Sổ liên lạc Renrakucho và các ứng dụng hiện đại

Sổ liên lạc renraku-chō (連絡帳, theo nghĩa đen là "sổ trao đổi liên lạc") là kênh liên lạc hàng ngày chủ yếu giữa phụ huynh và 学級担任 (gakkyū tannin, "giáo viên chủ nhiệm") tại các trường học Nhật Bản, ghi nhận tình hình chuyên cần, tình trạng sức khỏe và các thông điệp trao đổi ngắn hai chiều.¹²³ Việc không nắm rõ các quy ước của sổ, dù là dạng sổ giấy hay ứng dụng kỹ thuật số ngày càng được nhiều trường học áp dụng, có thể dẫn đến việc báo nghỉ học bị chậm trễ, câu từ vô tình trở nên kém lịch sự, hoặc gây ngượng ngùng trong lời chào đầu tiên với giáo viên khi họ chưa biết trình độ tiếng Nhật của bạn.

Xác nhận chi tiết hiện hành từ các nguồn chính thức

Thủ tục, mức phí và các yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành với trường học của con bạn hoặc Bộ Giáo dục, Văn hóa, Thể thao, Khoa học và Công nghệ Nhật Bản (MEXT).

Tổng quan

Về mặt lịch sử, renraku-chō từng là một cuốn sổ tay nhỏ bằng giấy mà trẻ mang theo qua lại giữa nhà và trường mỗi ngày. Kể từ khoảng năm 2020, nhiều hội đồng giáo dục và các trường học riêng lẻ đã triển khai các phương án thay thế bằng ứng dụng kỹ thuật số hoặc mô hình kết hợp song song giữa sổ giấy và ứng dụng. Đây là bước chuyển biến được các trường mô tả là diễn ra nhanh hơn do việc đóng cửa trường học trong đại dịch COVID-19, khi giáo viên và nhân viên nhà trường phải gọi điện riêng từng cuộc tới các gia đình không thông thạo tiếng Nhật (tính đến tháng 7-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với MEXT hoặc trường học của con bạn).⁴

Không có một nền tảng "tiêu chuẩn" chung duy nhất nào trên toàn quốc. Việc áp dụng được quyết định theo từng trường hoặc từng địa phương, do đó bạn nên tìm hiểu ngay trong những tuần đầu nhập học xem trường của con mình chỉ dùng sổ giấy, chỉ dùng ứng dụng, hay áp dụng song song cả hai.⁵⁶⁷⁸

Các nội dung ghi trong renraku-chō

Hàng ngày, renraku-chō ghi nhận một tập hợp nội dung khá cố định: tình hình điểm danh (đi học, nghỉ học, đi muộn hoặc về sớm), cập nhật sức khỏe như sốt hay nhu cầu uống thuốc, các ghi chú ngắn về hành vi hoặc sinh hoạt, và những lời trao đổi ngắn hai chiều bao gồm lời cảm ơn, xác nhận đã nhận thông tin hoặc các câu hỏi nhanh.¹² Thông báo sự kiện của trường, yêu cầu xác nhận tham dự (RSVP), cùng lời nhắc bài tập về nhà hoặc đồ dùng cần mang theo cũng thường xuyên được truyền tải qua cuốn sổ này hoặc phương tiện kỹ thuật số tương đương.¹³

Có một loại nội dung mang tính chất pháp lý bắt buộc. Khi trẻ được chẩn đoán mắc bệnh truyền nhiễm theo quy định của trường học như cúm mùa, sởi, thủy đậu, quai bị hoặc COVID-19, luật pháp Nhật Bản yêu cầu phụ huynh phải thông báo kết quả chẩn đoán để nhà trường áp dụng thời gian tạm đình chỉ đến trường bắt buộc, gọi là 出席停止 (shussekiteishi, "đình chỉ đến trường"), thay vì ghi nhận những ngày đó là vắng mặt thông thường. Cơ sở pháp lý là Điều 19 Quy tắc thi hành Luật An toàn và Sức khỏe Trường học (学校保健安全法施行規則第19条).⁹

Bảng dưới đây liệt kê thời gian đình chỉ đến trường đối với các bệnh thường gặp. Các con số này được quy định trong quy tắc thi hành cấp bộ chứ không phải trong luật gốc, và đã được sửa đổi lần gần nhất vào tháng 4 năm 2023 nhằm điều chỉnh việc phân loại lại COVID-19, do đó chúng có thể tiếp tục được sửa đổi trong tương lai (tính đến tháng 4-2023).¹⁰

Bệnh	Thời gian đình chỉ đến trường	Tính đến	Ghi chú
Cúm mùa (Influenza)	5 ngày sau khi khởi phát triệu chứng và 2 ngày sau khi hạ sốt (3 ngày đối với trẻ nhỏ)	2023-04	Quy tắc thi hành, không phải luật gốc910
Sởi	Cho đến 3 ngày sau khi thân nhiệt trở lại bình thường	2023-04	910
Thủy đậu	Cho đến khi tất cả các nốt ban đóng vảy hoàn toàn	2023-04	910
COVID-19	5 ngày kể từ ngày khởi phát cộng thêm 1 ngày sau khi triệu chứng thuyên giảm	2023-04	Được phân loại lại vào tháng 4 năm 2023910

