Hanko và chữ ký khi nhận bưu phẩm

Trước đây, việc nhận bưu phẩm bằng hanko tại Nhật Bản đồng nghĩa với việc đóng một con dấu cá nhân nhỏ lên phiếu biên nhận của nhân viên giao hàng, và thói quen đó vẫn ảnh hưởng đến cách giao nhận trước cửa nhà hiện nay.¹² Trên thực tế, hiện nay con dấu là không bắt buộc: chữ ký viết tay hoàn toàn hợp lệ khi giao nhận trực tiếp, còn hình thức nhận qua tủ khóa hoặc để hàng tại điểm chỉ định thì không cần bất kỳ xác nhận nào.

Xác nhận thông tin chi tiết hiện hành với các nguồn chính thức

Các thủ tục, chi phí và yêu cầu có thể thay đổi. Hãy xác nhận các thông tin chi tiết hiện hành tại Yamato Transport và Japan Post.

Tổng quan

Hướng dẫn này đề cập đến thời điểm nhận bưu phẩm tại Nhật Bản: nhân viên giao hàng yêu cầu những gì khi giao nhận trực tiếp, khi nào chữ ký hoặc việc không cần xác nhận có thể thay thế con dấu, và những gì bạn nên để sẵn cạnh cửa ra vào. Hướng dẫn áp dụng cho mọi cư dân nhận hàng từ các đơn vị vận chuyển toàn quốc gồm Yamato Transport, Sagawa Express và Japan Post cùng dịch vụ bưu phẩm Yu-Pack của họ.³⁴

Thủ tục này là quy định riêng của từng đơn vị vận chuyển, không phải thủ tục hành chính của chính quyền địa phương hay thủ tục thị thực. Đơn vị vận chuyển và phương thức nhận hàng sẽ quyết định hình thức xác nhận hợp lệ, vì vậy mục giải đáp thắc mắc (FAQ) của một hãng không thể đại diện cho cả ba hãng.

Thông lệ trong quá khứ: đóng dấu hanko tại cửa

Trong nhiều thập kỷ, quy chuẩn mặc định khi giao hàng trực tiếp là đóng dấu hanko lên phiếu giao hàng bằng giấy hoặc thiết bị cầm tay mà tài xế đưa ra.² Nhiều gia đình vẫn để con dấu đó gần cửa ra vào, và nhiều tài xế vẫn giơ phiếu ra chờ bạn đóng dấu.

Thuật ngữ	Ý nghĩa
認印 (mitome-in, "con dấu thường nhật không đăng ký")	Con dấu dùng cho các xác nhận thông thường ít rủi ro pháp lý như biên nhận bưu phẩm2
受領印 (jūryō-in, "dấu xác nhận nhận hàng")	Dấu mộc hoặc chữ ký xác nhận việc bàn giao hàng trên phiếu giao hàng1
宅急便 (takkyūbin, "dịch vụ giao hàng tận nhà")	Mạng lưới chuyển phát bưu phẩm do Yamato, Sagawa và Japan Post vận hành5

Tài liệu đơn vị vận chuyển đưa ra và vị trí đóng dấu

Khi giao nhận trực tiếp, tài xế sẽ đưa ra phiếu giao hàng hoặc máy quét cầm tay và yêu cầu đóng dấu nhận hàng hoặc ký tên để làm bằng chứng bưu phẩm đã được bàn giao.¹ Yamato mô tả đây là quy tắc tiêu chuẩn của hãng: người nhận cung cấp con dấu nhận hàng hoặc chữ ký để xác nhận bàn giao, ngoại trừ trường hợp giao vào tủ khóa hoặc để tại địa điểm được chỉ định.¹

Quá trình giao nhận chỉ diễn ra trong vài giây. Tài xế đưa phiếu giao hàng hoặc thiết bị cầm tay, người nhận đóng dấu hoặc ký vào ô được chỉ định, và kiện hàng được bàn giao.

