Cách xin bản sao Koseki và Juminhyo

Để xin bản sao Koseki và Juminhyo, bạn có thể đến trực tiếp quầy hành chính của ủy ban quận/thành phố kèm theo giấy tờ tùy thân có ảnh, gửi yêu cầu qua đường bưu điện đến địa phương nơi đặt honseki ở xa, hoặc sử dụng cây máy đa năng tại cửa hàng tiện lợi (konbini) hay cổng thông tin My Number Portal nếu có hỗ trợ.¹²³ Mỗi kênh phù hợp với một hoàn cảnh khác nhau, và mức phí cũng khác nhau tùy theo từng địa phương và kênh thực hiện, vì vậy hãy chọn đúng kênh trước khi xếp hàng.

Xác nhận thông tin mới nhất từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết mới nhất tại văn phòng quận/thành phố địa phương của bạn, hoặc tại Bộ Tư pháp đối với các vấn đề liên quan đến Koseki.

Tổng quan

戸籍謄本 (koseki tōhon, "bản sao trọn bộ hộ tịch") thể hiện tất cả những người được ghi nhận trong một cuốn sổ hộ tịch Koseki, trong khi 戸籍抄本 (koseki shōhon, "bản trích lục hộ tịch cá nhân") chỉ thể hiện một cá nhân được chỉ định.⁴ 住民票の写し (jūminhyō no utsushi, "bản sao phiếu cư trú Juminhyo") chứng minh địa chỉ đã đăng ký và thành phần hộ gia đình của bạn.¹

Bạn yêu cầu cấp bản sao Koseki từ chính quyền địa phương quản lý 本籍 (honseki, "địa chỉ đăng ký hộ tịch gốc"), nơi có thể khác với nơi bạn đang cư trú.² Bạn yêu cầu cấp bản sao Juminhyo từ chính quyền địa phương nơi bạn đang sinh sống.¹ Sơ đồ dưới đây hướng dẫn từng trường hợp tới kênh xử lý tương ứng.

Bạn thực sự cần loại bản sao nào

Các ngân hàng, người sử dụng lao động, chủ nhà cho thuê và trường học thường yêu cầu bản sao Juminhyo, không phải Koseki.¹ Các vấn đề về thừa kế và thủ tục liên quan đến kết hôn là những trường hợp điển hình cần đến Koseki.⁴

Hãy kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận trước khi yêu cầu cấp. Bản sao Juminhyo theo mặc định sẽ lược bỏ các mục honseki, chủ hộ, mối quan hệ và quốc tịch hoặc tư cách lưu trú, vì vậy một bản sao được in ra mà không đánh dấu chọn các trường cần thiết sẽ không thể sử dụng được cho mục đích yêu cầu các thông tin đó.¹

Yêu cầu trực tiếp tại văn phòng quận/thành phố

Quầy hành chính là kênh tiêu chuẩn cho cả hai loại giấy tờ và là kênh duy nhất xử lý được mọi trường hợp. Hãy mang theo phiếu yêu cầu và giấy tờ tùy thân có ảnh, nộp lệ phí, và trong hầu hết các trường hợp bạn sẽ nhận được bản sao ngay trong ngày.

Đánh dấu các trường thông tin bạn cần trước khi thanh toán tiền bản sao

Hãy thông báo cho nhân viên tại quầy biết cơ quan tiếp nhận yêu cầu những mục nào, đặc biệt là honseki hoặc thông tin về tư cách lưu trú. Việc yêu cầu bổ sung một trường thông tin sau khi giấy tờ đã được in ra đồng nghĩa với việc bạn phải làm lại đơn và trả tiền cho bản sao thứ hai.¹

Giấy tờ cần mang theo và mẫu đơn yêu cầu

Điền vào mẫu đơn yêu cầu của chính quyền địa phương (quận Shibuya gọi là 住民票関係請求書) và ký tên; không cần dùng con dấu cá nhân (inkan).¹ Các loại giấy tờ tùy thân có ảnh được chấp nhận bao gồm thẻ My Number Card, bằng lái xe, hộ chiếu, 在留カード (zairyū kādo, "thẻ cư trú") dành cho cư dân nước ngoài trung và dài hạn, hoặc Giấy chứng nhận thường trú nhân đặc biệt.¹⁵