Yêu cầu báo cáo này áp dụng trên toàn quốc bất kể nhà trường dùng hình thức sổ nào. Từng trường riêng lẻ sẽ quyết định kênh nào — sổ liên lạc, điện thoại hay ứng dụng — được dùng để gửi báo cáo.¹¹⁸⁹

Sổ giấy so với ứng dụng kỹ thuật số: trường nào sử dụng hình thức nào

Hai cuộc khảo sát khác nhau thường được trích dẫn về câu hỏi này, và chúng đo lường hai khía cạnh khác nhau. Khảo sát vào tháng 9 năm 2022 của MEXT đối với 1.794 hội đồng giáo dục cấp tỉnh, thành phố chỉ định theo sắc lệnh và cấp hạt/đô thị của Nhật Bản cho thấy các hội đồng giáo dục đã áp dụng kênh liên lạc kỹ thuật số giữa phụ huynh và nhà trường (cho bất kỳ mục đích nào) ở tỷ lệ cao: 94% cấp tỉnh, 90% cấp thành phố chỉ định theo sắc lệnh, và 81% cấp đô thị thông thường (tính đến tháng 9-2022).¹² Con số đó phản ánh mức độ ban hành chính sách ở cấp hội đồng, chứ không phải cách phụ huynh và giáo viên thực tế liên lạc hàng ngày.

Một khảo sát mới hơn vào năm 2025 do LINE Yahoo và Đại học Nagoya thực hiện đã hỏi trực tiếp phụ huynh và giáo viên về kênh họ thực tế sử dụng nhiều nhất. Mặc dù 94% phụ huynh và 96% giáo viên cho biết họ muốn số hóa việc liên lạc, nhưng chỉ có khoảng 41% đến 46% báo cáo rằng phương thức liên lạc chính của họ hiện nay đã là kỹ thuật số (tính đến tháng 2-2025).¹³ Các giáo viên cho biết họ sử dụng các hệ thống liên lạc trung bình 26 lần một tháng và phụ huynh khoảng 12 lần một tháng, và cả hai nhóm đều phải xoay xở với nhiều nền tảng, trung bình khoảng 2,8 nền tảng đối với phụ huynh và 3,2 đối với giáo viên, trong đó 87% đến 89% mong muốn gộp tất cả vào một ứng dụng duy nhất.¹³

Hai số liệu thống kê đo lường hai vấn đề khác nhau

Con số 81% đến 94% thống kê việc hội đồng giáo dục đã áp dụng bất kỳ kênh kỹ thuật số nào hay chưa (cho bất kỳ mục đích nào). Còn con số 41% đến 46% đo lường việc kênh liên lạc chính hàng ngày của một phụ huynh hay giáo viên cụ thể đã thực sự chuyển sang kỹ thuật số hay chưa. Hai con số này không phủ định nhau mà trả lời các câu hỏi khác nhau trên các đối tượng khác nhau.

Từng nền tảng riêng lẻ cũng cho thấy bức tranh chuyển đổi mạnh mẽ nhưng chưa toàn diện. Riêng ứng dụng miễn phí tetoru đã tiếp cận hơn 6.300 trên tổng số khoảng 30.000 trường tiểu học và trung học cơ sở công lập trên toàn quốc, tương đương khoảng một phần năm (tính đến tháng 3-2026).¹⁴ Nền tảng C4th của EDUCOM, hệ thống quản lý trường học tích hợp lớn nhất cả nước, đã phủ sóng khoảng 650 địa phương và 11.000 trường học, tương đương khoảng 40% số trường tiểu học và trung học cơ sở công lập (tính đến tháng 10-2025).⁵¹⁵¹⁶

Cách viết sổ renraku-chō

Hình thức và cấu trúc

Sổ renraku-chō bằng giấy thường là một cuốn sổ tay nhỏ đóng gáy. Phụ huynh viết nội dung, giáo viên hồi đáp, và mỗi bên được kỳ vọng sẽ ký tên, đóng con dấu cá nhân (hanko) hoặc ký hiệu xác nhận đã đọc nội dung.¹

Ở bậc tiểu học, khác với trường mầm non hay nhà trẻ, học sinh thường được khuyến khích tự viết các nội dung thường nhật như một bài luyện chữ và tập viết, chép lại lời nhắc nhở hoặc điền vào các mục đơn giản trong khi phụ huynh bổ sung hoặc duyệt lại nội dung. Tập quán này được mô tả thống nhất trong các cẩm nang dành cho phụ huynh, dù chưa được kiểm chứng trong tài liệu chương trình giảng dạy chính thức.¹²

Sổ liên lạc ở trường mầm non và nhà trẻ (hoikuen) vận hành khác biệt: chúng sử dụng các ô tích chọn có sẵn dành cho các thông tin cụ thể của trẻ nhỏ như giờ thức và ngủ, tình hình đại tiểu tiện, các bữa ăn, thân nhiệt và người đón trẻ, do phụ huynh và cô nuôi dạy trẻ điền hoàn toàn chứ không phải đứa trẻ. Định dạng này không áp dụng cho sổ liên lạc từ cấp tiểu học trở lên được đề cập trong bài viết này; nguồn đối chiếu này trích từ một blog nuôi dạy con độc lập chứ không phải tài liệu chính thức hay ấn phẩm qua bình duyệt.¹⁷

Biểu đồ dưới đây minh họa chu trình trao đổi hàng ngày của cuốn sổ giữa gia đình và nhà trường.