Vì sao biên nhận giao hàng lại dùng con dấu thường nhật

Con dấu để ở cửa luôn là 認印 (mitome-in, "con dấu thường nhật không đăng ký"), con dấu hanko thông thường dùng cho việc xác nhận đời sống hàng ngày ít rủi ro chứ không phải công cụ pháp lý ràng buộc.² Nó không mang giá trị pháp lý đặc biệt, vì vậy bất kỳ con dấu rẻ tiền nào cũng hợp lệ, bao gồm cả các con dấu khắc sẵn giá rẻ và con dấu cao su tự bơm mực được gọi là シャチハタ (Shachihata, "con dấu tên cao su có sẵn mực").²

Yêu cầu đơn giản này cũng là lý do con dấu thường được để ngay cạnh cửa. Đây là con dấu được sử dụng thường xuyên nhất trong nhà, được lấy ra mỗi lần có bưu phẩm và hầu như không dùng vào việc gì khác.

Đặt làm con dấu riêng nếu tên bạn không phải tiếng Nhật

Các con dấu khắc sẵn ở cửa hàng 100 yên trên thực tế chính là mitome-in, nhưng các kệ hàng hiếm khi có tên không phải tiếng Nhật. Người nước ngoài cư trú tại Nhật có thể đặt làm một con dấu riêng tại tiệm hanko, cửa hàng trực tuyến hoặc máy bán hàng tự động có hướng dẫn bằng tiếng Anh.²

Chuyển biến hiện đại: ký tên hoặc nhận hàng không cần xác nhận

Hiện nay mitome-in có thể được thay thế bằng chữ ký viết tay trong hầu hết các tình huống thường ngày, bao gồm cả nhận bưu phẩm.² Ở những phương thức nhận hàng không trao tay trực tiếp, thậm chí chữ ký cũng không cần thiết.

Quy định xác nhận phụ thuộc vào phương thức giao nhận chứ không phụ thuộc vào kiện hàng:

Chấp nhận chữ ký khi giao nhận trực tiếp

Hầu hết các đơn vị vận chuyển đều chấp nhận chữ ký viết tay khi giao hàng trực tiếp để thay thế cho con dấu.¹² Nhiều cư dân nước ngoài chia sẻ rằng tài xế thường chỉ tay vào ô xác nhận và ra hiệu ký tên, và thông báo chính thức của các hãng cũng khẳng định người nhận có thể yêu cầu bỏ qua việc đóng dấu nếu muốn.¹

Chữ ký hoàn toàn không bị xem là phương án hạng hai. Nó đáp ứng trọn vẹn quy định xác nhận bàn giao tương đương với việc đóng dấu trước đây.

Các phương thức không tiếp xúc và không cần xác nhận

Việc giao hàng vào tủ khóa nhận đồ và để hàng tại vị trí được chỉ định không cần con dấu hay chữ ký.¹ Yamato nêu rõ điều này cho cả hai hình thức giao hàng tự động: giao hàng không cần gặp mặt đặt trước (dịch vụ EAZY dành cho các trang mua sắm trực tuyến được hỗ trợ) và giao hàng không gặp mặt trong ngày được yêu cầu qua chuông cửa màn hình (intercom) khi bạn đang ở nhà.⁵

Hình thức nhận hàng tại tủ khóa và cửa hàng tiện lợi cũng vận hành tương tự. Yamato cung cấp dịch vụ nhận hàng tại tủ khóa PUDO như một kênh nhận hàng không gặp mặt, và quy trình nhận hàng tại tủ khóa hoặc quầy cửa hàng tiện lợi được thực hiện qua mã quét trên thiết bị hoặc quầy giao dịch thay vì đóng dấu tại cửa.⁶

Yêu cầu giao hàng không tiếp xúc qua chuông cửa

Đối với hình thức giao hàng không gặp mặt trong ngày, hãy báo với tài xế qua chuông cửa màn hình khi họ đến và nói rõ vị trí bạn muốn đặt kiện hàng. Bạn phải có mặt ở nhà khi đưa ra yêu cầu này; yêu cầu qua điện thoại khi đang ở nơi khác sẽ không được chấp nhận.⁵⁶

