Dịch vụ sửa chữa và phối hợp với ban quản lý tòa nhà

Việc sửa chữa căn hộ tại Nhật Bản được chia thành hai hướng riêng biệt: một hướng dành cho người thuê nhà và một hướng dành cho chủ sở hữu căn hộ chung cư (mansion), và mỗi hướng lại có đầu mối liên hệ đầu tiên khác nhau.¹² Nắm rõ bạn thuộc trường hợp nào sẽ giúp tránh được việc tự thanh toán hóa đơn nhà thầu không đúng lúc cũng như những cuộc trao đổi kéo dài bằng tiếng Nhật.³⁴

Xác nhận thông tin mới nhất từ các nguồn chính thức

Các thủ tục, chi phí và yêu cầu có thể thay đổi. Vui lòng xác nhận chi tiết mới nhất tại Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT).

Tổng quan

Phần lớn những thắc mắc khi sửa chữa tại Nhật Bản không nằm ở khía cạnh kỹ thuật, mà nằm ở việc xác định đúng đầu mối liên hệ. Người thuê nhà sẽ báo cáo các hư hỏng của trang thiết bị gắn liền cho công ty quản lý hoặc chủ nhà, trong khi chủ sở hữu căn hộ sẽ báo cáo hư hại ở khu vực chung cho văn phòng quản lý tòa nhà và tự xử lý các hư hỏng bên trong căn hộ của mình.¹²⁴ Văn bản quy định sẽ quyết định ranh giới này trong cả hai trường hợp: hợp đồng thuê nhà đối với nhà thuê và quy chế quản lý tòa nhà đối với căn hộ chung cư sở hữu.¹⁵²

Hai hướng xử lý trong một đoạn văn

Nếu bạn thuê nhà, cuộc gọi đầu tiên khi bình nóng lạnh hỏng hoặc thiết bị gia dụng gắn liền không hoạt động là gửi tới 管理会社 (kanrigaisha, "công ty quản lý bất động sản") hoặc trực tiếp cho chủ nhà nếu tòa nhà không chỉ định đơn vị quản lý.³⁴ Nếu bạn là chủ sở hữu căn hộ, trường hợp rò rỉ nước ở hành lang hoặc hư hỏng ngoại thất sẽ do 管理事務室 (kanri-jimusho, "văn phòng quản lý tòa nhà") tiếp nhận, còn hư hỏng bên trong căn hộ của bạn vẫn thuộc trách nhiệm của chính bạn.² 管理組合 (kanrikumiai, "ban quản trị / nghiệp đoàn quản lý") đứng phía sau vận hành chung cư với tư cách là tập thể các chủ sở hữu đưa ra quy chế của tòa nhà.²

Sửa chữa nhà thuê: Những gì chủ nhà chi trả

Theo thông lệ thuê nhà tiêu chuẩn, việc sửa chữa các trang thiết bị cố định và hệ thống gắn liền với tòa nhà thuộc về phía chủ nhà. Ranh giới cụ thể được quy định chi tiết trong từng hợp đồng thuê riêng biệt, do đó quy tắc dưới đây là mặc định tham chiếu chứ không phải luật định bắt buộc.¹

Trang thiết bị gắn liền mà chủ nhà thường xử lý

Bình nước nóng, thiết bị gia dụng gắn tường/âm tủ, hệ thống đường ống nước và sự cố điện thường là các hạng mục sửa chữa do chủ nhà chịu trách nhiệm theo mẫu tiêu chuẩn.¹ Hợp đồng thuê nhà tiêu chuẩn quốc gia là một mẫu hợp đồng mẫu được ban hành nhằm ngăn ngừa tranh chấp và việc sử dụng mẫu này không mang tính bắt buộc theo luật định, vì vậy các hợp đồng cá nhân có thể phân chia trách nhiệm cụ thể khác nhau.¹

Kiểm tra điều khoản hợp đồng thuê trước khi chi trả chi phí sửa chữa thiết bị gắn liền

Một bài hướng dẫn tổng quát không thể thay thế cho hợp đồng đã ký của bạn. Hãy đọc kỹ điều khoản sửa chữa trước, sau đó báo cáo thông qua bộ phận quản lý hoặc chủ nhà để xác định rõ trách nhiệm chi phí trước khi công việc sửa chữa bắt đầu.¹⁵

