Quy trình xin visa du học qua trường Nhật ngữ

Quy trình xin visa du học (Student visa) qua một trường tiếng Nhật tại Nhật Bản diễn ra theo chu trình hai giai đoạn: nhà trường nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE - Certificate of Eligibility) lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (ISA) thay mặt cho người nộp đơn, và sau khi được chấp thuận, người nộp đơn sẽ trực tiếp tự mình xin visa tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản.¹² Việc bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong chuỗi quy trình đó, từ hạn chót nộp hồ sơ của chính trường học cho đến thời hạn có hiệu lực giới hạn của COE để nhập cảnh, thường đồng nghĩa với việc bạn phải chờ đến kỳ nhập học tiếp theo thay vì kỳ đã dự định ban đầu.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, lệ phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận thông tin chi tiết mới nhất tại trang web của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (ISA). Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý, thuế hay di trú; đối với các trường hợp từng bị từ chối cấp visa trước đây, thỏa thuận người bảo lãnh tài chính phức tạp hoặc không theo chuẩn thông thường, thu nhập của người bảo lãnh là người tự kinh doanh, hoặc lịch sử tài chính bất thường, hãy tham khảo ý kiến của người viết đơn hành chính được cấp phép (gyōseishoshi, 行政書士, cố vấn pháp lý di trú) hoặc luật sư di trú (bengoshi, 弁護士).

Tổng quan

Bài viết này trình bày toàn bộ quy trình dành cho những người dự định xin tư cách lưu trú "Du học" (留学 - Ryugaku) để học tập tại một trường tiếng Nhật được công nhận, từ khâu nộp đơn vào trường cho đến hai tuần đầu tiên đăng ký cư trú tại Nhật Bản.³ Trọng tâm bài viết tập trung vào lộ trình tiêu chuẩn: nhập cảnh lần đầu từ nước ngoài thông qua một trường học được công nhận và có tư cách bảo lãnh visa.

Chỉ những trường được công nhận—tức các trường thuộc danh sách thông báo của Bộ Tư pháp (kokuji-kō) hoặc được MEXT chứng nhận—mới có thể bảo lãnh lộ trình visa này. Bài viết Đánh giá các trường Nhật ngữ hướng dẫn cách so sánh các chương trình đào tạo, và bài Trường Nhật ngữ được công nhận và trường không được công nhận giải thích toàn diện sự khác biệt về mặt công nhận.

Các yêu cầu cụ thể, đặc biệt là các ngưỡng chứng minh tài chính và danh mục hồ sơ của cơ quan lãnh sự, sẽ khác nhau tùy theo quốc tịch và cơ quan lãnh sự xử lý hồ sơ. Bài viết này mô tả quy trình tổng quát phổ biến, không phải một danh sách kiểm tra duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp.⁴

Vì sao chuẩn bị trước 6 tháng lại quan trọng

Người dự định du học thường được khuyên nên bắt đầu quy trình nộp đơn vào trường và xin visa trước ngày nhập học dự kiến khoảng sáu tháng, bởi thời gian xét duyệt COE cộng với thời gian xử lý visa tại cơ quan lãnh sự có thể mất tổng cộng từ một đến vài tháng (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với trường Nhật ngữ bạn chọn).⁵ Hướng dẫn tuyển sinh của một trường được công nhận nêu rõ điều này: xin visa du học mất khoảng sáu tháng, và các ứng viên nên liên hệ với nhà trường từ sớm (tính đến năm 2026).⁶

Việc lỡ hạn chót nộp đơn của trường cho một kỳ tuyển sinh nhất định thường đồng nghĩa với việc bạn phải đợi đến khóa tuyển sinh định kỳ kế tiếp thay vì có lựa chọn tuyển sinh cuốn chiếu linh hoạt, khác với các chương trình không được công nhận hoặc không cấp visa.⁵⁶

Chu trình hai giai đoạn

Quy trình diễn ra theo hai giai đoạn tuần tự. Trước tiên, nhà trường với tư cách là người đại diện của học sinh sẽ nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) lên ISA; sau khi ISA cấp COE, học sinh sẽ đích thân nộp đơn xin visa tương ứng tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản tại quốc gia nơi mình cư trú.¹² Cả COE và visa đều bắt buộc phải có trước khi đặt chân đến Nhật Bản; chỉ riêng COE sẽ không cho phép bạn nhập cảnh.⁷

Sơ đồ dưới đây phác thảo toàn bộ quy trình từ khâu nộp hồ sơ vào trường đến khi đăng ký cư trú tại Nhật Bản.

Dòng thời gian và các kỳ nhập học

Tháng 4 và tháng 10: các kỳ nhập học chính

Các cơ sở đào tạo tiếng Nhật thường tiếp nhận học sinh hai lần mỗi năm, vào tháng 4 và tháng 10, dù một số trường cũng mở thêm các kỳ nhập học nhỏ hơn vào tháng 1 và tháng 7 (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú).⁷ Bản hướng dẫn của ISA dành cho học sinh chuẩn bị vào học trường tiếng Nhật cũng mô tả chính xác mô hình trọng tâm tháng 4/tháng 10 này (tính đến năm 2026).⁷

Tháng 1 và tháng 7: các kỳ nhập học quy mô nhỏ hơn ở một số trường

Một số trường riêng lẻ tổ chức bốn kỳ tuyển sinh mỗi năm thay vì chỉ hai. Lịch năm học được công bố của một trường ở Tokyo liệt kê các khung thời gian nộp đơn so le cho các khóa nhập học tháng 4, tháng 7 và tháng 10 (tính đến năm 2026).⁵

Một trường được công nhận khác nêu rõ ràng tháng 1, tháng 4, tháng 7 và tháng 10 là bốn kỳ nhập học theo diện cấp visa của họ (tính đến năm 2026).⁶ Mỗi cơ sở tự ấn định lịch tuyển sinh riêng, do đó hãy xác nhận thời điểm chính xác của từng khóa với trường bạn đã chọn thay vì mặc định có một khung thời gian cố định trên toàn quốc.

