Thẻ lưu trú cho trẻ sơ sinh: Thủ tục nộp đơn xin ISA trong vòng 30 ngày

Thẻ lưu trú (Zairyu card) cho trẻ sơ sinh tại Nhật Bản không bao giờ được cấp tự động: mọi em bé mang quốc tịch nước ngoài sinh ra tại đây đều cần được nộp đơn trong vòng 30 ngày, tên gọi chính thức là thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú (acquisition of status of residence), gửi lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁, Shutsunyūkoku Zairyū Kanri-chō, ISA).¹ Nếu bỏ lỡ khung thời gian này, một thủ tục giấy tờ hành chính thông thường có thể biến thành vấn đề cư trú đeo bám gia đình trong nhiều năm.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, mức phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết mới nhất tại trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải là lời khuyên pháp lý hay tư vấn xuất nhập cảnh; đối với trường hợp phức tạp, chẳng hạn như một bên cha mẹ có tư cách Vĩnh trú (Permanent Resident) trong khi bên kia giữ visa lao động, việc nộp đơn trễ hoặc không đúng quy chuẩn, quyền nuôi con bị phân chia giữa các quốc gia, hoặc các vấn đề đa quốc tịch, hãy tham vấn luật sư chuyên về xuất nhập cảnh (bengoshi, 弁護士) hoặc người viết đơn hành chính (gyōseishoshi, 行政書士).

Tổng quan

Thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請, zairyū shikaku shutoku kyoka shinsei) là quy trình mà một trẻ sơ sinh mang quốc tịch nước ngoài sinh ra tại Nhật Bản phải thực hiện để có được tư cách lưu trú hợp pháp. Một đứa trẻ sinh ra tại Nhật Bản không trải qua các thủ tục cập cảng hoặc nhập cảnh thông thường và không tự động sở hữu bất kỳ tư cách lưu trú nào.¹²

Quy định này bắt nguồn từ Điều 22-2 của Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn. Một người bắt đầu cư trú tại Nhật Bản mà không qua thủ tục nhập cảnh, do sinh ra hoặc do mất quốc tịch Nhật Bản, có thể tiếp tục ở lại mà không cần tư cách lưu trú trong tối đa 60 ngày kể từ sự kiện đó. Bất kỳ ai muốn ở lại lâu hơn đều phải nộp đơn xin tư cách lưu trú trong vòng 30 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện.¹²

Đây là một thủ tục hành chính chính thức với chính phủ, không phải là việc đăng ký thụ động. Cha mẹ, hoặc người đại diện theo pháp luật, phải chủ động nộp hồ sơ giấy tờ tại chi cục Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực; không có gì diễn ra một cách mặc định.²

Điều kiện tiên quyết: Đăng ký khai sinh và quốc tịch

Đăng ký khai sinh (出生届, shussei todoke) phải được thực hiện trước tiên. Cha mẹ phải nộp đơn tại ủy ban hành chính địa phương (thành phố, quận, thị trấn) trong vòng 14 ngày kể từ khi sinh, theo Luật Đăng ký Hộ tịch (戸籍法), một đạo luật độc lập với Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh vốn chi phối đơn từ nộp lên ISA. Toàn bộ quy trình đăng ký được trình bày trong bài viết Đăng ký khai sinh và quy tắc 14 ngày.³⁴

Cũng trong lần đến đó, cha mẹ nên yêu cầu cấp Giấy chứng nhận thụ lý đăng ký khai sinh (出生届受理証明書, shussei todoke juri shōmeisho). Giấy chứng nhận này là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ nộp lên ISA tiếp sau đó.³⁴

Hai thời hạn khác nhau chạy song song cùng lúc

Thời hạn 14 ngày đăng ký khai sinh và thời hạn 30 ngày nộp đơn lên ISA bắt nguồn từ hai đạo luật khác nhau và không dùng chung đồng hồ đếm ngược. Việc hoàn tất đăng ký khai sinh không giúp gia hạn, tạm dừng hay thỏa mãn thời hạn của ISA; cần theo dõi cả hai mốc thời gian riêng biệt tính từ ngày sinh.

Việc có cần nộp đơn lên ISA hay không phụ thuộc vào quốc tịch của đứa trẻ. Theo Điều 2, Khoản 1 của Luật Quốc tịch, một đứa trẻ sẽ có quốc tịch Nhật Bản ngay khi sinh nếu cha hoặc mẹ là công dân Nhật Bản tại thời điểm sinh, bất kể đứa trẻ được sinh ra tại Nhật Bản hay ở nước ngoài (nguyên tắc huyết thống hai chiều cha mẹ, 父母両系血統主義).⁵ Một đứa trẻ mang quốc tịch Nhật Bản ngay khi sinh không phải là người nước ngoài và không cần nộp đơn này; xem phần "Con của cha hoặc mẹ mang quốc tịch Nhật Bản" bên dưới để biết các điều kiện áp dụng thực tế của quy tắc này.