Văn phong và mức độ ngôn ngữ

Các lời nhắn thường bắt đầu bằng một câu chào lịch sự mang tính quy ước. Đầu năm học, phụ huynh thường viết những câu như これから1年間、どうぞよろしくお願いいたします (tương tự: "Rất mong được thầy/cô quan tâm giúp đỡ trong suốt 1 năm tới"), và lời nhắn hàng ngày có thể mở đầu bằng いつもお世話になっております để cảm ơn giáo viên đã luôn chăm sóc chu đáo cho con. Khi không có điều gì đặc biệt cần báo cáo, một dòng trung tính như 本日もよろしくお願いいたします ("Hôm nay cũng nhờ thầy/cô giúp đỡ cháu") là một cách viết được chấp nhận và an toàn.

Các quy ước này được ghi nhận ở bậc mầm non và nhìn chung tương tự ở bậc tiểu học, dù các cách diễn đạt đặc thù riêng cho tiểu học chưa được xác nhận độc lập.²

Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ dành cho giáo viên cảnh báo rằng lời nhắn viết trong renraku-chō "sẽ lưu lại" thành văn bản và có thể gây hiểu lầm nếu câu từ cộc lốc. Giáo viên được khuyên nên đưa vào một chi tiết quan sát cụ thể về đứa trẻ thay vì chỉ xác nhận suông, để phụ huynh cảm thấy con mình thực sự được quan tâm.¹⁸ Nguyên tắc tương tự cũng đúng ở chiều ngược lại: một lời nhắn kèm theo một chi tiết cụ thể, thay vì chỉ ghi cộc lốc "đã hiểu", sẽ mang lại cảm giác ấm áp hơn.

Nội dung nên viết

Nội dung phù hợp và thông thường bao gồm thông báo nghỉ học hoặc đi muộn (trong ngày hoặc báo trước), cập nhật tình hình sức khỏe (kèm theo tên bệnh chẩn đoán nếu thuộc diện đình chỉ đến trường bắt buộc nêu trên), xác nhận tham gia sự kiện, và các câu hỏi đơn giản.¹⁹

Sổ liên lạc không phải là nơi thích hợp cho các vấn đề phức tạp, hệ trọng hoặc nhạy cảm về cảm xúc, chẳng hạn như lo ngại về bắt nạt học đường, khó khăn nghiêm trọng trong học tập, hay khủng hoảng gia đình. Hướng dẫn nghiệp vụ khuyến nghị nên đề nghị gặp mặt trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại đối với những vấn đề này.¹¹⁸

Tránh đưa các vấn đề nghiêm trọng vào sổ liên lạc

Một lời nhắn bằng văn bản về một vấn đề nhạy cảm có thể bị để quên cả ngày mà không được đọc, bị hiểu sai ngữ điệu do thiếu trao đổi trực tiếp, hoặc trở thành văn bản lưu lại mà không bên nào mong muốn bị lan truyền. Hãy hẹn gặp mặt hoặc gọi điện thoại, và chỉ dùng sổ liên lạc để gửi lời hẹn gặp đó.

Sơ đồ dưới đây phác thảo sự phân định tổng quát.

Xử lý rào cản ngôn ngữ: dịch thuật và chiến lược tiếng Nhật đơn giản

Ngày càng có nhiều nền tảng kỹ thuật số tích hợp tính năng dịch trực tiếp vào sổ liên lạc. E-Tra Note cung cấp 500 mẫu câu học đường thông dụng được dịch thuật chuyên nghiệp, có thể kết hợp thành hơn 20.000 dạng thông báo định sẵn bằng 11 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Urdu, Indonesia, Dari và Pashto (tính đến tháng 7-2026; hãy xác nhận số liệu hiện hành với nền tảng hoặc trường học của bạn).⁴ Kizuna Net hỗ trợ dịch tự động sang 20 ngôn ngữ, còn tetoru cung cấp tính năng dịch dưới dạng gói tiện ích bổ sung có tính phí thay vì miễn phí mặc định.¹⁹⁷

Đối với các gia đình có con theo học tại trường chỉ dùng sổ giấy, hoặc dùng ứng dụng không có tính năng dịch thuật, chiến lược thiết thực mà cộng đồng cư dân nước ngoài từ lâu khuyến nghị là: viết bằng tiếng Nhật đơn giản, thường gọi là やさしい日本語 (yasashii nihongo, "tiếng Nhật giản dị"), chữ romaji hoặc tiếng Anh, và dựa vào các công cụ dịch thuật đối với bất kỳ câu nào dài hơn một cụm từ ngắn.

