Contratando o seu primeiro funcionário

Contratar o primeiro funcionário no Japão transforma um fundador em empregador perante a lei, com obrigações permanentes perante três redes de órgãos públicos distintas.¹²³ Estruturar a sequência correta na primeira admissão permite reaproveitar as mesmas contas, notificações e rotinas de folha de pagamento em todas as contratações futuras.

Confirme os detalhes atuais com as fontes oficiais

Procedimentos, taxas e requisitos legais estão sujeitos a alterações. Confirme os detalhes atualizados junto ao Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar e ao Japan Pension Service. Este artigo tem caráter puramente informativo, não constituindo assessoria jurídica, contábil ou de imigração; para o seu caso específico, consulte um consultor de trabalho e previdência social habilitado (shakai hoken rōmushi, 社会保険労務士) para registros de seguros e regulamentos de trabalho, um contador tributário (zeirishi, 税理士) para retenções na fonte, ou um advogado (bengoshi, 弁護士) ou despachante administrativo (gyōseishoshi, 行政書士) se as funções de um trabalhador estrangeiro exigirem validação de status de residência.

Visão geral

Este artigo destina-se a fundadores de pequenas empresas ou criadores de pessoas jurídicas que estão admitindo o primeiro colaborador em um local de trabalho no Japão.¹ As regras aplicam-se quer o negócio seja uma KK, uma GK ou uma empresa individual (kōjin jigyō) admitindo equipe, pois os estatutos trabalhistas incidem sobre a relação de emprego, independentemente da forma societária.¹

A sequência de contratação divide-se em seis etapas: abrir as contas de seguro, emitir a notificação legal de condições de trabalho, acompanhar o teto para elaboração do regulamento interno, fixar a data de pagamento, executar as retenções mensais na folha e conhecer o piso legal do aviso prévio antes mesmo de qualquer necessidade.¹⁴⁵ As normas abaixo baseiam-se na legislação federal japonesa. As repartições competentes dependem de onde o estabelecimento físico está situado, portanto confirme a Inspetoria de Normas Trabalhistas, a agência Hello Work e o escritório do Japan Pension Service com jurisdição sobre o seu endereço.⁶²³

Abrindo as contas de seguro na primeira admissão

A primeira admissão ativa dois pares de sistemas em três repartições governamentais. O 労働保険 (rōdō hoken, "seguro trabalhista") combina o Seguro contra Acidentes de Trabalho com o Seguro-Desemprego (kōyō hoken).² O 社会保険 (shakai hoken, "seguro social") combina o Seguro de Saúde com a Previdência dos Empregados (kōsei nenkin).³ O diagrama a seguir ilustra o roteiro de cadastramento.

Seguro trabalhista: Compensação por Acidentes e Seguro-Desemprego

Seguro trabalhista é o nome coletivo para os dois seguros vinculados ao emprego, sendo que o seguro de acidentes tramita pelo canal da Inspetoria de Normas Trabalhistas (Rōdō Kijun Kantokusho) e o seguro-desemprego pelo canal do Hello Work.² A primeira admissão estabelece a relação securitária do empregador; em seguida, cada novo trabalhador é reportado por meio de formulários individuais de aquisição de qualificação do seguro-desemprego.²

O registro do estabelecimento pelo empregador constitui uma obrigação jurídica autônoma no momento da primeira contratação. Os números específicos de formulários e prazos em dias devem ser confirmados na página atual do MHLW e nas repartições locais competentes (situação em setembro de 2026; confirme os dados atualizados com o MHLW).²

Abra os três canais de atendimento na mesma semana

O escalonamento dos registros ao longo de vários meses é o atraso mais corriqueiro na primeira contratação. Assim que a data de início estiver definida, contate conjuntamente a Inspetoria de Normas Trabalhistas, o Hello Work e o Escritório de Previdência para que nenhuma conta fique pendente em relação à data de admissão.²³

Seguro social: Seguro de Saúde e Previdência dos Empregados

O Seguro de Saúde e o Seguro de Previdência dos Empregados são contratados em conjunto através do Japan Pension Service e do escritório previdenciário com jurisdição sobre o novo local de trabalho coberto.³ O portal do Japan Pension Service reúne as páginas para registro de estabelecimento patronal, escopo de cobertura, alíquotas e formulários.³