Đối tượng hợp lệ và các diện tư cách lưu trú

Một đứa trẻ sinh ra tại Nhật Bản có cả cha và mẹ đều là người nước ngoài sẽ không có quốc tịch Nhật Bản và phải thực hiện thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú nếu gia đình có ý định để đứa trẻ ở lại Nhật Bản quá 60 ngày.¹²

Tư cách lưu trú mà đứa trẻ nhận được không do cha mẹ tự chọn. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú sẽ xác định tư cách này dựa trên tư cách của chính cha mẹ và, trong một số trường hợp, dựa trên việc ai là người bảo trợ. Bốn kết quả thường gặp nhất được tóm tắt bên dưới.

Thuật ngữ	Cách đọc	Tiếng Anh	Áp dụng cho
家族滞在	kazoku taizai	Dependent status	Con của người giữ visa lao động hoặc visa du học
日本人の配偶者等	nihonjin no haigūsha tō	Spouse or Child of Japanese National	Trẻ em có quốc tịch khi sinh không được xác lập tự động
定住者	teijūsha	Long-Term Resident	Trẻ em gắn liền với cha mẹ là nikkeijin hoặc người có tư cách Định trú khác
永住者 / 永住者の配偶者等	eijūsha / eijūsha no haigūsha tō	Permanent Resident / Spouse or Child of Permanent Resident	Con của cha mẹ có tư cách Vĩnh trú

Quyết định nhìn chung sẽ tuân theo tư cách lưu trú của chính cha mẹ, như hiển thị bên dưới.

Trường hợp cha hoặc mẹ giữ tư cách Định trú (定住者, Long-Term Resident), ví dụ như người định trú gốc Nhật (nikkeijin), trẻ sơ sinh sẽ đủ điều kiện theo Thông báo Định trú số 6 (定住者告示6号, teijūsha kokuji roku-gō). Thông báo này mở rộng tư cách Định trú cho con ruột chưa thành niên, chưa kết hôn được phụ thuộc/nuôi dưỡng bởi cha hoặc mẹ giữ tư cách Vĩnh trú, Định trú, hoặc Vĩnh trú đặc biệt.⁶

Trường hợp theo thông báo Định trú này khác với trường hợp trẻ sinh ra ở nước ngoài có cha hoặc mẹ là người Vĩnh trú. Một nguồn thông tin chuyên môn mô tả rằng kịch bản sinh con ở nước ngoài thường dẫn đến việc trẻ nhận tư cách Định trú thay vì tư cách Vĩnh trú (tính đến tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận các quy định hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).⁷

Con của người có visa lao động: Tư cách lưu trú Gia đình (Dependent)

Tư cách Gia đình (Dependent) áp dụng cho vợ/chồng hoặc con cái được phụ thuộc tài chính vào một cư dân nước ngoài giữ một trong số các tư cách hợp lệ: Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế, Lao động tay nghề cao (Highly Skilled Professional), Giáo viên (Instructor), Nghiên cứu viên (Researcher), Lao động kỹ thuật (Skilled Labor), Luân chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transferee), và các diện khác. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú duy trì danh sách đầy đủ các tư cách của người bảo trợ hợp lệ.⁸

Tư cách Gia đình tự bản thân nó không cho phép đi làm. Người giữ tư cách Gia đình bị giới hạn trong "các hoạt động sinh hoạt hàng ngày" và cần có giấy phép riêng để làm công việc có hưởng lương.⁸

Trẻ sơ sinh có cha mẹ đủ điều kiện bảo trợ diện Gia đình sẽ nhận tư cách Gia đình thông qua thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú, trong đó yêu cầu giấy tờ tùy thân và bằng chứng về mối quan hệ cha mẹ - con cái.⁸ Các tài liệu hướng dẫn chuyên môn đề cập đến kịch bản này như một quy trình tiêu chuẩn dành cho các gia đình có người giữ visa lao động.⁴

Con của người có tư cách Vĩnh trú

Tư cách Vĩnh trú không được tự động cấp cho trẻ sơ sinh chỉ vì cha hoặc mẹ có tư cách này. Trang Hướng dẫn Nộp đơn xin Giấy phép Vĩnh trú của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú trực tiếp xác nhận điều này: đơn xin cấp phép Vĩnh trú nộp "do sinh nở hoặc các hoàn cảnh khác" phải được nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh.⁹