Một thành viên trong cùng hộ gia đình có thể thay mặt bạn yêu cầu cấp giấy tờ mà không cần thêm thủ tục giấy tờ bổ sung nào. Bất kỳ ai ngoài hộ gia đình đều cần phải có giấy ủy quyền (委任状, ininjō) có chữ ký.¹⁵

Các bản sao có hiển thị mã số My Number chỉ được cấp trực tiếp tại quầy. Nếu một người đại diện được ủy quyền yêu cầu cấp bản sao loại này, cơ quan hành chính sẽ gửi bản sao đó qua đường bưu điện đến địa chỉ đã đăng ký của bạn thay vì giao trực tiếp cho người đại diện tại quầy.⁵ Giờ làm việc tại quầy khác nhau tùy theo địa phương: quầy chính của quận Shibuya mở cửa các ngày trong tuần từ 8:30 đến 17:00, trong khi văn phòng chính của quận Nerima mở cửa các buổi tối trong tuần đến 19:00 cùng sáng thứ Bảy (lần lượt tính đến ngày 28 tháng 5 năm 2026 và ngày 1 tháng 4 năm 2026; hãy xác nhận giờ làm việc hiện tại với văn phòng địa phương của bạn).¹⁵

Lệ phí và việc cấp ngay trong ngày

Lệ phí tại quầy do từng chính quyền địa phương quy định và thay đổi theo lộ trình của địa phương. Quận Shibuya thu 300 yên cho mỗi bản sao Juminhyo (tính đến ngày 28 tháng 5 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện tại với văn phòng địa phương của bạn).¹ Quận Nerima thu cùng mức 300 yên và ước tính thời gian từ khi tiếp nhận đến khi bàn giao kết quả mất khoảng 15 phút (tính đến ngày 1 tháng 4 năm 2026).⁵ Biểu phí của thành phố Mitaka bổ sung thêm mức giá cho Koseki: 450 yên cho mỗi bản Koseki tohon hoặc shohon tại quầy (tính đến ngày 8 tháng 10 năm 2025).⁶

Giấy tờ	Lệ phí tại quầy (ví dụ)	Tính đến	Ghi chú
Bản sao Juminhyo	300 yên	2026-05-281	Shibuya; Nerima và Mitaka thu cùng mức giá tại quầy56
Koseki tohon hoặc shohon	450 yên	2025-10-086	Mitaka; địa phương quản lý honseki tự quy định mức phí riêng
Bản sao hộ tịch sửa đổi hoặc Joseki	750 yên	2025-10-086	Mitaka; cần thiết cho các chuỗi thừa kế trước đây

Các con số trên là ví dụ của một số địa phương, không phải biểu giá cố định toàn quốc. Các bản sao Koseki thông thường được cấp ngay trong ngày tại chính quầy của địa phương giữ honseki; các sổ hộ tịch cũ chưa từng được vi tính hóa là ngoại lệ chính.²

Yêu cầu qua đường bưu điện đối với Koseki ở xa

Khi địa phương quản lý honseki ở xa nơi bạn sinh sống, việc gửi yêu cầu qua đường bưu điện đến địa phương đó là phương án dự phòng theo luật định, có thể thực hiện vào bất kỳ lúc nào.⁷ Kể từ ngày 1 tháng 3 năm 2024, hình thức yêu cầu trực tiếp diện rộng (kōiki kōfu) tại bất kỳ quầy hành chính nào trên toàn quốc là giải pháp thay thế áp dụng cho Koseki tohon, Joseki tohon và bản sao hộ tịch gốc cải cách (kaiseigen tohon) (tính đến ngày 1 tháng 3 năm 2024).²