As alíquotas de prêmio e a tabela de remuneração-padrão sofrem revisões administrativas periódicas, de modo que este artigo não fixa percentuais permanentes. Consulte sempre a tabela vigente do Japan Pension Service antes de rodar a folha de pagamento (situação em setembro de 2026; confirme os números com o Japan Pension Service).³

Conta	Canal de registro	Fato gerador	Vigência de referência
Seguro contra Acidentes de Trabalho	Inspetoria de Normas Trabalhistas da jurisdição	Primeira contratação institui a relação securitária	2026-092
Seguro-Desemprego	Agência do Hello Work da jurisdição	Primeira contratação abre a conta patronal; cada colaborador exige aviso de qualificação	2026-092
Seguro de Saúde + Previdência dos Empregados	Escritório de Previdência via Japan Pension Service	Notificação de abertura de local de trabalho coberto	2026-093

A tabela acima sinaliza a estrutura dos órgãos competentes: as repartições governamentais são estruturais, ao passo que alíquotas e contagens de dias devem ser checadas nos sites oficiais atuais das agências (situação em setembro de 2026).²³

Terminologia

• 労働保険 (rōdō hoken, "seguro trabalhista"): Seguro contra Acidentes de Trabalho mais Seguro-Desemprego.²
• 社会保険 (shakai hoken, "seguro social"): Seguro de Saúde mais Previdência dos Empregados para estabelecimentos cobertos.³

Emitindo a Notificação de Condições de Trabalho

O Artigo 15, Parágrafo 1, da Lei de Normas Trabalhistas exige que o empregador, ao celebrar um contrato de trabalho, informe explicitamente ao colaborador os salários, a jornada de trabalho e demais condições na forma prescrita por portaria do MHLW.¹ A 労働条件通知書 (rōdō jōken tsūchisho, "notificação de condições de trabalho") é esse documento de divulgação legal compulsório.⁴⁶

O Artigo 5 do Regulamento de Execução da Lei de Normas Trabalhistas discrimina os itens que devem ser declarados.⁴ Os itens absolutos aplicam-se a todas as admissões sem exceção. Os itens relativos só precisam constar se a empresa adotar tais disposições (situação em 2024; confirme as exigências com o MHLW).⁴

Categoria	Obrigação de divulgação	Exemplos
Absoluta (toda contratação)	Sempre obrigatória	Prazo do contrato; local de trabalho e atribuições; horários de trabalho, horas extras, intervalos, folgas, férias, regras de turno; apuração salarial, método de cálculo, forma de pagamento, data de fechamento e pagamento, regras de aumento salarial; rescisão e aposentadoria, incluindo motivos de demissão
Relativa (condicional)	Apenas se a empresa mantiver tais políticas (situação em 2024)4	Indenização por tempo de serviço (taishokukin); bônus e remunerações temporárias, salário mínimo; custos partilhados com o trabalhador; segurança e saúde; capacitação; compensação de acidentes; premiações e sanções disciplinares; afastamentos e licenças

Em vigor desde abril de 2024, quatro novos itens passaram a integrar a lista de divulgação obrigatória (situação em 2024-04):⁶

Item acrescentado (desde abril de 2024)	Conteúdo exigido
Alcance de possíveis alterações futuras de local e funções	Não apenas as condições na admissão, mas a amplitude de locais ou cargos para os quais a empresa poderá transferir o trabalhador futuramente
Limite máximo de renovação em contratos determinados	Informar se o contrato por prazo determinado possui limite de renovações, indicando expressamente esse teto
Oportunidade de conversão para contrato indeterminado	Para contratos de prazo determinado, aviso claro de quando surge o direito legal de requerer conversão para prazo indeterminado
Condições de trabalho pós-conversão	As condições de trabalho exatas que passarão a viger após a eventual conversão

Se alguma condição declarada mostrar-se inverídica na prática, o trabalhador pode rescindir imediatamente o contrato de trabalho.¹ O trabalhador que tiver mudado de domicílio para assumir a função e retornar para sua terra natal no prazo de 14 dias após a rescisão terá seus custos de viagem custeados obrigatoriamente pelo empregador.¹

Utilize o modelo oficial revisado, não modelos defasados

O MHLW disponibiliza modelos atualizados da notificação de condições de trabalho e seções de perguntas e respostas para as regras revisadas.⁶ Modelos gerados antes de abril de 2024 omitem as regras de amplitude de transferência e cláusulas de conversão para prazo indeterminado mencionadas acima.

