A ficha de intenção de locação (nyūkyo mōshikomi-sho) e a análise cadastral

O processo de análise da ficha de intenção de locação no Japão parte do preenchimento de um formulário em papel ou meio digital e culmina em duas decisões independentes de aprovação ou recusa.¹² Conhecer antecipadamente o funcionamento dessas duas vias evita atrasos e previne reprovações desnecessárias.

Confirme os detalhes atuais com fontes oficiais

Procedimentos, valores e exigências operacionais podem sofrer alterações. Confirme as diretrizes vigentes junto ao Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo do Japão (MLIT).

Visão geral

O 入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho, "ficha de proposta / intenção de locação") é o documento cadastral preenchido pelo interessado e intermediado pela corretora de imóveis antes da emissão do contrato definitivo.³⁴ O formulário registra a qualificação civil do solicitante, local de trabalho, renda mensal e anual e contatos para emergências no Japão.

A entrega desse formulário aciona duas análises cadastrais paralelas (審査, shinsa).¹² De um lado, o locador ou sua administradora predial avalia a adequação do inquilino ao perfil do edifício e o risco de inadimplência; de outro, a sociedade garantidora de locação (hoshō gaisha) designada conduz sua própria auditoria de crédito e identidade.

A aprovação isolada de uma das partes não encerra o negócio. A celebração do contrato de locação e da avença de garantia somente se concretiza após o aval de ambas as instâncias, realizando-se o pagamento das despesas iniciais no ato da assinatura.¹² Corretores estimam em cerca de uma semana o intervalo médio entre a submissão da proposta e a celebração contratual (dados de setembro de 2026; confirme com a imobiliária ou garantidora).⁴

A ficha de proposta: quais campos você deve preencher

Embora a estrutura básica siga a praxe do mercado imobiliário em todo o país, a redação exata dos campos varia conforme a corretora, o locador e a garantidora conveniada. Confira atentamente os itens da ficha fornecida no seu atendimento em vez de presumir que todos os formulários são idênticos.

Termo em japonês	Significado prático
入居申込書 (nyūkyo mōshikomi-sho)	Ficha de intenção de locação apresentada à imobiliária antes da análise34
審査 (shinsa)	Análise cadastral conduzida pelo proprietário e pela garantidora de crédito12
緊急連絡先 (kinkyū renraku-saki)	Contato de emergência no Japão para confirmação de identidade do morador42

Dados pessoais, endereço anterior e meios de contato

O formulário coleta dados de identidade e localização: nome completo, data de nascimento, telefone de contato, endereço residencial atual e histórico de domicílios anteriores.⁴³ Solicitantes estrangeiros anexam rotineiramente cópias legíveis do cartão de residência (zairyū card) e do passaporte.

A documentação padrão de identificação abrange a cópia das páginas de foto e visto do passaporte, frente e verso do cartão de residência e o atestado de residência (jūminhyō) emitido pela prefeitura nos últimos 3 a 6 meses.³ A garantidora Nihon Safety exige como requisito elementar a cópia de frente e verso do cartão de residência.²

Mantenha total coerência entre o que é preenchido no papel e as informações dos comprovantes anexos. Divergências em endereços ou atestados com prazo expirado paralisam a análise de crédito.

Empregador, rendimentos e tempo de serviço

A proposta exige a razão social da empresa empregadora, data de admissão ou tempo de casa e o rendimento bruto mensal e anual, uma vez que os analistas ponderam a estabilidade do vínculo profissional frente ao valor da mensalidade pretendida.⁴⁵ Entre os comprovantes comumente exigidos figuram o contrato de trabalho ou carta de oferta de emprego (naiteisho), os três últimos holerites de salário, o comprovante de retenção na fonte (gensen chōshūhyō) e extratos bancários com tradução se solicitada.⁴

Guias de apoio a estrangeiros reforçam a mesma relação documental: comprovante salarial dos últimos 3 meses, declaração funcional emitida pelo empregador e certificado de autorização de trabalho (shūrō shikaku shōmeisho) quando o visto comportar limitações.³ Profissionais que acabaram de mudar de empresa devem indicar a data de início exata informada pelo departamento de Recursos Humanos, pois a ligação de checagem confirmará esse dado pontualmente.