Cơ chế hoạt động như sau: Đơn xin Giấy phép Vĩnh trú nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh có chức năng đồng thời vừa là đơn xin Giấy phép Vĩnh trú vừa là đơn xin cấp phép tư cách lưu trú. Khi nộp trong khung thời gian đó, đứa trẻ có thể được cấp trực tiếp tư cách Vĩnh trú (tính đến tháng 7 năm 2026).¹⁰

Nếu đơn xin Vĩnh trú trong 30 ngày này không được chấp thuận, hoặc gia đình nộp đơn (hay bị coi là đã nộp đơn) sau thời hạn 30 ngày, Cục thường sẽ cấp một tư cách thay thế phù hợp với hoàn cảnh của cha mẹ, phổ biến nhất là Vợ/chồng hoặc con của người Vĩnh trú (永住者の配偶者等), thay vì để đứa trẻ không có tư cách lưu trú (tính đến tháng 7 năm 2026).¹⁰

Bỏ lỡ thời hạn 30 ngày có thể khiến trẻ mất tư cách Vĩnh trú

Khi cả cha và mẹ đều giữ tư cách Vĩnh trú, việc nộp đơn trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh là điều kiện để trẻ sơ sinh nhận trực tiếp tư cách Vĩnh trú. Bỏ lỡ khung thời gian này thường sẽ dẫn đến việc chỉ nhận được tư cách Vợ/chồng hoặc con của người Vĩnh trú, một tư cách khác biệt và bị giới hạn hơn.¹⁰

Cũng trang nguồn chính thức này xác nhận sự khác biệt về lệ phí: các đơn thuộc diện xin cấp mới, tức danh mục mà trường hợp trẻ sơ sinh/Vĩnh trú này thuộc về, hoàn toàn không mất lệ phí, trong khi đơn xin chuyển đổi tư cách thông thường sang Vĩnh trú phải chịu lệ phí 200.000 yên theo bản sửa đổi ngày 1 tháng 10 năm 2026 (10.000 yên đối với các đơn nộp trước hoặc vào ngày 30 tháng 9 năm 2026).⁹ Sự phân biệt này là cơ sở giúp lộ trình Vĩnh trú cho trẻ sơ sinh trong 30 ngày được nộp dưới dạng xin cấp mới miễn phí thay vì chuyển đổi tư cách có thu phí.

Các nguồn chuyên gia thực hành mô tả rằng một quy trình thẩm định tính phù hợp theo kiểu "lợi ích quốc gia" có thể vẫn được áp dụng ngay cả đối với đơn xin Giấy phép Vĩnh trú cho trẻ sơ sinh nộp đúng hạn, mặc dù chi tiết này không thể đối chiếu xác nhận trên trang quy trình của chính Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, vốn mô tả cơ chế 30 ngày và miễn phí nhưng bản thân không nêu rõ tiêu chuẩn thẩm định tính phù hợp riêng biệt cho trường hợp trẻ sơ sinh.¹¹

Con của cha hoặc mẹ mang quốc tịch Nhật Bản

Theo Điều 2, Khoản 1 của Luật Quốc tịch, một đứa trẻ sinh ra có cha hoặc mẹ mang quốc tịch Nhật Bản sẽ tự động có quốc tịch Nhật Bản ngay tại thời điểm sinh, bất kể nơi sinh. Điều này được xác nhận trực tiếp trên trang Hỏi đáp về Quốc tịch của Bộ Tư pháp.⁵

Khi đứa trẻ mang quốc tịch Nhật Bản ngay từ khi sinh ra — kết quả thông thường khi một bên cha mẹ là công dân Nhật Bản được công nhận tại thời điểm sinh — gia đình chỉ cần thực hiện các thủ tục đăng ký khai sinh thông thường của Nhật Bản. Đơn xin cấp tư cách lưu trú lên ISA không áp dụng trong trường hợp này, vì đứa trẻ không phải là người nước ngoài.⁵

Diện tư cách lưu trú Vợ/chồng hoặc con của công dân Nhật Bản (日本人の配偶者等) do đó chủ yếu liên quan đến các trường hợp đặc biệt: nơi mà quốc tịch Nhật Bản của đứa trẻ không được tự động xác lập khi sinh, hoặc nơi mà gia đình được hướng dẫn đi qua quy trình xin cấp tư cách lưu trú. Một nguồn thông tin chuyên môn mô tả tư cách này có thể xin được thông qua đơn xin cấp tư cách lưu trú nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh trong trường hợp áp dụng (tính đến tháng 7 năm 2026).⁷