Sổ tay tiếp nhận học sinh nước ngoài của MEXT (外国人児童生徒受入れの手引き) có một chương về vai trò của giáo viên chủ nhiệm, theo mục lục, đề cập đến cách giáo viên nên phản hồi phụ huynh. Điều này xác nhận rằng hướng dẫn chính thức về chủ đề này về nguyên tắc là có tồn tại, dù tài liệu nghiên cứu chưa thể xác minh chi tiết chương này quy định cụ thể ra sao về giao tiếp bằng văn bản hoặc các công cụ dịch thuật.²⁰

Hiện chưa tìm thấy văn bản nào của hội đồng giáo dục hoặc MEXT chỉ dẫn cụ thể cho giáo viên về cách tiếp nhận các nội dung renraku-chō từ phụ huynh không thành thạo tiếng Nhật. Trên thực tế, các ghi nhận cho thấy giáo viên thường chấp nhận nội dung viết bằng tiếng Anh hoặc romaji, và luôn trân trọng sự cố gắng viết tiếng Nhật dù chưa chuẩn xác hơn là sự im lặng, nhưng đây là thực tế linh hoạt theo từng trường chứ không phải chính sách thể chế bằng văn bản. Hãy xem phản hồi đầu tiên của giáo viên đối với lời nhắn không viết bằng tiếng Nhật chuẩn như một thước đo về mức độ cởi mở của lớp học đó.³

Kiểm tra chéo bản dịch với văn bản tiếng Nhật gốc

Các công cụ dịch thuật xử lý tốt các cụm từ renraku-chō thông dụng nhưng có thể hiểu sai tiếng Nhật phụ thuộc vào ngữ cảnh, đặc biệt là cách diễn đạt giảm nhẹ, gián tiếp mà người Nhật dùng để khéo léo góp ý. Khi một lời nhắn của giáo viên qua bản dịch có cảm giác mơ hồ hoặc thẳng thừng một cách kỳ lạ, hãy đối chiếu với nguyên bản tiếng Nhật hoặc hỏi một người bạn giỏi tiếng Nhật trước khi phản hồi.²

Khi giáo viên viết hồi đáp: hiểu nhận xét và thông tin cập nhật

Các ấn phẩm nghiệp vụ dành cho giáo viên khuyên họ nên trả lời kèm theo một chi tiết quan sát cụ thể thay vì chỉ xác nhận cộc lốc, coi đây là cách xây dựng lòng tin với phụ huynh và tránh để câu trả lời bằng văn bản bị xem là lạnh lùng hay hời hợt.¹⁸ Nếu một câu hồi đáp có vẻ ngắn gọn khác thường, hướng dẫn đó gợi ý rằng đây nhiều khả năng là do giáo viên phải xử lý nhanh sổ liên lạc của cả một lớp học, chứ không phải thái độ nhắm riêng vào con bạn.

Các phương án kỹ thuật số: ứng dụng và hệ thống hiện đại

Hai cái tên nền tảng đôi khi được nhắc đến trong các cuộc thảo luận cũ về ứng dụng liên lạc học đường tại Nhật Bản, từng quảng bá dưới tên ClassHQ và BasePresent, không thể xác minh là sản phẩm thực tế đang được sử dụng hiện nay; nghiên cứu cho bài viết này không tìm thấy nhà cung cấp, dịch vụ hoặc tin tức báo chí nào liên quan đến hai tên gọi đó. Thay vào đó, dưới đây là danh sách các nền tảng đã được kiểm chứng là đang được tiếp thị và áp dụng tại các trường học Nhật Bản.^{4195216711822}

Các nền tảng kỹ thuật số phổ biến

Tám nền tảng dưới đây chiếm phần lớn thị trường liên lạc trường học đã được xác minh tại Nhật Bản. Số liệu áp dụng chủ yếu trích từ tài liệu tiếp thị hoặc thông cáo báo chí của chính nhà cung cấp, ngoại trừ những nơi có trích dẫn khảo sát độc lập (MEXT, Nikkei); hãy coi số liệu do nhà cung cấp công bố là tự báo cáo chứ không phải được kiểm toán độc lập (thời điểm như trong bảng; hãy xác nhận số liệu hiện hành với từng nhà cung cấp).^{4195151621671411822}