Proprietários avaliam com rigor a estabilidade da fonte pagadora: trabalhadores temporários (haken), contratados por prazo determinado (keiyakushain), profissionais liberais, autônomos ou empresários individuais são enquadrados como perfis de maior risco de inadimplência.⁵ Essa postura reflete práticas de gestão de risco imobiliário privado, e não impedimento legal.

Contato de emergência e motivo da mudança

A ficha requer a indicação de um contato para emergências (緊急連絡先, kinkyū renraku-saki) sediado no Japão.¹² O setor de análise da garantidora Casa pode efetuar ligações para o proponente, para a empresa contratante ou para o contato de emergência; já a Nihon Safety exige a identificação do contato local acompanhada de formulário específico para parentes no país de origem.¹²

Indique contatos que atendam ao telefone com facilidade e, sempre que possível, conhecidos que consigam manter uma conversa básica em idioma japonês.⁴ Um número que não atende ou não responde às chamadas é interpretado pelos analistas como cadastro fictício ou não verificável.

Algumas imobiliárias incluem um campo perguntando o motivo da mudança (nyūkyo riyū); responda de maneira sucinta e positiva (como transferência profissional ou busca de espaço mais adequado) quando presente.

A análise paralela da sociedade garantidora de aluguel

O proponente submete a documentação cadastral à imobiliária, e esta repassa os dados à garantidora designada para a unidade, que conduz sua própria bateria de testes pré-estabelecidos.¹ Como o credenciamento de garantidoras perante o MLIT é voluntário e empresas não registradas operam legalmente, as exigências variam conforme a política interna de cada garantidora.⁶

A aprovação do proprietário não garante a locação do imóvel

Receber sinal verde da imobiliária ou do locador não significa que a empresa de garantia aprovará a operação. Aguarde a confirmação de ambas as instâncias antes de assumir o imóvel como garantido.²

Os mesmos dados sob duas óticas de análise

A Nihon Safety estrutura o fluxo da seguinte forma: envio da proposta via imobiliária, exame cadastral pela garantidora, comunicação do parecer à agência e formalização do contrato de prestação de fiança locatícia com o pagamento da taxa inicial.² A proposta pode ser recusada sumariamente se os dados preliminares forem insatisfatórios.

Trate a ficha da imobiliária e a ficha da garantidora como um único dossiê integrado. Dados conflitantes de salário ou cargo entre os formulários representam a causa mais recorrente de atrasos operacionais.

Conjunto documental habitual

O dossiê de triagem reúne identificação civil, atestado de endereço, comprovante de capacidade financeira, vínculo de emprego e contatos de referência. A tabela abaixo resume as exigências comumente reportadas (dados de setembro de 2026; confirme com a agência intermediadora):⁴³

Item	Formato comum exigido	Data	Observações
Identificação civil	Cópia do passaporte e do cartão de residência	2026-09-06	Páginas de foto e visto; frente e verso do cartão423
Comprovante de endereço	Atestado de residência (jūminhyō)	2026-09-06	Emitido pela prefeitura nos últimos 3 a 6 meses3
Comprovante de renda	Holerites recentes ou gensen chōshūhyō	2026-09-06	Últimos 3 meses com carimbo da empresa43
Comprovante funcional	Contrato de trabalho ou carta de admissão	2026-09-06	Papel timbrado oficial da empresa empregadora43
Contato de emergência	Dados de pessoa contatável no Japão	2026-09-06	Mais contato no país de origem em certos casos12

A Nihon Safety e a Casa reservam-se expressamente o direito de requisitar documentos complementares conforme a modalidade de contrato e advertem que os papéis entregues não são devolvidos ao solicitante.²¹

O período de triagem: o que acontece após o envio

Após a entrega do dossiê, a análise tramita pelas etapas de conferência documental, validação telefônica e emissão do parecer. O fluxograma a seguir ilustra a sequência de aprovação:⁴