Lý do bạn cần bắt đầu nộp hồ sơ 6 tháng trước ngày nhập học dự kiến

Thời gian xử lý tiêu chuẩn của ISA đối với một hồ sơ COE mất khoảng một đến ba tháng và có thể kéo dài hơn trong mùa cao điểm, và bước xin visa tại lãnh sự quán tiếp sau đó sẽ tốn thêm thời gian nữa. Các hướng dẫn chuyên môn và các trường đều thống nhất rằng nên bắt đầu quy trình trước ngày dự kiến nhập học khoảng sáu tháng để có khoảng thời gian dự phòng hợp lý (tính đến năm 2026).¹⁸⁹⁵

Nộp hồ sơ vào trường và nhận giấy báo trúng tuyển

Những giấy tờ bạn sẽ nộp cho nhà trường

Học sinh dự định nhập học thường nộp đơn xin nhập học, ảnh thẻ kiểu hộ chiếu, bản sao các trang thông tin nhân thân của hộ chiếu, bằng chứng về trình độ học vấn trước đây như bằng tốt nghiệp và bảng điểm, cùng chứng chỉ hoặc bằng chứng về thời gian học tiếng Nhật, trước khi nhà trường tiến hành nộp hồ sơ xin COE (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với trường Nhật ngữ bạn chọn).¹⁰⁵

Danh mục giấy tờ được công bố của một trường bổ sung thêm sơ yếu lý lịch, bản trình bày lý do du học (statement of purpose) giải thích mục đích học tập tại Nhật Bản, sáu ảnh thẻ kiểu hộ chiếu chụp gần đây, và các tài liệu tài chính của cả người nộp đơn lẫn người bảo lãnh tài chính (tính đến năm 2026).⁵ Các tài liệu tài chính này thường bao gồm 経費支弁書 (keihi shiben-sho, "giấy cam kết chi trả kinh phí du học"), một biểu mẫu chuẩn do người chi trả học phí và chi phí sinh hoạt cho học sinh điền.¹¹³

Những người nộp đơn còn ở tuổi vị thành niên hoặc phụ thuộc tài chính vào người bảo lãnh sẽ được yêu cầu nộp thêm giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình, chẳng hạn như sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh (tính đến năm 2026).¹¹⁵

Trúng tuyển và các bước tiếp theo

Sau khi trường xác nhận trúng tuyển, nhà trường sẽ nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú lên cục xuất nhập cảnh khu vực thay mặt cho học sinh, chứ không phải do học sinh tự nộp.¹⁶

Một trường được công nhận nêu trực tiếp điều này trên trang tuyển sinh: nhà trường sẽ thay mặt học sinh nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú.⁶

Chứng minh tài chính: điều ISA xem xét kỹ lưỡng nhất

Người nộp hồ sơ COE phải chứng minh rằng họ có sẵn nguồn kinh phí để trang trải các chi phí học tập và sinh hoạt dự kiến tại Nhật Bản, được chứng minh qua giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng cá nhân đối với người tự chi trả hoặc giấy cam kết chi trả kinh phí kèm theo hồ sơ tài chính của người bảo lãnh.³¹¹

Quy định chứng minh tài chính khác nhau tùy theo cơ quan lãnh sự

Số tiền số dư tài khoản ngân hàng yêu cầu, định dạng giấy tờ và tiêu chuẩn chứng minh mối quan hệ với người bảo lãnh do từng cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan đại diện ngoại giao quy định, không phải theo một quy tắc đồng nhất duy nhất của ISA. Hãy xác nhận các yêu cầu chính xác với cơ quan lãnh sự phụ trách hồ sơ của bạn, thay vì chỉ dựa vào các con số chung dưới đây.⁴

Cách tính toán khả năng hỗ trợ tài chính

Một tài liệu hướng dẫn visa du học Nhật Bản đưa ra các con số dự trù cụ thể: khoảng 1.500.000 yên là số dư tối thiểu cho chương trình học 6 tháng, 2.000.000–2.500.000 yên cho chương trình 1 năm, và 2.500.000–4.000.000 yên cho toàn bộ chương trình 2 năm, trong đó các trường tại Tokyo thường yêu cầu mức cao hơn (tính đến ngày 28-03-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với cơ quan lãnh sự và trường Nhật ngữ bạn chọn).¹²

Thời lượng chương trình	Số dư tối thiểu được trích dẫn	Tính đến ngày	Nguồn
6 tháng	1.500.000 yên (~10.000 USD)	28-03-2026	12
1 năm	2.000.000–2.500.000 yên (~13.000–16.500 USD)	28-03-2026	12
2 năm	2.500.000–4.000.000 yên (~16.500–26.500 USD)	28-03-2026	12