Regulamento de trabalho no limite de 10 colaboradores

O Artigo 89 da Lei de Normas Trabalhistas estipula que o empregador que admitir 10 ou mais trabalhadores de forma habitual deve elaborar o regulamento de trabalho e registrá-lo na Inspetoria de Normas Trabalhistas.¹ O 就業規則 (shūgyō kisoku, "regulamento interno de trabalho") é essa normativa interna da empresa.¹

A contagem de 10 pessoas é apurada por local de trabalho individual (jigyōbetsu), e não pelo total consolidado da empresa inteira.¹ Uma matriz com 30 colaboradores e uma filial remota com 4 colaboradores significa que a matriz atinge o teto obrigatório, enquanto a filial isolada ainda não. Confirme a jurisdição perante o escritório fiscalizador local antes de fazer consolidações arbitrárias.

Categoria	Conteúdo e exemplos
Obrigatória	Definições de horários e turnos; determinação de salários, cálculos, formas de pagamento, corte e data de pagamento, regras de promoção; motivos de desligamento e rescisão contratual
Condicional (se existente)	Regras de indenização rescisória; abonos salariais temporários e pisos salariais próprios; outras categorias listadas em regulamento

O Artigo 90 exige colher a manifestação formal de opinião do sindicato majoritário ou, na falta deste, do representante eleito pela maioria dos trabalhadores do local antes de registrar ou alterar o regulamento.¹ O Artigo 106 determina divulgar amplamente o documento a todos os colaboradores, seja por afixação, entrega física ou sistema digital acessível.¹

Redija o regulamento antes de atingir o décimo colaborador

A exigência de registro formal torna-se imediata assim que o décimo funcionário assume o cargo.¹ Empreendedores em crescimento geralmente redigem o texto quando chegam a 5 a 8 funcionários, garantindo que o regulamento esteja aprovado e pronto antes do marco legal.

Operação da folha de pagamento: Datas e retenções

Data mensal e regras gerais de pagamento salarial

Os salários devem ser pagos integralmente, em moeda corrente, diretamente ao próprio trabalhador, respeitando apenas deduções legais ou autorizadas em acordo coletivo, ou depósitos em contas bancárias autorizadas.¹ O salário deve ser pago no mínimo uma vez ao mês, em data fixa previamente estabelecida, ressalvadas bonificações especiais ou verbas eventuais.¹

Fixe uma data de pagamento e uma data de fechamento (shimebi) e registre ambas expressamente na notificação de condições de trabalho. A legislação coloca datas de corte e pagamento como requisitos absolutos que devem constar no contrato, não apenas em manuais internos (situação em 2024).⁴

Se um funcionário solicitar adiantamento salarial em razão de parto, enfermidade, acidente ou outra emergência regulamentar prevista, o empregador é obrigado a pagar imediatamente o valor relativo aos dias de trabalho já executados antes da data comum do calendário.¹

Quais valores são retidos mensalmente

Toda emissão mensal de folha realiza três retenções principais antes que o funcionário receba seu valor líquido. A retenção do imposto de renda segue a tabela da Agência Nacional de Impostos (NTA) em vigor na data do pagamento (situação em 2025-04-01; confirme os valores com a NTA).⁷ Os descontos de seguro social seguem a tabela administrativa de alíquotas (situação em 2026-09; confirme com o Japan Pension Service).³ O recolhimento do imposto residencial (jūminzei) segue o cronograma da prefeitura municipal (situação em 2026-09).

