Integração entre My Number, Koseki e Juminhyo

A integração entre o My Number, o koseki e o juminhyo é o sistema que permite a um número único conectar procedimentos entre os diferentes cadastros civis do Japão. Quando aplicável, evita uma segunda ida ao balcão de atendimento, mas pode causar confusão caso se imagine que os registros foram unificados em uma única base de dados.¹

Confirme as informações atualizadas nos órgãos oficiais

Procedimentos, taxas e exigências podem mudar. Confirme os dados atuais no portal da Agência Digital (Digital Agency).

Visão geral

O My Number é o número de 12 dígitos atribuído a todo residente inscrito no juminhyo, utilizado em atos previdenciários, fiscais e de resposta a desastres previstos em lei ou decreto.¹ O sistema de compartilhamento de dados permite que órgãos públicos troquem informações necessárias por meio de uma rede dedicada, dispensando o cidadão de apresentar cópias impressas de vários documentos.¹

O koseki e o juminhyo permanecem como registros autônomos geridos por autoridades distintas. O My Number viabiliza a comunicação entre eles sem consolidá-los em um banco de dados central unificado.¹²³

O que cada sistema registra

Cada registro atende a uma finalidade específica. O koseki indica quem são os membros da família de um cidadão japonês.

O juminhyo atesta onde o indivíduo reside. O My Number identifica a qual titular determinado registro governamental pertence.

Termo em japonês	Romaji	Tradução / Significado
戸籍 (koseki, "registro familiar")	koseki	Registro familiar de cidadãos com nacionalidade japonesa3
住民票 (jūminhyō, "registro de residência")	jūminhyō	Registro individual de residência perante a prefeitura local2
個人番号 (kojin bangō, "Número Pessoal")	kojin bangō	My Number, o Número Pessoal oficial de 12 dígitos1

Koseki: registro familiar exclusivo para cidadãos japoneses

Não se abre um koseki para cidadãos de nacionalidade estrangeira. Quando um nacional japonês se casa com um cidadão estrangeiro, o fato matrimonial — incluindo nome, data de nascimento e nacionalidade do cônjuge estrangeiro — é anotado no koseki do cônjuge japonês.³

Caso o cônjuge japonês não seja o titular principal da folha familiar (hittōsha), um novo koseki é constituído tendo esse cidadão japonês como titular. O 筆頭者 (hittōsha, "titular principal da folha") é a primeira pessoa listada, cujo nome e domicílio de registro (honseki) identificam o documento.³

Estrangeiros continuam obrigados a notificar nascimentos e óbitos ocorridos no território japonês. Essas notificações ficam arquivadas na prefeitura e geram certidões de assentamento, mas não criam vínculo de titularidade no koseki.³

Juminhyo: registro de residência para todos os moradores

Desde 9 de julho de 2012, residentes estrangeiros elegíveis estão sob a Lei do Registro Básico de Residentes nas mesmas condições dos nacionais japoneses, recebendo o juminhyo.⁴ A prefeitura municipal (city/ward/town/village office) mantém o cadastro e emite vias autenticadas (jūminhyō no utsushi) mediante solicitação.²

O juminhyo do residente estrangeiro contém os campos padronizados gerais e dados migratórios específicos. Os itens padrão incluem nome completo, data de nascimento, sexo, relação com o chefe de família (setainushi), endereço e histórico de mudanças, My Number, filiação ao seguro de saúde e previdência quando aplicável, e o código do juminhyo.²

Campos complementares para residentes de médio e longo prazo incluem status de residência (zairyū shikaku), período de permanência autorizado, data de validade do visto e número do Zairyu Card. Residentes permanentes especiais trazem a indicação do status e número do respectivo certificado, e demais categorias refletem a base de sua autorização legal.²

Qualquer morador pode solicitar uma cópia do seu próprio juminhyo ou de pessoa pertencente ao mesmo domicílio perante a prefeitura. A solicitação por terceiros externos exige justificativa legal legítima comprovada.²

My Number: o identificador interdepartamental

O My Number é o código de 12 dígitos gerado para cada morador que possui registro de residência (juminhyo) no Japão.¹ Sua exigência é restrita a atos e rotinas expressamente previstos em lei ou regulamento nas áreas de previdência social, tributação e medidas de mitigação de desastres naturais.¹

Residentes estrangeiros com juminhyo ativo passaram a receber as notificações do My Number a partir de outubro de 2015, entrando em uso nos procedimentos administrativos em janeiro de 2016. A notificação inicial era enviada via cartão de papel (tsūchi kādo), substituído pela carta de notificação do número pessoal (kojin bangō tsūchisho) a partir de 25 de maio de 2020.⁴