Yêu cầu cấp Koseki diện rộng không chấp nhận qua đường bưu điện hoặc ủy quyền

Dịch vụ cấp diện rộng từ tháng 3 năm 2024 bắt buộc phải thực hiện trực tiếp: người yêu cầu hợp lệ phải đích thân có mặt tại quầy kèm theo giấy tờ tùy thân có ảnh. Yêu cầu qua bưu điện và yêu cầu thông qua người đại diện đều bị từ chối qua kênh này.²

Quy trình yêu cầu qua đường bưu điện hoạt động như thế nào

Hãy gửi kèm bốn mục sau: phiếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện có chữ ký của bạn, bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh (bằng lái xe, hộ chiếu, thẻ cư trú, Giấy chứng nhận thường trú nhân đặc biệt, hoặc xác nhận tư cách bảo hiểm y tế), lệ phí dưới hình thức 郵便定額小為替 (yūbin teigaku kogawase, "phiếu chuyển tiền định mức bưu điện" mua trong vòng 6 tháng gần nhất), và một phong bì dán sẵn tem ghi sẵn địa chỉ người nhận để gửi trả lại.⁸

Địa chỉ trên phong bì gửi trả phải là địa chỉ cư trú đã đăng ký của bạn; các văn phòng hành chính chỉ gửi trả các bản sao yêu cầu qua bưu điện về đúng địa chỉ đã đăng ký.⁸ Lệ phí gửi qua bưu điện của quận Shibuya cho một bản sao Juminhyo là 200 yên mỗi bản, và lệ phí qua bưu điện của thành phố Mitaka cho một bản Koseki tohon hoặc shohon là 450 yên mỗi bản (lần lượt tính đến ngày 26 tháng 12 năm 2025 và ngày 8 tháng 10 năm 2025; hãy xác nhận số liệu hiện tại với địa phương tiếp nhận).⁸⁶ Hãy dự trù khoảng 10 ngày riêng cho thời gian xử lý nội bộ, cộng thêm thời gian chuyển phát thư cả hai chiều; quận Shibuya thông báo thời gian xử lý mất khoảng 10 ngày (tính đến ngày 26 tháng 12 năm 2025).⁸

Giấy tờ	Lệ phí qua bưu điện (ví dụ)	Tính đến	Ghi chú
Bản sao Juminhyo	200 yên	2025-12-268	Shibuya; chi phí phiếu chuyển tiền cộng cước phí bưu điện trả lại
Koseki tohon hoặc shohon	450 yên	2025-10-086	Mitaka; địa phương có honseki tự quy định mức phí riêng

Hãy ghi kèm số điện thoại liên lạc ban ngày để văn phòng có thể liên hệ với bạn nếu hồ sơ có thiếu sót. Các bộ hồ sơ chưa hoàn chỉnh sẽ bị tạm dừng xử lý cho đến khi được bổ sung, vì vậy hãy kiểm tra kỹ từng giấy tờ đính kèm trước khi gửi thư.⁸

Các lựa chọn thay thế tại konbini và trực tuyến

Thẻ My Number Card mở ra hai kênh tự phục vụ: cây máy đa năng tại konbini và cổng thông tin My Number Portal. Cả hai kênh đều giúp bạn không phải xếp hàng chờ đợi tại quầy, và lệ phí tại konbini thường thấp hơn so với tại quầy.

Cấp giấy tờ tại máy in đa năng ở konbini

Tại các cửa hàng 7-Eleven, FamilyMart, Lawson hoặc Ministop có hỗ trợ dịch vụ, hãy chọn menu dịch vụ hành chính (gyōsei sābisu) trên cây máy đa năng, đặt thẻ My Number Card lên đầu đọc thẻ, nhập mã PIN của thẻ, chọn địa phương cấp và loại giấy chứng nhận, chọn các trường thông tin cần hiển thị và số lượng bản in, nạp tiền vào khe nhận tiền xu, và nhận bản in cùng hóa đơn.³

Lệ phí tại konbini do từng địa phương quy định và thường rẻ hơn tại quầy: 10 yên cho mỗi bản sao Juminhyo tại quận Shibuya (tính đến ngày 28 tháng 5 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện tại với văn phòng địa phương của bạn), 200 yên tại quận Nerima và thành phố Mitaka, và 350 yên cho mỗi bản Koseki tại thành phố Mitaka (lần lượt tính đến ngày 1 tháng 4 năm 2026 và ngày 8 tháng 10 năm 2025).¹⁵⁶ Thời gian hoạt động của cây máy phụ thuộc vào khung giờ máy đầu cuối của từng cửa hàng và các khung thời gian bảo trì hệ thống chứ không theo lịch làm việc của ủy ban quận, vì vậy hãy kiểm tra trước nếu bạn định đi in vào đêm muộn.