Đây là các mốc tham khảo để lập kế hoạch do một tài liệu hướng dẫn đưa ra, không phải con số tối thiểu chính thức do ISA ban hành. Số tiền thực tế yêu cầu sẽ khác nhau tùy theo từng trường, cơ quan lãnh sự và hồ sơ tài chính riêng của người nộp đơn.¹²⁴

Giấy xác nhận số dư ngân hàng hoặc tự bảo lãnh tài chính

Người tự chi trả kinh phí du học thường nộp giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng đứng tên mình, hoặc chứng từ khấu trừ thuế hay giấy chứng nhận nộp thuế thể hiện thu nhập.¹¹³

Sao kê ngân hàng hoặc giấy xác nhận số dư thường được yêu cầu cấp gần thời điểm nộp đơn, thông thường trong vòng khoảng ba tháng tính đến ngày nộp hồ sơ COE hoặc visa, và lý tưởng nhất là thể hiện được lịch sử biến động tài khoản ổn định từ ba đến mười hai tháng thay vì chỉ là một ảnh chụp số dư tại một thời điểm duy nhất (tính đến ngày 28-03-2026).¹²

Thư bảo lãnh và giấy tờ chứng minh mối quan hệ

Khi cha mẹ hoặc người thân ruột thịt bảo lãnh tài chính cho học sinh, hồ sơ bắt buộc gồm có giấy cam kết chi trả kinh phí, giấy tờ thu nhập hoặc thuế hoặc giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng của người bảo lãnh, và các tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa người bảo lãnh và người nộp đơn.¹¹³

Các ngưỡng đối với người bảo lãnh do một tài liệu hướng dẫn nêu ra: có công việc ổn định lâu dài, mức lương hàng năm từ khoảng 2.000.000 yên trở lên, và tiền tiết kiệm thanh khoản có thể rút được từ khoảng 2.000.000 yên trở lên; các khoản đầu tư, lương hưu và hạn mức tín dụng không được xem là tương đương với tiền gửi tiết kiệm (tính đến năm 2026).¹³

Tài liệu này cũng lưu ý rằng những người bảo lãnh bản thân là cư dân nước ngoài tại Nhật Bản sẽ phải đối mặt với tiêu chuẩn cao hơn, thường được trích dẫn ở mức khoảng 2.500.000 yên thu nhập hàng năm cho mỗi người phụ thuộc tính cả người bảo lãnh lẫn người nộp đơn, kèm theo sự soi xét kỹ càng hơn đối với những người bảo lãnh có thu nhập biến động qua các năm, có người phụ thuộc riêng, hoặc có thu nhập từ tự kinh doanh khó xác minh hơn (tính đến năm 2026).¹³

Định dạng tài liệu của người bảo lãnh, bao gồm giấy chứng nhận thuế nước ngoài, thư xác nhận của người sử dụng lao động và bằng chứng chứng minh quan hệ gia đình, do cấp lãnh sự quy định và có sự khác biệt đáng kể tùy theo quốc gia quê hương của người bảo lãnh và người nộp đơn.⁴

Những sai sót phổ biến về chứng minh tài chính dẫn đến việc bị ISA từ chối

Nguồn hỗ trợ tài chính không đủ—phổ biến nhất là việc không thể chứng minh đủ khả năng chi trả ít nhất một năm học phí cộng với khoảng 1.000.000 yên trở lên chi phí sinh hoạt hàng năm—được xem là lý do phổ biến nhất khiến đơn xin visa du học bị từ chối. Con số cụ thể này xuất phát từ một nguồn chuyên gia duy nhất chưa có sự đối chiếu độc lập, vì vậy hãy coi đó là minh họa tham khảo hơn là một ngưỡng tuyệt đối (tính đến năm 2026).¹⁴

Một khoản tiền gửi lớn đột ngột ngay trước khi xin xác nhận số dư sẽ bị xem là dấu hiệu đáng ngờ, gợi ý rằng đó là tiền đi vay mượn tạm thời chứ không phải tiền tiết kiệm thực sự. Một bài hướng dẫn so sánh trường hợp được chấp thuận là số dư tăng trưởng đều đặn trong sáu tháng, đối lập với trường hợp bị từ chối là một giao dịch chuyển tiền lớn duy nhất làm số dư tăng vọt ngay trước khi nộp đơn (tính đến ngày 28-03-2026).¹²

Các nguyên nhân bị từ chối khác được ghi nhận bao gồm mục đích học tập không rõ ràng hoặc thiếu thuyết phục, chẳng hạn như ngành học ít liên quan đến quá trình học tập trước đây hoặc trình độ tiếng Nhật quá thấp so với kế hoạch học tập đề ra, hồ sơ có sự mâu thuẫn hoặc sai sót, và tiền sử lưu trú quá hạn hoặc vi phạm làm việc không phép trong quá khứ (tính đến năm 2026).¹⁴

Nộp hồ sơ COE và quá trình xử lý của ISA

Hồ sơ bạn cung cấp cho trường để nộp COE

Bên cạnh bộ hồ sơ tuyển sinh chung, học sinh cung cấp các giấy tờ chứng minh cho việc xét duyệt tư cách lưu trú của COE: bằng chứng về trình độ học vấn trước đây, bằng chứng về năng lực hoặc số giờ học tiếng Nhật, giấy cam kết chi trả kinh phí đã điền hoàn chỉnh, và giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc người bảo lãnh (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú).³¹¹⁵