Estrangeiros com juminhyo podem solicitar o cartão plástico My Number Card com chip via smartphone, computador, cabines de fotos automáticas credenciadas ou correio.⁴ Para a maioria dos estrangeiros, a validade do cartão coincide exatamente com o vencimento do período de permanência do visto; portanto, titulares com visto próximo do fim devem solicitar a emissão ou renovação do cartão após a concessão da extensão do visto na imigração.⁴

O código do juminhyo (jūminhyō kōdo) e o My Number são números distintos. Ambos constam no cadastro do juminhyo, mas não são intercambiáveis.²

Como o My Number vincula os registros

A vinculação consiste em um mecanismo legal de consulta pontual entre bases separadas, e não em um arquivo único mesclado. Cada ministério e prefeitura custodia seus próprios registros, e a rede de dados trafega somente as informações autorizadas para cada finalidade específica.

Quais cadastros utilizam o My Number

O espelho do juminhyo inclui o My Number ao lado de dados de seguro, previdência, auxílio infantil e código do registro.² Procedimentos fiscais, aposentadoria pública e rotinas do seguro de saúde com o cartão Myna fazem parte das áreas legalmente autorizadas, de modo que tais bancos de dados utilizam o My Number como chave de consulta conforme permitido por estatuto.¹

O documento do koseki em si não possui campo para gravação do My Number. A vinculação a dados do koseki ocorre por consulta cruzada a partir do registro de residentes ou por meio de códigos eletrônicos de certificação.⁵⁶

Um caso prático comprovado é a concessão do benefício infantil (Jidō Teate). Ao informar o My Number, o órgão municipal confirma as relações de filiação e casamento com base nos dados do koseki diretamente pela rede governamental, dispensando a apresentação da certidão em papel.⁵

O funcionamento da integração entre órgãos públicos

A integração de dados significa que as administrações públicas trocam apenas os dados necessários por uma rede segura, poupando o cidadão do ônus de solicitar e anexar certidões em papel.¹ As informações dos cidadãos não são concentradas em um único servidor central. Os dados de aposentadoria continuam guardados nos servidores do Serviço de Previdência (Nenkin Kikō) e os tributos municipais permanecem na prefeitura local, cada qual mantendo seus próprios sistemas.¹

Ao realizar consultas cruzadas, os órgãos utilizam códigos cifrados específicos de comunicação, evitando o tráfego do My Number em texto puro.¹ A guarda, coleta ou repasse de informações vinculadas ao My Number fora das previsões estritas em lei é terminantemente proibida. A Comissão de Proteção de Informações Pessoais (PPC) fiscaliza o sistema, e infrações acarretam sanções severas.¹

O cidadão pode auditar o histórico de consultas online

Pelo portal governamental MynaPortal, todo titular pode consultar o histórico detalhado de trocas de informações realizadas entre os órgãos públicos a respeito de seus dados.¹

O que a vinculação permite fazer na prática

No dia a dia, a integração proporciona dois grandes benefícios: redução de papéis comprobatórios e emissão remota de documentos em terminais de lojas de conveniência (konbini). A disponibilidade depende de cada prefeitura, portanto convém conferir o serviço antes de se deslocar.

Modalidade	O que possibilita	Restrições
Solicitação eletrônica no MynaPortal	Requerer vias de juminhyo ou koseki online, recebendo as vias impressas pelo correio	Apenas prefeituras habilitadas no sistema7
Código de 16 dígitos do koseki	O órgão público valida eletronicamente o koseki sem exigir o documento em papel (tōhon)	Gerado no MynaPortal; utilizado no pedido de passaporte japonês6
Impressora multifuncional de Konbini	Imprimir certidões de koseki ou juminhyo com o My Number Card	Exige pré-cadastro com o município do honseki caso divirja do domicílio atual8
Emissão em qualquer balcão (kōiki kōfu)	Solicitar cópias do koseki em qualquer prefeitura do país presencialmente	Apenas solicitantes elegíveis com documento de identidade oficial com foto5

Solicitação de certidões pela internet e no konbini

O MynaPortal não gera certidões de juminhyo ou koseki tohon em formato PDF para download. Nas cidades conveniadas, o morador dá entrada digitalmente e recebe as certidões oficiais em papel por via postal.⁷

A oferta de solicitação eletrônica varia conforme o município. Se o formulário não for localizado na busca do MynaPortal para a cidade desejada, significa que a prefeitura daquela jurisdição ainda não aderiu ao serviço online correspondente.⁷

O código identificador de 16 dígitos para certidões eletrônicas de koseki pode ser gerado no MynaPortal e apresentado no balcão de atendimento ou no protocolo de serviços online. O órgão público consulta a base de dados oficial e confirma o vínculo familiar sem reter nenhuma folha física.⁶ A documentação do MynaPortal cita a emissão de passaportes como rotina compatível com esse código.⁶