Các sắc thái liên quan đến việc nhận con và xác định quan hệ cha con để quyết định liệu một đứa trẻ có mang quốc tịch Nhật Bản khi sinh hay không được trình bày sâu hơn trong bài viết Quốc tịch cho trẻ sinh ra tại Nhật Bản.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Giấy tờ cốt lõi

Giấy tờ	Ghi chú
Đơn xin cấp phép tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請書)	Mẫu đơn đăng ký chính34
Bảng câu hỏi (質問書, shitsumonsho)	Đi kèm với đơn đăng ký34
Giấy chứng nhận thụ lý đăng ký khai sinh (出生届受理証明書)	Bản gốc, nhận được khi đăng ký khai sinh tại ủy ban địa phương34
Phiếu cư dân (住民票, jūminhyō)	Bản gốc, liệt kê toàn bộ các thành viên trong hộ gia đình bao gồm trẻ sơ sinh; thường phải được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất3
Hộ chiếu của trẻ	Hoặc bản giải trình bằng văn bản nêu rõ lý do tại sao chưa thể làm hộ chiếu3

Khung thời gian cấp trong vòng 3 tháng của phiếu cư dân phản ánh thực tiễn hiện hành (tính đến tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện tại với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).³

Giấy tờ của cha mẹ

Giấy tờ	Ghi chú
Giấy chứng nhận thuế (chứng nhận thu nhập chịu thuế và nộp thuế)	Của người cha/mẹ bảo trợ3411
Giấy chứng nhận đang làm việc	Hoặc giấy tờ tương đương chứng minh nghề nghiệp hoặc tư cách của người bảo trợ3411
Thẻ lưu trú và hộ chiếu của người cha/mẹ bảo trợ	Bản sao311
Giấy bảo lãnh (身元保証書, mimoto hoshōsho)	Chỉ yêu cầu đối với các diện visa cụ thể, không áp dụng cho tất cả3

Quy trình nộp đơn

Người nộp đơn về mặt kỹ thuật là trẻ sơ sinh, nhưng vì trẻ sơ sinh không thể tự thực hiện hành vi pháp lý, người đại diện theo pháp luật (法定代理人), thường là cha hoặc mẹ, sẽ thay mặt nộp đơn. Theo thực tiễn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, người thân, người sống cùng, hoặc người có tư cách tương đương có thể nộp thay cho người dưới 16 tuổi hoặc mất năng lực hành vi; ngoài ra, luật sư đã đăng ký hoặc người viết đơn hành chính (行政書士) được gia đình ủy thác cũng có thể nộp hồ sơ.²

Hồ sơ và biểu mẫu yêu cầu thay đổi tùy theo tư cách lưu trú mục tiêu muốn xin; Cục hướng dẫn người nộp đơn lựa chọn danh mục tư cách dự kiến để xem danh sách giấy tờ áp dụng tương ứng.²

Quy trình diễn ra theo một trình tự cố định từ đăng ký khai sinh đến khi phát hành thẻ, như hiển thị bên dưới.

Mốc thời gian: Thời hạn 30 ngày và thời gian ân hạn 60 ngày

Các con số 60 ngày và 30 ngày đều được quy định trực tiếp tại Điều 22-2 của Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn, nghĩa là chúng là các thời hạn theo luật định, không phải là ngưỡng do cơ quan hành chính tùy ý đặt ra.¹²

Một đứa trẻ sinh ra tại Nhật Bản có thể cư trú tại quốc gia này mà không cần tư cách lưu trú trong tối đa 60 ngày kể từ ngày sinh.¹² Nếu gia đình có ý định cho đứa trẻ ở lại lâu hơn, đơn xin cấp phép tư cách lưu trú phải được nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh, tại chi cục Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực có thẩm quyền đối với nơi cư trú của gia đình.¹²¹²

Nếu đứa trẻ sẽ rời Nhật Bản trong vòng 60 ngày kể từ khi sinh, gia đình hoàn toàn không cần phải nộp đơn xin cấp tư cách lưu trú. Ngoại lệ duy nhất: nếu gia đình đồng thời xin giấy phép tái nhập cảnh cho đứa trẻ, quy trình xin cấp tư cách thông thường sẽ được áp dụng bất kể thời gian dự định ở lại ngắn đến mức nào.¹

Ba thời hạn này chạy trên cùng một đồng hồ tính từ ngày sinh, như hiển thị bên dưới.

Cư trú quá 60 ngày mà không có bất kỳ tư cách nào là bất hợp pháp

Việc ở lại Nhật Bản quá ngày thứ 60 mà không có tư cách lưu trú được phê duyệt là hành vi bất hợp pháp theo Điều 22-2. Quy trình khắc phục thực tế sau thời điểm đó được mô tả không đồng nhất giữa các nguồn chuyên môn; xem mục "Quá thời hạn 30 ngày: Nộp đơn muộn và tình trạng cư trú bất thường" trong phần Thông tin hữu ích để biết những điểm đã và chưa được xác định rõ ràng.