Quem paga remunerações no Japão — seja sociedade anônima, empresa limitada, empresário individual, escola ou associação — deve reter na fonte o imposto de renda e o imposto especial de reconstrução a cada pagamento salarial.⁵ A quantia retida deve ser repassada ao fisco, em regra, até o dia 10 do mês subsequente ao pagamento.⁵ O novo empregador que inicia o pagamento de salários deve protocolar a notificação de abertura de escritório pagador de salários (kyūyo shiharai jimusho kaisetsu todoke) no prazo de um mês perante a delegacia da Receita Federal (Zeimusho) competente (situação em 2025-04-01).⁵

O cálculo exato da retenção baseia-se nas tabelas oficiais da NTA: a tabela mensal para pagamentos mensais, a tabela diária para pagamentos por dia ou semana, e uma tabela específica para bônus, aplicando a Coluna Kō (Kō-ran) se houver declaração de dependentes protocolada, ou a Coluna Otsu (Otsu-ran) caso contrário (situação em 2025-04-01).⁷ A alíquota incide sobre o saldo após subtrair os encargos do seguro social (Previdência Kōsei Nenkin, Seguro de Saúde e Seguro-Desemprego) do valor bruto.⁷

Canal de dedução	Base legal	Cronograma
Imposto de renda e de reconstrução	Tabelas da NTA aplicadas sobre o salário líquido de encargos sociais; Colunas Kō ou Otsu conforme declaração (situação em 2025-04-01)7	Retenção a cada pagamento; recolhimento ao fisco até o dia 10 do mês seguinte5
Imposto residencial (Jūminzei)	Cobrança especial (tokubetsu chōshū) enviada pela prefeitura ao empregador (situação em 2026-09)	Segue o ciclo municipal anual; a transição de novos admitidos leva alguns meses
Seguro social (previdência, saúde, desemprego)	Tabela administrativa oficial de alíquotas (situação em 2026-09)3	Descontado na folha; recolhido conforme cronograma das agências públicas

Provisione a contrapartida patronal além do salário bruto

A retenção do trabalhador cobre apenas metade do seguro social. A empresa deve desembolsar uma cota correspondente do próprio bolso, de forma que contratar um colaborador custa significativamente mais do que o salário bruto nominal anunciado.³

Encerramento de contrato: A regra do aviso prévio de 30 dias

O Artigo 20 da Lei de Normas Trabalhistas estipula que o empregador que pretenda demitir um trabalhador deve fornecer no mínimo 30 dias de aviso prévio formal.¹ Caso não cumpra esse prazo de 30 dias, o empregador deve pagar uma indenização correspondente ao salário médio de pelo menos 30 dias (kaiko yokoku teate), reduzindo-se essa indenização na proporção dos dias de aviso efetivamente cumpridos.¹

Há duas exceções que dispensam a obrigação, ambas dependentes de homologação prévia da Inspetoria de Normas Trabalhistas: a impossibilidade de continuidade das atividades operacionais por motivo de desastre natural ou força maior inescapável, ou quando a demissão ocorre por falta grave e indesculpável atribuível exclusivamente ao trabalhador.¹ A exigência tampouco se aplica a diaristas, empregados com contrato determinado de 2 meses ou menos, trabalhadores sazonais de até 4 meses ou colaboradores em período de experiência probatória, desde que respeitados os prazos legais de tolerância.¹

A rescisão unilateral por parte da empresa é estritamente proibida durante afastamentos decorrentes de acidentes ou doenças profissionais e nos 30 dias subsequentes, bem como durante o período de licença pré e pós-parto (Artigo 65) e nos 30 dias seguintes, ressalvadas indenizações especiais por cessação do negócio ou impossibilidade comprovada.¹

A indenização de 30 dias é um piso formal, não autorização para dispensar livremente

Pagar os 30 dias de aviso prévio não valida juridicamente uma demissão abusiva. A dispensa ainda terá de atender aos rigorosos critérios judiciais de razoabilidade objetiva e proporcionalidade social previstos na Lei de Contratos de Trabalho.¹

Contratação de profissionais estrangeiros: Verificação do status

A permissão para exercer atividades remuneradas decorre estritamente do status de residência (zairyū shikaku).⁸ O trabalhador estrangeiro só pode atuar dentro do escopo de trabalho expressamente permitido pela sua categoria de visto. O dever básico do empregador é verificar com atenção o Zairyu Card no ato da contratação e confirmar se as tarefas contratadas condizem com o status concedido.⁸