Hồ sơ xin COE cũng yêu cầu một biểu mẫu xác nhận riêng do cơ sở đào tạo điền, khác nhau tùy theo loại hình trường học: đại học, trường chuyên môn (senmon gakkō), hay trường tiếng Nhật, và biểu mẫu này do cơ sở đào tạo chuẩn bị chứ không phải người nộp đơn.³

Những gì trường nộp lên ISA

Nhà trường nộp bộ hồ sơ xin COE lên cục xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền tại địa phương nơi trường tọa lạc, với vai trò là người đại diện hợp pháp của người nộp đơn.¹⁶

Không có lệ phí nào khi nộp đơn xin COE. Việc nộp hồ sơ phải diễn ra trực tiếp tại quầy của cục xuất nhập cảnh hoặc thông qua cổng trực tuyến của ISA dành cho người dùng đã đăng ký; việc nộp qua đường bưu điện không được chấp nhận.¹

Thời gian xử lý thông thường và biến động theo mùa

Thời gian xử lý tiêu chuẩn được ISA công bố đối với hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là từ một đến ba tháng (tính đến năm 2026).¹

Thời gian xử lý thường kéo dài hơn trong những tháng trước các kỳ nhập học tháng 4 và tháng 10, khi lượng hồ sơ tập trung cao điểm vào các mốc tuyển sinh lớn. Hướng dẫn của các chuyên gia gyōseishoshi chỉ ra rằng việc xét duyệt trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 3 thường mất nhiều thời gian hơn mức trung bình trong năm, dù không có một con số cố định nào về số ngày hoặc số tuần kéo dài thêm (tính đến năm 2026).⁸⁹

ISA thường xuyên công bố số liệu thống kê về số ngày xử lý trung bình theo từng cục xuất nhập cảnh khu vực và theo từng loại tư cách lưu trú kể từ năm tài chính 2017, điều này nhấn mạnh rằng thời gian thực tế sẽ thay đổi theo từng cơ quan quản lý, theo mùa và theo độ phức tạp của từng hồ sơ chứ không theo một con số cố định trên toàn quốc.¹

Điều gì xảy ra nếu ISA yêu cầu giải trình hoặc từ chối cấp COE

Trong quá trình xét duyệt, ISA có thể yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc giải trình khi các giấy tờ đã nộp chưa đầy đủ, quá hạn hoặc không đủ để làm rõ một vấn đề trong hồ sơ. Phớt lờ yêu cầu hoặc phản hồi không thỏa đáng sẽ dẫn đến kết quả bất lợi, và một yêu cầu không được xử lý hoặc giải trình thiếu thuyết phục thường dẫn đến việc bị từ chối; chủ động giải thích nguyên nhân chậm trễ đôi khi có thể xin thêm thời gian (tính đến năm 2026).¹⁵

Sơ đồ dưới đây minh họa cách thức mà một yêu cầu làm rõ hoặc thông báo không cấp chứng nhận làm thay đổi tiến trình so với dòng thời gian tiêu chuẩn.

Nếu COE không được cấp, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo không cấp (non-issuance notice), thường chỉ nêu một lý do chung chung, chẳng hạn như không thể giải tỏa được các nghi vấn. Để biết lý do cụ thể, người nộp đơn hoặc người đại diện thường phải đến hỏi trực tiếp tại quầy hoặc gọi điện thoại cho cục xuất nhập cảnh.¹⁶

Việc không được cấp COE không nhất thiết là dấu chấm hết. Bạn hoàn toàn có thể nộp lại hồ sơ sau khi vấn đề cốt lõi—chẳng hạn như chứng từ tài chính chưa đủ—đã được xác định và khắc phục, trừ những trường hợp nghiêm trọng hơn như khai báo gian dối hoặc có tiền sử bị từ chối nhập cảnh.¹⁶¹⁴

Từng bị từ chối visa đòi hỏi phải có chuyên gia xem xét lại

Việc nộp lại đơn mà không hiểu rõ lý do cụ thể—thường không được ghi rõ—khiến bạn có nguy cơ lặp lại đúng sai lầm đó. Hướng dẫn chuyên môn khuyến nghị nên nhờ người viết đơn hành chính (gyōseishoshi, 行政書士) hoặc luật sư di trú (bengoshi, 弁護士) đặc biệt trong các trường hợp từng bị từ chối trước đó, nhằm chẩn đoán nguyên nhân và xây dựng lại hồ sơ trước khi nộp lại (tính đến năm 2026).¹⁴¹⁶

Nhận COE và nộp đơn xin visa tại lãnh sự quán

COE của bạn được gửi đến (PDF hoặc qua thư)

Kể từ ngày 17 tháng 3 năm 2023, ISA cho phép COE được gửi qua email dưới dạng tệp PDF thay vì chỉ là văn bản giấy vật lý, đối với những người nộp đơn trực tuyến hoặc đã đăng ký trước việc nhận bản điện tử tại quầy của cục xuất nhập cảnh. Người nộp đơn sau đó có thể chuyển tiếp email cho người thân hoặc trường học ở nước ngoài thay vì phải gửi văn bản giấy qua đường bưu điện quốc tế.¹⁷

Phương thức cấp bản giấy vật lý và gửi bưu điện vẫn được áp dụng đối với những người không sử dụng phương án nhận bản điện tử.¹⁷