Không có khoản phí nộp đơn nào được thu đối với thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú (tính đến tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận các số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).²⁹

Địa điểm nộp đơn

Địa điểm nộp đơn căn cứ theo thẩm quyền khu vực: người nộp đơn nộp hồ sơ tại chi cục hoặc văn phòng nhánh của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực có thẩm quyền đối với nơi cư trú của gia đình, không phải tại một văn phòng trung ương duy nhất trên toàn quốc.¹²

Chỉ để lấy ví dụ minh họa, không phải là quy tắc áp dụng chung: một gia đình cư trú tại thành phố Matsudo sẽ nộp đơn tại Văn phòng chi nhánh Matsudo thuộc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực Tokyo. Các gia đình ở các đô thị khác nộp đơn tại văn phòng khu vực phụ trách nơi cư trú của họ.³ Thẩm quyền của các văn phòng quận và chi nhánh xuất nhập cảnh là khác nhau; hãy xác nhận văn phòng nộp đơn cụ thể của bạn với tòa thị chính địa phương hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú trước khi nộp.

Điều gì xảy ra sau khi nộp đơn

Trang quy trình của chính Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cho biết việc xử lý trong một số trường hợp có thể được hoàn tất ngay trong ngày.²

Cục công bố riêng thời gian xử lý thẩm định tư cách lưu trú trung bình theo từng loại đơn và theo từng văn phòng khu vực, được cập nhật định kỳ. Số ngày trung bình cụ thể cho thủ tục nộp đơn riêng biệt này không thể xác nhận từ văn bản nguồn có thể trích xuất cho bài viết này, do chi tiết này nằm trong các báo cáo PDF định kỳ chứ không nằm trên chính trang web, vì vậy không có số ngày cụ thể nào được nêu tại đây (tính đến tháng 7 năm 2026).¹³ Các gia đình muốn có ước tính chắc chắn nên kiểm tra trực tiếp các báo cáo thời gian xử lý đã công bố của Cục hoặc hỏi văn phòng tiếp nhận tại thời điểm nộp đơn.

Cấp thẻ lưu trú cho trẻ sơ sinh

Thời hạn hiệu lực của thẻ và ngày hết hạn theo độ tuổi

Đối với thẻ lưu trú được cấp đến hết ngày 13 tháng 6 năm 2026 — định dạng thẻ trước cải cách — thẻ thuộc về người giữ dưới 16 tuổi có thời hạn hiệu lực kết thúc vào ngày sinh nhật thứ 16 của người đó (hoặc ngày hôm trước), thay vì tuân theo thời hạn hiệu lực nhiều năm tiêu chuẩn áp dụng cho người lớn có cùng tư cách (tính đến tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹⁴

Gia hạn đối với các thẻ dành cho người dưới 16 tuổi này, vốn có ngày hết hạn gắn liền với sinh nhật thứ 16, có thể được nộp bắt đầu từ 6 tháng trước ngày sinh nhật đó cho đến chính ngày hết hạn (tính đến tháng 7 năm 2026).¹⁴

Riêng tư cách Định trú được cấp với thời hạn lưu trú là 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 6 tháng, tuân theo các khoảng thời gian tiêu chuẩn áp dụng cho diện tư cách đó; việc trẻ sơ sinh nhận được khoảng thời gian nào là do Cục quyết định theo từng trường hợp cụ thể (tính đến tháng 7 năm 2026).⁷

Liệu các thẻ lưu trú được cấp từ ngày 14 tháng 6 năm 2026 trở đi — định dạng "thẻ lưu trú chỉ định" mới — có tiếp tục hết hạn vào ngày sinh nhật thứ 16 của trẻ hay sẽ tuân theo thời hạn lưu trú tiêu chuẩn bất kể độ tuổi, vẫn chưa được xác nhận bởi các nguồn sơ cấp hiện có cho bài viết này. Hãy cẩn trọng với bất kỳ tuyên bố cụ thể nào về ngày hết hạn thẻ của trẻ sơ sinh theo định dạng mới cho đến khi Cục xác nhận trực tiếp.