Đồ đạc của người thuê do người thuê tự xử lý

Đồ đạc thuộc quyền sở hữu của người thuê vẫn thuộc trách nhiệm của người thuê. Hệ thống chiếu sáng do người thuê tự lắp đặt và các thiết bị gia dụng do người thuê tự mua sẽ do người thuê tự thu xếp và chi trả khi cần sửa chữa.¹ Sự phân chia này tương ứng với quy tắc khi chuyển đi: phục hồi nguyên trạng, hay 原状回復 (genjō kaifuku, "phục hồi hiện trạng ban đầu"), áp dụng cho các hư hỏng do cố ý, bất cẩn, vi phạm nghĩa vụ chú ý của người thuê, hoặc sử dụng vượt quá mức hao mòn thông thường; trong khi sự xuống cấp tự nhiên theo thời gian và hao mòn thông thường được coi là đã bao gồm trong tiền thuê nhà.⁵

Người thuê nhà nên gọi cho ai

Nguyên tắc dành cho người thuê nhà rất ngắn gọn: Báo cáo trước, sau đó để đơn vị quản lý sắp xếp thợ tới kiểm tra. Tuyệt đối không tự ý thuê nhà thầu riêng cho sự cố thuộc diện chủ nhà phụ trách trước khi báo cáo.⁴

Gọi cho công ty quản lý hoặc chủ nhà trước tiên

Cuộc gọi đầu tiên khi trang thiết bị gắn liền bị hỏng phải gọi tới công ty quản lý bất động sản (kanrigaisha) hoặc trực tiếp cho chủ nhà nếu không có công ty quản lý.³⁴ Công ty quản lý đảm nhận công việc vận hành hàng ngày bao gồm phối hợp bảo trì, thu tiền thuê và theo dõi lịch sử sửa chữa.⁴ Hướng dẫn quốc gia về tạo điều kiện thuận lợi cho người nước ngoài thuê nhà xác định chủ nhà, công ty môi giới và công ty quản lý là ba bên trong giao dịch thuê nhà, đồng thời cung cấp bảng kiểm tra đa ngôn ngữ và mẫu hợp đồng tiêu chuẩn bằng 14 ngôn ngữ.³

Quy trình tiêu chuẩn diễn ra như sau:

Cần báo cáo những gì và sắp xếp lịch hẹn ra sao

Bản báo cáo cần nêu rõ 設備 (setsubi, "trang thiết bị của tòa nhà") bị lỗi, hiện tượng hư hỏng, số phòng căn hộ và thời gian có người ở nhà để thợ vào kiểm tra. Sau đó, công ty quản lý sẽ sắp xếp lịch thợ tới, quy trình khẩn cấp hay định kỳ sẽ tuân theo hướng dẫn của công ty quản lý hoặc chủ nhà.⁴ Đối với những chủ nhà ở nước ngoài hoặc vắng mặt, các công ty quản lý sẽ xử lý việc thanh toán bảo trì và cải tạo thông qua tài khoản chuyên dụng và báo cáo qua cổng thông tin dành cho chủ nhà, chính vì vậy mà quy trình đối với người thuê vẫn rất đơn giản: chỉ thông qua một đầu mối điều phối duy nhất.⁴

Gửi tin nhắn tiếng Nhật ngắn gọn kèm theo hình ảnh

Hãy giữ cho tin nhắn đầu tiên thật ngắn gọn, nêu tên thiết bị, mô tả hiện tượng hư hỏng và đính kèm hình ảnh. Một tin nhắn tiếng Nhật ngắn gọn kèm ảnh chụp sẽ được xử lý nhanh hơn nhiều so với một đoạn giải thích dài chỉ bằng tiếng Anh tại một bàn tiếp nhận chỉ dùng tiếng Nhật.³⁴

Sửa chữa cho chủ sở hữu căn hộ chung cư: Khu vực chung và bên trong căn hộ

Việc sửa chữa căn hộ chung cư được phân chia theo một ranh giới khác: Tòa nhà xử lý những phần dùng chung và có tính kết cấu, còn chủ sở hữu căn hộ xử lý những gì bên trong căn hộ riêng của mình.²