Sự thúc đẩy sau đại dịch COVID-19

Từ năm 2020, Yamato đã cho phép lược bỏ con dấu hoặc chữ ký nhận hàng ngay cả khi giao hàng trực tiếp nếu người nhận yêu cầu, bên cạnh hình thức bàn giao không tiếp xúc tại vị trí chỉ định. Nhân viên giao hàng hoặc nhân viên quầy sẽ ghi chú việc bàn giao lên phiếu thay cho con dấu.³¹

Sagawa cũng thực hiện chuyển biến tương tự, cung cấp hình thức giao hàng không tiếp xúc tại vị trí chỉ định như trước cửa nhà mà không cần dấu mộc hay chữ ký, ngoại trừ các bưu phẩm thanh toán khi nhận hàng (COD).³¹ Japan Post cũng giao các bưu kiện Yu-Pack, thư bảo đảm và các kiện hàng thông thường vốn cần ký nhận trực tiếp vào hộp thư hoặc trước cửa nhà tùy theo nguyện vọng của người nhận, ngoại trừ các đơn hàng thanh toán khi nhận hàng.⁴

Tính đến các cuộc phỏng vấn đơn vị vận chuyển vào tháng 01/2023, Yamato vẫn mô tả việc miễn đóng dấu khi giao trực tiếp là biện pháp ứng phó tạm thời thời kỳ dịch bệnh có thể thực hiện theo yêu cầu, và Sagawa cũng mô tả quy trình yêu cầu tương tự qua chuông cửa.¹ Các tài xế có thể chủ động đề xuất hoặc không, vì vậy việc bạn chủ động ngỏ lời vẫn là cách chắc chắn nhất.

Lời khuyên thực tế: chuẩn bị sẵn con dấu, sẵn sàng ký tên

Một con dấu mitome-in giá rẻ đặt ở cửa vẫn rất tiện lợi, nhưng chữ ký luôn được chấp nhận khi nhận hàng trực tiếp, và nhiều người hiện nay không còn chuẩn bị riêng một con dấu hanko chỉ để nhận hàng.¹² Cách bố trí thực tế nhất là để một con dấu thường nhật riêng biệt gần cửa, tách biệt hoàn toàn với con dấu ngân hàng và con dấu đã đăng ký pháp lý.²

Khi nào một con dấu mitome-in giá rẻ vẫn hữu ích

Con dấu mitome-in giúp quá trình giao nhận trước cửa diễn ra nhanh chóng hơn khi tài xế có thói quen chờ đóng dấu, và chi phí làm dấu rất rẻ vì bất kỳ con dấu bình dân nào cũng đáp ứng được.² Những tài xế lớn tuổi hoặc các lượt giao lại hàng là những trường hợp mà việc đóng dấu diễn ra quen thuộc và nhanh gọn nhất.

Một con dấu mang tên người nước ngoài cần được đặt làm theo yêu cầu tại tiệm hanko, cửa hàng trực tuyến hoặc máy bán dấu tự động, vì các kệ dấu làm sẵn hiếm khi có tên nước ngoài.²

Khi nào chữ ký hoặc nhận hàng tự động trở thành thông lệ

Các quy trình nhận hàng qua tủ khóa, nhận tại cửa hàng tiện lợi, tủ khóa PUDO và 置き配 (okihai, "giao hàng để trước cửa không cần gặp mặt") theo quy định của các hãng vận chuyển đều không cần đóng dấu hay chữ ký.⁵¹ Các bưu kiện có phát sinh thanh toán khi bàn giao vẫn bắt buộc phải giao nhận trực tiếp và không thuộc diện áp dụng giao hàng không tiếp xúc.⁵⁶¹