Để xin Koseki từ một địa phương có honseki ở xa, bạn cần thực hiện thêm một bước trước tiên: đăng ký sử dụng trước (利用登録申請, riyō tōroku shinsei) với địa phương quản lý honseki, sử dụng địa chỉ honseki, tên của 筆頭者 (hittōsha, "người đứng đầu sổ hộ tịch"), và thẻ My Number Card của bạn.⁹ Việc đăng ký chỉ thực hiện được khi địa phương có honseki có tham gia hệ thống liên kết, và chức năng cấp giấy tờ chỉ mở ra sau khi trang web đăng ký của J-LIS hiển thị trạng thái "đã hoàn tất đăng ký" đối với mã số hồ sơ của bạn.⁹ Đừng lên kế hoạch đi in tại cây máy ngay trong ngày cho một yêu cầu từ xa lần đầu tiên; hãy hoàn thành việc đăng ký và xác nhận trạng thái trước.⁹

Cấp trực tuyến qua cổng thông tin My Number Portal

Kể từ lần sửa đổi luật vào tháng 3 năm 2024, 戸籍電子証明書 (koseki denshi shōmeisho, "chứng nhận hộ tịch điện tử") có thể được cấp thông qua cổng My Number Portal: cổng thông tin sẽ cấp một mã cung cấp có thời hạn (có hiệu lực trong 3 tháng) để cơ quan tiếp nhận trực tiếp xác minh, giúp cho các thủ tục như xin cấp hộ chiếu có thể hoàn tất trực tuyến mà không cần đính kèm bản Koseki giấy (tính đến ngày 1 tháng 3 năm 2024).²

Việc chấp nhận hình thức này được triển khai theo từng thủ tục riêng lẻ và hiện vẫn còn hạn chế, dù đang dần được mở rộng; Bộ Tư pháp công bố danh sách những thủ tục nào chấp nhận chứng nhận điện tử này (tính đến ngày 8 tháng 9 năm 2026).² Nếu thủ tục bạn đang làm không nằm trong danh sách đó, hãy sử dụng kênh tại quầy, bưu điện hoặc konbini.

Những điều cần lưu ý

Xin Koseki từ địa phương bạn không còn sinh sống

Có ba cách để giải quyết trường hợp honseki ở xa, và chúng không thể thay thế lẫn nhau một cách tùy tiện. Yêu cầu qua đường bưu điện gửi tới địa phương có honseki có thể thực hiện từ bất kỳ đâu theo luật định.⁷ Yêu cầu trực tiếp diện rộng tại bất kỳ quầy nào trên toàn quốc chỉ áp dụng cho các giấy chứng nhận thuộc nhóm tohon (toàn bộ), không áp dụng cho shohon (trích lục) và chứng nhận thông tin cá nhân riêng lẻ, không áp dụng cho sổ hộ tịch chưa vi tính hóa, và không nhận qua bưu điện hay người được ủy quyền (tính đến ngày 1 tháng 3 năm 2024).² Yêu cầu tại konbini chỉ hoạt động sau khi đã đăng ký trước và chỉ khi địa phương quản lý honseki có tham gia hệ thống.⁹

Đăng ký trước tại konbini đối với Koseki có honseki ở xa

Lần đầu tiên yêu cầu Koseki từ xa tại konbini sẽ thất bại nếu thiếu bước đăng ký trước, và lỗi này chỉ xuất hiện tại cây máy chứ không được cảnh báo sớm hơn. Hãy nộp đơn đăng ký với địa phương quản lý honseki, lưu lại mã số hồ sơ, và kiểm tra trạng thái hoàn tất trên trang web của J-LIS trước khi đi ra cửa hàng.⁹ Các yêu cầu đối với Koseki thuộc cùng địa phương nơi cư trú sẽ bỏ qua hoàn toàn bước này.⁹