Nhận bản điện tử giúp tiết kiệm một bước gửi thư xuyên biên giới

Việc đăng ký nhận COE điện tử khi trường nộp hồ sơ tại quầy cục xuất nhập cảnh, hoặc nộp đơn trực tuyến nếu đủ điều kiện, sẽ giúp bạn nhận chứng nhận qua email thay vì qua bưu điện quốc tế. Điều này có thể tiết kiệm được nhiều ngày quý báu khi thời hạn hiệu lực ba tháng của COE đã cận kề.¹⁷

Thời hạn hiệu lực 3 tháng và các lưu ý khi lập kế hoạch

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú có giá trị trong vòng ba tháng kể từ ngày cấp; người sở hữu phải hoàn tất việc nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian đó, nếu không COE sẽ hết hiệu lực và phải nộp hồ sơ mới từ đầu (tính đến ngày 22-06-2022; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú).¹⁸

Quy định này từng có sự thay đổi trước đây: một ngoại lệ trong thời kỳ dịch COVID-19 đã kéo dài thời hạn hiệu lực cho các COE được cấp từ tháng 1 năm 2020 trở đi, trước khi thời hạn chuẩn ba tháng được khôi phục lại. Quy định này do ISA điều chỉnh theo thẩm quyền hành chính chứ không cố định trực tiếp trong văn bản luật gốc, vì vậy bạn nên xác nhận lại thay vì mặc định rằng nó cố định vĩnh viễn.¹⁸

Nộp đơn xin visa tại cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan đại diện ngoại giao ở nước sở tại

Sau khi COE được cấp, học sinh sẽ đích thân nộp hồ sơ xin visa tại đại sứ quán, tổng lãnh sự quán Nhật Bản hoặc cơ quan đại diện ngoại giao khác có thẩm quyền tại nơi mình cư trú. Bản thân COE không thể thay thế cho visa; cả hai đều bắt buộc phải có để nhập cảnh.²⁷

Từng cơ quan đại diện ngoại giao sẽ công bố danh mục giấy tờ xin visa và các lưu ý về thủ tục riêng. Các cơ quan đại diện tại các quốc gia khác nhau duy trì các trang hướng dẫn hồ sơ xin visa diện có COE riêng biệt, khẳng định rằng các yêu cầu được quy định ở cấp cơ quan đại diện chứ không phải do ISA ấn định tập trung.⁴

Các giấy tờ bắt buộc tại cơ quan lãnh sự

Các giấy tờ xin visa tiêu chuẩn ở giai đoạn này thường bao gồm hộ chiếu, đơn xin cấp visa đã điền hoàn chỉnh, ảnh thẻ đáp ứng quy chuẩn của cơ quan đại diện, và chính Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (bản gốc hoặc bản sao tùy theo quy định của một số cơ quan đại diện) (tính đến năm 2026).¹⁴

Do các danh mục này được quy định ở cấp cơ quan đại diện, hãy coi đây là điểm khởi đầu phổ biến thay vì thay thế cho các yêu cầu đã được công bố của chính cơ quan lãnh sự cụ thể nơi bạn nộp đơn.

Thời gian cấp visa

Hướng dẫn chung của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) nêu rõ rằng, nếu không có vướng mắc gì, việc cấp visa thường mất khoảng năm ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo sau ngày hồ sơ được thụ lý. Lượng hồ sơ lớn hoặc các trường hợp đòi hỏi xem xét kỹ lưỡng hơn, bao gồm việc chuyển tiếp về trụ sở MOFA tại Tokyo, có thể kéo dài thời gian lên đến một tháng hoặc lâu hơn (tính đến năm 2026).⁴

Đến Nhật Bản và nhận thẻ cư trú

Tại sân bay: thủ tục nhập cảnh và cấp thẻ cư trú

在留カード (Zairyu card, "thẻ cư trú") được cấp tại cửa khẩu nhập cảnh, ngay thời điểm nhập cảnh, cho những người được cấp thời hạn lưu trú trên ba tháng và mang tư cách lưu trú trung và dài hạn như Du học (Student). Những người nhập cảnh ngắn hạn hoặc có thời hạn lưu trú từ 3 tháng trở xuống hoàn toàn không được cấp thẻ cư trú.¹⁹

Tại các sân bay lớn (Tokyo, Kansai, Nagoya, Fukuoka, Sapporo)

Danh sách chính thức của ISA về các cửa khẩu cấp thẻ cư trú ngay khi nhập cảnh rộng hơn so với các trung tâm quá cảnh quen thuộc. Hiện tại có mười sân bay cấp thẻ ngay tại chỗ (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú).¹⁹

Sân bay	Khu vực
New Chitose	Sapporo
Sendai	Tohoku
Narita	Khu vực Tokyo
Haneda	Tokyo
Chubu	Nagoya
Kansai	Osaka
Kobe	Kobe
Hiroshima	Hiroshima
Fukuoka	Fukuoka
Naha	Okinawa

Đây là danh sách đầy đủ hơn so với năm sân bay trung tâm quen thuộc (Narita/Haneda, Kansai, Nagoya, Fukuoka, Sapporo) mà hầu hết các tài liệu hướng dẫn thường đề cập. Sendai, Kobe, Hiroshima và Naha cũng cấp thẻ ngay khi nhập cảnh.¹⁹

Tại các sân bay nhỏ hơn

Những người nhập cảnh tại bất kỳ cửa khẩu nào không nằm trong danh sách mười sân bay trên sẽ nhận được một con dấu trong hộ chiếu ghi chú rằng thẻ cư trú sẽ được cấp sau, thay vì nhận thẻ trực tiếp tại sân bay. Thẻ sau đó sẽ được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ mà người nhập cảnh đăng ký tại cơ quan hành chính địa phương sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký chuyển đến.¹⁹