Conferência de documentos e verificação telefônica

Corretores descrevem o cronograma típico da seguinte maneira: envio da ficha em um dia, conferência documental em 2 a 3 dias úteis, checagem telefônica em cerca de um dia, emissão do parecer em 1 a 2 dias e atos contratuais finais em um dia, totalizando cerca de uma semana de tramitação (dados de setembro de 2026; confirme com a empresa).⁴ A validação por telefone abrange a confirmação direta da identidade do locatário e a checagem do vínculo profissional com o departamento de Recursos Humanos do empregador.⁴

A empresa Casa adota o mesmo procedimento operacional, podendo contatar o candidato, o local de trabalho ou a pessoa indicada para emergências.¹ Essa ligação técnica é formalmente denominada 在職確認 (zaishoku kakunin, "confirmação presencial de vínculo empregatício").

Avise seu local de trabalho e contatos com antecedência

Informe ao departamento de Recursos Humanos da sua empresa e ao seu contato de emergência que a garantidora efetuará uma chamada de checagem nos próximos dias. Chamadas não atendidas são a maior causa de travamento de análises de aluguel.⁴¹

Resultado e formalização do contrato

O parecer conclusivo é informado primeiramente à imobiliária, que por sua vez comunica o cliente.² Somente propostas deferidas avançam para a celebração do contrato de garantia e emissão dos boletos de taxas iniciais.¹²

A Casa informa que a adesão requer a quitação da taxa inicial de garantia, seguida pelo pagamento anual da taxa de manutenção em torno de 10.000 ienes a cada 12 meses.¹ Durante o pico de alta temporada (janeiro a março), é frequente haver múltiplos candidatos concorrendo pelo mesmo imóvel, tendo prioridade de análise a ficha que estiver com a documentação 100% completa.⁵

Padrões de aprovação e motivos habituais de recusa

Não existem estatísticas oficiais do governo sobre índices nacionais de aprovação em aluguéis; a experiência de corretores aponta práticas consistentes e quatro causas principais de reprovação cadastral.

A regra da proporção entre renda e aluguel

A diretriz básica de mercado determina que o rendimento mensal bruto comprovado deve equivaler a pelo menos 3 vezes o valor total do aluguel (incluindo condomínio), com estabilidade de emprego e reservas bancárias reforçando o perfil (dados de setembro de 2026).⁴ Outra formulação correlata recomenda que o aluguel não ultrapasse um terço da remuneração líquida, havendo proprietários que utilizam a métrica de renda bruta anual correspondente a no mínimo 36 vezes o valor do aluguel mensal.⁵

Propostas cuja renda fica muito no limite da proporção de três vezes enfrentam maior índice de recusa, mormente se o solicitante não apresentar histórico de economias ou tiver pouco tempo no emprego atual.⁴⁵ Mudança recente de empresa sem histórico anterior consolidado aumenta as ressalvas da garantidora, já que não é possível averiguar estabilidade funcional além da data de admissão.

Renda muito justa combinada a emprego recente gera o maior índice de recusas

Apresentar renda próxima ao limite mínimo de 3x em conjunto com vínculo empregatício recém-iniciado é a causa mais comum de indeferimento de fichas. Apresente carta de admissão discriminando o salário contratado e extratos bancários com reservas financeiras para robustecer o cadastro.⁴⁵

Prazos de visto e bancos compartilhados de inadimplência

Os critérios de avaliação examinam o tipo e a validade remanescente do visto de permanência: prazos longos de permanência ampliam o leque de opções de aceitação, enquanto vistos com validade curta direcionam o candidato para garantidoras especializadas em estrangeiros.⁴ Estar com processo de renovação de visto pendente ou com validade inferior a poucos meses gera receio na garantidora quanto à continuidade da moradia no país.⁴² Anexe o protocolo oficial de renovação da Imigração para mitigar essa restrição.

