyến không có nghĩa là bạn hoàn tất mọi thủ tục từ xa ở mọi nơi: Yokohama yêu cầu phải đến nhận sổ trực tiếp trong vòng 14 ngày và không có phương án gửi qua bưu điện, trong khi Adachi cung cấp hình thức gửi thư bảo đảm qua bưu điện hoặc nhận trực tiếp nhưng giới hạn chỉ tại quầy của Phòng Phòng chống Dịch bệnh.¹²

Các quầy tiếp nhận tại Yokohama phục vụ người dân vào các ngày trong tuần từ 8:45 đến 17:00, cùng với sáng thứ Bảy tuần thứ 2 và thứ 4 trong tháng từ 9:00 đến 12:00 (tính đến tháng 01/2026).¹

Những gì bạn nhận được trong ngày làm thủ tục

Ủy ban quận sẽ bàn giao ba thứ ngay trong cùng buổi làm thủ tục: sổ tay sức khỏe mẹ và bé, một tập phiếu khám thai đóng quyển và một túi tài liệu hướng dẫn thông tin. Yokohama cấp sổ tay cùng tập phiếu khám thai đóng quyển; Adachi cấp sổ tay (mang thương hiệu sổ tay trẻ em của quận) cùng các phiếu khám đặt trong túi chăm sóc sức khỏe mẹ và bé.¹²

Sổ tay sức khỏe và tập phiếu khám thai

母子健康手帳 (boshi kenkō techō, "Sổ tay sức khỏe mẹ và bé") ghi lại toàn bộ quá trình mang thai, sinh nở cùng sự tăng trưởng và phát triển của trẻ, và cả hai địa phương đều hướng dẫn người giữ sổ phải bảo quản cẩn thận.¹² Bài viết chuyên đề về hệ thống sổ tay sẽ đề cập đến giá trị sử dụng lâu dài của cuốn sổ; hệ thống phiếu khám thai cũng có bài viết riêng về lịch trình và mức trợ cấp.

Tập phiếu của quận Adachi bao gồm 14 妊婦健康診査受診票 (ninpu kenkō shinsa jushinhyō, "phiếu khám thai định kỳ"), 4 phiếu siêu âm và 1 phiếu tầm soát ung thư cổ tử cung, có thể sử dụng tại các cơ sở y tế có ký hợp đồng tại Tokyo (tính đến tháng 09/2024; hãy xác nhận số liệu hiện hành với ủy ban quận).³ Số lượng phiếu siêu âm đã được tăng từ 2 lên 4 phiếu từ ngày 01/04/2024 (tính đến tháng 09/2024).³ Tập phiếu của Yokohama kết hợp chung các phiếu khám thai và phiếu khám sức khỏe cho trẻ sơ sinh mà không ghi rõ số lượng cụ thể, điều này khẳng định thêm rằng: số lượng phiếu khám do từng địa phương tự quy định (tính đến tháng 01/2026).¹

Mức trợ cấp chỉ mang tính chi trả một phần. Adachi mô tả chương trình này hỗ trợ một phần chi phí cho các lần khám thai định kỳ sau khi xác nhận mang thai, siêu âm và tầm soát cổ tử cung, đồng thời không đưa ra con số tự chi trả cố định cho mỗi lần khám, vì vậy bạn nên dự trù một khoản tự trả thêm ở mỗi lần khám.³ Các phiên bản sổ tay bằng tiếng nước ngoài có sẵn nhưng khác nhau tùy từng địa phương: Yokohama cung cấp 7 thứ tiếng (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Việt và tiếng Nepal) (tính đến tháng 01/2026).¹

Túi tài liệu sự kiện và hướng dẫn cho mẹ

Túi tài liệu chứa các hướng dẫn tại địa phương: lịch sự kiện, lịch tiêm chủng vắc xin và giới thiệu các dịch vụ sau sinh. Túi chăm sóc sức khỏe mẹ và bé của Adachi được phát cho những người đã đăng ký cư trú tại quận và bao gồm cả các vật phẩm bổ sung do nhà tài trợ cung cấp như bọc bảo vệ sổ tay, túi xách và huy hiệu thai phụ (tính đến tháng 04/2026).² Yokohama cấp kèm một danh mục giấy tờ phong phú hơn cùng với sổ tay, bao gồm phiếu khám răng và tầm soát ung thư cổ tử cung, đơn đăng ký sàng lọc sơ sinh bệnh chuyển hóa bẩm sinh, phiếu trợ cấp khám sau sinh, phiếu khám sức khỏe trẻ sơ sinh và phiếu trợ cấp sàng lọc thính lực cho trẻ sơ sinh (tính đến tháng 01/2026).¹ Danh mục các vật phẩm thuộc loại này có thể thay đổi; hãy xem danh sách trên là thông tin tham khảo tại thời điểm ghi nhận và xác nhận danh mục hiện hành tại quầy hành chính địa phương.