Nền tảng	Đơn vị vận hành	Tính năng nổi bật	Mức độ áp dụng (ước tính)	Tính đến
E-Tra Note	Toppan Inc.	Tin nhắn mẫu đa ngôn ngữ, 11 ngôn ngữ, 500 mẫu câu dịch chuyên nghiệp	~160 trường trên toàn quốc	2026-074
C4th Home&School	EDUCOM Co., Ltd.	Ứng dụng dành cho phụ huynh tích hợp với nền tảng quản lý trường học C4th	62 địa phương / 1.150 trường (riêng ứng dụng); nền tảng C4th rộng hơn đạt ~650 địa phương / ~11.000 trường (~40% trường tiểu học/THCS công lập)	Không ghi ngày (ứng dụng) / 2025-10 (nền tảng)51516
きずなネット (Kizuna Net)	Chubu Electric Power Co., Inc.	Gửi tin nhắn hàng loạt, báo vắng mặt, tự động dịch sang 20 ngôn ngữ	Chưa công bố	Không áp dụng19
スクリレ (Sukurire)	Riso Kagaku Kogyo Co., Ltd.	Số hóa thông báo miễn phí qua mô hình tích điểm xem quảng cáo; báo vắng mặt là tùy chọn trả phí	Chưa công bố	Không áp dụng6
tetoru	Classi Co., Ltd.	Miễn phí cho trường tiểu học/THCS công lập; báo vắng mặt; gói dịch thuật bổ sung có tính phí	Hơn 6.300 trường (~20% trường tiểu học/THCS công lập)	2026-03714
LINEスクール連絡帳	LY Corporation + Acechild Co., Ltd.	Chạy ngay trong ứng dụng LINE quen thuộc, không cần cài đặt thêm	Hàng chục địa phương, hàng trăm trường học	Không ghi ngày21
すぐーる (Suguru)	Spiral Locas Co., Ltd.	Tích hợp với C4th của EDUCOM để đồng bộ báo vắng mặt và tài khoản	Được áp dụng tại các trường thuộc quận ở Yokohama; số liệu toàn quốc chưa công bố	Không áp dụng8
マチコミ (Machicomi)	Machicomi	Mạng lưới liên lạc qua email miễn phí; quy trình duyệt báo vắng mặt	Hơn 14.000 trường/cơ sở, hơn 2,5 triệu phụ huynh sử dụng	Không ghi ngày22

E-Tra Note được xây dựng chuyên biệt cho các gia đình người nước ngoài

Hầu hết các nền tảng trong danh sách này phục vụ cộng đồng phụ huynh nói chung và chỉ cung cấp tính năng dịch thuật (nếu có) như một tính năng phụ. Toàn bộ định hướng thiết kế của E-Tra Note là phục vụ trao đổi đa ngôn ngữ cho các gia đình không đọc thông thạo tiếng Nhật, được phát triển sau khi bản nguyên mẫu giành Giải thưởng của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Truyền thông tại Cuộc thi Dịch thuật Giọng nói Đa ngôn ngữ năm 2019. Nếu trường học của con bạn đang lựa chọn một nền tảng, hoặc bạn muốn đề xuất một giải pháp, E-Tra Note là cái tên rất đáng được nhắc tới.⁴

Không có nền tảng nào trong số này là mặc định bắt buộc trên toàn quốc. Trường học của con bạn sử dụng nền tảng nào, nếu có, hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của chính ngôi trường hoặc địa phương đó.⁵⁶⁷⁸

Ứng dụng kỹ thuật số khác sổ giấy như thế nào

So với sổ giấy, các hệ thống trên ứng dụng thường bổ sung tính năng thông báo đẩy theo thời gian thực về tin nhắn của giáo viên, báo vắng hoặc đi muộn chỉ với một lần chạm thay thế cho cuộc gọi điện thoại buổi sáng, gửi thông báo đồng loạt cho cả lớp hoặc cả khối cùng lúc, đính kèm tệp và ảnh, cũng như theo dõi trạng thái đã đọc hoặc xác nhận gửi.¹⁹⁵⁷²²

Hướng dẫn cải cách phương thức làm việc của chính MEXT khuyến nghị số hóa thông báo vắng mặt cụ thể vì điều này giúp giảm bớt các cuộc gọi điện thoại ngắt quãng vào buổi sáng đối với giáo viên, đồng thời cho phép nhân viên nhà trường kiểm tra dữ liệu điểm danh từ bất kỳ thiết bị CNTT nào và dữ liệu được tự động tổng hợp cho toàn bộ giáo viên.²³

Các tính năng đa ngôn ngữ và khả năng tiếp cận

Thiết kế cốt lõi của E-Tra Note cho phép giáo viên gửi thông báo của lớp hoặc khối theo đúng tiếng mẹ đẻ đã đăng ký của gia đình mà giáo viên không cần phải học ngôn ngữ đó, dựa trên kho 500 mẫu câu dịch thuật chuyên nghiệp kết hợp thành hơn 20.000 biến thể tin nhắn, cùng tệp đính kèm hình ảnh và minh họa. Chi phí cố định là 5.000 JPY mỗi tháng cho mỗi trường, không phụ thuộc vào số lượng gia đình sử dụng (tính đến tháng 7-2026).⁴

Kizuna Net quảng bá tính năng dịch tự động sang 20 ngôn ngữ được tích hợp sẵn trong chức năng gửi tin nhắn, dù bài nghiên cứu chưa có đánh giá độc lập về chất lượng dịch thuật.¹⁹ tetoru lại chọn hướng tiếp cận khác, cung cấp dịch thuật dưới dạng tính năng bổ sung trả phí riêng biệt thay vì tích hợp trong gói miễn phí cơ bản dành cho thông báo và báo vắng mặt.⁷

Động lực từ COVID-19 và xu hướng áp dụng

Ít nhất một trường hợp cụ thể đã cho thấy rõ động lực này. Trường Tiểu học Ōarai ở Ibaraki đã áp dụng hệ thống liên lạc kỹ thuật số đa ngôn ngữ sau khi việc đóng cửa trường vì COVID-19 buộc nhân viên phải gọi điện riêng từng cuộc đến từng gia đình người nước ngoài, một khối lượng công việc mà hiệu trưởng mô tả là không thể duy trì được; sau đó trường đã đưa E-Tra Note vào sử dụng.⁴