Thông tin hữu ích

Cất giữ con dấu ngân hàng và con dấu đăng ký cách xa cửa ra vào

Dùng con dấu đã đăng ký với ngân hàng hoặc ủy ban quận/thành phố để đóng lên phiếu giao hàng là sự nhầm lẫn tai hại giữa một việc thường nhật ít rủi ro với một công cụ pháp lý đòi hỏi tính bảo mật cao. 銀行印 (ginkō-in, "con dấu ngân hàng") và 実印 (jitsuin, "con dấu đăng ký pháp lý") cần được cất giữ an toàn, còn cửa ra vào chỉ nên để con dấu thường nhật giá rẻ. Hãy đặt một con dấu mitome-in riêng biệt để nhận bưu phẩm và cất kỹ các con dấu quan trọng khác.²

Bưu phẩm thu tiền hộ (COD) vẫn bắt buộc phải giao nhận trực tiếp

Kiện hàng cần thanh toán tiền khi nhận không thể để lại trước cửa. Cả Yamato và Sagawa đều loại trừ các bưu phẩm có thanh toán khỏi hình thức giao hàng không tiếp xúc, vì vậy bạn cần sắp xếp có mặt ở nhà và thanh toán trực tiếp. Đối với các đơn hàng thu tiền hộ (COD) của Yamato, hãy xác nhận cách xử lý với tài xế khi giao hàng.⁵⁶¹

Không có hanko sẽ không bao giờ làm gián đoạn việc nhận hàng

Không có con dấu sẽ không bao giờ khiến bưu phẩm của bạn bị giữ lại. Yamato khẳng định rằng về cơ bản không có kiện hàng nào không thể nhận được nếu thiếu con dấu hoặc chữ ký, và các tài xế đều đã được hướng dẫn về quy trình lược bỏ.¹ Nếu tài xế giơ phiếu ra chờ đóng dấu, bạn có thể nói qua chuông cửa màn hình đề nghị bỏ qua việc đóng dấu hoặc chuyển sang hình thức giao nhận không tiếp xúc.

Xem thêm

• Giao hàng lại (Saihaitatsu) và nhận hàng tại tủ khóa ở Nhật Bản
• Takkyubin: Mạng lưới chuyển phát bưu phẩm tận nhà
• Japan Post (Yu-Pack): Thư từ và bưu kiện
• Ba cấp độ con dấu hanko: Jitsuin, Ginko-in và Mitome-in
• Cải cách bãi bỏ hanko sau năm 2020

References

Footnotes

1. Otonanswer Editorial Department. "Is it true that no seal or signature is needed when receiving parcels? Asked Yamato Transport and Sagawa Express." 2023-01-22. https://otonanswer.jp/post/149855/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

2. Living Guide in Tokyo (RISE Corp.). "Is a hanko no longer needed? All about Hanko stamps and Inkan seals." 2021-07-26 (updated 2021-08-17). https://livingguide.stg-env.com/wp/hanko-and-inkan-seals/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

3. LNEWS (Logistics News). "Yamato Transport and Sagawa Express strengthen measures to reduce infection risk during parcel delivery." 2020-04-28. https://en.lnews.jp/2020/04/m0428410.html ↩ ↩² ↩³

4. LNEWS (Logistics News). "Japan Post: Next-day redelivery service available due to COVID-19; contactless delivery also offered." 2020-04-15 reporting. https://en.lnews.jp/2020/04/m0415403.html ↩ ↩²

5. Yamato Transport (English FAQ). "Is the unattended delivery service available when sending parcels via Yamato Transport?" (FAQ No. 6693). https://faq-en.kuronekoyamato.co.jp/app/answers/detail/a_id/6693/~/is-the-unattended-delivery-service-available-when-sending-parcels-via-yamato ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. Yamato Transport (English FAQ). "To prevent COVID-19 infection, is it possible to receive parcels in a way other than face-to-face delivery?" (FAQ No. 4030). https://faq-en.kuronekoyamato.co.jp/app/answers/detail/a_id/4030/~/to-prevent-covid-19-infection%2C-is-it-possible-to-receive-parcels-in-a-way-other ↩ ↩² ↩³ ↩⁴