Se a função pretendida estiver fora do escopo do visto atual, o profissional precisará de alteração de status (zairyū shikaku henkō) ou permissão especial prévia antes de iniciar o trabalho. Empregar alguém fora da permissão constitui crime de incentivo ao trabalho ilegal tanto para a empresa quanto para o empregado, justificando o apoio prévio de um advogado ou gyōseishoshi habilitado.⁸

As prefeituras municipais e subprefeituras de bairro não têm poder decisório sobre vistos. O enquadramento imigratório pertence exclusivamente à jurisdição nacional da Agência de Serviços de Imigração do Japão.²³⁸

O que você deve saber

A primeira contratação cria obrigações contínuas, não um registro pontual

Aberturas de contas nas três repartições inauguram rotinas permanentes.²³⁵ Declarações anuais de seguros (rōdō hoken nendo kōshin), notificações individuais a cada entrada e saída e retenções com guias mensais repetem-se indefinidamente. Agende os prazos de cumprimento logo na primeira semana de ativação.

Modelos de contrato anteriores a abril de 2024 estão desatualizados

Usar minutas antigas deixará sua empresa em não conformidade por omitir as cláusulas obrigatórias sobre alcance de transferências futuras e prazos de conversão indeterminada.⁶ Baixe o modelo revisado no site do MHLW e confira cláusula por cláusula (vigência desde abril de 2024).⁶

A contagem de 10 funcionários opera por local de trabalho físico

Muitos empreendedores somam os números corporativos gerais e cometem erros de cronograma.¹ O Artigo 89 incide quando uma filial ou escritório atinge 10 colaboradores no mesmo endereço físico e deve ser submetido à Inspetoria daquela área específica.

O recolhimento do imposto residencial tem defasagem para novos empregados

A retenção automática especial do imposto de residência pela empresa não se inicia no primeiro dia de trabalho de quem acabou de ser contratado (situação em setembro de 2026). A arrecadação segue o calendário das prefeituras, de modo que os primeiros holerites costumam conter apenas seguro social e imposto de renda antes da emissão da guia municipal.

Veja também

• Como ler um contrato de trabalho japonês
• Cartas de oferta de emprego e regulamento interno (Shugyo Kisoku)
• Categorias de emprego no Japão: Seishain, Keiyaku, Haken e Arubaito
• Salário mínimo e regras de pagamento no Japão
• Legislação de demissões e o padrão de demissão abusiva
• KK vs. GK: Escolhendo uma estrutura corporativa

Referências

Footnotes

1. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Labor Standards Act" (労働基準法), Act No. 49 of 1947, as amended (Last Version: Act No. 71 of 2018). https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3567/en ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³

2. Hello Work Internet Service (Employment Security Bureau, MHLW). "雇用保険の具体的な手続き" (Employment insurance concrete procedures). https://www.hellowork.mhlw.go.jp/insurance/insurance_procedure.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³

3. Japan Pension Service. "厚生年金保険" (Employees Pension Insurance hub page, linking employer establishment, coverage, premium, and form pages). https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

4. Japanese Law Translation (Ministry of Justice). "Ordinance for Enforcement of the Labor Standards Act" (労働基準法施行規則), MHLW Ordinance No. 23 of 1947, as amended. https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/2605 ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

5. National Tax Agency. "No.2502 源泉徴収義務者とは" (Who is a withholding agent; pay-by-10th rule; office-opening notification within one month). As of 2025-04-01. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2502.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

6. Ministry of Health, Labour and Welfare. "2024年4月から労働条件明示のルールが変わります" (Labor conditions disclosure rules change from April 2024), with model notice and Q&A links. https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_32105.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

7. National Tax Agency. "No.2511 税額表の種類と使い方" (Withholding tax table usage; monthly/daily tables; Ko/Otsu columns; social-insurance-first deduction order). As of 2025-04-01. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2511.htm ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

8. Immigration Services Agency. Top page and procedures index (portal entry confirming ISA as the status-of-residence authority; specific employer verification checklist page not isolated at research time). https://www.isa.go.jp/en/applications/procedures/16_4.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