Ứng dụng liên lạc miễn phí tetoru ra mắt vào tháng 4 năm 2022, ngay trong giai đoạn phục hồi sau đại dịch, và đã tiếp cận được 250 trường học tại 13 địa phương chỉ trong ba tháng đầu tiên (tính đến năm 2022).²⁴ Bản thân nỗ lực thúc đẩy số hóa việc báo vắng mặt của MEXT, được công bố dưới dạng tài liệu hướng dẫn điển hình StuDX Style, có từ tháng 3 năm 2022, trùng với thời điểm chịu áp lực học từ xa và học kết hợp thời kỳ dịch bệnh.²³

Dữ liệu khảo sát cấp hội đồng giáo dục cũng cho thấy sự tăng tốc tương tự. Tính đến tháng 12 năm 2021, 87,2% hội đồng cấp tỉnh và 56,3% hội đồng cấp đô thị báo cáo rằng họ đang tiến hành số hóa liên lạc, con số cấp đô thị này thấp hơn mức 81% mà một khảo sát riêng của MEXT ghi nhận chín tháng sau đó vào tháng 9 năm 2022 (tính đến tháng 12-2021 và tháng 9-2022).¹²²⁴

Trường học có còn dùng sổ giấy không? Thực tế kết hợp song song

Không có nguồn tài liệu nào trong quá trình nghiên cứu bài viết này cho thấy sổ renraku-chō bằng giấy đã bị xóa bỏ hoàn toàn trên toàn quốc. Trang tin của nhiều trường mô tả việc dùng ứng dụng chỉ riêng cho chức năng báo vắng mặt, trong khi các thông tin liên lạc khác, bao gồm おたより (otayori, "bản tin của trường hoặc của lớp"), vẫn thường được in trên giấy. Con số 41% đến 46% "kênh chính là kỹ thuật số" trong khảo sát năm 2025 cũng cho thấy phần lớn người được khảo sát vẫn chưa hoàn toàn chuyển kênh liên lạc chính sang kỹ thuật số.¹³³⁸

Thống kê cấp hội đồng "đã áp dụng một kênh kỹ thuật số" của MEXT không nên được hiểu là bằng chứng cho thấy sổ giấy đã bị loại bỏ. Con số này chỉ đo lường việc liệu có tồn tại kênh kỹ thuật số nào song song với những phương thức nhà trường đang dùng hay không, chứ không phải kênh đó đã thay thế hoàn toàn sổ giấy.¹²

Hỏi trường học của bạn trước khi đưa ra nhận định về định dạng áp dụng

Các trường chỉ dùng sổ giấy, chỉ dùng ứng dụng và các trường kết hợp cả hai hiện đang cùng tồn tại song song, thậm chí ngay trong cùng một địa phương. Hãy xác nhận quy định cụ thể của trường con bạn khi nhập học hoặc tại buổi định hướng đầu tiên cho phụ huynh thay vì suy đoán dựa trên những gì trường của bạn bè đang áp dụng.

Những điều cần biết

Trách nhiệm mang sổ của con bạn (hoặc tải ứng dụng)

Đối với sổ giấy, việc chuyển giao sổ phụ thuộc vào việc đứa trẻ có nhớ mang theo qua lại giữa nhà và trường mỗi ngày hay không. Hãy thiết lập một thói quen, chẳng hạn như kiểm tra cặp sách vào một khung giờ cố định, nếu việc quên mang sổ từng xảy ra. Các ứng dụng kỹ thuật số loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc này: phụ huynh có thể truy cập tin nhắn trực tiếp trên thiết bị của mình mà không cần dựa vào việc con mình mang sổ.¹⁵

Chữ viết tay của giáo viên có thể khó đọc

Một số phụ huynh cho biết chữ viết tay của giáo viên trở nên khó đọc hơn sau khi cuốn sổ đã tích lũy các mục ghi suốt nhiều tháng, dù đây chỉ là quan sát thực tế chứ không phải một quy luật thành văn. Nếu bạn thực sự không thể đọc được nội dung, hãy hỏi thẳng giáo viên thay vì đoán mò. Một lời nhắn khó đọc không đồng nghĩa với việc nội dung đó mang tính tiêu cực.

Ứng dụng dịch thuật có giới hạn; ngữ cảnh là yếu tố then chốt

Google Translate và DeepL xử lý rất tốt các mẫu câu renraku-chō quen thuộc, nhưng các công cụ dịch thuật thông thường có thể hiểu sai cách diễn đạt tế nhị, gián tiếp mà người Nhật dùng để giảm nhẹ lời phê bình hay tin không vui. Khi một nội dung dịch có vẻ mơ hồ, hãy đối chiếu với bản gốc tiếng Nhật, hoặc nhờ một người bạn thành thạo tiếng Nhật xem giúp trước khi trả lời.²

Ngữ điệu trong văn bản viết có thể bị hiểu nhầm giữa các ngôn ngữ

Một lời nhắn ngắn gọn, trực diện vốn được xem là hiệu quả trong tiếng Anh có thể bị xem là cộc lốc khi dịch sang tiếng Nhật, ngay cả khi người viết không hề có ý thiếu lịch sự. Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ sư phạm cũng xác nhận rằng những câu trả lời viết quá ngắn gọn, tối giản có thể làm giảm lòng tin của phụ huynh, củng cố thêm quan điểm rằng ngữ điệu đóng vai trò rất quan trọng trong kênh giao tiếp chỉ qua chữ viết.¹⁸ Nếu bạn viết bằng tiếng Nhật đơn giản hoặc dựa vào bản dịch, hãy chủ động thể hiện sự ấm áp, lịch sự và bày tỏ lòng biết ơn hoặc lời xin lỗi rõ ràng hơn so với phong cách thông thường bằng tiếng Anh.