Việc chọn các trường thông tin trên Juminhyo có thể khiến bạn phải tốn tiền in bản thứ hai

Các bản in mặc định sẽ bỏ qua chính xác những trường thông tin mà một số cơ quan tiếp nhận bắt buộc phải có: honseki cho hồ sơ thi bằng lái xe, chủ hộ và mối quan hệ cho các giấy tờ chứng minh gia đình, các mục quốc tịch và tư cách lưu trú cho các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh.¹ Mỗi lần in lại bạn đều phải trả toàn bộ lệ phí mới, vì vậy hãy xác nhận danh sách các trường cần thiết với cơ quan tiếp nhận và đánh dấu vào tất cả các mục cần thiết trên đơn yêu cầu ngay từ đầu.¹

Giờ làm việc tại quầy và góc cấp giấy chứng nhận khác nhau theo từng quận

Các quầy chính, văn phòng chi nhánh, cửa sổ làm việc ngày thứ Bảy, và góc máy in giấy chứng nhận tự động đều có giờ mở cửa riêng, và việc xử lý cấp diện rộng có thể chỉ phục vụ tại quầy chính.¹⁵ Quận Shibuya xử lý dịch vụ Juminhyo diện rộng tại quầy chính và không áp dụng tại các văn phòng chi nhánh.¹ Hãy kiểm tra trang web của chính quầy hành chính đó trước khi đến, đặc biệt là vào các ngày thứ Bảy hoặc các buổi tối trong tuần.¹⁵

Xem thêm

• Sổ hộ tịch Koseki của Nhật Bản
• Phiếu cư trú Juminhyo của Nhật Bản
• Mối liên kết giữa My Number, Koseki và Juminhyo
• Các trường hợp đặc biệt của người nước ngoài trên sổ hộ tịch Koseki
• Đăng ký khai sinh và quy tắc 14 ngày
• Thủ tục xin visa vợ/chồng sau khi đăng ký kết hôn

References

Footnotes

1. 渋谷区 (Shibuya City). 「住民票の写しなどの請求」. https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/jumin/utsushi/utsushi_copy.html (page updated 2026-05-28; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸

2. 法務省 (Ministry of Justice). 「戸籍法の一部を改正する法律について（令和６年３月１日施行）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00082.html (effective 2024-03-01; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

3. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：証明書の取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-01.html (page updated 2026-05-22; fetched 2026-09-08) ↩ ↩²

4. 中野区 (Nakano City, Tokyo). 「戸籍謄本と戸籍抄本の違いはなんですか？」. https://www.city.tokyo-nakano.lg.jp/faq/koseki/koseki04.html (page updated 2026-03-27; fetched 2026-09-08) ↩ ↩²

5. 練馬区 (Nerima City). 「区民事務所の窓口で住民票の写しを請求する場合」. https://www.city.nerima.tokyo.jp/kurashi/koseki/utsushi/madogutikoufu-honnin.html (page updated 2026-04-01; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

6. 三鷹市 (Mitaka City). 「住民票などの発行手数料」. https://www.city.mitaka.lg.jp/c_faq/062/062288.html (page updated 2025-10-08; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

7. 日本法令外国語訳データベースシステム (Japanese Law Translation Database System, Ministry of Justice). 戸籍法 (Family Register Act, Act No. 224 of 1947), consolidated Japanese text. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/download/2161/04/s22Aa002240205ja5.0_h19A35.pdf ↩ ↩²

8. 渋谷区 (Shibuya City). 「住民票関係の郵送請求」. https://www.city.shibuya.tokyo.jp/kurashi/jumin/utsushi/yuso_seikyu.html (page updated 2025-12-26; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

9. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：本籍地の戸籍証明書取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-06.html (page updated 2025-12-25; fetched 2026-09-08) ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