Quy định về ảnh chân dung (từ tháng 6 năm 2026 trở đi)

Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú yêu cầu ảnh chân dung trên thẻ lưu trú định dạng mới, được gọi là "thẻ lưu trú chỉ định" (特定在留カード, tokutei zairyū kādo), đối với người giữ thẻ từ 1 tuổi trở lên nhưng dưới 16 tuổi (1歳以上16歳未満, từ 1–16 tuổi). Nhóm tuổi này đã được xác nhận trực tiếp trên hai trang nguồn chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (tính đến ngày 19 tháng 5 năm 2026).¹⁵¹⁶

Quy định về ảnh chân dung không áp dụng cho thẻ đầu tiên của trẻ sơ sinh

Thẻ lưu trú ban đầu của trẻ sơ sinh được cấp thông qua thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh, khi đứa trẻ vẫn dưới 1 tuổi. Yêu cầu về ảnh chân dung từ tháng 6 năm 2026 không áp dụng cho thẻ đầu tiên đó. Quy định này chỉ trở nên liên quan sau này, khi đứa trẻ tròn 1 tuổi, vào bất kỳ sự kiện nào về thẻ (gia hạn, cấp lại hoặc thay đổi tư cách) diễn ra sau sinh nhật đó (tính đến ngày 19 tháng 5 năm 2026).¹⁵¹⁶

Đối với các đơn nộp trước ngày 14 tháng 6 năm 2026 mà thẻ được cấp vào hoặc sau ngày đó, Cục có thể yêu cầu nộp ảnh tự nguyện đối với người nộp đơn từ 1 tuổi đến dưới 16 tuổi, ngay cả khi đơn được nộp trước ngày quy định có hiệu lực. Quy định tự nguyện này không mở rộng cho người nộp đơn dưới 1 tuổi (tính đến ngày 19 tháng 5 năm 2026).¹⁶

Yêu cầu này là một phần của sự thay đổi định dạng rộng lớn hơn nhằm giới thiệu hệ thống thẻ lưu trú chỉ định từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, được Cục mô tả là mở rộng thực tiễn hiển thị ảnh hiện tại — vốn trước đây chỉ áp dụng cho người từ 16 tuổi trở lên — xuống độ tuổi từ 1 tuổi (tính đến ngày 19 tháng 5 năm 2026).¹⁵¹⁶

Thông tin hữu ích

Quá thời hạn 30 ngày: Nộp đơn muộn và tình trạng cư trú bất thường

Một trường hợp được ghi nhận từ một văn phòng người viết đơn hành chính tại Nagoya cho thấy một bộ hồ sơ nộp vào ngày thứ 34 sau khi sinh — quá thời hạn 30 ngày nhưng vẫn trong ngưỡng 60 ngày — cuối cùng đã được chấp thuận. Việc phê duyệt chỉ diễn ra sau khi cha mẹ nộp một bản giải trình bằng văn bản nêu rõ lý do chậm trễ và bày tỏ sự kiểm điểm sâu sắc, bên cạnh các tài liệu tiêu chuẩn; việc tiếp nhận trong tình huống này không phải là tự động (tính đến tháng 7 năm 2026; hãy xác nhận các số liệu hiện hành với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú).¹⁷

Trong cùng trường hợp đó, khoảng thời gian chậm trễ vẫn bị lưu lại trong hồ sơ như một tiền sử quá hạn (overstay), mặc dù đơn nộp cuối cùng đã được phê duyệt và đứa trẻ không bị trục xuất. Cha mẹ không nên cho rằng một bộ hồ sơ nộp muộn có giải trình sẽ xóa sạch vết chậm trễ khỏi hồ sơ (tính đến tháng 7 năm 2026).¹⁷

Các nguồn tin bất đồng ý kiến về những gì sẽ xảy ra nếu mốc 60 ngày bị bỏ lỡ hoàn toàn mà không có đơn xin cấp tư cách nào được nộp trước ngày thứ 60. Một nguồn chuyên môn mô tả lộ trình khắc phục gồm hai bước: đầu tiên là nộp đơn xin đổi tư cách sang Lưu trú ngắn hạn (Temporary Visitor / Short-Term Stay), sau đó nộp thêm một đơn xin đổi tư cách tiếp theo sang tư cách mục tiêu, chẳng hạn như Gia đình (Dependent) (tính đến tháng 7 năm 2026).¹⁷

Một nguồn chuyên môn khác lại nhìn nhận việc vượt quá mốc 60 ngày theo cách thẳng thắn hơn, xem đó là căn cứ để đứa trẻ bị đối xử như một người cư trú quá hạn bất hợp pháp phải đối mặt với thủ tục trục xuất nếu không có sự cho phép đặc biệt, mà không mô tả bất kỳ lộ trình khắc phục nào.¹¹ Cả hai nguồn này đều không phải là trang nguồn chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú về điểm cụ thể này.