Giáo viên thường tạo điều kiện cho phụ huynh nước ngoài viết bằng tiếng Anh hoặc romaji

Cộng đồng người nước ngoài tại Nhật ghi nhận rằng phần lớn giáo viên đều rất hỗ trợ khi thấy phụ huynh thực sự cố gắng trao đổi, dù là bằng tiếng Nhật đơn giản, tiếng Anh hay romaji, và họ thường trân trọng nỗ lực viết tiếng Nhật chưa chuẩn hơn là sự im lặng.³ Chưa có văn bản chính thức nào của MEXT hay hội đồng giáo dục quy định đây là chính sách chính thức; hãy coi đây là một ứng xử thông thường trong thực tế hơn là một điều bảo đảm chắc chắn. Lời nhắn đầu tiên của bạn sẽ là cách thử nghiệm hợp lý xem giáo viên hoặc trường học cụ thể đó cởi mở đến mức nào.

Tránh đưa các vấn đề phức tạp hoặc căng thẳng về mặt cảm xúc vào sổ

Renraku-chō được thiết kế cho việc sinh hoạt và cập nhật tin tức ngắn gọn, không phải nơi để giải tỏa bức xúc, chia sẻ hoàn cảnh gia đình phức tạp, hay nêu các vấn đề hệ trọng như bắt nạt hoặc khó khăn lớn trong học tập. Hướng dẫn nghiệp vụ khuyên nên hẹn gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại cho những vấn đề này, lý tưởng nhất là có người phiên dịch nếu gặp rào cản ngôn ngữ. Chỉ sử dụng sổ để gửi lời hẹn cho buổi gặp đó.¹¹⁸

Ứng dụng kỹ thuật số không thay thế được việc trao đổi trực tiếp

Mọi nền tảng được xem xét trong bài viết này đều được thiết kế để bổ trợ chứ không thay thế các buổi họp phụ huynh và sự kiện của trường; không có ứng dụng nào quảng bá mình là phương án thay thế cho việc gặp mặt trực tiếp giáo viên. Một thông báo chỉn chu trên ứng dụng giúp các công việc vận hành trơn tru, nhưng không thể tạo dựng được sự gắn kết và thấu hiểu như khi tham gia trực tiếp các buổi họp và sự kiện của nhà trường.

Lưu trữ sổ cũ để tham khảo (sổ giấy) hoặc chụp ảnh màn hình (ứng dụng kỹ thuật số)

Nếu con bạn chuyển trường hoặc lên lớp, cuốn sổ của năm trước là tài liệu lưu trữ về điểm danh, lịch sử sức khỏe và nhận xét của giáo viên về sự tiến bộ của con vào thời điểm đó; giữ lại cuốn sổ giấy là điều rất đáng giá. Đối với các ứng dụng kỹ thuật số, chính sách quyền riêng tư của nhà cung cấp và các nguồn chính thức chưa có quy định chuẩn về việc lịch sử tin nhắn được lưu giữ trong bao lâu, hay liệu có bị xóa vào cuối năm học hay không. Hãy kiểm tra chính sách lưu trữ của trường hoặc ứng dụng cụ thể của bạn, và chụp ảnh màn hình bất kỳ thông tin nào bạn muốn lưu giữ trước khi năm học kết thúc.

Báo vắng mặt qua ứng dụng so với sổ liên lạc: thời điểm là yếu tố quyết định

Các trường dùng ứng dụng để báo vắng, đi muộn hoặc về sớm thường đặt ra hạn chót trong buổi sáng hôm đó, nhưng giờ giấc cụ thể do từng trường quy định chứ không có tiêu chuẩn chung toàn quốc. Trường Tiểu học Nōkendai ở Yokohama yêu cầu phụ huynh bắt buộc phải dùng ứng dụng Suguru, không nhận điện thoại hay sổ giấy, và đặt hạn chót là 8:00 sáng.⁸ Trường Trung học Phổ thông Shikama ở Himeji chấp nhận cả ứng dụng Sukurire hoặc gọi điện thoại, với hạn chót là 8:25 sáng trước tiết học đầu tiên.¹¹

Hãy coi hai ví dụ trên là minh họa cho các loại thời hạn mà trường của con bạn có thể áp dụng, chứ không phải con số áp dụng toàn quốc, và hãy xác nhận trực tiếp thời gian thực tế cùng kênh liên lạc được chấp nhận với nhà trường.