Sau khi được cấp thẻ cư trú hoặc nhận con dấu nhập cảnh

Việc sở hữu thẻ cư trú, hoặc con dấu cấp sau, là chứng nhận cho phép bạn thực hiện các thủ tục đăng ký tại địa phương, tham gia bảo hiểm y tế và xin phép làm thêm được mô tả trong phần tiếp theo.¹⁹²⁰

14 ngày đầu tiên: đăng ký tại ủy ban cơ sở và trường học

Đăng ký địa chỉ tại ủy ban cơ sở và cập nhật thẻ cư trú

Một cư dân trung và dài hạn khi thiết lập địa chỉ mới tại Nhật Bản phải nộp thông báo chuyển đến tại cơ quan hành chính địa phương (ủy ban quận/thị xã/thành phố) trong vòng 14 ngày kể từ ngày thiết lập địa chỉ đó, mang theo thẻ cư trú hoặc hộ chiếu nếu thẻ chưa được cấp. Đây là thời hạn luật định theo Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản sửa đổi, không phải quy ước của trường học hay cục xuất nhập cảnh.²⁰

Thủ tục đăng ký trong vòng 14 ngày này cũng là điều kiện kích hoạt để tạo lập phiếu cư dân và, đối với người đăng ký lần đầu, việc cấp mã số My Number gồm 12 chữ số.²⁰

Thuật ngữ	Cách đọc	Ý nghĩa
転入届	tennyū todoke	Thông báo chuyển đến nộp tại ủy ban cơ sở (chính quyền địa phương)
住民票	jūminhyō	Phiếu cư dân / giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo)
マイナンバー	mai nambā	Mã số cá nhân "My Number" của Nhật Bản, được cấp khi đăng ký cư trú lần đầu

Trình tự dưới đây mô tả các bước bắt buộc trong hai tuần đầu tiên sau khi đến Nhật.

Xác nhận nhập học tại trường và báo cáo chuyên cần

Các trường tiếng Nhật được công nhận có nghĩa vụ phải báo cáo tình hình chuyên cần của học sinh đang theo học lên ISA theo định kỳ, khoảng sáu tháng một lần theo thông lệ hiện nay, và phải đặc biệt báo cáo bất kỳ học sinh nào có tỷ lệ chuyên cần hàng tháng giảm xuống dưới 50% (tính đến năm 2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú).²¹

Bên cạnh đó, Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn của Nhật Bản cho phép ISA thu hồi tư cách lưu trú của một người nếu họ không tham gia vào các hoạt động mà tư cách lưu trú cho phép—chẳng hạn như đi học—trong ba tháng liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng. Đây là căn cứ luật định cố định, không phải tiêu chuẩn do nhà trường tự đặt ra.²²

Hướng dẫn của các chuyên gia gyōseishoshi nêu ra một chuẩn mực thực tế nghiêm ngặt hơn được áp dụng ở giai đoạn gia hạn visa sau này: tỷ lệ chuyên cần ở mức từ khoảng 70% trở xuống được xem là sẽ khiến việc gia hạn trở nên khó khăn nếu không có giải trình hợp lý kèm tài liệu chứng minh đầy đủ như giấy khám bệnh. Tỷ lệ phần trăm cụ thể này không phải là một điều luật thành văn của ISA, và các trường đôi khi áp dụng tiêu chuẩn nội bộ nghiêm ngặt hơn của riêng họ (tính đến năm 2026).²³

Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (giấy phép làm việc)

Tư cách lưu trú "Du học" tự thân không cho phép người sở hữu đi làm kiếm tiền. Học sinh muốn làm thêm bán thời gian phải nộp đơn riêng và xin được 資格外活動許可 (shikakugai katsudō kyoka, "giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú").²⁴⁷

Sau khi được cấp, giới hạn tiêu chuẩn là 28 giờ làm việc mỗi tuần, và được nâng lên tối đa 8 giờ mỗi ngày trong các kỳ nghỉ dài ngày chính thức của trường (tính đến năm 2026).²⁴

Giấy phép tổng quát tiêu chuẩn (blanket permission) dành cho công việc làm thêm thông thường trong hạn mức 28 giờ chỉ yêu cầu nộp chính mẫu đơn xin phép. Giấy phép cá biệt (individual permission) bắt buộc phải có đối với các thỏa thuận làm việc vượt ngoài hạn mức hoặc hình thức tiêu chuẩn, chẳng hạn như một số chương trình thực tập, và yêu cầu bổ sung các tài liệu chứng minh như hợp đồng lao động.²⁴

Giấy phép tổng quát không áp dụng cho mọi loại công việc làm thêm

Giấy phép tổng quát 28 giờ tiêu chuẩn chỉ áp dụng cho các công việc làm thêm thông thường. Thực tập và các thỏa thuận không theo chuẩn khác cần có giấy phép cá biệt riêng kèm theo tài liệu chứng minh bổ sung; việc nộp đơn sai loại có thể làm chậm trễ hoặc vô hiệu hóa giấy phép làm việc của bạn.²⁴

Bản hướng dẫn của ISA dành cho học sinh chuẩn bị vào học trường tiếng Nhật cũng cảnh báo riêng rằng việc trang trải toàn bộ chi phí học tập và sinh hoạt thông qua công việc làm thêm không phải là căn cứ được chấp nhận trong quá trình xét duyệt khả năng tài chính, và khuyến cáo cảnh giác trước các trung tâm/công ty môi giới hứa hẹn gian dối về mức thu nhập làm thêm cao để vượt qua vòng chứng minh tài chính.⁷

Bài viết Các quy định hàng ngày khi vừa học vừa làm thêm với visa du học, cũng như góc nhìn của nhà trường và cục xuất nhập cảnh đối với lịch làm việc dày đặc sát mức trần, rất đáng để đọc kỹ trước khi bạn nhận các ca làm việc chạm ngưỡng giới hạn.

Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân

Cư dân nước ngoài có thời hạn lưu trú đã đăng ký trên ba tháng, và chưa tham gia bảo hiểm y tế của cơ quan làm việc hoặc không thuộc diện miễn trừ theo căn cứ cụ thể khác, đều bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân (NHI) ngay sau khi hoàn tất đăng ký cư trú tại chính quyền địa phương.²⁵

Hướng dẫn do quận Meguro công bố nêu rõ việc đăng ký tham gia phải diễn ra trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến, và việc đăng ký muộn không giúp miễn nghĩa vụ truy thu phí bảo hiểm cho khoảng thời gian chưa đăng ký trước đó (tính đến năm 2026, ví dụ tại quận Meguro).²⁵

Đây là thông lệ của một quận, được trích dẫn như một ví dụ đại diện đã được kiểm chứng. Mỗi ủy ban quận và thành phố áp dụng quy trình riêng, do đó hãy xác nhận thời hạn đăng ký chính xác, các giấy tờ yêu cầu và cách tính mức phí bảo hiểm với cơ quan hành chính địa phương của bạn thay vì mặc định quy trình của quận Meguro áp dụng cho mọi nơi.²⁵

Những điều cần biết

Số dư tài khoản ngân hàng tăng đột ngột có thể bị xem là dấu hiệu đáng ngờ

Cán bộ xuất nhập cảnh và nhà trường luôn tìm kiếm một mô hình tích lũy tiền tiết kiệm dần dần, có thể giải trình được, thay vì một khoản tiền gửi lớn đơn lẻ. Một khoản chuyển tiền lớn ngay trước khi cấp xác nhận số dư rất dễ dẫn đến yêu cầu giải trình nguồn gốc số tiền, hoặc bị từ chối, so với một số dư khiêm tốn hơn nhưng được tích lũy đều đặn qua thời gian.¹²

Các con số tài chính thường được trích dẫn chỉ là mốc dự trù, không phải mức tối thiểu đảm bảo

ISA không công bố một con số yên cố định duy nhất cho việc chứng minh tài chính. Từng cơ quan lãnh sự, trường học và cán bộ thụ lý hồ sơ có thể yêu cầu mức cao hơn so với khoảng dự trù thường thấy được mô tả ở trên, tùy thuộc vào thời lượng chương trình học, địa điểm và hồ sơ riêng của người nộp đơn.¹²⁴

Việc xét duyệt COE thường chậm lại trước kỳ nhập học tháng 4

Lượng hồ sơ đổ về tập trung vào khung thời gian từ tháng 1 đến tháng 3 trước đợt nhập học lớn nhất trong năm, và các chuyên gia ghi nhận rằng giai đoạn này thường mất nhiều thời gian hơn so với mốc tiêu chuẩn từ một đến ba tháng. Việc trừ hao thời gian cho yếu tố mùa vụ này, cùng với lời khuyên chuẩn bị trước sáu tháng, sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ bị lỡ kỳ nhập học.¹⁸⁹

Không phải sân bay nào cũng cấp thẻ cư trú tại chỗ

Chỉ có mười sân bay được chỉ định cấp thẻ cư trú ngay tại thời điểm nhập cảnh. Nhập cảnh ở bất kỳ nơi nào khác đồng nghĩa với việc bạn sẽ nhận con dấu trong hộ chiếu và phải đợi thẻ gửi qua đường bưu điện sau khi đăng ký tại cơ quan hành chính địa phương, mang lại trải nghiệm tuần đầu tiên khác biệt đáng kể tùy thuộc vào việc chuyến bay của bạn hạ cánh ở sân bay nào.¹⁹

COE bị từ chối không phải lúc nào cũng là ngõ cụt, nhưng nó sẽ làm chậm dòng thời gian

Việc nộp lại đơn sau khi không được cấp COE thường khả thi một khi lý do cụ thể—thường chỉ được nêu chung chung—được làm rõ và khắc phục. Điều đó đòi hỏi bạn phải liên hệ trực tiếp với cục xuất nhập cảnh, vì văn bản thông báo thường chỉ mang tính khái quát, và điều này có thể kéo dài thêm vài tháng vào tổng thời gian. Đây là một trong những tình huống mà các chuyên gia đặc biệt khuyên nên nhờ đến sự hỗ trợ của gyōseishoshi thay vì nộp lại một cách mù quáng.¹⁶¹⁴

Xem thêm

• Trường Nhật ngữ được công nhận và trường không được công nhận
• Đánh giá các trường Nhật ngữ
• Làm thêm khi có visa du học
• Thủ tục tham gia bảo hiểm y tế quốc dân tại ủy ban quận

References

Footnotes

1. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格認定証明書交付申請」("Application for Certificate of Eligibility"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