Buổi phỏng vấn và các hỗ trợ liên tục

Buổi phỏng vấn cùng y tá hoặc nữ hộ sinh là một phần bắt buộc trong buổi làm thủ tục đăng ký, không phải dịch vụ tùy chọn thêm. Yokohama giải thích cách sử dụng sổ tay và phiếu khám, sau đó cử một 保健師 (hokenshi, "y tá y tế công cộng") hoặc 助産師 (josanshi, "nữ hộ sinh") trò chuyện và tư vấn cho người nộp đơn.¹ Buổi phỏng vấn này cũng là bước khởi đầu để địa phương tiếp tục theo dõi và hỗ trợ liên tục, điều này đặc biệt có giá trị đối với những người làm mẹ lần đầu.

Adachi tổ chức buổi trao đổi này dưới tên gọi スマイルママ面接 (sumairu mama mensetsu, "phỏng vấn Smile Mama"): một buổi phỏng vấn kéo dài khoảng 30 phút giữa thai phụ và nhân viên y tế quận, diễn ra ngay lúc nộp thông báo hoặc trong vòng khoảng 2 đến 3 tháng sau khi nộp thông qua hẹn lịch trước qua điện thoại.⁴ Để nhận gói quà tặng hỗ trợ nuôi dạy con của Adachi, bạn phải đáp ứng đủ cả ba điều kiện: cư trú tại quận tại thời điểm phỏng vấn, đã nộp thông báo mang thai (hoặc phiếu khảo sát khi chuyển đến), và đã hoàn thành buổi phỏng vấn.⁴

Gói quà tặng hỗ trợ nuôi dạy con của Adachi trị giá 10.000 yên dưới dạng phiếu mua sắm đồ dùng trẻ em cho mỗi thai nhi, có thể sử dụng để mua đồ dùng cho bé hoặc đi taxi (tính đến tháng 04/2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với ủy ban quận).⁴ Adachi cũng giới thiệu khoản trợ cấp hỗ trợ sinh con phần thai kỳ trị giá 50.000 yên trong thời gian mang thai, bắt đầu từ ngày 01/04/2025, ngay trong buổi phỏng vấn; đây là chương trình riêng của quận Adachi với các mốc thời gian riêng, không phải chính sách chung trên toàn quốc (tính đến tháng 04/2026).⁴ Các khoản trợ cấp sinh con cấp quốc gia được đề cập riêng trong bài Trợ cấp thai sản và sinh con.

Kế hoạch liên hệ sau sinh cũng được đăng ký trước ở giai đoạn này. Sổ tay của Adachi có đính kèm bưu thiếp hồi đáp thăm nhà (bưu thiếp thông báo sinh con) để nộp cùng lúc với thủ tục đăng ký khai sinh, nhằm giúp nữ hộ sinh hoặc y tá đến thăm nhà sau sinh; thủ tục đăng ký khai sinh được trình bày chi tiết trong bài Đăng ký khai sinh và quy tắc 14 ngày.²

Dành khoảng 30 phút cộng thêm thời gian dự phòng cho buổi phỏng vấn

Adachi cho biết buổi phỏng vấn kéo dài khoảng 30 phút sau khi cấp sổ tay và cảnh báo rằng các quầy thường rất đông sau 16:00.²⁴ Hãy đến sớm với thời gian thong thả thay vì cố gắng dồn lịch đi làm thủ tục vào cuối ngày.