Xem thêm

• Giáo viên chủ nhiệm (Tannin) trong trường học Nhật Bản
• Các sự kiện trường học lớn tại Nhật Bản: Undokai, Bunkasai, Shugaku-Ryoko
• Hoikuen: Nhà trẻ được cấp phép tại Nhật Bản cho phụ huynh đi làm
• Hoạt động câu lạc bộ (Bukatsudo) và cam kết thời gian
• Dị ứng bữa trưa học đường và các điều chỉnh ăn uống tôn giáo

References

Footnotes

1. Utsumi Laboratory, Yamagata University. Renrakucho.net, "Introduction." https://renrakucho.net/eng/introduction/intro-3.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

2. The Wagamama Diaries. "Renrakucho: Communicating with Your Child's Teachers in Japan." https://thewagamamadiaries.com/renrakucho-communicating-with-your-childs-teachers-in-japan/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. Childcare in Japan (author: Susumu). "School Notices in Japan." https://childcareinjapan.com/article/?slug=school-notices-japan ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

4. Nippon.com. "Connecting Foreign Families to Japanese Schools: The E-Tra Note Digital Correspondence Log." nippon.com, 2026. https://www.nippon.com/en/in-depth/c15513/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

5. EDUCOM Co., Ltd. "C4th Home&School" service page. https://www.educom.co.jp/service/c4hs ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

6. 理想科学工業株式会社 (Riso Kagaku Kogyo Co., Ltd.). スクリレ公式サイト. https://www.sukurire.jp/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. Classi株式会社. tetoru サービス詳細ページ. https://tetoru.jp/about ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

8. 横浜市立能見台小学校 / 横浜市教育委員会 (Yokohama City Board of Education, Nōkendai Elementary School). 「欠席・遅刻・早退連絡」ページ. https://www.edu.city.yokohama.lg.jp/school/es/noukendai/index.cfm/1,4321,64,html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

9. 公益社団法人日本小児科学会 (Japan Pediatric Society). 「学校感染症と出席停止期間の基準」. https://www.jpeds.or.jp/general/guidelines/post-153330.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

10. 文部科学省 (MEXT). 5文科初第345号通知（学校保健安全法施行規則の一部改正について）. 2023年4月28日. https://www.mext.go.jp/content/20230427-mxt_ope01-000004520_2.pdf ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

11. 姫路市立学校園ホームページ (Himeji City public schools website). 飾磨高等学校「欠席・遅刻連絡」ページ. https://www.city.himeji.lg.jp/school/0000015843.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

12. 日本経済新聞 (Nikkei). 「保護者連絡8割デジタル化 情報管理楽に、文科省調査」. 2022年12月. https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUE2342B0T21C22A2000000/ ↩ ↩² ↩³

13. LYコーポレーション for Business (LINE Yahoo). 「学校と保護者の連絡業務実態調査」（監修：名古屋大学大学院教育発達科学研究科 内田良教授）. 2025年2月17日公開. https://www.lycbiz.com/jp/column/other/service-information/lineschool_investigation/ ↩ ↩² ↩³

14. Classi株式会社. Press release via PR Times. 「小中学校向け保護者連絡サービス『tetoru』導入校数6,300校以上に」. 2026年3月31日. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000139.000040573.html ↩ ↩² ↩³

15. EDUCOM Co., Ltd. Press release via PR Times. 「学校支援システムの導入学校数が全国12,000校を突破」. 2025年10月22日. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000063.000002574.html ↩ ↩² ↩³

16. 教育DXサービスマップ (education-DX service catalog). 「保護者向け情報発信システム『C4th Home＆School』」catalog entry. https://ppp-education-dx.jp/ServiceCatalog/sis/276/ ↩ ↩² ↩³

17. Lively Language Seigo. "Japanese Nursery Communication: Mastering the Renrakucho." 2024年12月. https://www.livelylanguageseigo.com/2024/12/japanese-nursery-communication.html ↩

18. 小学館 (Shogakukan), みんなの教育技術. 「先生必見！ケース別『連絡帳』書き方のツボ」. https://kyoiku.sho.jp/1382/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

19. Chubu Electric Power Co., Inc. Kizuna Net (きずなネット), function overview page. https://kizuna.chuden.jp/function/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

20. 文部科学省 (MEXT). 「外国人児童生徒受入れの手引き」（CLARINET）目次ページ. 2019年改訂版. https://www.mext.go.jp/a_menu/shotou/clarinet/002/1304668.htm ↩

21. LYコーポレーション for Business (LINE Yahoo). 「LINEスクール 連絡帳」サービスページ. https://www.lycbiz.com/jp/service/line-school-renrakucho/ ↩ ↩² ↩³

22. マチコミ (Machicomi). 欠席連絡機能ページ. https://machicomi.jp/function/absence/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

23. 文部科学省 (MEXT). StuDX Style 「欠席連絡をデジタル化」. 2022年3月. https://www.mext.go.jp/studxstyle/school-home/6.html ↩ ↩²

24. 東洋経済オンライン (Toyo Keizai Online). 「｢保護者との連絡｣デジタル化を阻む2つの壁とは」. https://toyokeizai.net/articles/-/600620 ↩ ↩²