Garantidoras vinculadas a associações setoriais (LGO / LICC) compartilham históricos de inadimplência locatícia no Japão, registrando atrasos pregressos de mensalidades e rescisões litigiosas.⁴ Empresas ligadas a operadoras de cartão de crédito consultam agências de crédito financeiro (CIC e JICC), ao passo que garantidoras independentes focam precipuamente na renda presente e contatos de referência.⁴ Um registro prévio de dívida locatícia no sistema compartilhado acompanha o inquilino em novos imóveis.

Locadores não são obrigados por lei a justificar o motivo da recusa da ficha, de modo que pedidos reprovados são notificados sem explicação detalhada.⁵ Encare uma resposta negativa como um indicativo para buscar outro imóvel associado a uma garantidora com critérios distintos.

Dicas úteis

Preencha todos os campos antes da primeira submissão

Fichas com preenchimento completo e sem lacunas tramitam primeiro. Preencha todos os dados com precisão, certifique-se de que os comprovantes estejam dentro do prazo de validade (geralmente emitidos nos últimos 3 a 6 meses) e providencie traduções quando exigido.⁴³

Inconsistências entre o que foi escrito na ficha do locador e na da garantidora geram desconfiança imediata. Revise nomes em alfabeto latino e em katakana, datas de nascimento e telefones antes do envio.

Uma chamada de verificação não atendida interrompe a tramitação

As ligações para o departamento pessoal do empregador e para o contato de emergência fazem parte do protocolo operacional obrigatório.⁴¹ Ligações não atendidas paralisam a esteira de análise até que o contato seja completado, adiando a data de mudança.

Forneça ramais diretos, alerte o setor de RH da sua empresa e instrua seu contato de emergência a atender ligações de números desconhecidos durante o período de avaliação da proposta.

A reprovação em um imóvel vincula-se àquela garantidora específica

Critérios de análise variam drasticamente entre garantidoras tradicionais bancárias e garantidoras flexíveis voltadas ao público estrangeiro.⁴ Ser recusado por uma garantidora rigorosa não impede que o mesmo candidato seja aceito em outro apartamento conveniado a uma garantidora diferenciada.

As exigências dependem de cada imóvel e empresa, e não da prefeitura do bairro.¹² Consulte a relação documental necessária para cada imóvel novo antes de reaproveitar documentos antigos sem conferência.

Recém-chegados devem comprovar solidez com cartas de oferta e extratos

Candidatos sem histórico de trabalho prévio no Japão ou trabalhadores autônomos devem apresentar carta formal de oferta de emprego (naiteisho), extratos bancários demonstrando reservas líquidas e cópia regular do cartão de residência.⁴

No pico anual de mudanças de janeiro a março, a concorrência é acirrada; tenha todas as certidões e comprovantes em mãos antes da primeira rodada de visitas presenciais (naiken).⁵

Veja também

• O sistema de empresas garantidoras de aluguel
• Como funciona o mercado de locação residencial no Japão
• Detalhamento dos custos iniciais de locação: o que 4 a 6 meses de aluguel realmente cobrem
• Padrões de recusa a estrangeiros e como contorná-los
• Como interpretar um anúncio de locação imobiliária
• Visitas a imóveis (naiken): o que perguntar e o que observar

References

Footnotes

1. Casa Inc. "Guarantee Service." https://casa-inc.co.jp/en/service/user/guarantee/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵

2. Nihon Safety Co., Ltd. "The rental guarantee system." https://www.nihon-safety.co.jp/english/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷

3. Global Trust Networks. "Essential Application and Contract Procedures for Foreign Residents in Japan: Complete Guide to Required Documents and Preparations." GTN Magazine, updated 2026-09-06. https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article208/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

4. Global Trust Networks. "Understanding Japan's Co-guarantor and Guarantee Company System for Foreign Renters." GTN Magazine, updated 2026-09-06. https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article206/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴ ↩²⁵ ↩²⁶ ↩²⁷

5. RealEstate.co.jp (GPlusMedia). "外国人が入居審査で拒否される理由トップ５." 2019-02-27. https://resources.realestate.co.jp/ja/living/top-5-reasons-rental-applications-are-rejected-by-landlords-in-japan-jp/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

6. 国土交通省 (MLIT). 「家賃債務保証業者登録制度」. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_fr7_000024.html ↩