Điều không phải bàn cãi là việc ở lại quá 60 ngày mà không có tư cách lưu trú là bất hợp pháp. Mức độ khoan hồng của lộ trình khắc phục thực tế vẫn được mô tả không nhất quán giữa các nguồn chuyên môn, do đó cha mẹ trong hoàn cảnh này nên xem cả hai mô tả trên chỉ mang tính minh họa cho khối lượng công việc thực tế của một chuyên gia chứ không phải là quy trình chắc chắn được áp dụng phổ quát.

Thời gian ân hạn khi rời khỏi Nhật Bản trong vòng 60 ngày

Một đứa trẻ sinh ra tại Nhật Bản có thể ở lại một cách hợp pháp mà không cần bất kỳ tư cách lưu trú nào trong tối đa 60 ngày kể từ khi sinh. Nếu gia đình cho đứa trẻ rời khỏi Nhật Bản trong khung thời gian đó, hoàn toàn không cần phải nộp đơn xin cấp tư cách lưu trú.¹

Miễn trừ này không áp dụng nếu gia đình đồng thời xin giấy phép tái nhập cảnh riêng cho đứa trẻ. Trong trường hợp đó, yêu cầu nộp đơn xin cấp tư cách trong 30 ngày thông thường vẫn được áp dụng, bất kể thời gian dự định ở lại ngắn đến mức nào.¹

Kết hợp với các thủ tục khác: Báo cáo với nước sở tại và song tịch

Việc xin tư cách lưu trú của Nhật Bản là một bước tách biệt với việc hoàn tất giấy tờ quốc tịch của đứa trẻ. Cha mẹ cũng phải báo cáo việc sinh con với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước mình để xin hộ chiếu và công nhận quốc tịch cho trẻ; các thủ tục và thời hạn cho bước này thay đổi đáng kể tùy theo từng quốc gia.³⁴

Vì các thủ tục báo cáo với nước sở tại khác nhau theo từng quốc tịch, bước này không thể khái quát hóa từ quy trình của đại sứ quán bất kỳ quốc gia đơn lẻ nào. Các gia đình nên xác nhận các yêu cầu trực tiếp với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia mình tại Nhật Bản.³⁴

Trường hợp một đứa trẻ mang hai quốc tịch — quốc tịch Nhật Bản cộng với một quốc tịch nước ngoài — từ khi sinh, Nhật Bản hiện yêu cầu người đó phải chọn một quốc tịch trước năm 20 tuổi nếu tình trạng hai quốc tịch phát sinh trước 18 tuổi, hoặc trong vòng 2 năm kể từ khi có hai quốc tịch nếu phát sinh vào hoặc sau 18 tuổi. Ngưỡng này tuân theo bản sửa đổi năm 2022, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2022, đã hạ độ tuổi trưởng thành được viện dẫn trong Luật Quốc tịch từ 20 xuống 18.¹⁸

Bỏ lỡ thời hạn lựa chọn quốc tịch không tự động làm mất quốc tịch Nhật Bản. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thể ban hành thông báo chính thức yêu cầu lựa chọn, sau đó người này có thêm một khoảng thời gian để chọn quốc tịch Nhật Bản hoặc có nguy cơ mất quốc tịch đó.¹⁸

Để biết toàn bộ quy trình lựa chọn quốc tịch và các sắc thái về thừa nhận và quan hệ cha con quyết định liệu một đứa trẻ có mang quốc tịch Nhật Bản khi sinh hay không, hãy xem bài viết Quốc tịch cho trẻ sinh ra tại Nhật Bản.

Chi phí: Không mất phí nộp đơn

Bản thân thủ tục xin cấp phép tư cách lưu trú không mất phí chính phủ, không giống như nhiều thủ tục xuất nhập cảnh khác. Để so sánh, đơn xin đổi tư cách thông thường sang Vĩnh trú tốn 200.000 yên theo bản sửa đổi ngày 1 tháng 10 năm 2026 (10.000 yên cho các đơn nộp trước hoặc vào ngày 30 tháng 9 năm 2026).²⁹

Các gia đình không cần dự trù phí nộp hồ sơ ISA cho đơn cụ thể này, nhưng vẫn nên dự trù các chi phí phát sinh: phí cấp giấy tờ tại ủy ban địa phương, chi phí dịch thuật cho các tài liệu nước ngoài, và bất kỳ khoản phí dịch vụ chuyên môn nào nếu thuê luật sư hoặc người viết đơn hành chính.