Những gì văn phòng quản lý tòa nhà xử lý

Văn phòng quản lý tòa nhà (kanri-jimusho) là nơi tiếp nhận các vấn đề thuộc khu vực chung và kết cấu.² Quản lý toàn bộ tòa nhà, lập kế hoạch sửa chữa dài hạn và quỹ dự phòng sửa chữa nằm ở cấp ban quản trị tòa nhà theo chính sách quốc gia về nhà chung cư (mansion).² MLIT ban hành mẫu quy chế quản lý tiêu chuẩn, hướng dẫn lập kế hoạch sửa chữa dài hạn và hướng dẫn quỹ dự phòng cho các ban quản trị, cùng với các cổng tư vấn về vận hành ban quản trị và bảo trì trang thiết bị tòa nhà.²

Quy trình phân loại như sau:

Những gì thuộc trách nhiệm của chủ sở hữu

Các vấn đề bên trong căn hộ là trách nhiệm của chủ sở hữu căn hộ theo quy chuẩn thông thường.² Hợp đồng quản lý có thể có mạng lưới đối tác giới thiệu với mức giá ưu đãi cho các sự cố phổ biến bên trong căn hộ, nhưng tính khả dụng và mức giá phụ thuộc vào hợp đồng riêng của từng tòa nhà chứ không theo một biểu giá thống nhất trên toàn quốc.⁴

Thuật ngữ	Ý nghĩa
共用部分 (kyōyō bubun, "khu vực chung")	Sảnh vào, hành lang, ngoại thất và các trang thiết bị dùng chung2
専有部分 (senyū bubun, "phần sở hữu riêng bên trong căn hộ")	Không gian bên trong căn hộ thuộc quyền sở hữu của bạn2
修繕積立金 (shūzen tsumitatekin, "quỹ dự phòng sửa chữa")	Khoản tiền tích lũy hàng tháng thu để phục vụ các hạng mục sửa chữa toàn bộ tòa nhà2

Chi phí, mạng lưới giới thiệu và ranh giới khi trả phòng

Chi phí luôn đi liền với trách nhiệm. Lỗi thuộc trách nhiệm chủ nhà do chủ nhà chi trả, hư hỏng đồ đạc người thuê do người thuê chịu chi phí, và lỗi bên trong căn hộ của chủ sở hữu do chính chủ sở hữu chi trả.¹⁵² Mọi điểm chưa rõ ràng cần được giải quyết bằng cách đọc lại hợp đồng thuê hoặc quy chế tòa nhà trước tiên, vì hợp đồng đã ký có giá trị ràng buộc đúng như nội dung văn bản.¹⁵

Tình huống	Ai sắp xếp	Ai thường chi trả
Sự cố trang thiết bị gắn liền trong nhà thuê (bình nóng lạnh, thiết bị âm tường, đường ống nước, điện)	Công ty quản lý hoặc chủ nhà14	Chủ nhà, theo hợp đồng thuê1
Sự cố đồ đạc của người thuê (đèn tự lắp, thiết bị gia dụng của người thuê)	Người thuê1	Người thuê1
Sự cố kết cấu hoặc khu vực chung trong chung cư sở hữu	Văn phòng quản lý tòa nhà2	Tòa nhà, chi trả từ quỹ quản lý / bảo trì2
Sự cố bên trong căn hộ chung cư sở hữu	Chủ sở hữu, thông qua đối tác tòa nhà giới thiệu nếu có hoặc tự thuê thợ4	Chủ sở hữu24

Ai chi trả cho khoản nào

Khi câu chữ trong hợp đồng có sự mơ hồ, văn bản hướng dẫn phục hồi hiện trạng ban đầu sẽ đóng vai trò là tài liệu hỗ trợ đàm phán chứ không thay thế cho hợp đồng.⁵ Các hợp đồng đã ký hiện hành có giá trị ràng buộc đúng như những gì được ghi trong văn bản, vì vậy hãy lấy hợp đồng thuê bằng văn bản hoặc quy chế tòa nhà làm chuẩn mực ràng buộc pháp lý.¹⁵ Bài viết này không đưa ra bảng biểu giá cụ thể vì trọng tâm ở đây là phân định trách nhiệm chi trả chứ không phải biểu phí hành chính cố định.