A emissão no konbini de certidões do município onde o honseki está registrado requer o cartão My Number físico com senha. Caso o município de moradia atual e o município do 本籍 (honseki, "domicílio civil de registro") sejam diferentes, é obrigatório fazer o pré-cadastro de autorização perante o município do honseki.⁸ Esse cadastro pode ser feito pelo terminal da loja de conveniência ou pela internet com leitor de cartão.⁸

Autorização de compartilhamento entre entidades públicas

A apresentação do My Number em processos como o pedido de benefício infantil permite ao atendente checar as relações de parentesco de imediato. A exigência antiga de juntada do koseki tohon deixa de existir.⁵

Na emissão de passaporte, ao transmitir o código de 16 dígitos do koseki pelo MynaPortal, a repartição consular ou estadual valida a certidão digitalmente, viabilizando o trâmite sem documentação impressa.⁵

De modo amplo, o intercâmbio de dados pela rede dedicada é o alicerce que extingue a exigência de comprovantes em anexo. Como o escopo varia por serviço, consulte sempre a relação de documentos exigidos pela repartição antes de presumir a dispensa do comprovante.¹

As taxas e a disponibilidade do serviço em lojas de conveniência são regulamentadas por cada prefeitura (situação apurada em 2025-12-25; confirme as tabelas locais do honseki e da cidade de residência). Não há tarifa federal padronizada nem obrigatoriedade uniforme para todas as localidades.⁸

Residentes estrangeiros: My Number sem Koseki

O morador estrangeiro é titular de My Number pelo fato de possuir registro de residência (juminhyo), jamais por filiação a um koseki. Essa distinção jurídica esclarece a quase totalidade das dúvidas em famílias binacionais.

My Number presente no juminhyo, mas ausente no koseki

Residentes estrangeiros cadastrados no juminhyo receberam seu My Number a partir de outubro de 2015 e o utilizam desde janeiro de 2016 nas rotinas cabíveis.⁴ O extrato do juminhyo do estrangeiro lista o My Number como dado regular.²

Não se abre folha de koseki para pessoas sem cidadania japonesa, mesmo que casadas com cidadãos japoneses ou estabelecidas no país por décadas. O cônjuge estrangeiro figura apenas como registro circunstancial de casamento na folha do parceiro japonês.³

Documentos adotados em lares estrangeiros

Casais formados por dois estrangeiros não possuem koseki no Japão. A comprovação oficial de residência e composição familiar apoia-se no juminhyo conjunto, somado aos documentos civis do país de origem quando for necessário atestar laços de casamento ou filiação.⁴³

Desde a reforma cadastral de 2012, famílias mistas (compostas por japoneses e estrangeiros sob o mesmo teto) podem ser agrupadas e certificadas em uma única folha compartilhada de juminhyo.⁴ O leiaute de impressão varia ligeiramente por prefeitura; confirme com a subprefeitura ou prefeitura local qual versão atende às exigências de seu banco ou empregador.

Cidadãos estrangeiros permanecem obrigados a registrar nascimentos e falecimentos ocorridos no Japão perante a prefeitura. Essas anotações geram certidões municipais de arquivo, sem constituir ingresso no sistema de koseki.³

Estrutura de privacidade: segregação preservada

O sistema foi concebido para interconectar trâmites sem agregar todos os dados individuais em um único banco unificado. As garantias a seguir constam expressamente nos documentos oficiais da Agência Digital:

Isolamento setorial por concepção

Os departamentos governamentais preservam seus próprios bancos de dados em vez de unificar as informações privadas em um arquivo centralizado.¹ A comunicação entre sistemas utiliza códigos cifrados próprios, e não o número de My Number diretamente.¹

O acesso a esses ambientes é restrito a servidores autorizados, e as mensagens trafegam por canais criptografados.¹ A checagem dupla de titularidade — conferência do número do My Number e do documento de identidade com foto — é obrigatória ao fornecer o dado.¹

A fiscalização cabe à Comissão de Proteção de Informações Pessoais (PPC), agência governamental independente que define as diretrizes de segurança e avaliações de impacto.¹

O uso do My Number fora das hipóteses em lei é ilegal

Guardar, exigir ou registrar informações vinculadas ao My Number fora das situações autorizadas em legislação constitui crime sujeito a penalidades graves.¹

Ampliação gradual dos usos desde 2025 dentro dos limites legais

A reforma parcial da Lei do My Number e da Lei do Registro Básico de Residentes, promulgada em 23 de maio de 2025, expandiu as rotinas em que o número pode ser solicitado. A ampliação abrangeu a validação de qualificações profissionais federais em 44 carreiras e 12 rotinas administrativas complementares.¹

A Agência Digital posiciona essa alteração como medida de agilidade e conveniência burocrática, resguardando os limites estritos de uso legal. Permanece intacta a arquitetura de gestão descentralizada com consultas criptografadas descrita acima.¹