Hạng mục	Số tiền	Tính đến	Ghi chú
Đơn xin cấp phép tư cách lưu trú (trẻ sơ sinh, mọi danh mục)	0 ¥	07/2026	Không mất phí2
Đơn xin Giấy phép Vĩnh trú nộp dưới dạng xin cấp mới (trong vòng 30 ngày kể từ khi sinh)	0 ¥	07/2026	Đóng vai trò vừa là giấy phép PR vừa là đơn xin cấp mới của ISA9
Đơn xin Giấy phép Vĩnh trú nộp dưới dạng chuyển đổi tư cách (để so sánh, không phải trường hợp trẻ sơ sinh)	200.000 ¥	01/10/2026	Lộ trình tiêu chuẩn theo bản sửa đổi ngày 1 tháng 10 năm 2026 (10.000 ¥ nếu nộp trước hoặc vào ngày 30/09/2026)9

Xem thêm

• Koseki: Sổ hộ tịch Nhật Bản giải thích chi tiết
• Jūminhyō: Phiếu cư dân Nhật Bản giải thích chi tiết
• Kết hôn với công dân Nhật Bản
• Thời hạn lựa chọn quốc tịch đối với người song tịch
• Visa Kỹ sư / Chuyên viên nhân văn / Dịch vụ quốc tế
• Gia hạn thẻ lưu trú

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格の取得（入管法第22条の2）」("Acquisition of Status of Residence, Immigration Control Act Article 22-2"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/syutoku_00001.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

2. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格取得許可申請」("Application for Permission to Acquire Status of Residence"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-10.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

3. Matsudo City. "Procedures When a Child is Born in Japan." https://www.city.matsudo.chiba.jp/InternationalPortal/en/forforeignresidents/newbornprocedures.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

4. Yanagi KAJI Group. "Procedure After a Childbirth (Both parents are foreign nationals / One parent is foreign national)." https://immigration-lawyer.co.jp/column/%E5%AD%90%E3%81%A9%E3%82%82%E3%81%8C%E3%81%86%E3%81%BE%E3%82%8C%E3%81%9F%E6%99%82%E3%81%AE%E6%89%8B%E7%B6%9A%E3%81%8D/?language=eng ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

5. 法務省 (Ministry of Justice). 「国籍Ｑ＆Ａ」("Nationality Q&A"). https://www.moj.go.jp/MINJI/minji78.html ↩ ↩² ↩³

6. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「「永住者」、「定住者」又は「特別永住者」の方が扶養する場合」(Long-Term Resident Notification No. 6: minor, unmarried biological children supported by a Permanent Resident, Long-Term Resident, or Special Permanent Resident). https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/longtermresident05_2.html ↩

7. TN行政書士事務所 (TN Gyoseishoshi Office). 「子供の在留資格」. https://www.tn-office.jp/14169676032969 ↩ ↩² ↩³

8. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格「家族滞在」」("Status of Residence: Dependent"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/dependent.html ↩ ↩² ↩³

9. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「永住許可申請」("Permanent Residence Permit Application"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-4.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

10. 谷島行政書士法人グループ (Yajima Gyoseishoshi Group). 「行政書士が【永住者の子】出生時の「取得永住」＆在留資格取得申請を解説」. https://tlg-visa.law/case/6343/ ↩ ↩² ↩³

11. 行政書士清水真一事務所 (Shimizu Shinichi Gyoseishoshi Office). 「日本で赤ちゃんが生まれた時の在留資格取得手続」. https://www.ss1-office.jp/15916896352989 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

12. Nagoya International Center. "Living Q & A: Status of Residence of a baby born to foreign parents." https://www.nic-nagoya.or.jp/en/living-in-nagoya/living-information/living_information/2021/07311311.html ↩ ↩²

13. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留審査処理期間」("Residence Examination Processing Times"), landing page linking to periodic PDF reports. https://www.moj.go.jp/isa/applications/resources/nyuukokukanri07_00140.html ↩

14. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留カードの有効期間の更新申請」("Application for Renewal of Residence Card Period of Validity"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00011.html ↩ ↩²

15. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留カードとは？」("What Is a Residence Card?"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/whatzairyu_00001.html ↩ ↩² ↩³

16. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「【重要】新様式の在留カード等交付に係る１歳以上１６歳未満の方の顔写真の提出について（令和8年5月19日時点）」("Important: Photo Submission for New-Format Residence Cards for Persons Aged 1 to Under 16, as of May 19, 2026"). https://www.moj.go.jp/isa/11_00093.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

17. Nagoya Visa Application Support (名古屋ビザ申請サポート). 「外国人が日本で出産した時は？｜出生から30日超過でも申請できた事例を解説」("A Case Where an Application Succeeded Despite Exceeding 30 Days"). https://nagoyavisa.com/1687/ ↩ ↩² ↩³

18. 法務省 (Ministry of Justice). 「国籍の選択について」("On the Selection of Nationality"). https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06.html ↩ ↩²