Những điều cần biết

Quầy tiếp nhận thuộc cấp địa phương, vì vậy các chi tiết phụ thuộc vào từng địa phương

Tên gọi quầy tiếp nhận, phương thức nhận sổ được chấp nhận, số lượng phiếu khám thai, tên chương trình phỏng vấn và các bản dịch tiếng nước ngoài của sổ tay đều khác nhau giữa mô hình phòng Kodomo Katei Shien-ka của Yokohama và mô hình trung tâm y tế của Adachi. Khung quy trình chung được áp dụng thống nhất trên cả nước, nhưng mọi chi tiết cụ thể đều cần được xác nhận lại với ủy ban quận nơi bạn cư trú.¹²

Hãy nắm rõ tuần thai và ngày dự sinh, đừng chỉ mang theo bản thân

Adachi yêu cầu phải ghi ngày dự sinh hoặc tuần thai trên tờ khai thông báo, và Yokohama yêu cầu người nộp thay phải xác nhận tuần thai hoặc ngày dự sinh trước khi đến. Sai sót phổ biến và dễ tránh nhất trong thủ tục này là đến quầy mà không nắm rõ thông tin đó, dẫn đến việc phải viết lại đơn hoặc phải đi lại lần thứ hai.¹²

Phiếu khám thai chỉ hỗ trợ một phần chi phí, không bao trọn toàn bộ

Chế độ của Adachi hỗ trợ một phần chi phí cho 14 lần khám thai cùng các phiếu siêu âm và sàng lọc cổ tử cung, đồng thời trang thông tin không nêu con số tự chi trả cụ thể cho mỗi lần khám. Bạn không nên dự trù mức chi phí cố định cho từng lần khám dựa vào các thông tin này; bài viết chuyên đề về phiếu khám thai sẽ cung cấp chi tiết về chi phí.³

Chuyển nhà khi đang mang thai đồng nghĩa với việc phải đổi phiếu khám thai

Khi chuyển đi nơi khác, bạn không cần phải trả lại sổ tay sức khỏe mẹ và bé, và (ngoại trừ trường hợp làm mất) địa phương mới sẽ không cấp lại sổ mới; thay vào đó địa phương mới sẽ cấp các phiếu khám thai sử dụng được tại địa bàn của họ. Adachi đổi các phiếu khám từ ngoài Tokyo sang phiếu dùng được tại Tokyo dựa trên số lần khám còn lại, và Yokohama cấp phiếu của thành phố cho người mới chuyển đến khi họ mang theo sổ tay cũ cùng các phiếu cũ.¹³ Hãy làm thủ tục chuyển địa chỉ cư trú trước, sau đó đến quầy hành chính mới trước buổi khám thai tiếp theo.

Nếu làm mất sổ tay, cuốn sổ cấp lại sẽ là sổ trắng tinh

Yokohama cấp lại sổ ngay tại chỗ nhưng các hồ sơ khám thai và tiêm chủng trước đó sẽ không được phục hồi, các phiếu khám thai không được cấp lại, và việc cấp lại chỉ giới hạn cho trẻ em đến độ tuổi tiểu học. Adachi cũng tương tự cấp lại cuốn sổ trắng mà không sao chép lại hồ sơ cũ.¹² Hãy chụp ảnh hoặc ghi chép lại các nội dung để lưu trữ dự phòng khi cuốn sổ gốc vẫn còn.

Xem thêm

• Trợ cấp thai sản và sinh con
• Đăng ký khai sinh và quy tắc 14 ngày
• Tìm cơ sở y tế nói tiếng Anh
• Thủ tục tham gia NHI tại ủy ban quận
• Sổ tay sức khỏe mẹ và bé (Boshi-Techo)
• Phiếu khám thai và trợ cấp khám thai

References

Footnotes

1. Yokohama City. 「母子健康手帳の交付」. Updated 2026-01-30. https://www.city.yokohama.lg.jp/kosodate-kyoiku/oyakokenko/shido/kenshin/boshitetyou.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶

2. Adachi City. 「妊娠届出・母子健康手帳の交付・赤ちゃん訪問連絡票（出生通知票）」. Updated 2026-04-24. https://www.city.adachi.tokyo.jp/hoken/k-kyoiku/kosodate/ninshin-shussho.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³

3. Adachi City. 「妊婦健康診査」. Updated 2024-09-26. https://www.city.adachi.tokyo.jp/hoken/k-kyoiku/kosodate/k-ninpu.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. Adachi City. 「スマイルママ面接」. Updated 2026-04-01. https://www.city.adachi.tokyo.jp/hoken/smilemamamensetsu.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