A informatização dos registros do koseki também deu um passo marcante. Desde 1º de março de 2024, o sistema de emissão de abrangência nacional (kōiki kōfu) permite a solicitantes autorizados requerer certidões de koseki e certidões de folhas canceladas (josekitōhon) em qualquer balcão de prefeitura do Japão, independentemente de onde fique o honseki.⁵

A emissão nacional unificada em balcão exige a presença física do próprio requerente com documento de identidade oficial com foto (como carteira de habilitação japonesa, My Number Card ou passaporte). Não é permitida a solicitação por procuração ou por correspondência nessa modalidade.⁵ O serviço contempla as certidões integrais de folhas ativas e canceladas, mas exclui certidões parciais (shōhon) ou relatórios restritos de anotações individuais.⁵

Informações úteis

A certidão do koseki continua vinculada ao município do honseki

Tentar emitir um koseki de outra cidade no terminal do konbini sem pré-cadastro no sistema causará erro. Quando o município de residência e o do honseki forem diferentes, a cidade do honseki exige que o usuário cadastre previamente a autorização de emissão em rede antes de liberar a impressão na loja de conveniência, e esse cadastramento aceita apenas o My Number Card.⁸

Nem todo município oferece todas as modalidades de atendimento. O pedido online pelo MynaPortal só funciona se a prefeitura for participante, e a impressão no konbini só está ativa para cidades integradas à rede J-LIS. Consulte o MynaPortal ou a lista de cidades conveniadas na rede J-LIS antes de planejar a solicitação.⁷⁸

O juminhyo com My Number possui regras mais rígidas

Solicitar vias do juminhyo contendo a impressão do My Number exige cuidados de tramitação. O MynaPortal não fornece arquivos digitais instantâneos; ele envia as certidões em papel por correio postal, de modo que pedir pela internet adiciona o tempo de frete em vez de acelerar o recebimento.⁷

Requerer certidões em nome de outra pessoa sem comprovar parentesco direto ou legitimidade legal será recusado. Para pedir o juminhyo de terceiros que não integrem o mesmo domicílio cadastrado, é obrigatório fundamentar e provar a razão jurídica do pedido; do mesmo modo, o atendimento integrado de koseki (kōiki kōfu) é restrito ao próprio titular, seu cônjuge ou ascendentes e descendentes diretos em linha reta presentes em pessoa.²⁵

A integração não significa fusão de registros

Imaginar que o My Number substitui o koseki ou o juminhyo decorre de má interpretação da tecnologia. Os registros preservam naturezas jurídicas e administrações completamente distintas sob custódia descentralizada, e a interligação apenas transfere itens pontuais exigidos em cada rotina administrativa.¹⁵⁶

Fornecer o My Number ou o código eletrônico de 16 dígitos elimina a entrega de uma certidão específica previamente acordada. Isso não gera uma ficha unificada total, e repartições que necessitem de outros comprovantes continuarão solicitando as certidões cabíveis.¹⁵

Veja também

• Koseki: O registro familiar japonês explicado
• Jūminhyō: O registro de residência no Japão
• Como solicitar cópias do Koseki e Juminhyo
• Casos especiais de estrangeiros no Koseki
• Cidadania para crianças nascidas no Japão
• Notificação do My Number para contas bancárias

References

Footnotes

1. デジタル庁 (Digital Agency). 「マイナンバー制度とは」. https://www.digital.go.jp/policies/mynumber/explanation/ ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰ ↩²¹ ↩²² ↩²³ ↩²⁴

2. 総務省 (MIC). 「外国人住民に係る住基台帳制度｜住民票」. https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/resident_record.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰

3. 法務省 (Ministry of Justice). 「国際結婚、海外での出生等に関する戸籍Q&A」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji15.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸

4. 総務省 (Ministry of Internal Affairs and Communications, MIC). 「外国人住民に係る住民基本台帳制度」 (index page). https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/c-gyousei/zairyu/index.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

5. 法務省 (Ministry of Justice, Civil Affairs Bureau). 「戸籍法の一部を改正する法律について（令和6年3月1日施行）」. https://www.moj.go.jp/MINJI/minji04_00082.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹

6. マイナポータル (MynaPortal, Digital Agency). 「戸籍電子証明書提供用識別符号とは何ですか。」 FAQ No. 10678. https://faq.myna.go.jp/faq/show/10678?site_domain=default ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

7. マイナポータル (MynaPortal, Digital Agency). 「マイナポータルで戸籍謄本（全部事項証明書）や住民票を取得できますか。」 FAQ No. 8044. https://faq.myna.go.jp/faq/show/8044?site_domain=default ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

8. 地方公共団体情報システム機構 (J-LIS). 「コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】：本籍地の戸籍証明書取得方法」. https://www.lg-waps.go.jp/01-06.html ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