Mạng lưới giới thiệu và trường hợp tự thuê thợ

Người thuê nhà chỉ tự sắp xếp và chi trả cho thợ sửa chữa đối với các hạng mục thuộc trách nhiệm của người thuê.¹ Chủ sở hữu căn hộ có thể sử dụng đối tác do ban quản lý tòa nhà giới thiệu cho các sửa chữa phổ biến bên trong căn hộ nếu có dịch vụ này, hoặc tự tìm thợ bên ngoài, với bất kỳ mức giá ưu đãi nào được xác định bởi hợp đồng của tòa nhà.⁴ Các tòa nhà cao cấp đôi khi bố trí thêm nhân viên hỗ trợ ngôn ngữ / văn hóa tại bàn quản lý, nhưng đó là tiện ích riêng của từng tòa nhà chứ không phải quyền lợi mặc định mà cư dân ở mọi nơi đều có.

Những điều cần biết

Báo cáo sự cố trước khi tự ý thuê thợ sửa chữa

Tự ý gọi thợ riêng cho sự cố thuộc diện chủ nhà chịu trách nhiệm là sai lầm tốn kém nhất trong vấn đề này. Bộ phận quản lý hoặc chủ nhà là đầu mối điều phối công việc bảo trì của phía chủ nhà, và việc tự ý thuê thợ có thể khiến bạn gặp rắc rối khi yêu cầu hoàn lại chi phí.⁴ Hãy luôn báo cáo trước và làm theo hướng dẫn của đơn vị quản lý, ngay cả khi cảm thấy sự cố rất cấp bách.

Xác nhận trách nhiệm chi phí bằng văn bản trước khi bắt đầu sửa chữa

Đừng bao giờ mặc định rằng các ví dụ trong bất kỳ bài hướng dẫn nào cũng khớp hoàn toàn với hợp đồng của bạn. Mẫu hợp đồng tiêu chuẩn chỉ là tài liệu tham khảo không bắt buộc và mỗi hợp đồng thuê thực tế đều có sự khác biệt, do đó hợp đồng thuê bằng văn bản hoặc quy chế tòa nhà mới là căn cứ ràng buộc.¹⁵ Một xác nhận ngắn gọn bằng văn bản về việc ai sẽ chi trả trước khi đặt lịch thợ sẽ giúp bạn tránh được những tranh cãi trừ tiền cọc phổ biến sau này.

Giữ tin nhắn tiếng Nhật ngắn gọn và gửi kèm hình ảnh

Những yêu cầu sửa chữa dài dòng chỉ bằng tiếng Anh thường bị đình trệ tại các bàn tiếp nhận chỉ nói tiếng Nhật. Hướng dẫn quốc gia coi hỗ trợ đa ngôn ngữ là một chương trình tạo điều kiện thuận lợi với danh sách kiểm tra và mẫu hợp đồng bằng 14 thứ tiếng, điều đó đồng nghĩa với việc bàn tiếp nhận chỉ bằng tiếng Nhật vẫn là mặc định phổ biến.³ Các công ty quản lý chuyên nghiệp thường quảng bá việc hỗ trợ đa ngôn ngữ và phục vụ 24/7 như một ưu thế cạnh tranh nổi bật, điều này cũng phản ánh thực tế tương tự.⁴

Phân biệt ranh giới giữa hướng dẫn này và thủ tục giải quyết tranh chấp

Việc tranh chấp đòi lại chi phí nằm ngoài phạm vi của một bài viết hướng dẫn quy trình phối hợp sửa chữa. Hợp đồng có hiệu lực đúng như văn bản đã ký và các điều khoản mơ hồ sẽ được đàm phán dựa trên hướng dẫn chuẩn, do đó một tranh chấp thực sự về việc ai phải trả tiền cần được giải quyết cùng với hồ sơ hợp đồng thuê và thủ tục hành chính pháp lý, chứ không phải bằng một cuộc gọi thứ hai đến bàn tiếp nhận sửa chữa.¹⁵

Xem thêm

• Tìm hiểu cách thuê nhà tại Nhật Bản
• Thủ tục khi chuyển đi: Cắt các dịch vụ tiện ích
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ tiếng Anh
• Vệ sinh máy điều hòa (Eakon Kuriningu)
• Dịch vụ thợ đa năng tiện ích (Benriya)
• Dịch vụ dọn dẹp vệ sinh nhà cửa

References

Footnotes

1. 国土交通省. 「『賃貸住宅標準契約書』について」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000023.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸

2. 国土交通省. 「マンション政策」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000040.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷

3. 国土交通省. 「外国人の民間賃貸住宅への円滑な入居について」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000017.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

4. Housing Japan K.K. "Tokyo Property Management." https://housingjapan.com/property-management/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶

5. 国土交通省. 「『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』について」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000020.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