2. GaijinPot Study. "How to Apply for a Student Visa to Study in Japan." https://study.gaijinpot.com/faq/apply-student-visa-study-japan/ ↩ ↩² ↩³

3. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格『留学』」("Status of Residence: 'Student'"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/student.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

4. 外務省 (Ministry of Foreign Affairs). 「ビザ（査証）」("Visa"), general portal. https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. 東京千代田日本語学校 (Tokyo Chiyoda Japanese Language School). 「入学案内」("Admission Information"). https://www.tokyo-cjls.com/admission-information/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

6. ISI日本語学校 (ISI Japanese Language School). 「出願プロセス」("Application Process"). https://www.isi-education.com/ja/application/process/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

7. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「日本語教育機関への入学をお考えのみなさまへ」("For Those Considering Enrollment in a Japanese-Language Educational Institution"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/resources/nyuukokukanri07_00159.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

8. 7JO行政書士オフィス (7JO Administrative Scrivener's Office). 「在留資格申請の結果が遅い！どのくらいで結果が出るの？」("Slow Results on a Status-of-Residence Application: How Long Does It Really Take?"). https://7jo.jp/approval-time/ ↩ ↩² ↩³

9. 行政書士法人リアルパートナー (Administrative Scrivener Corporation Real Partner), 代表行政書士 北村重男. 「在留資格申請の審査日数について」("On Review Days for Status-of-Residence Applications"). https://kit-office.jp/shinsa-nissu/ ↩ ↩² ↩³

10. GaijinPot Study. "Documents Needed for Japan Student Visa: COE Application Guide." https://study.gaijinpot.com/faq/documents-need-apply-student-visa/ ↩

11. 行政書士かに事務所 (Office Kani, gyōseishoshi). 「ビザ申請の必要書類【留学】について行政書士が分かりやすく説明します。」("Required Documents for a Student-Visa Application, Explained by a Gyōseishoshi"). https://www.office-kani.com/2020/05/15/7784/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

12. Nihongo Career. "Japan Student Visa Bank Statement: How Much You Need and How to Get It Right" (published 2026-03-28). https://nihongo-career.com/tips/2026/03/28/japan-student-visa-bank-statement-how-much-you-need-and-how-to-get-it-right/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

13. GaijinPot Study. "How to Find a Good Financial Sponsor for your Student Visa in Japan." https://study.gaijinpot.com/faq/finding-a-good-sponsor/ ↩ ↩²

14. ビザ申請サポートNavi東京. 「留学ビザが不許可になる理由と再申請のポイント」("Reasons a Student Visa Application Is Denied and Points for Reapplication"). https://visasupportnavi.net/news/9206/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

15. ツナガル行政書士 (Tsunagaru Gyōseishoshi). 「入管から追加資料提出を求められたら？わかりやすく対応方法を解説」("What to Do If Immigration Asks for Additional Documents"). https://tsunagaru-as.com/article/immigration-additional-material ↩

16. 行政書士法人第一綜合事務所 (Samurai Law, gyōseishoshi corporation). 「在留資格認定証明書が不交付になった場合どうすればいい？再申請について解説」("What to Do If a Certificate of Eligibility Is Not Issued: Reapplication Explained"). https://samurai-law.com/visa/2022/06/16/c048/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

17. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格認定証明書の電子化について」("On the Electronic Delivery of the Certificate of Eligibility"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/10_00136.html ↩ ↩² ↩³

18. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「新型コロナウイルス感染症に関する外国人の在留諸申請について（在留資格認定証明書交付申請の取扱い）」("Handling of Certificate of Eligibility Applications in Relation to COVID-19"), updated 2022-06-22. https://www.moj.go.jp/isa/nyuukokukanri01_00155_1.html ↩ ↩²

19. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「出入国港での手続／市区町村での手続／地方出入国在留管理官署での手続」("Procedures at Ports of Entry / Municipal Offices / Regional Immigration Offices"), FAQ. https://www.moj.go.jp/isa/publications/faq/newimmiact_4_port-city.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

20. 総務省 (Ministry of Internal Affairs and Communications). 「外国人住民に係る住基台帳制度｜転入・転出」("Basic Resident Registration System for Foreign Residents: Move-In and Move-Out"). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/move-in_move-out.html ↩ ↩² ↩³

21. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「日本語教育機関の告示基準に基づく各種報告について」("On Various Reports Based on the Notification Standards for Japanese-Language Educational Institutions"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/resources/nyuukokukanri07_00218.html ↩

22. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「在留資格の取消し（入管法第22条の４）」("Revocation of Status of Residence, Immigration Control and Refugee Recognition Act Article 22-4"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/torikeshi_00002.html ↩

23. グローバル採用ナビ (Global Saiyō Navi), guidance credited to 塩野豪 (Shiono Gō, gyōseishoshi). 「出席率が悪い・成績不振の留学生が注意すべきこととは？」("What Language-School and University Students with Poor Attendance or Grades Should Watch For"). https://global-saiyou.com/column/view/Attendance%20_rate ↩

24. 出入国在留管理庁 (Immigration Services Agency). 「『留学』の在留資格に係る資格外活動許可について」("On Permission for Activities Outside Status of Residence for 'Student' Status"). https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00003.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

25. 目黒区 (Meguro City, Tokyo). 「外国籍のかたの国民健康保険の加入」("National Health Insurance Enrollment for Foreign Nationals"). https://www.city.meguro.tokyo.jp/kokuho/kurashi/kokuho/kanyu-gaikoku.html ↩ ↩² ↩³